الانتقال إلى المحتوى الرئيسي

الحقول المخصصة

يشرح هذا الدليل الحقول المخصصة في MyCloudBook: طريقة إضافة حقول إضافية إلى العملاء، والمورّدين، ومستندات المبيعات، والمصروفات، والاشتراكات، وقواعد تغييرها وحذفها.

نظرة عامة

يضيف الحقل المخصص حقلًا إضافيًا إلى بعض نماذج MyCloudBook، للبيانات التي لا تحتويها الحقول القياسية. من الأمثلة على ذلك موعد تسليم الطلب، ورقم ترخيص العميل، وتاريخ عقد المورّد. للحقل المخصص اسم، ونوع، وقائمة بالنماذج التي يظهر فيها.

تُحفظ قيمة الحقل المخصص مع السجل. يمكن أن تعرض المستندات المطبوعة الحقول المخصصة للمستند في جدول، عندما يحتوي قالب المستند على مكان لها. راجع قوالب المستندات.

Typeالقيمة
Textأي نص، بحد أقصى 255 حرفًا.
Numberرقم.
Dateتاريخ يُختار باستخدام أداة اختيار التاريخ، بتنسيق التاريخ الخاص بالشركة.
Drop-Down Listأحد خيارات الحقل.

كيفية فتح النافذة

  1. في الشريط العلوي، انقر على Settings. يقع الزر بين اسم الشركة واسم المستخدم.
  2. في القائمة، انقر على Custom Fields.

تظهر قائمة Settings للمستخدمين الذين لديهم الدور Admin. ولا يرى المستخدمون الآخرون هذه القائمة.

قائمة Settings في الشريط العلوي لـ MyCloudBook، مع تمييز العنصر Custom Fields.
الشكل 1. قائمة Settings.
  1. 1Settings. يفتح قائمة إعدادات الشركة.
  2. 2Custom Fields.

إضافة حقل مخصص

  1. في نافذة Custom Fields، انقر على Add Custom Field.
  2. اكتب قيمة Field Name وقيمة Order.
  3. اختر النوع في Type. للنوع Drop-Down List، اكتب الخيارات في Drop-Down List Options، خيارًا واحدًا في كل سطر.
  4. في Appear In، اختر النماذج التي يظهر فيها الحقل.
  5. أبقِ الحالة Active، ثم انقر على Save.
قائمة Type في نافذة Add Custom Field، وفيها Text وNumber وDate وDrop-Down List.
الشكل 2. قائمة Type.
  1. 1Type.
  2. 2الأنواع الأربعة.
حقل Appear In، مع اختيار Sales Invoice وSales Receipt، وقائمة النماذج الأخرى.
الشكل 3. قائمة Appear In.
  1. 1Appear In، مع اختيار نموذجين. تؤدي علامة x بجانب النموذج إلى إزالته.
  2. 2النماذج الأخرى.
نافذة Add Custom Field للحقل Delivery Window: قيمة Order هي 1، والنوع Drop-Down List، والخيارات Morning وAfternoon وEvening، والنموذجان Sales Invoice وSales Receipt.
الشكل 4. نافذة Add Custom Field.
  1. 1Field Name. مطلوب.
  2. 2Order. مطلوب.
  3. 3Type. مطلوب.
  4. 4Drop-Down List Options. يُفعَّل للنوع Drop-Down List.
  5. 5Appear In. مطلوب.
  6. 6الحالة: Active أو Inactive.
  7. 7Save.
  8. 8Cancel.
الحقلمطلوبالغرض والقواعد
Field Nameمطلوبتسمية الحقل في النماذج، حتى 40 حرفًا.
Orderمطلوبرقم يحدد موضع الحقل في جدول الحقول المخصصة في المستند المطبوع. تأتي الأرقام الأصغر أولًا.
TypeمطلوبText أو Number أو Date أو Drop-Down List. يُثبَّت النوع عند الحفظ الأول، لذلك تتوافق القيم المحفوظة معه دائمًا.
Drop-Down List Optionsللنوع Drop-Down Listخيارات القائمة، خيار واحد في كل سطر.
Appear Inمطلوبنماذج الحقل: Customer، وSales Invoice، وSales Receipt، وRefund Voucher، وDraft Invoice، وDraft Receipt، وSupplier، وBill، وExpenses، وDraft Bill، وDraft Expenses، وSubscription.
StatusمطلوبActive أو Inactive. لا يظهر الحقل غير النشط في النماذج.

نافذة Custom Fields

تعرض نافذة Custom Fields الحقول المخصصة للشركة مرتبة حسب أسمائها.

نافذة Custom Fields، وفيها الحقل Delivery Window من النوع Drop-Down List، والنموذجان Invoice وReceipt، والحالة Active.
الشكل 5. نافذة Custom Fields.
  1. 1Add Custom Field.
  2. 2Custom Field Name.
  3. 3Type.
  4. 4Appear In. نماذج الحقل.
  5. 5Active. أيقونة خضراء للحقل النشط، وأيقونة حمراء للحقل غير النشط.
  6. 6زر إجراءات الصف، وفيه Edit وDelete. ويؤدي النقر المزدوج على الصف أيضًا إلى فتح الحقل.
  7. 7شريط التنقل بين الصفحات.

الحقل المخصص في النماذج

يظهر الحقل المخصص النشط في النماذج الموجودة في قائمة Appear In الخاصة به. في مستند المبيعات، تظهر الحقول المخصصة تحت الحقول الرئيسية. يعرض المثال فاتورة جديدة فيها الحقل Delivery Window. يتحقق MyCloudBook من القيمة عند حفظ السجل. يقبل حقل الرقم رقمًا فقط، ويقبل حقل التاريخ تاريخًا فقط. وتقبل القائمة المنسدلة أحد خياراتها فقط.

فاتورة جديدة فيها الحقل المخصص Delivery Window وخياراته Morning وAfternoon وEvening.
الشكل 6. حقل مخصص في فاتورة جديدة.
  1. 1الحقل المخصص، تحت الحقول الرئيسية للفاتورة.
  2. 2خيارات القائمة المنسدلة.

تغيير حقل مخصص

  1. انقر نقرًا مزدوجًا على الحقل في القائمة، أو افتح قائمة إجراءات الصف الخاصة به وانقر على Edit.
  2. غيّر القيم في نافذة Edit Custom Field، ثم انقر على Save.
التغييرالقاعدة
Field Name وOrder وDrop-Down List Options وStatusيمكن تغييرها في أي وقت.
Typeلا يمكن تغييره بعد الحفظ الأول. أنشئ حقلًا جديدًا لنوع آخر.
Appear Inيمكن إضافة نموذج في أي وقت. ولا يمكن إزالة نموذج إلا إذا لم يكن لأي سجل من ذلك النموذج قيمة في الحقل.
الرسالة Custom Field 'Type' can not be changed.
الشكل 7. الرسالة التي تظهر بعد تغيير النوع.
  1. 1رسالة الخادم.
  2. 2OK. يغلق الرسالة. يحتفظ الحقل بنوعه.

حذف حقل مخصص

  1. افتح قائمة إجراءات الصف الخاصة بالحقل، ثم انقر على Delete.
  2. أجب عن السؤال بالنقر على Yes.

يُبقي MyCloudBook الحقل الذي له قيمة في أي سجل، حتى تبقى البيانات المحفوظة كاملة. في هذه الحالة، تشرح رسالة سبب ذلك.

السؤال Are you sure you want to delete the Custom Field: Delivery Window.
الشكل 8. السؤال الذي يظهر قبل الحذف.
  1. 1السؤال مع اسم الحقل.
  2. 2Yes. يحذف الحقل.
  3. 3No. يُبقي الحقل.

الرسائل ومعانيها

الرسالةالسببالإجراء
Some fields are not valid!حقل مطلوب فارغ، أو قيمة بصيغة غير صحيحة. ويُميَّز الحقل باللون الأحمر.املأ الحقل المميَّز، ثم احفظ مرة أخرى.
Custom Field name can not exceed 40 characters.الاسم أطول من 40 حرفًا.اكتب اسمًا أقصر.
Custom Field 'Type' can not be changed.تم تغيير نوع حقل محفوظ.أبقِ النوع، أو أنشئ حقلًا جديدًا.
Cannot remove 'X' from 'Y' because already used in one or more records.أُزيل نموذج من Appear In، وتوجد سجلات من ذلك النموذج لها قيمة في الحقل.أبقِ النموذج في القائمة.
You can not delete 'Y' because it is used by one or more 'X'. But you can make it inactive.توجد سجلات لها قيمة في الحقل.اجعل حالة الحقل Inactive.
Text Field can not be more than 255 characterقيمة نصية أطول من 255 حرفًا.اختصر القيمة.
Error in Number Field Value: Xحقل رقم يحتوي على نص.اكتب رقمًا.
Error in Date Field Value: Xحقل تاريخ يحتوي على قيمة ليست تاريخًا.اختر تاريخًا.
Error in Drop-Down-List Field Value: Xالقيمة ليست من خيارات القائمة.اختر أحد خيارات القائمة.

أسئلة وأجوبة

كيف أضيف حقلًا مخصصًا إلى فواتيري؟

افتح Settings ثم Custom Fields، وانقر على Add Custom Field، واكتب الاسم، واختر النوع، واختر Sales Invoice في Appear In، ثم احفظ. بعد ذلك تعرض الفواتير الجديدة والمحفوظة هذا الحقل.

كيف أستخدم نوعًا آخر لحقل مخصص؟

أنشئ حقلًا جديدًا بالنوع الآخر. يُثبَّت نوع الحقل عند الحفظ الأول، لذلك تتوافق القيم المحفوظة معه دائمًا.

متى يمكنني حذف حقل مخصص؟

عندما لا يكون لأي سجل قيمة في الحقل. يُبقي MyCloudBook الحقل الذي يحتوي على قيم، حتى تبقى البيانات المحفوظة كاملة.

ما النماذج التي يمكن أن تحتوي على حقول مخصصة؟

Customer، وSales Invoice، وSales Receipt، وRefund Voucher، وDraft Invoice، وDraft Receipt، وSupplier، وBill، وExpenses، وDraft Bill، وDraft Expenses، وSubscription.

هل تظهر الحقول المخصصة في المستندات المطبوعة؟

نعم، عندما يحتوي قالب المستند على جدول الحقول المخصصة. تحدد قيمة Order لكل حقل موضعه في ذلك الجدول.