الانتقال إلى المحتوى الرئيسي

دليل الحسابات

يشرح هذا الدليل شاشة دليل الحسابات في MyCloudBook. ويصف الغرض من دليل الحسابات، وكل حقل وزر في الشاشة، وكل قاعدة يطبّقها النظام عند إنشاء حساب أو تغييره أو حذفه. وتظهر كل شاشة في لقطة شاشة مع علامات مرقّمة.

نظرة عامة

دليل الحسابات هو قائمة بجميع الحسابات التي تستخدمها الشركة لتسجيل معاملاتها المالية. وكل مستند في MyCloudBook، مثل الفاتورة أو فاتورة الشراء أو سند القبض أو قيد اليومية أو التحويل، يُرحَّل إلى دفتر الأستاذ العام من خلال حسابات هذا الدليل. وتقرأ التقارير، مثل قائمة المركز المالي وقائمة الدخل، بياناتها من دفتر الأستاذ. لذلك يُعد دليل الحسابات أساس محاسبة الشركة.

يُنشئ MyCloudBook دليل حسابات كاملًا عند إنشاء الشركة. ويضم الدليل الحسابات التي تحتاجها الشركات الصغيرة، إلى جانب حسابات النظام التي يستخدمها التطبيق تلقائيًا. ويمكنك إضافة الحسابات وإعادة تسميتها وحذفها في أي وقت، ضمن القواعد التي يصفها هذا الدليل.

تتيح لك شاشة دليل الحسابات ما يلي:

  • عرض كل حسابات الشركة مجمّعة حسب نوع الحساب، مع رقم كل حساب ورصيده؛
  • إضافة حساب، أو حساب رئيسي، أو حساب فرعي، أو حساب نقدي، أو حساب بعملة أجنبية؛
  • تغيير اسم الحساب ورقمه وحسابه الرئيسي ووصفه وملاحظته؛
  • حذف حساب غير مستخدم؛
  • البحث في الحسابات بالاسم أو بالرقم؛
  • تصدير دليل الحسابات بالكامل إلى ملف CSV؛
  • فتح دفتر أستاذ الحساب، الذي يعرض كل معاملة مُرحَّلة إلى الحساب.

كيفية فتح الشاشة

  1. سجّل الدخول إلى MyCloudBook وافتح الشركة.
  2. في قائمة التنقل اليسرى، انقر على Accounting.
  3. تُفتح صفحة Accounting وفيها ثلاثة تبويبات: Chart of Accounts وJournal وTransfers. وتبويب Chart of Accounts هو التبويب الأول، ويكون نشطًا.
الصفحة الرئيسية في MyCloudBook مع تمييز عنصر Accounting في قائمة التنقل اليسرى.
الشكل 1. تفتح مجموعة Accounting في قائمة التنقل اليسرى دليل الحسابات.
  1. 1مجموعة Accounting في قائمة التنقل اليسرى. ويؤدي النقر عليها إلى فتح صفحة Accounting مع تبويب Chart of Accounts نشطًا.

يؤدي النقر على لقطة الشاشة إلى فتحها بحجمها الكامل في نافذة على نفس الصفحة. ويؤدي النقر على علامة × أو الضغط على مفتاح Escape إلى إغلاق النافذة.

الشاشة

تعرض الشاشة الحسابات على شكل شجرة. وأنواع الحسابات الخمسة هي الصفوف العليا في الشجرة. وتحت كل نوع، تُعرض حسابات هذا النوع بترتيب أرقامها. ويظهر الحساب الرئيسي على شكل مجلد، وتُعرض حساباته الفرعية تحته. ويعرض الشكل 2 الشاشة مع تمييز كل جزء منها.

شاشة دليل الحسابات في MyCloudBook مع علامات مرقّمة على شريط الأدوات والأعمدة والصفوف.
الشكل 2. شاشة دليل الحسابات.
  1. 1تبويب Chart of Accounts. وتحتوي صفحة Accounting أيضًا على تبويب Journal وتبويب Transfers.
  2. 2زر New. يفتح نافذة Add Account.
  3. 3زر Reload. يعيد قراءة دليل الحسابات من الخادم، مثلًا بعد أن يغيّر مستخدم آخر حسابًا.
  4. 4مربع Search. يصفّي الشجرة أثناء الكتابة. ويشمل البحث اسم الحساب ورقم الحساب.
  5. 5عدد الصفوف المعروضة. ويشمل العدد صفوف أنواع الحسابات الخمسة.
  6. 6زر Export to CSV. ينزّل دليل الحسابات بالكامل في ملف CSV.
  7. 7عمود Account No. رقم الحساب. وتعرض صفوف الأنواع رقم النوع، من 1 إلى 5.
  8. 8عمود Account Name. اسم الحساب، مع الأيقونة التي تبيّن طبيعته.
  9. 9عمود Balance. رصيد الحساب بعملة الحساب. ويُملأ العمود لحسابات الأصول والالتزامات وحقوق الملكية.
  10. 10صف نوع حساب. وصفوف الأنواع الخمسة هي Assets وLiabilities وEquity وIncome وExpenses. ويؤدي النقر على المربع الصغير قبل الاسم إلى طيّ النوع أو توسيعه.
  11. 11تميّز أيقونة القفل الحمراء حساب النظام. وتميّز أيقونة الملف الصفراء حسابًا أنشأه مستخدم. وتميّز أيقونة المجلد الحساب الرئيسي.
  12. 12تميّز كلمة (Cash) بعد الاسم الحساب النقدي.
  13. 13زر إجراءات الصف. يفتح قائمة فيها View Ledger وEdit وDelete. ولا يوجد زر إجراءات في صفوف الأنواع.

أيقونات الصف وعلاماته

العلامةالمعنى
أيقونة المجلد المفتوحصف نوع حساب، أو حساب رئيسي يجمع حسابات فرعية. ولا يمكن تسجيل معاملات على الحساب الرئيسي.
أيقونة الملف الصفراءحساب أنشأه أحد مستخدمي الشركة. ويمكن تعديله، ويمكن حذفه عندما لا يكون مستخدمًا.
أيقونة القفل الحمراءحساب نظام. يرحّل MyCloudBook القيود إليه تلقائيًا. ولا يمكن حذفه، وبعض حقوله مقفلة.
(Cash)حساب نقدي. يحتوي الحساب على أموال نقدية أو بنكية. راجع حساب نقدي.

عمود Balance

يعرض عمود Balance رصيد كل حساب من حسابات الأصول والالتزامات وحقوق الملكية. والرصيد هو مجموع كل المعاملات المُرحَّلة إلى الحساب، من أول يوم للشركة حتى اليوم، بعملة الحساب. ورصيد الحساب الرئيسي هو مجموع أرصدة حساباته الفرعية. ويكون العمود فارغًا لحسابات الإيرادات والمصروفات ولصفوف الأنواع. ويظهر رصيد حساب الإيرادات أو المصروفات لفترة معينة في قائمة الدخل وفي دفتر أستاذ الحساب.

عمود Currency

عند تفعيل تعدد العملات في Settings ثم Preferences، تعرض الشاشة عمود Currency بين عمود Account Name وعمود Balance. ويعرض العمود رمز عملة كل حساب. ويظهر رصيد الحساب دائمًا بعملة الحساب.

شاشة دليل الحسابات لشركة متعددة العملات، مع تمييز عمود Currency.
الشكل 3. عمود Currency في شركة فُعِّل فيها تعدد العملات.
  1. 1عمود Currency. لا يظهر إلا عند تفعيل تعدد العملات.
  2. 2رمز عملة الحساب. وتستخدم كل حسابات هذه الشركة العملة الرئيسية، وهي الدولار الأمريكي.

أنواع الحسابات وأرقامها

ينتمي كل حساب إلى نوع واحد من أنواع الحسابات الخمسة. ويحدّد النوع الخانة الأولى من رقم الحساب، والجانب الذي يكون فيه رصيد الحساب عادةً، والتقرير الذي يظهر فيه الحساب.

الرقمالنوعالرصيد الطبيعيالتقريرأمثلة
1الأصولمدين. الرصيد هو مجموع المبالغ المدينة مطروحًا منه مجموع المبالغ الدائنة.قائمة المركز الماليChecking Account، Accounts Receivable، Inventory Asset، Store Equipment
2الالتزاماتدائن. الرصيد هو مجموع المبالغ الدائنة مطروحًا منه مجموع المبالغ المدينة.قائمة المركز الماليAccounts Payable، Tax Payable، Credit Cards، Loans Payable
3حقوق الملكيةدائن.قائمة المركز الماليOwner's Equity، Opening Balance Equity، Retained Earnings
4الإيراداتدائن.قائمة الدخلSales، Service Revenue، Discounts Given
5المصروفاتمدين.قائمة الدخلCost of Sales، Rent or Lease، Utilities، Payroll Expenses

تسمّي نافذة Add Account الأنواع بصيغة المفرد: Asset وLiability وEquity وIncome وExpenses. وتسمّيها شجرة دليل الحسابات بصيغة الجمع: Assets وLiabilities وEquity وIncome وExpenses. والصيغتان تدلّان على نفس الأنواع الخمسة.

رقم الحساب

لكل حساب رقم لا يتكرر في الشركة. ويتبع الرقم قاعدة بسيطة: يبدأ برقم النوع، ويبدأ رقم الحساب الفرعي برقم حسابه الرئيسي. ويمكن أن يُنشئ النظام الرقم لك، أو يمكنك كتابته بنفسك.

  • يتكوّن الرقم من أرقام فقط، من 0 إلى 9. ولا تُقبل الحروف أو المسافات أو علامات الترقيم.
  • يبدأ رقم الحساب الذي ليس له حساب رئيسي برقم نوعه: 1 للأصول، و2 للالتزامات، و3 لحقوق الملكية، و4 للإيرادات، و5 للمصروفات. ويجب أن تتبعه خانة إضافية واحدة على الأقل. فمثلًا، 101 رقم صالح لحساب أصول، أما 1 وحده فليس صالحًا.
  • يبدأ رقم الحساب الفرعي بالرقم الكامل لحسابه الرئيسي، وتتبعه خانة إضافية واحدة على الأقل. فمثلًا، أرقام الحسابات الفرعية للحساب الرئيسي 111 هي 11101 و11102 وهكذا.
  • يمكن أن يتكوّن الرقم من 50 خانة كحد أقصى.
  • لا يمكن أن يكون لحسابين نفس الرقم.

عند ترك حقل Account No فارغًا، يُنشئ MyCloudBook الرقم التالي. فهو يأخذ آخر رقم بين الحسابات التي لها نفس النوع ونفس الحساب الرئيسي. ثم يحذف بادئة النوع أو بادئة الحساب الرئيسي، ويضيف واحدًا إلى الجزء المتبقي، ثم يعيد البادئة. ويحصل أول حساب في النوع على البادئة متبوعة بـ 01، مثل 101. ويحصل أول حساب فرعي للحساب الرئيسي 111 على الرقم 11101. ويحافظ الجزء المُنشأ على عدد خاناته.

عند تغيير رقم حساب رئيسي، يعيد MyCloudBook كتابة أرقام جميع حساباته الفرعية، حتى يبقى رقم الحساب الرئيسي بادئة لأرقامها. راجع تعديل حساب.

حسابات النظام

حساب النظام هو حساب يرحّل إليه MyCloudBook القيود تلقائيًا. فمثلًا، ترحّل كل فاتورة المبلغ الذي يدين به العميل إلى حساب Accounts Receivable، وترحّل كل فاتورة شراء المبلغ الذي تدين به الشركة إلى حساب Accounts Payable. وتُنشأ حسابات النظام مع الشركة. وتظهر بجانبها أيقونة قفل حمراء في دليل الحسابات.

حساب النظامالنوعيُستخدم في
Accounts Receivableالأصولالفواتير، وسندات القبض، والإشعارات الدائنة، وسندات رد المبالغ. والرصيد هو المجموع الذي يدين به العملاء للشركة.
Accounts Payableالالتزاماتفواتير الشراء ودفعات فواتير الشراء. والرصيد هو المجموع الذي تدين به الشركة لمورّديها.
Tax Payableالالتزاماتضريبة المبيعات في الفواتير والإيصالات والإشعارات الدائنة، والدفعات الضريبية والاستردادات الضريبية والتسويات الضريبية في مركز ضريبة المبيعات. ولا يمكن لفواتير الشراء والمصروفات استخدام هذا الحساب.
Owner's Equityحقوق الملكيةرأس مال مالك الشركة.
Opening Balance Equityحقوق الملكيةالطرف المقابل للأرصدة الافتتاحية التي تُدخل عندما تبدأ الشركة في استخدام MyCloudBook.
Salesالإيراداتحساب الإيرادات الافتراضي لمستندات المبيعات. ويسمّيه قالب Retail Business باسم Sales Income.
Exchange Gain or Lossالمصروفاتالفرق الذي ينشأ عند تسوية مستند بعملة أجنبية بسعر صرف مختلف.

تنطبق القواعد التالية على حساب النظام:

  • لا يمكن حذفه. وتظهر الرسالة System Account can not be deleted.
  • نوعه وحسابه الرئيسي وعملته وخيار Is Cash فيه مقفلة في نافذة Update Account.
  • يمكن تغيير اسمه ورقمه ووصفه وملاحظته. فمثلًا، يمكنك إعادة تسمية حساب Sales إلى Sales Revenue.
  • عند إضافة عملة إلى شركة متعددة العملات، يُنشئ MyCloudBook حسابَي نظام إضافيين لهذه العملة: Accounts Receivable - CODE وAccounts Payable - CODE، حيث CODE هو رمز العملة، مثل EUR.

الحسابات الرئيسية والحسابات الفرعية

الحساب الرئيسي حساب أب. يجمع الحسابات الفرعية الموضوعة تحته، ويعرض مجموع أرصدتها. ولا يمكن استخدام الحساب الرئيسي في معاملة. وعند اختيار حساب رئيسي في مستند، يرفض MyCloudBook المستند ويعرض الرسالة You cannot use main accounts in the transaction.

الحساب الفرعي حساب موضوع تحت حساب رئيسي. وتُسجَّل عليه المعاملات بالطريقة المعتادة. ويمكن أن يكون الحساب الفرعي نفسه حسابًا رئيسيًا، لذلك يمكن أن يحتوي دليل الحسابات على أكثر من مستويين، مثل Property, Plant and Equipment، ثم Vehicles، ثم Delivery Vans.

تربط القواعد التالية بين الحساب الرئيسي وحساباته الفرعية:

  • للحساب الرئيسي وحساباته الفرعية نفس نوع الحساب. وتعرض قائمة Main Account في نافذة Add Account الحسابات الرئيسية للنوع المختار فقط.
  • يبدأ رقم الحساب الفرعي برقم حسابه الرئيسي.
  • يكون للحساب الفرعي من نوع الأصول أو الالتزامات نفس عملة حسابه الرئيسي.
  • لا يمكن أن يكون الحساب الرئيسي حسابًا نقديًا. ويُعطَّل خيار Is Cash عند تحديد Is Main.
  • لا يمكن حذف الحساب الرئيسي ما دامت له حسابات فرعية.
  • يُحدَّد خيار Is Main عند إنشاء الحساب. ولا يمكن تغييره لاحقًا.

إضافة حساب

  1. افتح دليل الحسابات.
  2. انقر على New. تُفتح نافذة Add Account.
  3. اختر نوع الحساب في حقل Account Type. وتصبح الحقول الأخرى متاحة حسب النوع.
  4. املأ الحقول التي يصفها الجدول أدناه. وحقل Account Name هو الحقل الوحيد الذي يجب أن تكتبه.
  5. انقر على Save. تُغلق النافذة، وتظهر رسالة تأكيد أعلى الصفحة، ويظهر الحساب الجديد في الشجرة.
نافذة Add Account في MyCloudBook وهي فارغة، مع تمييز كل حقل.
الشكل 4. نافذة Add Account قبل إدخال أي قيمة.
  1. 1Account Type. مطلوب.
  2. 2Is Main. يجعل الحساب حسابًا رئيسيًا.
  3. 3Main Account. الحساب الأب للحساب الجديد. وتصبح القائمة متاحة بعد اختيار النوع.
  4. 4Is Cash. متاح لحسابات الأصول التي ليست حسابات رئيسية.
  5. 5Account No. اختياري. اتركه فارغًا ليُنشئ النظام رقمًا تلقائيًا.
  6. 6Account Name. مطلوب.
  7. 7Description. اختياري.
  8. 8Note. اختياري.
  9. 9Save. يتحقق من القيم ويحفظ الحساب.
  10. 10Cancel. يغلق النافذة دون حفظ.

حقول نافذة Add Account

الحقلمطلوبالغرض والقواعد
Account Type مطلوب نوع الحساب: Asset أو Liability أو Equity أو Income أو Expenses. اختره أولًا. ويحدّد النوع الخانة الأولى من رقم الحساب، والرصيد الطبيعي للحساب، والتقرير الذي يظهر فيه الحساب. ويحدّد أيضًا الحقول المتاحة: خيار Is Cash متاح لحسابات الأصول فقط، وحقل Currency متاح لحسابات الأصول والالتزامات فقط. ولا يمكن تغيير النوع بعد حفظ الحساب. ولتغيير نوع حساب غير مستخدم، احذف الحساب وأنشئه من جديد.
Is Main اختياري حدّده لجعل الحساب حسابًا رئيسيًا. يجمع الحساب الرئيسي حسابات فرعية ويعرض مجموع أرصدتها. ولا يمكن استخدامه في معاملة. وعند تحديد Is Main، يُعطَّل خيار Is Cash. ولا يمكن تغيير هذا الخيار بعد حفظ الحساب.
Main Account اختياري الحساب الأب الذي يوضع الحساب الجديد تحته. وتصبح القائمة قابلة للفتح بعد اختيار Account Type، وتعرض الحسابات الرئيسية لهذا النوع فقط على شكل شجرة. ويؤدي النقر على حساب في القائمة إلى اختياره وإغلاق القائمة. ويمسح زر × في نهاية الحقل الاختيار. ويجب أن يبدأ رقم الحساب الجديد برقم الحساب الرئيسي. وفي حسابات الأصول والالتزامات، يجب أن تكون عملة الحساب الجديد هي عملة الحساب الرئيسي. اترك الحقل فارغًا لوضع الحساب تحت نوعه مباشرة.
Is Cash اختياري يميّز الحساب بوصفه حسابًا لأموال نقدية أو بنكية. حدّده لحساب بنكي، أو لدرج النقدية، أو لصندوق النثريات، أو لحساب توفير. ويعرض الحساب النقدي كلمة (Cash) في دليل الحسابات، ويمكن لوحدة Banking ربط بنك به، وتعامل قائمة التدفقات النقدية حركاته بوصفها حركات نقدية. ويتوفر الخيار لحسابات الأصول فقط، ولا يتوفر للحسابات الرئيسية. وفي الأنواع الأخرى، يحفظ النظام الخيار بوصفه غير محدد.
Account No اختياري رقم الحساب. اترك الحقل فارغًا، وسيُنشئ MyCloudBook الرقم المتاح التالي، كما هو موضح في رقم الحساب. ويجب أن يتكوّن الرقم المكتوب من أرقام فقط، وأن يبدأ برقم النوع أو برقم الحساب الرئيسي، وأن تتبعه خانة إضافية واحدة على الأقل، وألا يكون مستخدمًا لحساب آخر. ويمكن أن يتكوّن الرقم من 50 خانة كحد أقصى.
Account Name مطلوب اسم الحساب، بحد أقصى 100 حرف. ويجب ألا يتكرر الاسم في الشركة. ولا تفرّق المقارنة بين الأحرف الكبيرة والصغيرة، لذلك يُعد Utilities وutilities نفس الاسم. وتُحذف المسافات من بداية الاسم ونهايته.
Currency اختياري عملة الحساب. لا يظهر الحقل إلا عند تفعيل تعدد العملات في Settings ثم Preferences. ويكون متاحًا لحسابات الأصول والالتزامات، وتكون قيمته الأولية هي العملة الرئيسية للشركة. وفي حسابات حقوق الملكية والإيرادات والمصروفات يكون مقفلًا على العملة الرئيسية. ويجب أن تكون عملة الحساب الفرعي هي عملة حسابه الرئيسي. ولا يمكن تغيير العملة بعد حفظ الحساب.
Description اختياري نص بحد أقصى 1000 حرف يشرح الغرض من الحساب. ويُضمَّن الوصف في ملف CSV الذي يُصدَّر.
Note اختياري نص بحد أقصى 1000 حرف للملاحظات الداخلية، مثل فرع البنك لحساب بنكي. وتُضمَّن الملاحظة في ملف CSV الذي يُصدَّر.

تحتوي قائمة Account Type على الأنواع الخمسة. ويعرض الشكل 5 القائمة مفتوحة.

نافذة Add Account مع قائمة Account Type مفتوحة، وتظهر فيها Asset وLiability وEquity وIncome وExpenses.
الشكل 5. قائمة Account Type.
  1. 1أنواع الحسابات الخمسة. ويحدّد النوع المختار الحقول الأخرى المتاحة.

مثال: حساب رئيسي

ينشئ هذا المثال الحساب الرئيسي Property, Plant and Equipment تحت نوع الأصول. وتُنشأ الحسابات الفرعية للآلات والأثاث في المثال التالي.

  1. انقر على New.
  2. اختر Asset في حقل Account Type.
  3. حدّد Is Main. ويصبح خيار Is Cash معطّلًا، لأن الحساب الرئيسي لا يمكن أن يكون حسابًا نقديًا.
  4. اترك حقل Account No فارغًا. يُنشئ النظام الرقم التالي لنوع الأصول، وهو في هذا المثال 111.
  5. اكتب اسم الحساب في حقل Account Name: Property, Plant and Equipment.
  6. اكتب وصفًا في حقل Description إذا أردت، ثم انقر على Save.
نافذة Add Account مملوءة لحساب رئيسي من نوع الأصول.
الشكل 6. نافذة Add Account لحساب رئيسي.
  1. 1حقل Account Type مضبوط على Asset.
  2. 2خيار Is Main محدد.
  3. 3خيار Is Cash معطّل، لأن الحساب الرئيسي لا يمكن أن يكون حسابًا نقديًا.
  4. 4حقل Account No متروك فارغًا. ويُنشئ النظام الرقم.
  5. 5حقل Account Name.
  6. 6Save.

بعد الحفظ، تُغلق النافذة، وتظهر الرسالة Document Saved Successfully أعلى الصفحة لبضع ثوانٍ، ويُعاد تحميل الشجرة. ويظهر الحساب الرئيسي الجديد تحت نوع الأصول بأيقونة مجلد والرقم 111.

دليل الحسابات بعد الحفظ، مع رسالة التأكيد في الأعلى والحساب الرئيسي الجديد في الشجرة.
الشكل 7. رسالة التأكيد بعد الحفظ.
  1. 1رسالة التأكيد. تختفي تلقائيًا بعد بضع ثوانٍ.

مثال: حساب فرعي

ينشئ هذا المثال الحساب الفرعي Espresso Machines تحت الحساب الرئيسي Property, Plant and Equipment.

  1. انقر على New.
  2. اختر Asset في حقل Account Type. ويصبح حقل Main Account متاحًا، ويُحمِّل الحسابات الرئيسية لنوع الأصول.
  3. انقر على سهم حقل Main Account. تُفتح قائمة الحسابات الرئيسية على شكل شجرة. انقر على Property, Plant and Equipment. تُغلق القائمة ويعرض الحقل الحساب المختار.
  4. اترك حقل Account No فارغًا. يُنشئ النظام الرقم من رقم الحساب الرئيسي، وهو في هذا المثال 11101.
  5. اكتب اسم الحساب في حقل Account Name: Espresso Machines.
  6. انقر على Save.
نافذة Add Account مع قائمة Main Account مفتوحة، وتظهر فيها الحسابات الرئيسية لنوع الأصول.
الشكل 8. تعرض قائمة Main Account الحسابات الرئيسية للنوع المختار.
  1. 1السهم الذي يفتح القائمة. وتمسح علامة × المجاورة له الحساب الرئيسي المختار.
  2. 2الحسابات الرئيسية لنوع الأصول. ويؤدي النقر على حساب إلى اختياره وإغلاق القائمة.
نافذة Add Account مملوءة لحساب فرعي تحت الحساب الرئيسي Property, Plant and Equipment.
الشكل 9. نافذة Add Account لحساب فرعي.
  1. 1حقل Account Type مضبوط على Asset، وهو نوع الحساب الرئيسي.
  2. 2حقل Main Account مضبوط على Property, Plant and Equipment.
  3. 3حقل Account No متروك فارغًا. ويبدأ الرقم المُنشأ برقم الحساب الرئيسي.
  4. 4حقل Account Name.
  5. 5Description.

يعرض الشكل 10 الشجرة بعد إضافة حساب فرعي ثانٍ بنفس الطريقة، وهو Furniture and Fixtures. ويظهر الحسابان الفرعيان تحت الحساب الرئيسي بالرقمين 11101 و11102.

شجرة دليل الحسابات مع حساب رئيسي وحسابيه الفرعيين وحساب نقدي.
الشكل 10. حساب رئيسي له حسابان فرعيان، وحساب نقدي جديد.
  1. 1الحساب الرئيسي، ويظهر بأيقونة مجلد. ورصيده هو مجموع أرصدة حساباته الفرعية.
  2. 2حساب فرعي. يبدأ رقمه برقم الحساب الرئيسي.
  3. 3حساب نقدي، تميّزه كلمة (Cash). ويُنشأ في المثال التالي.

مثال: حساب نقدي

ينشئ هذا المثال الحساب النقدي Cash Register Float، الذي يحتوي على العملات المعدنية والأوراق النقدية الصغيرة التي تُحفظ في درج النقدية لإعادة الباقي للعملاء.

  1. انقر على New.
  2. اختر Asset في حقل Account Type. ويصبح خيار Is Cash متاحًا.
  3. حدّد Is Cash.
  4. اكتب اسم الحساب في حقل Account Name: Cash Register Float.
  5. انقر على Save.
نافذة Add Account مملوءة لحساب نقدي.
الشكل 11. نافذة Add Account لحساب نقدي.
  1. 1حقل Account Type مضبوط على Asset. وخيار Is Cash متاح لهذا النوع فقط.
  2. 2خيار Is Cash محدد.
  3. 3حقل Account Name.

متى تحدّد خيار Is Cash؟ حدّده لكل حساب يحتوي على أموال تستطيع الشركة إنفاقها: الحسابات البنكية، وأدراج النقدية، وصناديق النثريات، وحسابات التوفير. ولا تحدّده للحسابات التي تحتوي على أصول أخرى، مثل المخزون أو المعدات أو المبالغ التي يدين بها العملاء. فوحدة Banking لا تربط البنك إلا بحساب نقدي أو بحساب من نوع الالتزامات، وقائمة التدفقات النقدية تقرأ الحسابات النقدية لاحتساب الحركات النقدية للفترة.

مثال: حساب بعملة أجنبية

عند تفعيل تعدد العملات في Settings ثم Preferences، تعرض نافذة Add Account حقل Currency. ويكون الحقل متاحًا لحسابات الأصول والالتزامات، مثل حساب بنكي باليورو أو قرض بالجنيه الإسترليني. وفي الأنواع الأخرى، يكون الحقل مقفلًا على العملة الرئيسية للشركة.

  1. انقر على New.
  2. اختر Asset أو Liability في حقل Account Type.
  3. اختر العملة في حقل Currency. وتحتوي القائمة على العملات التي أُضيفت إلى الشركة في Settings ثم Currencies.
  4. املأ الحقول الأخرى وانقر على Save.
نافذة Add Account لشركة متعددة العملات، مع حقل Currency متاحًا لحساب أصول.
الشكل 12. حقل Currency لحساب أصول.
  1. 1حقل Account Type مضبوط على Asset.
  2. 2حقل Currency. لا يظهر إلا عند تفعيل تعدد العملات. وقيمته الأولية هي العملة الرئيسية للشركة.
نافذة Add Account لشركة متعددة العملات، مع حقل Currency مقفلًا لحساب مصروفات.
الشكل 13. حقل Currency مقفل لحسابات حقوق الملكية والإيرادات والمصروفات.
  1. 1حقل Account Type مضبوط على Expenses.
  2. 2حقل Currency مقفل على العملة الرئيسية.

تنطبق القواعد التالية على عملة الحساب:

  • تُحدَّد العملة عند إنشاء الحساب. ولا يمكن تغييرها لاحقًا.
  • يجب أن تكون عملة الحساب الفرعي هي عملة حسابه الرئيسي. وإلا تظهر الرسالة Requested Account Currency & Main Account Currency must be the same.
  • يظهر رصيد الحساب بعملة الحساب. ويعرض دفتر أستاذ الحساب كل معاملة بعملة الحساب وبالعملة الرئيسية، مع سعر الصرف.

تعديل حساب

  1. في الشجرة، انقر على زر إجراءات الصف في نهاية صف الحساب. تُفتح قائمة الإجراءات.
  2. انقر على Edit. تُفتح نافذة Update Account وفيها قيم الحساب.
  3. غيّر القيم وانقر على Save.
قائمة إجراءات الصف لحساب، وفيها العناصر View Ledger وEdit وDelete.
الشكل 14. قائمة إجراءات الصف.
  1. 1View Ledger. يفتح دفتر أستاذ الحساب في تبويب جديد. والنقر المزدوج على الصف يؤدي نفس الوظيفة.
  2. 2Edit. يفتح نافذة Update Account.
  3. 3Delete. يطلب التأكيد ثم يحذف الحساب.

تحتوي نافذة Update Account على نفس حقول نافذة Add Account. وبعض الحقول مقفلة، لأن تغييرها يُفسد المعاملات المُرحَّلة إلى الحساب.

نافذة Update Account لحساب أنشأه مستخدم، مع تمييز الحقول المقفلة والحقول القابلة للتغيير.
الشكل 15. نافذة Update Account لحساب أنشأه مستخدم.
  1. 1حقل Account Type مقفل.
  2. 2خيار Is Main مقفل.
  3. 3حقل Main Account قابل للتغيير. راجع الملاحظة الخاصة برقم الحساب أدناه.
  4. 4حقل Account No قابل للتغيير.
  5. 5حقل Account Name قابل للتغيير.
  6. 6حقل Description قابل للتغيير.
  7. 7حقل Note قابل للتغيير.
الحقلحساب أنشأه مستخدمحساب النظام
Account Typeمقفلمقفل
Is Mainمقفلمقفل
Main Accountقابل للتغييرمقفل
Is Cashقابل للتغيير، لحسابات الأصول التي ليست حسابات رئيسيةمقفل
Account Noقابل للتغييرقابل للتغيير
Account Nameقابل للتغييرقابل للتغيير
Currencyمقفلمقفل
Description وNoteقابل للتغييرقابل للتغيير
نافذة Update Account لحساب النظام Accounts Receivable، مع تمييز الحقول المقفلة.
الشكل 16. نافذة Update Account لحساب نظام.
  1. 1حقل Account Type مقفل.
  2. 2خيار Is Main مقفل.
  3. 3حقل Main Account مقفل.
  4. 4خيار Is Cash مقفل.
  5. 5حقل Account Name قابل للتغيير.

نقل حساب تحت حساب رئيسي

لوضع حساب موجود تحت حساب رئيسي، افتح نافذة Update Account واختر الحساب الرئيسي في حقل Main Account. ويجب أن يبدأ رقم الحساب برقم الحساب الرئيسي الجديد. امسح حقل Account No ليُنشئ النظام رقمًا مناسبًا، أو اكتب رقمًا يبدأ برقم الحساب الرئيسي. وإذا بقي الرقم كما هو، تظهر الرسالة Account number must start with 'X'، حيث X هو رقم الحساب الرئيسي.

تغيير رقم حساب رئيسي

عند تغيير رقم حساب رئيسي، يعيد MyCloudBook كتابة أرقام جميع الحسابات الفرعية التي تحته، في كل المستويات. ويحتفظ كل حساب فرعي بالجزء من رقمه الذي يلي الرقم القديم للحساب الرئيسي، ويحصل على الرقم الجديد للحساب الرئيسي بوصفه بادئة. فمثلًا، عندما يتغير رقم الحساب الرئيسي من 111 إلى 150، يتغير رقم حسابه الفرعي من 11101 إلى 15001.

حذف حساب

  1. في الشجرة، انقر على زر إجراءات الصف في نهاية صف الحساب.
  2. انقر على Delete. تعرض نافذة تأكيد اسم الحساب.
  3. انقر على Yes لحذف الحساب، أو على No للاحتفاظ به.
نافذة تأكيد الحذف التي تعرض اسم الحساب وزرّي Yes وNo.
الشكل 17. تأكيد الحذف.
  1. 1نافذة التأكيد. يحذف زر Yes الحساب، ويحتفظ زر No به.

الحذف نهائي. لذلك يتحقق MyCloudBook، قبل حذف الحساب، من أنه لا يوجد في الشركة شيء يعتمد عليه. وعند تحقق أحد الشروط التالية، يُحتفظ بالحساب وتظهر رسالة تذكر السبب.

الشرطالرسالةالإجراء
الحساب حساب رئيسي له حسابات فرعية.You can not delete the account 'X', because it is a parent account for 'Y'احذف الحسابات الفرعية أولًا، أو انقلها إلى حساب رئيسي آخر.
الحساب حساب نظام.System Account can not be deleted.لا يمكن حذف حساب النظام. أعد تسميته إذا كان اسمه لا يناسب الشركة.
رُحِّلت معاملة إلى الحساب.You can not delete the Account 'X' because it's used in one or more transactions.احتفظ بالحساب. ويعرض دفتر أستاذ الحساب المعاملات.
يستخدم منتج أو خدمة الحساب بوصفه حساب الإيرادات أو المصروفات أو المخزون الخاص به.You can not delete the Account 'X' because it's used in one or more Item or service.افتح المنتج أو الخدمة في Sales ثم Products and Services، واختر حسابًا آخر.
يستخدم تكامل PayPal الحساب بوصفه حساب إيداع.You can not delete the Account 'X' because it's used as a 'Deposit Account' in 'PayPal integration Settings'.اختر حسابًا آخر في Settings ثم PayPal Integration.
يستخدم تكامل PayPal الحساب لتسجيل رسوم PayPal.You can not delete the Account 'X' because it's used as a 'PayPal Fee Account' in 'PayPal integration Settings'.اختر حسابًا آخر في Settings ثم PayPal Integration.
الحساب حساب افتراضي في إعدادات الشركة، مثل حساب الإيرادات الافتراضي للخدمات.You can not delete the Account 'X' because it's used as a default account in the company settings.اختر حسابًا آخر في Settings ثم Preferences.
الرسالة System Account can not be deleted، وتظهر بعد محاولة حذف حساب Accounts Receivable.
الشكل 18. لا يمكن حذف حساب النظام.
  1. 1الرسالة التي تذكر السبب.
الرسالة التي تظهر بعد محاولة حذف حساب رئيسي له حسابات فرعية.
الشكل 19. لا يمكن حذف حساب رئيسي له حسابات فرعية.
  1. 1تذكر الرسالة أول حساب فرعي للحساب الرئيسي.
الرسالة التي تظهر بعد محاولة حذف حساب مستخدم في معاملات.
الشكل 20. لا يمكن حذف حساب له معاملات.
  1. 1الرسالة التي تذكر السبب.

البحث وإعادة التحميل

يصفّي مربع Search في شريط الأدوات الشجرة أثناء الكتابة. وتُبقي التصفية كل حساب يحتوي اسمه أو رقمه على النص المكتوب، مع صف النوع الذي فوقه. ولا يُفرَّق بين الأحرف الكبيرة والصغيرة. ويُحدَّث عدد الصفوف المعروضة مع كل تغيير. وتمسح علامة × في نهاية المربع البحث، وتعرض الشجرة كاملة مرة أخرى. ويشمل البحث الاسم والرقم فقط. وكلمة (Cash) بعد الاسم علامة، وليست جزءًا من الاسم، لذلك يعثر النص cash على الحسابات التي يحتوي اسمها على هذه الكلمة، مثل Petty Cash، ولا يعثر على كل الحسابات النقدية.

دليل الحسابات بعد تصفيته بالنص cash، ويظهر فيه حسابان تحت نوع الأصول.
الشكل 21. الشجرة بعد تصفيتها بالنص cash.
  1. 1النص المكتوب. وتُبقي الشجرة الحسابات التي يحتوي اسمها أو رقمها على هذا النص.
  2. 2عدد الصفوف المعروضة، بما فيها صف النوع.
  3. 3تمسح علامة × البحث.

يعيد زر Reload قراءة دليل الحسابات من الخادم. استخدمه عندما يغيّر مستخدم آخر في الشركة دليل الحسابات، أو بعد ترحيل مستند عندما تريد رؤية الأرصدة الجديدة.

التصدير إلى ملف CSV

ينزّل زر Export to CSV دليل الحسابات بالكامل في ملف باسم Chart of Accounts.csv. ويحتوي الملف دائمًا على كل حسابات الشركة. ولا يقيّد مربع البحث محتوى الملف. ويُفتح ملف CSV في Microsoft Excel وGoogle Sheets وفي كل برامج جداول البيانات. ويحتوي الملف على سطر واحد لكل حساب، بترتيب الشجرة، مع الأعمدة التالية.

العمودالمحتوى
Account Noرقم الحساب.
Account Nameاسم الحساب.
Account TypeAssets أو Liabilities أو Equity أو Income أو Expenses.
Is MainTrue للحساب الرئيسي، وFalse لغيره.
Parent Account Nameاسم الحساب الرئيسي. ويكون فارغًا للحساب الموضوع تحت نوعه مباشرة.
Descriptionوصف الحساب.
Noteملاحظة الحساب.
Currencyرمز عملة الحساب، مثل USD.

تبدو الأسطر الأولى من ملف شركة المثال كما يلي:

Account No,Account Name,Account Type,Is Main,Parent Account Name,Description,Note,Currency 101,Checking Account,Assets,False,,,,USD 102,Savings Account,Assets,False,,,,USD 103,Petty Cash,Assets,False,,,,USD 104,Accounts Receivable,Assets,False,,,,USD 111,"Property, Plant and Equipment",Assets,True,,"Long term assets of the coffee shop, such as machines and furniture.",,USD 11101,Espresso Machines,Assets,False,"Property, Plant and Equipment",Commercial espresso machines and grinders.,,USD

تُكتب القيمة التي تحتوي على فاصلة بين علامتي اقتباس مزدوجتين، كما يوضح المثال. ولا يحتوي الملف على الأرصدة. وتوجد الأرصدة في تقرير ميزان المراجعة.

عرض دفتر أستاذ الحساب

يعرض دفتر أستاذ الحساب كل معاملة مُرحَّلة إلى الحساب، مع الرصيد الجاري. ولفتحه، انقر على View Ledger في قائمة إجراءات الصف، أو انقر نقرًا مزدوجًا على صف الحساب. ويُفتح دفتر الأستاذ في تبويب جديد في صفحة Accounting، باسم Ledger #number (name).

يصف دليل دفتر الأستاذ شاشة دفتر الأستاذ: أعمدتها، والرصيد الجاري، وصفحات القائمة، وأعمدة الشركة متعددة العملات، وطريقة فتح مستند المعاملة من دفتر الأستاذ.

الرسائل ومعانيها

يعرض الجدول التالي الرسائل التي يمكن أن تظهر في دليل الحسابات عند رفض قيمة، مع السبب والإجراء المطلوب. ويرمز الحرف X في الرسالة إلى القيمة التي تذكرها الرسالة.

الرسالةالسببالإجراء
Some fields are not valid!حقل مطلوب فارغ. ويُميَّز الحقل باللون الأحمر في النافذة.اختر نوع الحساب في حقل Account Type، واكتب اسم الحساب في حقل Account Name.
Account number must contain only digits from 0 to 9.يحتوي الرقم المكتوب على حرف أو مسافة أو علامة ترقيم.اكتب أرقامًا فقط.
Account number must start with 'X'لا يبدأ الرقم المكتوب برقم النوع، ولا برقم الحساب الرئيسي.اكتب رقمًا يبدأ بـ X، أو امسح الحقل ليُنشئ النظام رقمًا تلقائيًا.
Account number must start with 'X' + one characterالرقم المكتوب هو البادئة وحدها، دون خانة بعدها.أضف خانة واحدة على الأقل بعد X.
The Account number 'X' already in use.يوجد حساب آخر بنفس الرقم المكتوب.اكتب رقمًا آخر، أو امسح الحقل ليُنشئ النظام رقمًا تلقائيًا.
The account name 'X' already in use.يوجد حساب آخر بنفس الاسم المكتوب. ولا يُفرَّق بين الأحرف الكبيرة والصغيرة.اكتب اسمًا آخر.
Account name should not exceed 100 characters.يزيد طول الاسم على 100 حرف.اختصر الاسم.
Only Main Accounts can be Selected as Main Account.الحساب المختار في حقل Main Account ليس حسابًا رئيسيًا.اختر حسابًا أُنشئ مع تحديد خيار Is Main.
Requested Account Currency & Main Account Currency must be the same.تختلف عملة الحساب الجديد عن عملة الحساب الرئيسي.اختر عملة الحساب الرئيسي، أو اختر حسابًا رئيسيًا آخر.
Account Currency & Main Account Currency must be the same.نُقل حساب موجود تحت حساب رئيسي بعملة مختلفة.اختر حسابًا رئيسيًا بنفس عملة الحساب.
System Account can not be deleted.الحساب حساب نظام.احتفظ بالحساب. وأعد تسميته إذا لزم الأمر.
You can not delete the account 'X', because it is a parent account for 'Y'الحساب حساب رئيسي له حسابات فرعية.احذف الحسابات الفرعية أو انقلها أولًا.
You can not delete the Account 'X' because it's used in one or more transactions.رُحِّلت معاملة إلى الحساب.احتفظ بالحساب.
You can not delete the Account 'X' because it's used in one or more Item or service.يستخدم منتج أو خدمة هذا الحساب.غيّر حساب المنتج أو الخدمة أولًا.
You can not delete the Account 'X' because it's used as a 'Deposit Account' in 'PayPal integration Settings'.يودِع تكامل PayPal المبالغ في هذا الحساب.غيّر حساب الإيداع في Settings ثم PayPal Integration.
You can not delete the Account 'X' because it's used as a 'PayPal Fee Account' in 'PayPal integration Settings'.يسجّل تكامل PayPal رسومه في هذا الحساب.غيّر حساب الرسوم في Settings ثم PayPal Integration.
You can not delete the Account 'X' because it's used as a default account in the company settings.الحساب حساب افتراضي في Settings ثم Preferences.اختر حسابًا افتراضيًا آخر أولًا.
The Account 'X' Is Main Account. You cannot use main accounts in the transaction.اختير حساب رئيسي في مستند، مثل بند في فاتورة أو في قيد يومية.اختر حسابًا فرعيًا أو حسابًا آخر ليس حسابًا رئيسيًا.
The account 'X' can not be a bank. A bank is a cash account or a liability account.في وحدة Banking، اختير حساب لبنك، وهذا الحساب ليس حسابًا نقديًا ولا حسابًا من نوع الالتزامات.حدّد خيار Is Cash في الحساب، أو اختر حسابًا آخر.

تعرض الأشكال الثلاثة التالية ثلاثًا من هذه الرسائل على الشاشة.

نافذة Add Account مع حقل Account Name فارغ والرسالة Some fields are not valid.
الشكل 23. حقل Account Name مطلوب.
  1. 1حقل Account Name الفارغ.
  2. 2رسالة التحقق.
نافذة Add Account مع الرقم 999 لحساب مصروفات والرسالة Account number must start with 5.
الشكل 24. رقم حساب لا يبدأ برقم النوع.
  1. 1حقل Account No وفيه الرقم المكتوب. يجب أن يبدأ رقم حساب المصروفات بالرقم 5.
  2. 2رسالة الخادم.
نافذة Add Account مع الاسم Utilities والرسالة The account name Utilities already in use.
الشكل 25. اسم حساب موجود مسبقًا.
  1. 1حقل Account Name وفيه الاسم المكتوب. ويوجد في الشركة حساب بهذا الاسم مسبقًا.
  2. 2رسالة الخادم.

أسئلة وأجوبة

أين يوجد دليل الحسابات في MyCloudBook؟

انقر على Accounting في قائمة التنقل اليسرى. يُفتح دليل الحسابات في التبويب الأول من صفحة Accounting، بجانب تبويبَي Journal وTransfers.

ما أنواع الحسابات التي يدعمها MyCloudBook؟

خمسة أنواع: الأصول (1)، والالتزامات (2)، وحقوق الملكية (3)، والإيرادات (4)، والمصروفات (5). ورقم النوع هو الخانة الأولى من رقم كل حساب من هذا النوع. ولحسابات الأصول والمصروفات رصيد مدين. ولحسابات الالتزامات وحقوق الملكية والإيرادات رصيد دائن.

هل يجب أن أكتب رقم الحساب؟

لا. عند ترك حقل Account No فارغًا، يُنشئ MyCloudBook الرقم المتاح التالي. ويجب أن يتكوّن الرقم المكتوب من أرقام فقط، وأن يبدأ برقم النوع أو برقم الحساب الرئيسي، وأن تتبعه خانة إضافية واحدة على الأقل، وألا يكون مستخدمًا لحساب آخر.

ما الحساب الرئيسي؟

الحساب الرئيسي حساب أب يجمع تحته حسابات فرعية. ولا يمكن استخدامه في معاملة. ورصيده هو مجموع أرصدة حساباته الفرعية. ويُحدَّد خيار Is Main عند إنشاء الحساب، ولا يمكن تغييره لاحقًا.

ما وظيفة خيار Is Cash؟

يميّز خيار Is Cash حساب الأصول بوصفه حسابًا لأموال نقدية أو بنكية. ويعرض الحساب كلمة (Cash) في دليل الحسابات، ويمكن لوحدة Banking ربط بنك به، وتعامله قائمة التدفقات النقدية بوصفه نقدًا. ويتوفر الخيار لحسابات الأصول التي ليست حسابات رئيسية.

لماذا لا أستطيع حذف حساب؟

لا يمكن حذف الحساب إذا كان حساب نظام، أو حسابًا رئيسيًا له حسابات فرعية، أو مستخدمًا في معاملة، أو إذا كان منتج أو خدمة يستخدمه، أو إذا كان تكامل PayPal يستخدمه، أو إذا كان حسابًا افتراضيًا في إعدادات الشركة. وتذكر الرسالة السبب. راجع حذف حساب.

ما الحسابات التي تُعد حسابات نظام؟

حسابات Accounts Receivable وAccounts Payable وOwner's Equity وSales وExchange Gain or Loss وTax Payable وOpening Balance Equity. تُنشأ هذه الحسابات مع الشركة، وتظهر بجانبها أيقونة قفل حمراء، ولا يمكن حذفها. ونوعها وحسابها الرئيسي وعملتها وخيار Is Cash فيها مقفلة.

هل يمكن أن يكون للحساب عملة أجنبية؟

نعم، عند تفعيل تعدد العملات في Settings ثم Preferences. ولا يمكن أن تكون للحساب عملة غير العملة الرئيسية إلا إذا كان من حسابات الأصول أو الالتزامات. وتُحدَّد العملة عند إنشاء الحساب، ولا يمكن تغييرها لاحقًا. ويجب أن تكون عملة الحساب الفرعي هي نفس عملة حسابه الرئيسي.

هل يمكنني تغيير نوع الحساب؟

لا. يُقفل النوع بعد الحفظ الأول، لأن معاملات الحساب والتقارير تعتمد عليه. وإذا كان الحساب غير مستخدم، احذفه وأنشئه من جديد بالنوع الصحيح.

لماذا لا يعرض عمود Balance أي قيمة لحساب الإيرادات أو المصروفات؟

يعرض دليل الحسابات رصيد حسابات قائمة المركز المالي فقط: الأصول والالتزامات وحقوق الملكية. أما رصيد حساب الإيرادات أو المصروفات فيرتبط بفترة. ويظهر في قائمة الدخل للفترة المختارة، وفي دفتر أستاذ الحساب.