الانتقال إلى المحتوى الرئيسي

سندات رد المبالغ

يشرح هذا الدليل سندات رد المبالغ في MyCloudBook: رد المال إلى العميل من الرصيد الدائن في الإشعارات الدائنة وسندات القبض، وتمويل الرد، وقواعد تعديل السند وحذفه.

نظرة عامة

يسجّل سند رد المبلغ المال الذي تردّه الشركة إلى العميل. ويأتي هذا المال من رصيد دائن موجود لدى العميل:

  • الرصيد الدائن غير المخصص في إشعار دائن، مثلًا عن بضائع مرتجعة؛
  • المبلغ غير المخصص في سند قبض، مثلًا عن مبلغ مدفوع بالزيادة.

يحدّد سند رد المبلغ الحساب الذي يدفع المال (حساب Refund From) والمصادر التي تموّله. ويجب أن يساوي إجمالي التمويل المبلغ المردود تمامًا.

الحركةالحساب والمبلغ
مدينحساب Accounts Receivable، بحركة واحدة لكل مصدر، ويكون العميل جهة الاتصال في الحركة، ويكون الوصف Refund for Credit Note #N أو Refund for Receipt Voucher #N.
دائنحساب Refund From، بالمبلغ كاملًا.

يُستهلك الرصيد الدائن للعميل، ويعود رصيد العميل إلى ما كان عليه قبل نشوء الرصيد الدائن. ولسندات رد المبالغ تسلسل أرقام خاص بها، وليس لها حالة.

كيفية فتح الشاشة

  1. في قائمة التنقل اليسرى، انقر على Sales، ثم على تبويب Payments & Refunds.
  2. انقر على New Refund Voucher، أو افتح سند رد مبلغ بالنقر المزدوج عليه.

يشرح دليل سندات القبض قائمة Payments & Refunds.

شاشة سند رد المبلغ

تبويب New Refund Voucher مع علامات على كل زر وحقل وعمود وإجمالي.
الشكل 1. سند رد مبلغ جديد.
  1. 1Save.
  2. 2Save & Close.
  3. 3Load Available Credits. يحمّل الإشعارات الدائنة وسندات القبض الخاصة بالعميل التي فيها رصيد دائن.
  4. 4Template.
  5. 5Print Preview، وفي قائمته Download PDF Format وDownload Microsoft Word Format.
  6. 6Send. متاح بعد الحفظ.
  7. 7Delete. متاح بعد الحفظ.
  8. 8Refund No. القيمة 0 تعني الرقم التالي.
  9. 9Ref.
  10. 10Date.
  11. 11Customer. مطلوب.
  12. 12Refund From. الحساب الذي يدفع المال. مطلوب.
  13. 13Payment Method.
  14. 14Amount. المبلغ المردود. مطلوب.
  15. 15Description. المستند المصدر. والنقر عليه يفتحه.
  16. 16Date. تاريخ المصدر.
  17. 17Document Amount.
  18. 18Available Credit. الرصيد الدائن الذي ما زال المصدر يستطيع تقديمه.
  19. 19تملأ أيقونة النسخ تمويل كل الصفوف إلى أن يُغطّى المبلغ. ويملأ سهم الصف صفًا واحدًا.
  20. 20Funding. الجزء من المبلغ المردود الذي يأتي من المصدر.
  21. 21الإجماليات: Total Funding، وAmount To Refund، وRemaining To Allocate.

الحقول

الحقلمطلوبالغرض والقواعد
Refund Noمطلوباترك القيمة 0 ليأخذ السند الرقم التالي في تسلسل سندات رد المبالغ.
Refاختياريمرجع حر، مثل رقم الشيك.
Dateمطلوبتاريخ الرد. وقيمته الافتراضية تاريخ اليوم.
Customerمطلوبالعميل الذي يستلم المال. وعند تغيير العميل تُفرَّغ صفوف التمويل، وتُحمَّل الأرصدة الدائنة للعميل الجديد.
Refund Fromمطلوبالحساب الذي يدفع المال: حساب من نوع الأصول أو الالتزامات أو حقوق الملكية، بشرط ألا يكون حساب نظام، مثل الحساب الجاري.
Payment Methodاختياريمثل Check أو Bank Deposit.
Amountمطلوبالمبلغ المردود. ويجب أن يكون أكبر من صفر ومساويًا لإجمالي التمويل.
Fundingمطلوبلكل مصدر، الجزء من المبلغ المردود. ولا يمكن أن يتجاوز الرصيد الدائن المتاح في المصدر. ولا يُحفظ الصف الذي قيمته 0؛ ويلزم صف واحد على الأقل.

مثال

يردّ المثال مبلغ 121.25 إلى Harbor View Catering بشيك. ويأتي المال من مبلغ 36.00 المتبقي في الإشعار الدائن 2، ومبلغ 85.25 المتبقي في سند القبض 3.

  1. انقر على New Refund Voucher واختر العميل. يُحمَّل الإشعار الدائن وسند القبض اللذان فيهما رصيد دائن في تبويب Funding.
  2. اختر الحساب Checking Account في Refund From، وطريقة الدفع Check، واكتب Check 1022 في Ref.
  3. اكتب 121.25 في Amount.
  4. انقر على أيقونة النسخ في رأس جدول التمويل. يُملأ تمويل كل صف إلى أن يُغطّى المبلغ، ويعرض Remaining To Allocate القيمة 0.00.
  5. انقر على Save.
سند رد مبلغ بقيمة 121.25، مموَّل من الإشعار الدائن 2 (36.00) وسند القبض 3 (85.25).
الشكل 2. سند رد المبلغ في المثال، جاهزًا للحفظ.
  1. 1العميل.
  2. 2Refund From: الحساب الذي يردّ المال.
  3. 3Amount: المبلغ المردود.
  4. 4الإشعار الدائن وسند القبض اللذان يموّلان الرد.
  5. 5قيمة Remaining To Allocate هي 0.00.
سند رد المبلغ 1 بعد الحفظ.
الشكل 3. سند رد المبلغ بعد الحفظ.
  1. 1يعرض التبويب رقم سند رد المبلغ.
  2. 2Refund No، ويعيّنه MyCloudBook.
  3. 3أصبح زر Delete مفعّلًا الآن.

بعد الحفظ، يعرض الإشعار الدائن سند رد المبلغ في تبويب Credit Applied To، ويعرض سند القبض صفًا للقراءة فقط باسم Refund Voucher #1، ولا يبقى لأيٍّ منهما رصيد في قائمة Payments & Refunds.

قائمة Payments & Refunds للعميل Harbor View Catering بعد الرد: تم استخدام رصيدَي الإشعار الدائن وسند القبض.
الشكل 4. المستندات المالية للعميل بعد الرد.
  1. 1عامل تصفية Customer.
  2. 2Balance: فارغ، لأن الأرصدة الدائنة مستخدمة.
  3. 3Amount.

التعديل والحذف

يمكن تغيير كل حقول سند رد المبلغ المحفوظ ما عدا الرقم. وعند تغيير العميل أو العملة، تُفرَّغ صفوف التمويل، ويجب تحميلها من جديد. وما دام سند رد المبلغ يستخدم مصدرًا:

  • لا يمكن تغيير عميل سند القبض أو عملته، ولا يمكن حذفه؛
  • لا يمكن حذف الإشعار الدائن، ولا يمكن إزالة صف الرد منه.

احذف سند رد المبلغ لتحرير الرصيد الدائن. ويؤدي حذف سند رد المبلغ إلى إزالة قيد اليومية الخاص به، وإعادة الرصيد الدائن إلى مصادره. ولا يمكن حذف سند رد مبلغ فيه حركة تمت تسويتها بنكيًا في وحدة Banking إلا بعد إلغاء التسوية البنكية للمعاملة.

الرسائل ومعانيها

الرسالةالسببالإجراء
Validation Error: Please select the customerالنقر على Load Available Credits دون اختيار عميل.اختر العميل أولًا.
The 'Total Funding' must equal the refund 'Amount' exactly. ...إجمالي التمويل لا يساوي المبلغ.عدّل التمويل، أو استخدم أيقونة النسخ؛ ويجب أن تكون قيمة Remaining To Allocate هي 0.00.
The refund amount must be more than zero.المبلغ يساوي 0.اكتب المبلغ.
The refund voucher must have at least one funding line.لا يوجد تمويل في أي صف.املأ التمويل لمصدر واحد على الأقل.
Error in funding from Credit Note #N , the funding amount 'X' exceeds the available credit 'Y'.أحد مبالغ التمويل أكبر من الرصيد الدائن للمصدر.خفّض مبلغ التمويل.
Credit Note #N not under Refund Voucher Customer.المصدر يخص عميلًا آخر.حمّل الأرصدة الدائنة للعميل من جديد.
The currency of the 'Refund Account' must either match the transaction currency or be your main currency.حساب Refund From بعملة أخرى.اختر حسابًا بعملة السند أو بالعملة الرئيسية.
Error, Refund Voucher No : [N] already in use.الرقم المكتوب مستخدم بالفعل.أبقِ الرقم 0.

أسئلة وأجوبة

كيف أردّ مبلغًا إلى عميل في MyCloudBook؟

أنشئ سند رد مبلغ: اختر العميل، وحساب Refund From، والمبلغ، ثم حمّل الأرصدة الدائنة المتاحة، واملأ التمويل بحيث يصبح المبلغ المتبقي 0.00، ثم احفظ.

من أين يأتي المال الذي يُردّ إلى العميل؟

من الرصيد الدائن غير المخصص في الإشعارات الدائنة، ومن المبلغ غير المخصص في سندات القبض، لنفس العميل ونفس العملة. ويعرضها زر Load Available Credits.

هل يمكنني رد مبلغ دون إشعار دائن؟

يحتاج سند رد المبلغ إلى مصدر فيه رصيد دائن. أنشئ أولًا إشعارًا دائنًا بالمبلغ، أو استخدم المبلغ غير المخصص في سند قبض.

كيف ألغي ردّ مبلغ؟

احذف سند رد المبلغ. يعود الرصيد الدائن إلى الإشعارات الدائنة وسندات القبض التي موّلته.