العملاء

نظرة عامة

العميل شخص أو شركة تشتري من شركتك. يحتفظ MyCloudBook بسجل واحد لكل عميل يتضمن الاسم، ومسؤول الاتصال الرئيسي، وعنوان الفوترة، وعنوان الشحن. ويذكر كل مستند مبيعات، مثل الفاتورة أو الإيصال أو عرض السعر أو سند القبض، اسم عميل.

رصيد العميل هو المبلغ المستحق عليه. لا يخزّن MyCloudBook هذا الرصيد في سجل العميل، بل يحسبه من الحركات على حساب Accounts Receivable التي تحمل اسم العميل. تزيد الفاتورة غير المدفوعة الرصيد، ويخفضه سند القبض أو الإشعار الدائن. ويشرح دليل دفتر اليومية كيف يمكن لقيد يومية يدوي أن يسجّل حركة على العميل أيضًا.

شاشات العملاء هي:

• قائمة العملاء، وهي التبويب الأول في صفحة Sales؛
• نافذة Add Customer، وتُستخدم أيضًا لتعديل عميل (Update Customer)؛
• شاشة معلومات العميل، مع الرصيد وكشف الحساب والمستندات والمرفقات والملاحظات لعميل واحد.

كيفية فتح الشاشة

1. في قائمة التنقل اليسرى، انقر على Sales.
2. تبويب Customers هو التبويب الأول في صفحة Sales، ويُفتح افتراضيًا.

تحتوي صفحة Sales على التبويبات Customers وInvoices & Receipts وPayments & Refunds وProducts & Services. ويظهر تبويب خامس هو Subscriptions عند تفعيل خدمات الاشتراك في إعدادات الشركة.

قائمة العملاء

تعرض القائمة صفًا واحدًا لكل عميل، وتُرتَّب الصفوف أبجديًا حسب الاسم المعروض، بحد أقصى مئة عميل في الصفحة. ويعرض الشكل الأول القائمة مع تعليم كل جزء منها.

1. 1تبويب Customers.
2. 2Add New Customer. يفتح نافذة Add Customer.
3. 3Search. يبحث عن العملاء بالاسم أو الرقم أو المؤسسة أو مسؤول الاتصال أو البريد الإلكتروني أو الهاتف أو العنوان. اضغط Enter للبحث.
4. 4Clear. يزيل نص البحث ويعيد عامل تصفية الحالة إلى Only Active.
5. 5Export to CSV. ينزّل العملاء الذين يطابقون عامل التصفية الحالي في ملف CSV.
6. 6Contact No. رقم العميل.
7. 7Contact Display Name. اسم العميل.
8. 8Organization. اسم المؤسسة.
9. 9Primary Contact. الاسم الأول والأوسط والأخير لمسؤول الاتصال.
10. 10Primary Contact Email. البريد الإلكتروني لمسؤول الاتصال.
11. 11AR Balance. المبلغ المستحق على العميل. وتعني الخلية الفارغة أن الرصيد صفر.
12. 12زر إجراءات الصف. يفتح قائمة تحتوي على Edit وDelete.
13. 13شريط أدوات التنقل بين الصفحات.

لعامل تصفية الحالة على يسار حقل البحث ثلاث قيم: Only Active (القيمة الافتراضية)، وOnly Inactive، وShow All. والنقر المزدوج على صف يفتح شاشة معلومات العميل.

1. 1عامل تصفية الحالة.
2. 2قيم عامل التصفية الثلاث.

1. 1Edit. يفتح نافذة Update Customer.
2. 2Delete. يحذف العميل بعد التأكيد.

إضافة عميل

1. في قائمة العملاء، انقر على Add New Customer. تُفتح نافذة Add Customer.
2. اكتب Display Name. هذا هو الحقل المطلوب الوحيد. واكتب Customer No وOrganization Name إذا كنت تستخدمهما.
3. في تبويب Primary Contact Person، اكتب اسم مسؤول الاتصال، ومسماه الوظيفي، وعناوين بريده الإلكتروني، وأرقام هواتفه.
4. في تبويب Billing & Shipping Address، اكتب عنوان الفوترة وعنوان الشحن.
5. انقر على Save. تُغلق النافذة، وتظهر رسالة تأكيد، ويُضاف العميل إلى القائمة.

1. 1Customer No. رقم اختياري للعميل.
2. 2Display Name. اسم العميل. مطلوب.
3. 3Organization Name. الاسم القانوني للمؤسسة.
4. 4Status. Active أو Inactive.
5. 5التبويبات Primary Contact Person وBilling & Shipping Address وCustom Fields.
6. 6First Name.
7. 7Middle Name.
8. 8Last Name.
9. 9Job Title.
10. 10Emails. عنوان بريد إلكتروني واحد أو أكثر، تفصل بينها فواصل.
11. 11Mobile.
12. 12Phone.
13. 13Fax.
14. 14Save. يتحقق من الحقول ويحفظ العميل.
15. 15Cancel. يغلق النافذة دون حفظ.

1. 1Billing Address. العنوان المطبوع على الفواتير.
2. 2Shipping Address. العنوان الذي تُسلَّم إليه البضائع.
3. 3Street. الشارع ورقم المبنى. يقبل الحقل عدة أسطر.
4. 4City/Town.
5. 5State/Province.
6. 6Zip Code.
7. 7Country.

يعرض تبويب Custom Fields الحقول المخصصة التي عرّفتها الشركة للعملاء في Settings ثم Custom Fields. يمكن أن يكون الحقل المخصص نصًا أو رقمًا أو تاريخًا أو قائمة قيم. ويكون التبويب فارغًا إذا لم تكن لدى الشركة حقول مخصصة للعملاء.

شاشة معلومات العميل

يفتح النقر المزدوج على عميل في القائمة شاشة معلومات العميل في تبويب جديد من صفحة Sales. يحمل التبويب اسم العميل. ويعرض الجزء الأيسر بيانات العميل، ويضم الجزء الأيمن أربعة تبويبات.

1. 1زر إعادة التحميل. يعيد قراءة بيانات العميل.
2. 2Edit Info. يفتح نافذة Update Customer. ويفتح سهم الزر قائمة تحتوي على Delete.
3. 3الاسم المعروض، ورقم العميل إن وُجد.
4. 4Account Receivable Balance: المبلغ المستحق على العميل. يكون الخط تحت المبلغ أحمر للرصيد الموجب، وأخضر للرصيد السالب، وأسود للرصيد الصفري.
5. 5التفاصيل: المؤسسة، والحالة، ومسؤول الاتصال الرئيسي، والبريد الإلكتروني، والهاتف، والعناوين.
6. 6التبويبات Statement، وDocuments، وAttachments، وNotes.
7. 7كشف حساب العميل.

تعديل عميل

انقر على Edit في قائمة إجراءات الصف في قائمة العملاء، أو على Edit Info في شاشة معلومات العميل. تُفتح نافذة Update Customer بقيم العميل. غيّر القيم وانقر على Save. وتعرض القائمة وشاشة المعلومات المفتوحة القيم الجديدة فورًا.

1. 1عنوان النافذة Update Customer.
2. 2تُحمَّل قيم العميل في النافذة.
3. 3Status.
4. 4Save.

جعل العميل غير نشط

يمكن جعل العميل الذي لم يعد يشتري غير نشط بدلًا من حذفه. افتح نافذة Update Customer، واضبط Status على Inactive، وانقر على Save. يختفي العميل من القائمة ما دام عامل التصفية على Only Active. وتبقى مستنداته ورصيده وكشف حسابه دون تغيير. اضبط عامل التصفية على Only Inactive أو Show All لرؤيته مرة أخرى، وأعد الحالة إلى Active لاستخدامه كما كان من قبل.

1. 1Status مضبوط على Inactive.
2. 2Save.

1. 1عامل التصفية مضبوط على Only Inactive.
2. 2العميل غير النشط.

حذف عميل

1. انقر على Delete في قائمة إجراءات الصف في قائمة العملاء، أو على سهم Edit Info ثم على Delete في شاشة معلومات العميل.
2. تذكر رسالة التأكيد اسم العميل. انقر على Yes لحذفه، أو على No للاحتفاظ به.

1. 1تذكر رسالة التأكيد اسم العميل.

لا يمكن حذف العميل إلا إذا لم تذكره أي حركة يومية، أي إذا لم يستخدمه أي مستند أو قيد يومية في الشركة. وإلا يرفض الخادم الحذف. اجعل مثل هذا العميل غير نشط بدلًا من ذلك. وعند حذف العميل، يُحذف معه مسؤول الاتصال والعناوين وكشوف الحساب المحفوظة له.

1. 1رسالة الخادم.

تصدير العملاء

ينزّل زر Export to CSV العملاء الذين يطابقون عامل التصفية الحالي في الملف Customer-List.csv. يحتوي الملف على سطر لكل عميل، مع الأعمدة: Contact No، وDisplay Name، وOrganization، وFirst Name، وMiddle Name، وLast Name، وJob Title، وEmail، وPhone، وMobile، وFax، وأعمدة عنوان الفوترة الستة (Line1، وLine2، وCity، وState، وZip، وCountry)، وأعمدة عنوان الشحن الستة، وType، وCategory، وActive. ويتجاهل التصدير تقسيم الصفحات، ويشمل كل العملاء الذين يطابقون عامل التصفية.

الرسائل ومعانيها

أسئلة وأجوبة

كيف أضيف عميلًا في MyCloudBook؟

افتح Sales ثم Customers، وانقر على Add New Customer. اكتب Display Name، وهو الحقل المطلوب الوحيد، وأضف مسؤول الاتصال والعناوين، ثم انقر على Save.

أين أرى المبلغ المستحق على العميل؟

يعرض عمود AR Balance في قائمة العملاء، وقيمة Account Receivable Balance في شاشة معلومات العميل، المبلغ المستحق على العميل. ويحسب MyCloudBook هذا المبلغ من الحركات على حساب Accounts Receivable.

لماذا لا أستطيع حذف عميل؟

لا يمكن حذف عميل مستخدم في أي مستند أو قيد يومية، لأن الدفاتر ستفقد سجل معاملاته. اضبط حالة العميل على Inactive بدلًا من ذلك.

هل يمكن أن يحمل عميل ومورّد نفس الاسم؟

نعم. يجب أن يكون الاسم المعروض فريدًا بين العملاء فقط. أما رقم العميل فيجب أن يكون فريدًا بين جميع عملاء الشركة ومورّديها.

كيف أرسل كشف حساب إلى عميل؟

افتح العميل بنقرة مزدوجة، واختر التاريخين From وTo في تبويب Statement، ثم انقر على سهم Print واختر Send. يحفظ MyCloudBook كشف الحساب، ويفتح نافذة البريد الإلكتروني مع كشف الحساب مرفقًا بصيغة PDF.

هل يمكنني استيراد العملاء من ملف؟

نعم. يستورد المستورد الذكي في Settings العملاءَ من ملف.

أدلة ذات صلة

• الفواتير والإيصالات. مستندات مبيعات العميل.
• سندات القبض. المبالغ المستلمة من العميل مقابل فواتيره.
• إشعارات دائنة. المبالغ المقيدة لصالح العميل.
• دفتر اليومية. قيود اليومية اليدوية، ومنها القيود على حساب Accounts Receivable.
• دفتر الأستاذ. حركات حساب Accounts Receivable، مع عميل كل حركة.
• المستورد الذكي. استيراد العملاء من ملف.