الانتقال إلى المحتوى الرئيسي

تحويل الإيصال إلى مصروف

يشرح هذا الدليل كيفية تحويل صورة إيصال أو ملف PDF له إلى مسودة فاتورة شراء أو مسودة مصروف باستخدام Autofill with AI، وكيفية إكمال المسودة وتحويلها.

نظرة عامة

ينشئ Autofill with AI مسودة فاتورة شراء أو مسودة مصروف من صورة أو ملف PDF لإيصال أو لفاتورة مورّد. ترفع أنت الملف، فتقرأ خدمة ذكاء اصطناعي (AI) المورّد والتاريخ والرقم والعملة والإجمالي، ثم يحفظ MyCloudBook مسودة بهذه القيم. بعد ذلك تراجع المسودة، وتختار الحساب، وتحوّلها إلى فاتورة شراء أو مصروف.

تتكون العملية من أربع خطوات:

  1. الرفع. ترفع ملفًا واحدًا أو أكثر في تبويب AI Document Processing.
  2. القراءة. ترسل عملية تعمل في الخلفية على خادم MyCloudBook كل ملف إلى خدمة ذكاء اصطناعي خارج MyCloudBook، ثم تقرأ الإجابة. وتطلب الشاشة الانتظار من 2 إلى 3 دقائق.
  3. المسودة. يحفظ MyCloudBook مسودة فاتورة شراء (Draft Bill) أو مسودة مصروف (Draft Expense)، ويرفق بها الملف الأصلي.
  4. المراجعة. تفتح المسودة، وتكملها، ثم تنقر على Convert to Bill أو Convert to Expense.

يخرج ملفك من MyCloudBook. يُرسَل الملف المرفوع إلى خدمة ذكاء اصطناعي خارجية لقراءة بياناته. ولا يُرسَل سوى الملف. ولا تُرسَل بيانات مورّديك وحساباتك وشركتك. لا ترفع مستندات يجب ألا تخرج من شركتك.

كيفية فتح الشاشة

  1. في قائمة التنقل اليسرى، انقر على Expenses، ثم على تبويب Bills & Expenses.
  2. انقر على New، ثم على Autofill with AI. يُفتح تبويب AI Document Processing. وإذا كان التبويب مفتوحًا من قبل، يصبح هو التبويب النشط.
قائمة New في شاشة Bills and Expenses، وفيها العنصر Autofill with AI تحت New Bill وNew Expense وNew Purchase Order.
الشكل 1. قائمة New في شاشة القائمة.
  1. 1New Bill.
  2. 2New Expense.
  3. 3New Purchase Order.
  4. 4Autofill with AI. يفتح تبويب AI Document Processing.

تبويب AI Document Processing

يسرد التبويب ملفات الشركة التي رُفعت في آخر 30 يومًا، مرتبةً من الأحدث إلى الأقدم.

تبويب AI Document Processing وفيه إيصال واحد مرفوع، corner-office-supplies-receipt.png، بحجم 38.07 KB، بالحالة Pending، مع عداد التحديث التلقائي.
الشكل 2. تبويب AI Document Processing.
  1. 1تبويب AI Document Processing. يمكنك إغلاقه.
  2. 2Upload to Autofill. يفتح نافذة اختيار الملفات. ويقرر الذكاء الاصطناعي هل الملف فاتورة شراء أم مصروف. وتتيح لك قائمة الزر اختيار النوع بنفسك.
  3. 3Status. يعرض ملفات حالة واحدة فقط.
  4. 4Refresh. يعيد تحميل القائمة.
  5. 5التحديث التلقائي. ما دام هناك ملف قيد الانتظار، يُعاد تحميل القائمة كل 30 ثانية، ويعرض العداد الثواني.
  6. 6نصّان إرشاديان: تحتاج معالجة الملفات من 2 إلى 3 دقائق، وتبقى الملفات في القائمة لمدة 30 يومًا.
  7. 7File Name. اسم الملف، مع شارة للنوع المختار أو Auto-detecting. وتظهر رسائل قراءة الذكاء الاصطناعي تحت الاسم.
  8. 8Size.
  9. 9Status. راجع الجدول أدناه.
  10. 10Created Document. رابط إلى المسودة بعد إنشائها. والنقر عليه يفتح المسودة.
  11. 11Uploaded On. وقت الرفع، بالتوقيت العالمي المنسق (UTC).
  12. 12Finished On. وقت إجابة الذكاء الاصطناعي، بتوقيت UTC.
الحالةالمعنى
Pendingالملف في انتظار معالجة الذكاء الاصطناعي.
Processingيقرأ الذكاء الاصطناعي الملف.
Data Extraction Finishedأرسل الذكاء الاصطناعي إجابته. وينشئ MyCloudBook المسودة.
Completedالمسودة موجودة، والملف مرفق بها. ويحتوي عمود Created Document على الرابط.
Failed File Not Foundلم يتمكن MyCloudBook من قراءة الملف المحفوظ. ارفع الملف مرة أخرى.

إذا حُذف المستند الذي أُنشئ، يعرض عمود Created Document القيمة Not Exist.

رفع الإيصالات

  1. انقر على Upload to Autofill، أو افتح قائمته وانقر على Upload to Autofill as Draft Bill أو Upload to Autofill as Draft Expense.
  2. اختر ملفًا واحدًا أو أكثر. يجب أن يكون كل ملف صورة JPEG أو PNG أو GIF أو WEBP، أو ملف PDF، وألا يزيد حجمه على 2 MB.
  3. لكل ملف مقبول، تظهر الرسالة File '...' uploaded successfully and queued for processing.، ويُضاف الملف إلى القائمة بالحالة Pending.
  4. انتظر حتى تصبح الحالة Completed. يُعاد تحميل القائمة تلقائيًا.
قائمة زر Upload to Autofill، وفيها Upload to Autofill as Draft Bill وUpload to Autofill as Draft Expense.
الشكل 3. أنواع الرفع.
  1. 1Upload to Autofill as Draft Bill. تكون المسودة دائمًا فاتورة شراء. استخدمه لفاتورة مورّد تدفعها لاحقًا.
  2. 2Upload to Autofill as Draft Expense. تكون المسودة دائمًا مصروفًا. استخدمه لإيصال دفعت مبلغه من قبل.

عند استخدام Upload to Autofill، يقرر الذكاء الاصطناعي نوع المسودة: إذا قرأ فاتورة شراء، ينشئ MyCloudBook مسودة فاتورة شراء. وتنتج أي إجابة أخرى مسودة مصروف.

الرسالة Unsupported file type: text/plain بعد رفع ملف نصي.
الشكل 4. نوع ملف غير مقبول.
  1. 1الرسالة Unsupported file type: text/plain.
الرسالة A file with the same content is already uploaded and pending processing. بعد رفع نفس الإيصال مرة ثانية.
الشكل 5. نفس الملف مرة ثانية.
  1. 1الرسالة A file with the same content is already uploaded and pending processing.
  • يرفض MyCloudBook أنواع الملفات الأخرى. فالملف النصي مثلًا يُرفض بالرسالة Unsupported file type: text/plain.
  • لا يمكن رفع نفس المحتوى مرة أخرى ما دام الملف الأول في حالة Pending.
  • لكل شركة حد يومي وحد شهري لعدد عمليات الرفع.

ما يملؤه الذكاء الاصطناعي

في الأمثلة، رفع المقهى مستندين. الأول فاتورة شراء من Metro Equipment Supply لقطع غيار ماكينة إسبريسو: رقمها MES-55188، وتاريخها Oct 14, 2026، وتاريخ استحقاقها Nov 13, 2026، وإجماليها 126.00. ورُفعت صورتها مرتين: النسخة A باستخدام Upload to Autofill as Draft Bill، والنسخة B باستخدام Upload to Autofill. والثاني إيصال نقدي من Corner Office Supplies لأكواب ورقية ومناديل وورق إيصالات: رقمه 48213، وتاريخه Oct 15, 2026، وإجماليه 45.50، ورُفع باستخدام Upload to Autofill.

تبويب AI Document Processing وفيه صورتا فاتورة الشراء بالحالة Completed، ولكل منهما رابط Draft Bill في عمود Created Document، وصورة الإيصال لا تزال بالحالة Pending.
الشكل 6. اكتملت معالجة ملفين، وملف واحد لا يزال قيد الانتظار.
  1. 1النسخة A. تبيّن الشارة Draft Bill النوع الذي اختير عند الرفع.
  2. 2النسخة B. تبيّن الشارة Auto-detecting أن الذكاء الاصطناعي هو الذي اختار النوع.
  3. 3Status: Completed. المسودة موجودة، والملف مرفق بها.
  4. 4Created Document: الرابط Draft Bill. رقم المسودة هو 0، لذلك يعرض الرابط النوع فقط.
  5. 5Finished On: وقت إجابة الذكاء الاصطناعي، بتوقيت UTC.
  6. 6لا يزال الإيصال بالحالة Pending. وهو ينتظر التشغيل التالي لعملية القراءة.

بعد أن يقرأ الذكاء الاصطناعي الملف، يحفظ MyCloudBook المسودة بهذه القيم:

القيمة في المستندما تحصل عليه المسودة
المورّديبحث MyCloudBook عن مورّد موجود بالاسم الذي قرأه الذكاء الاصطناعي. وإذا لم يطابق أي مورّد، تبقى المسودة بلا مورّد، وتشير رسالة صفراء إلى ذلك. في فاتورة الشراء، عُثر على المورّد الموجود Metro Equipment Supply. وفي الإيصال، لا يوجد مورّد باسم Corner Office Supplies، لذلك بقيت مسودته بلا مورّد.
التاريختاريخ المستند. إذا لم يجد الذكاء الاصطناعي تاريخًا، أو تعذّرت قراءة التاريخ، تحصل المسودة على التاريخ الحالي، وتطلب منك رسالة حمراء التحقق منه.
الرقم المرجعيرقم المستند، وهو هنا MES-55188.
العملةعملة المستند، إذا كانت هذه العملة موجودة في الشركة. وإلا فالعملة الرئيسية، مع رسالة صفراء. ولا يُحوَّل المبلغ إلى عملة أخرى.
البندبند واحد فيه وصف قصير يكتبه الذكاء الاصطناعي، وإجمالي المستند. ولا يحتوي البند على حساب ولا على منتج.
المرفقالملف الأصلي، في تبويب Attachments في المسودة.
ما تكمله أنتحساب البند، وحساب Pay From في المصروف، وطريقة الدفع.
المسودة Draft Bill #0 التي أنشأها Autofill من النسخة A: المورّد Metro Equipment Supply، وRef MES-55188، وDate Oct 14, 2026، وDue Date Nov 13, 2026، وبند واحد بمبلغ 126.00 دون حساب.
الشكل 7. مسودة فاتورة الشراء التي أنشأها Autofill.
  1. 1عنوان التبويب Draft Bill #0.
  2. 2Convert to Bill. يحوّل المسودة بعد مراجعتك لها.
  3. 3Ref: MES-55188، رقم فاتورة المورّد.
  4. 4Date: Oct 14, 2026، تاريخ فاتورة الشراء.
  5. 5Supplier: المورّد الموجود Metro Equipment Supply.
  6. 6Due Date: Nov 13, 2026، تاريخ استحقاق فاتورة الشراء.
  7. 7GL Account. فارغ: اختر الحساب بنفسك.
  8. 8البند الوحيد: وصف كتبه الذكاء الاصطناعي، والإجمالي 126.00.
  9. 9Attachments (1). الصورة المرفوعة.
تبويب Attachments في مسودة فاتورة الشراء، وفيه الصورة المرفوعة metro-equipment-bill-a.png بحجم 51.67 KB.
الشكل 8. الملف المرفوع مرفق بالمسودة.
  1. 1Attachments (1).
  2. 2الملف المرفوع. تحتوي قائمته على Download، لكي تقارن المسودة بالملف الأصلي.

تظهر رسائل القراءة تحت اسم الملف في القائمة: باللون الأحمر للتاريخ، وباللون الأصفر للمورّد والعملة. في فاتورة الشراء، عُثر على كل القيم، لذلك لا تظهر أي رسالة. ويكتب الذكاء الاصطناعي وصف البند بنفسه.

في الإيصال، اختار الذكاء الاصطناعي مصروفًا، لذلك أنشأ MyCloudBook مسودة مصروف. ولا يوجد مورّد باسم Corner Office Supplies، لذلك بقيت المسودة بلا مورّد، وتعرض القائمة رسالة صفراء تحت اسم الملف.

صف صورة الإيصال في قائمة AI Document Processing: الحالة Completed، ورابط المسودة، والرسالة الصفراء التي تبيّن أن المورّد CORNER OFFICE SUPPLIES غير موجود.
الشكل 9. صف الإيصال مع رسالة صفراء.
  1. 1اسم الملف مع الشارة Auto-detecting، وتحته الرسالة الصفراء The Supplier 'CORNER OFFICE SUPPLIES' was not found. The document was created without a supplier.
  2. 2Status: Completed.
  3. 3Created Document: الرابط إلى مسودة المصروف.
المسودة Draft Expense #0 التي أنشأها Autofill من الإيصال: Ref 48213، وDate Oct 15, 2026، دون مورّد، ودون حساب Pay From، وبند واحد بمبلغ 45.50 دون حساب.
الشكل 10. مسودة المصروف التي أنشأها Autofill.
  1. 1عنوان التبويب Draft Expense #0.
  2. 2Convert to Expense.
  3. 3Ref: 48213، رقم الإيصال.
  4. 4Date: Oct 15, 2026، تاريخ الإيصال.
  5. 5Supplier: فارغ، لأنه لا يوجد مورّد بالاسم الذي قرأه الذكاء الاصطناعي.
  6. 6Pay From: فارغ. اختر الحساب الذي دُفع منه المبلغ قبل أن تحفظ المسودة أو تحوّلها.
  7. 7GL Account: فارغ.
  8. 8البند الوحيد: وصف كتبه الذكاء الاصطناعي، والإجمالي 45.50.
  9. 9Attachments (1): صورة الإيصال.

مراجعة المسودة وتحويلها

  1. انقر على الرابط في عمود Created Document. تُفتح المسودة، مثل Draft Bill #0. وتظهر المسودة أيضًا في قائمة Bills & Expenses.
  2. تحقّق من Supplier وDate وRef والوصف والمبلغ بمقارنتها بالملف المرفق.
  3. اختر GL Account للبند. في مسودة فاتورة الشراء، تحقّق من Supplier وDue Date. وفي مسودة المصروف، اختر حساب Pay From.
  4. انقر على Convert to Bill أو Convert to Expense. يتحقق MyCloudBook من قواعد فاتورة الشراء أو المصروف، ويعطي المستند الرقم التالي، وينشئ قيد اليومية.

في المثال، حصل بند النسخة A على الحساب 509 - Repairs and Maintenance، وحوّل زر Convert to Bill المسودة إلى Bill #14.

فاتورة الشراء Bill #14 من Metro Equipment Supply بعد التحويل، بالحساب 509 Repairs and Maintenance، وتاريخ الاستحقاق Nov 13, 2026، والمبلغ المستحق 126.00، والحالة Unpaid.
الشكل 11. المسودة بعد التحويل.
  1. 1عنوان التبويب Bill #14.
  2. 2Bill No: 14، وهو الرقم التالي في تسلسل فواتير الشراء والمصروفات.
  3. 3Due Date: Nov 13, 2026.
  4. 4GL Account: 509 - Repairs and Maintenance.
  5. 5AMOUNT DUE: 126.00، والحالة Unpaid.
تبويب AI Document Processing بعد التحويل: يعرض عمود Created Document للنسخة A القيمة Bill #14.
الشكل 12. القائمة بعد التحويل.
  1. 1Created Document: Bill #14. يبقى الرابط مرتبطًا بالمستند بعد التحويل.

في الإيصال، حصل البند على الحساب 507 - Store Supplies، وحصلت المسودة على الحساب 103 - Petty Cash في Pay From، وعلى طريقة الدفع Cash. وحوّل زر Convert to Expense المسودة إلى Expense #15، بالحالة Paid.

المصروف Expense #15 بعد تحويل مسودة الإيصال، مدفوعًا من 103 Petty Cash، بالحساب 507 Store Supplies، والمبلغ 45.50، والحالة Paid.
الشكل 13. مسودة الإيصال بعد التحويل.
  1. 1عنوان التبويب Expense #15.
  2. 2Expense No: 15.
  3. 3Pay From: 103 - Petty Cash.
  4. 4GL Account: 507 - Store Supplies.
  5. 5AMOUNT: 45.50، والحالة Paid.
  • يبقى الملف المرفق مع فاتورة الشراء أو المصروف بعد التحويل.
  • إذا حُذف أحد المستندات التي أُنشئت، يعرض عمود Created Document القيمة Not Exist.

يشرح دليل فواتير الشراء والمصروفات المسودات وتحويلها بالتفصيل.

الرسائل ومعانيها

الرسالةالسببالإجراء
File '...' uploaded successfully and queued for processing.قُبل الملف.انتظر حتى تصبح الحالة Completed.
Unsupported file type: ...الملف ليس صورة JPEG أو PNG أو GIF أو WEBP، وليس ملف PDF.احفظ الإيصال بصيغة صورة أو PDF.
Maximum allowed file size is 2 MB.حجم الملف أكبر من 2 MB.صغّر حجم الصورة، أو امسح المستند ضوئيًا بدقة أقل.
A file with the same content is already uploaded and pending processing.لا يزال نفس الملف في حالة Pending.انتظر حتى تنتهي معالجة الملف الأول.
You must upload a file.الملف فارغ.اختر ملفًا آخر.
Daily limit reached. You have already processed n documents today, and the daily limit is n.
Monthly limit reached. ...		بلغت الشركة الحد المسموح من عمليات الرفع لليوم أو للشهر. ويُحتسب اليوم والشهر بتوقيت UTC.ارفع الملف لاحقًا، أو أدخل المستند يدويًا.
The Supplier '...' was not found. The document was created without a supplier.لا يوجد مورّد بهذا الاسم. (رسالة صفراء في القائمة.)اختر المورّد في المسودة، أو أضف المورّد أولًا.
Currency '...' was not found. 'USD' was used instead.عملة المستند غير موجودة في الشركة. (رسالة صفراء.)تحقّق من مبلغ المسودة وعملتها.
Document date was not found. Today's date was used. Please review the date.
Could not read the document date '...'. Today's date was used. Please review the date.		لم يجد الذكاء الاصطناعي تاريخًا، أو كان التاريخ بتنسيق غير معروف. (رسالة حمراء.)اكتب تاريخ المستند في المسودة.
Some fields are not valid!حُفظت مسودة مصروف أو حُوّلت دون حساب Pay From.اختر حساب Pay From.
You can not have a line without selecting an Account or Itemحُوّلت المسودة دون حساب في البند.اختر GL Account للبند.
You must provide 'Contact'.
'Bill Due Date' must be provided.		حُوّلت مسودة فاتورة شراء دون مورّد أو دون تاريخ استحقاق.اختر المورّد وأدخل تاريخ الاستحقاق.

أسئلة وأجوبة

ما الملفات التي يمكنني رفعها إلى Autofill with AI؟

صور JPEG وPNG وGIF وWEBP وملفات PDF التي لا يزيد حجمها على 2 MB. ويمكن اختيار عدة ملفات في نفس الوقت.

كم تستغرق قراءة الإيصال؟

تذكر الشاشة مدة من 2 إلى 3 دقائق. ويُعاد تحميل القائمة كل 30 ثانية ما دام هناك ملف قيد الانتظار.

من يختار حساب المصروف؟

أنت. تحتوي المسودة على بند واحد فيه الوصف والإجمالي. وتختار أنت الحساب قبل التحويل.

كيف يعثر Autofill على المورّد؟

يربط المسودة بالمورّد الموجود الذي يحمل اسمًا مطابقًا. وإذا لم يطابق أي مورّد، تختار أنت المورّد في المسودة.

هل يُحفظ الإيصال مع المصروف؟

نعم. يُرفق الملف الأصلي بالمسودة، ويبقى مع فاتورة الشراء أو المصروف بعد التحويل.

هل يُرسَل ملفي إلى خارج MyCloudBook؟

نعم. يُرسَل الملف إلى خدمة ذكاء اصطناعي خارجية لقراءة بياناته. ولا يُرسَل سوى الملف.