الانتقال إلى المحتوى الرئيسي

الاشتراكات

يشرح هذا الدليل الاشتراكات في MyCloudBook: الخطط، واشتراكات العملاء مع فترتها التجريبية، والحالات، وفترات دورة الحياة، وتجديد الاشتراك في فاتورة أو إيصال.

نظرة عامة

تسجل الاشتراكات الخدمات المتكررة التي تبيعها الشركة لعملائها، مثل توصيل القهوة الشهري أو عقد الصيانة السنوي. تتكون الميزة من ثلاثة أجزاء:

  • الخطة: العرض، مع دورية الفوترة والسعر وأيام الفترة التجريبية وحساب الإيرادات والضريبة؛
  • الاشتراك: عميل يشترك في خطة، مع اسم وسعر خاصين به؛
  • فترات دورة الحياة: الفترات التي يغطيها الاشتراك. وهي فترة تجريبية، أو تجديد مدفوع بفاتورة أو إيصال، أو فترة ممددة يدويًا.

ليس للاشتراك وحده أي أثر محاسبي. تُسجَّل الأموال عند تجديد الاشتراك بفاتورة أو إيصال: يُرحّل بند المستند المبيعات إلى حساب الإيرادات الخاص بالخطة، ويضيف التجديد فترة إلى الاشتراك. تُحسب حالة الاشتراك من فتراته في كل مرة تُعرض فيها القائمة.

فعّل الميزة أولًا. لا يظهر تبويب Subscriptions إلا عند تحديد Enable Subscription Services في Settings ثم Preferences. لا يمكن إيقاف هذا الإعداد ما دام يوجد أي اشتراك، بما في ذلك الاشتراك الملغى. هذا الإعداد ليس اشتراك شركتك في MyCloudBook، فذلك الاشتراك يُدار من شاشة Manage My Subscriptions.

كيفية فتح الشاشة

  1. حدّد Enable Subscription Services في Settings ثم Preferences، ثم احفظ.
  2. في قائمة التنقل اليسرى، انقر على Sales، ثم على تبويب Subscriptions، وهو آخر تبويب في صفحة Sales.
قائمة الاشتراكات في MyCloudBook مع علامات مرقّمة على شريط الأدوات والأعمدة.
الشكل 1. قائمة الاشتراكات.
  1. 1تبويب Subscriptions.
  2. 2New Subscription.
  3. 3Search .... يبحث عن الاشتراكات بالاسم أو الوصف أو الملاحظات أو قيم الحقول المخصصة.
  4. 4Customer.
  5. 5Plan. الخطط النشطة.
  6. 6Status.
  7. 7Search.
  8. 8Clear. يمسح البحث والعميل والحالة.
  9. 9Manage Plans. يفتح نافذة الخطط.
  10. 10Name. يظهر باللون الأحمر للاشتراك المنتهي أو الملغى.
  11. 11Customer.
  12. 12Plan. خطة الفترة الحالية.
  13. 13Status.
  14. 14Start Date. بداية الفترة الأولى.
  15. 15Expire Date. نهاية الفترة الأخيرة.
  16. 16Billing Frequency.
  17. 17Price.

الخطط

  1. في قائمة الاشتراكات، انقر على Manage Plans، ثم على Add Plan.
  2. اكتب Plan Name ووصفًا. اختر Billing Frequency وTrial Days وPrice.
  3. اختر Income Account الذي تُقيَّد فيه التجديدات في الجانب الدائن، واختر Tax إذا كانت الخطة خاضعة للضريبة.
  4. انقر على Save.
نافذة Add Subscription Plan للخطة Monthly Coffee Supply: شهرية، و14 يومًا للفترة التجريبية، والسعر 49.
الشكل 2. نافذة Add Subscription Plan.
  1. 1Plan Name. مطلوب ويجب أن يكون فريدًا.
  2. 2Description.
  3. 3Billing Frequency: Monthly أو Quarterly أو Semi-Annually أو Annually.
  4. 4Trial Days. يُقترح للفترة التجريبية للاشتراك الجديد. القيمة الافتراضية 30.
  5. 5Price.
  6. 6Income Account. مطلوب. تُرحَّل إليه تجديدات الخطة.
  7. 7Tax. يُقترح في بنود التجديد.
  8. 8Active أو Inactive. لا تُعرض الخطة غير النشطة للاشتراكات الجديدة.
  9. 9Save.
نافذة Manage Plans مع الخطة Monthly Coffee Supply.
الشكل 3. نافذة Manage Plans.
  1. 1Add Plan.
  2. 2Name. تظهر بجانب الخطة غير النشطة العلامة (Inactive).
  3. 3Billing Frequency.
  4. 4Price.
  5. 5Trial Days.

لا يمكن حذف خطة يستخدمها اشتراك. غيّر حالتها إلى Inactive بدلًا من ذلك.

إضافة اشتراك

  1. في قائمة الاشتراكات، انقر على New Subscription.
  2. اكتب Name، واختر Customer وBilling Frequency وSales Price.
  3. للفترة التجريبية، اختر Plan في تبويب Trial Period. تاريخ البداية هو اليوم، وتاريخ النهاية يُحدَّد حسب أيام الفترة التجريبية في الخطة، ويمكن تغيير التاريخين. اترك الخطة فارغة للبدء دون فترة تجريبية.
  4. انقر على Save.
نافذة Add Subscription للعميل Harbor View Catering مع فترة تجريبية للخطة Monthly Coffee Supply.
الشكل 4. نافذة Add Subscription.
  1. 1Name. مطلوب ويجب أن يكون فريدًا.
  2. 2Customer. مطلوب.
  3. 3Billing Frequency.
  4. 4Sales Price. السعر المقترح في التجديدات.
  5. 5Description. حتى 1000 حرف.
  6. 6Notes. حتى 1000 حرف.
  7. 7التبويبان Trial Period وCustom Fields.
  8. 8Plan للفترة التجريبية. اختياري.
  9. 9Start Date للفترة التجريبية.
  10. 10End Date للفترة التجريبية.
  11. 11Trial Days. يُحسب من التاريخين، مع احتساب يومي البداية والنهاية.
  12. 12Suspended. يعطي الاشتراك الحالة Suspended.
  13. 13Save.

لتغيير الفترة التجريبية بعد الحفظ، استخدم Lifecycle Periods في قائمة إجراءات الصف الخاصة بالاشتراك.

قائمة الاشتراكات مع الاشتراك الجديد بالحالة Trial.
الشكل 5. الاشتراك الجديد في القائمة.
  1. 1الاشتراك: الحالة Trial، والخطة، والتواريخ، ودورية الفوترة، والسعر.

الحقول

الحقلمطلوبالغرض والقواعد
Nameمطلوباسم الاشتراك، ويجب أن يكون فريدًا في الشركة.
Customerمطلوبالعميل. لا يمكن تغييره بعد أن يصبح للاشتراك تجديد.
Billing FrequencyاختياريMonthly أو Quarterly أو Semi-Annually أو Annually. تُقترح القيمة نوعًا لفترة التجديدات، والقيمة الفارغة تعني دورية الفوترة في الخطة.
Sales Priceاختياريتُقترح القيمة سعرًا للوحدة في التجديدات، والقيمة الفارغة تعني سعر الخطة.
Description
Notes		اختياريحتى 1000 حرف لكل منهما. ويشملهما البحث.
Plan (trial)اختياريخطة الفترة التجريبية. عند اختيار خطة، يصبح تاريخا بداية الفترة التجريبية ونهايتها مطلوبين، ويجب أن يسبق تاريخ البداية تاريخ النهاية.
Suspendedاختيارييضع على الاشتراك علامة بأنه معلّق.

الحالات

لا تُخزَّن الحالة. يحسبها MyCloudBook من الفترات والتواريخ في كل مرة تُعرض فيها القائمة، لذلك يصبح الاشتراك Expired تلقائيًا بعد انتهاء فترته الأخيرة.

الحالةمتى تظهر
Pendingليس للاشتراك أي فترة بعد، مثل اشتراك حُفظ دون فترة تجريبية ولم يُجدَّد بعد.
Trialالفترة الحالية فترة تجريبية، ولم تنتهِ بعد.
Activeالفترة الحالية تجديد أو فترة ممددة، ولم تنتهِ بعد.
Expiredانتهت الفترة الأخيرة قبل اليوم.
Suspendedمربع الاختيار Suspended محدد.
Canceledأُلغي الاشتراك باستخدام Cancel. يُخفى الاشتراك من القائمة إلا إذا كانت قيمة عامل التصفية Canceled، ولا يمكن تجديده. يتراجع Restore عن الإلغاء.
عامل تصفية Status في قائمة الاشتراكات، مع Pending وTrial وActive وExpired وCanceled.
الشكل 6. عامل تصفية Status.
  1. 1Status.
  2. 2Pending وTrial وActive وExpired وCanceled.
قائمة إجراءات الصف لاشتراك مع Edit وLifecycle Periods وDelete وCancel.
الشكل 7. قائمة إجراءات الصف.
  1. 1Edit.
  2. 2Lifecycle Periods.
  3. 3Delete. مسموح فقط ما دام الاشتراك لا يحتوي على أي فترة غير فترته التجريبية.
  4. 4Cancel. في الاشتراك الملغى، تعرض القائمة Restore بدلًا منه.

فترات دورة الحياة

يفتح Lifecycle Periods في قائمة إجراءات الصف فترات الاشتراك في تبويب: الفترة التجريبية، والتجديدات مع الفاتورة أو الإيصال الذي دفعها، والفترات الممددة. يضيف Record Lifecycle Period فترة تجريبية أو فترة ممددة يدويًا، مثل شهر مجاني. تبدأ الفترة الجديدة في اليوم التالي لنهاية الفترة الأخيرة، ويجب ألا تتداخل مع فترة أخرى.

تبويب Lifecycle Periods للاشتراك مع فترته التجريبية.
الشكل 8. فترات دورة الحياة لاشتراك.
  1. 1تبويب Lifecycle Periods للاشتراك.
  2. 2Record Lifecycle Period.
  3. 3Event Type: Trial Period أو Renew أو Extended Period.
  4. 4Plan Name.
  5. 5Period Start Date.
  6. 6Period End Date.
  7. 7Document: فاتورة التجديد أو إيصاله. ويؤدي النقر عليه إلى فتحه.
  8. 8Amount.
نافذة Record Lifecycle Period مع Event Type وPlan وNotes وPeriod Start وPeriod End وTotal Days.
الشكل 9. نافذة Record Lifecycle Period.
  1. 1Event Type: Extended Period أو Trial Period.
  2. 2Plan. مطلوب.
  3. 3Notes.
  4. 4Period Start: اليوم التالي لنهاية الفترة الأخيرة.
  5. 5Period End.
  6. 6Total Days.

لا يمكن تغيير فترة التجديد أو حذفها إلا عبر مستندها: غيّر بند الفاتورة أو الإيصال، أو احذف المستند.

تجديد الاشتراك

  1. افتح فاتورة أو إيصالًا جديدًا، واختر العميل.
  2. انقر على Renew Subscription فوق البنود. تعرض النافذة اشتراكات العميل غير الملغاة.
  3. اختر الاشتراك. تُقترح الخطة ونوع الفترة وتاريخ البداية (اليوم التالي لتاريخ الانتهاء) والكمية 1 وسعر الوحدة، ويُحسب تاريخ النهاية والإجمالي.
  4. غيّر نوع الفترة أو الكمية عند الحاجة، وانقر على Add. يُضاف إلى المستند بند يحتوي على الاشتراك وفترته.
  5. احفظ المستند. تُضاف فترة التجديد إلى الاشتراك، وينتقل تاريخ الانتهاء إلى نهايتها.
نافذة Renew Subscription في فاتورة، مع الاشتراك والخطة والفترة والسعر.
الشكل 10. نافذة Renew Subscription.
  1. 1Renew Subscription، في فاتورة أو إيصال.
  2. 2Subscription.
  3. 3Plan.
  4. 4Period Type: Month أو Quarter أو Semi-Annual أو Year أو Custom Days.
  5. 5Start Date: اليوم التالي لتاريخ الانتهاء.
  6. 6Quantity. عدد الفترات.
  7. 7End Date، يُحسب تلقائيًا.
  8. 8Unit Price.
  9. 9Total.

تعيد أيقونة التعديل في عمود Subscription للبند فتح النافذة باسم Update Renew Subscription، ولا يمكن تغيير الاشتراك نفسه هناك. وتؤدي إزالة البند أو حذف المستند إلى إزالة فترة التجديد.

الرسائل ومعانيها

الرسالةالسببالإجراء
Some fields are not valid!حقل مطلوب فارغ.املأ الحقل المميَّز باللون الأحمر.
Subscription name already exists: Xيوجد اشتراك آخر بنفس الاسم.استخدم اسمًا آخر.
Plan name already exists: Xتوجد خطة أخرى بنفس الاسم.استخدم اسمًا آخر.
'Trial Start Date' must be before the 'Trial End Date'تاريخا الفترة التجريبية معكوسان.صحّح التواريخ.
You cannot change the customer because there are one or more 'Renew' lifecycle events associated with this subscription.سبق تجديد الاشتراك.أبقِ العميل كما هو، أو أنشئ اشتراكًا جديدًا.
This subscription has a lifecycle record and cannot be deleted. ...للاشتراك تجديد أو فترة ممددة.استخدم Cancel بدلًا من ذلك.
You cannot delete the plan 'X' because it is used by N subscription(s). ...توجد اشتراكات تستخدم الخطة.غيّر حالة الخطة إلى Inactive.
The subscription 'X' already includes a period from 'A' to 'B'. Please adjust the new period to avoid overlap.تتداخل الفترة الجديدة مع فترة أخرى.غيّر التواريخ.
You can not delete the event related to Invoice. ...محاولة حذف فترة تجديد.احذف بند الفاتورة أو الفاتورة.
Please select a customer first.النقر على Renew Subscription دون اختيار عميل.اختر عميل المستند.

أسئلة وأجوبة

كيف أبيع اشتراكًا في MyCloudBook؟

فعّل Enable Subscription Services في Settings ثم Preferences. أنشئ خطة في Manage Plans، وأنشئ الاشتراك للعميل، ثم جدّده باستخدام Renew Subscription في فاتورة أو إيصال.

كيف تُسجَّل تجديدات الاشتراك؟

كل تجديد هو بند في فاتورة أو إيصال ينشئه المستخدم باستخدام Renew Subscription. يسجل المستند عملية البيع ويضيف الفترة إلى الاشتراك.

كيف أمنح عميلًا شهرًا مجانيًا؟

افتح Lifecycle Periods للاشتراك، وانقر على Record Lifecycle Period، واختر Extended Period، ثم حدّد التواريخ.

هل يمكنني حذف اشتراك؟

يمكن ذلك فقط ما دام الاشتراك لا يحتوي على أي فترة غير فترته التجريبية. ويمكن إلغاء الاشتراك الذي له تجديدات، ويتراجع Restore عن الإلغاء.

لماذا لا يمكنني إيقاف Enable Subscription Services؟

لا يمكن إيقاف هذا الإعداد ما دام يوجد أي اشتراك، بما في ذلك الاشتراك الملغى. احذف الاشتراكات أولًا.