الانتقال إلى المحتوى الرئيسي

عروض الأسعار

يشرح هذا الدليل عروض الأسعار في MyCloudBook: إنشاء عرض السعر وإرساله، ورد العميل على صفحة العميل، والحالات وسجلها، وتحويل عرض السعر إلى فاتورة أو إيصال.

نظرة عامة

عرض السعر هو عرض أسعار يُقدَّم إلى العميل قبل البيع، ويتضمن المنتجات أو الخدمات، والكميات، والأسعار، والضرائب، وآخر يوم لسريان العرض. يستطيع العميل قبول عرض السعر أو رفضه على صفحة ويب يرسلها MyCloudBook بالبريد الإلكتروني. عندما يوافق العميل، تُنشأ فاتورة أو إيصال من عرض السعر بنقرة واحدة.

ليس لعرض السعر أي أثر محاسبي: فهو لا يُنشئ قيد يومية، ولا حركة مخزون، ولا رصيدًا على العميل. لعروض الأسعار تسلسل أرقام خاص بها، منفصل عن تسلسل الفواتير.

تظهر عروض الأسعار في تبويب Invoices & Receipts في صفحة Sales، وتستخدم نفس شاشة الفاتورة. يصف هذا الدليل ما هو مختلف. ويصف دليل الفواتير والإيصالات الأجزاء المشتركة: البنود، والضرائب، والخصومات، والإجماليات، والطباعة، والبريد الإلكتروني.

كيفية فتح الشاشة

  1. في قائمة التنقل اليسرى، انقر على Sales، ثم على تبويب Invoices & Receipts.
  2. لإظهار عروض الأسعار فقط، اضبط عامل التصفية Document Type على Estimate.
  3. لإنشاء عرض سعر، انقر على New ثم على New Estimate.

شاشة عرض السعر

شاشة عرض السعر هي شاشة الفاتورة مع الاختلافات التالية:

  • حقل الرقم هو Estimate No. لعروض الأسعار تسلسل أرقام خاص بها.
  • حقل التاريخ هو Expire Date، وهو آخر يوم لسريان العرض. هذا الحقل اختياري، وليس له قيمة افتراضية.
  • يحمل المبلغ المعروض بخط كبير التسمية AMOUNT، وتظهر حالة عرض السعر تحته.
  • لا يوجد زر Save as Draft، ولا زر Receive Payment، ولا تبويب Payments، ولا تبويب Credit Notes.
  • يوجد تبويب Status يعرض سجل الحالات.
  • بعد الحفظ، يظهر زر Create Invoice، وفي قائمته الخيار Create Receipt.
عرض سعر جديد للعميل Harbor View Catering، يتضمن ست ساعات من الخدمة Coffee Bar Installation، وتاريخ انتهائه 30 نوفمبر 2026.
الشكل 1. عرض سعر جديد جاهز للحفظ.
  1. 1Save. لا يمكن حفظ عرض السعر كمسودة.
  2. 2Save & Close.
  3. 3Create Copy. متاح بعد الحفظ.
  4. 4Template. قوالب عروض الأسعار فقط.
  5. 5Print Preview.
  6. 6Send. يرسل عرض السعر مع رابط صفحة العميل. متاح بعد الحفظ.
  7. 7Delete. متاح بعد الحفظ.
  8. 8Estimate No. القيمة 0 تعني الرقم التالي في تسلسل عروض الأسعار.
  9. 9Customer. مطلوب.
  10. 10Expire Date. آخر يوم لسريان العرض. اختياري.
  11. 11مبلغ عرض السعر، وحالته بعد الحفظ.
  12. 12التبويبات، ومنها تبويب Status.

الحقول

الحقلمطلوبالغرض والقواعد
Estimate Noمطلوباترك القيمة 0 ليأخذ عرض السعر الرقم التالي في تسلسل عروض الأسعار. يجب ألا يكون الرقم المكتوب مستخدمًا في عرض سعر آخر.
Refاختياريمرجع نصي حر، مثل موضوع العرض.
Dateمطلوبتاريخ عرض السعر. قيمته الأولية هي تاريخ اليوم.
Customerمطلوبالعميل الذي يتلقى العرض.
Expire Dateاختياريآخر يوم يستطيع فيه العميل قبول عرض السعر أو رفضه على صفحة العميل. بعد هذا اليوم ترفض الصفحة الرد. لا يغيّر هذا التاريخ حالة عرض السعر.
Projectاختيارييظهر عند تفعيل المشاريع.
Linesمطلوببند واحد على الأقل، كما في الفاتورة. راجع حقول الفاتورة.

الحالات

يبدأ عرض السعر الجديد بالحالة Pending. تتغير الحالة عندما يرد العميل على صفحة العميل، أو عندما ينقر مستخدم على Change Status في تبويب Status. يُحفَظ كل تغيير في السجل.

الحالةالمعنى وما تسمح به
Pendingالحالة الأولى بعد الحفظ، وهي الحالة الوحيدة التي يمكن فيها تغيير عرض السعر. يستطيع العميل قبوله أو رفضه.
Acceptedوافق العميل على العرض، على صفحة العميل أو بطريقة أخرى تسجّلها الشركة. لا يمكن تغيير عرض السعر.
Declinedرفض العميل العرض. ويجب ذكر سبب الرفض على صفحة العميل. لا يمكن تغيير عرض السعر.
Canceledسحبت الشركة العرض. لا يستطيع تعيين هذه الحالة إلا المستخدم. لا يمكن تغيير عرض السعر.

لا يمكن حفظ عرض سعر ليست حالته Pending. لتغييره، أعد حالته أولًا إلى Pending. يظل من الممكن طباعة عرض السعر المغلق وإرساله ونسخه وحذفه. ويمكن إنشاء فاتورة أو إيصال من عرض سعر مقبول.

عرض السعر رقم 3 بعد الحفظ، بالحالة Pending، مع زر Create Invoice.
الشكل 2. عرض السعر بعد الحفظ.
  1. 1يعرض التبويب رقم عرض السعر.
  2. 2Create Invoice، وفي قائمته Create Receipt.
  3. 3الحالة Pending.
  4. 4تبويب Status.
تبويب Status لعرض سعر، مع زر Change Status والأعمدة Status وDate وBy وNote.
الشكل 3. تبويب Status.
  1. 1Change Status.
  2. 2Status.
  3. 3Date. تاريخ التغيير ووقته.
  4. 4By. Company User للتغيير الذي يجريه مستخدم، وCustomer للرد الذي يقدمه العميل في صفحة العميل.
  5. 5Note. ملاحظة التغيير، أو سبب الرفض.

رد العميل

يرسل زر Send عرض السعر إلى العميل بالبريد الإلكتروني. تحتوي الرسالة على رابط إلى صفحة آمنة يرى فيها العميل عرض السعر ومبالغه وتاريخ انتهائه وحالته، ويستطيع تنزيله منها. ما دامت حالة عرض السعر Pending، تعرض الصفحة زرين:

  • يسجّل زر Accept Estimate القبول فورًا.
  • يطلب زر Decline Estimate ذكر سبب (حتى 1000 حرف)، ثم يسجّل الرفض.

يُقبَل الرد مرة واحدة فقط، وحتى تاريخ Expire Date فقط. بعد تاريخ الانتهاء تعرض الصفحة الرسالة The estimate #N expired on DATE. Please ask for a new estimate.

صفحة العميل لعرض السعر رقم 3، وفيها تفاصيل المستند، وملف PDF، وزر Accept Estimate وزر Decline Estimate.
الشكل 4. عرض السعر على صفحة العميل.
  1. 1Accept Estimate.
  2. 2Decline Estimate. يجب أن يذكر العميل سببًا.
صفحة العميل بعد القبول، وفيها الرسالة Thank you, the estimate is accepted.
الشكل 5. صفحة العميل بعد القبول.

بعد ذلك يُظهر عرض السعر في MyCloudBook الحالة Accepted، ويذكر السجل أن العميل هو صاحب الرد.

عرض السعر رقم 3 بالحالة Accepted، مع سجل الحالات: الحالة Pending بواسطة Company User، والحالة Accepted بواسطة Customer.
الشكل 6. عرض السعر بعد رد العميل.
  1. 1الحالة Accepted.
  2. 2السجل: الحالة Pending من الشركة، والحالة Accepted من العميل.

تغيير الحالة

  1. افتح عرض السعر وانقر على تبويب Status.
  2. انقر على Change Status. تعرض النافذة الحالات الأخرى غير الحالة الحالية.
  3. اختر الحالة الجديدة، واكتب ملاحظة عند الحاجة، ثم انقر على Save.
نافذة Change Estimate Status، وفيها قائمة Status، وحقل Note، وزر Save وزر Cancel.
الشكل 7. نافذة Change Estimate Status.
  1. 1عنوان النافذة.
  2. 2Status. الحالة الجديدة. تحتوي القائمة على الحالات الأخرى غير الحالة الحالية.
  3. 3Note. حتى 1000 حرف.
  4. 4Save.
  5. 5Cancel.
الرسالة The Estimate #3 is 'Accepted'. You cannot change it. Set the status back to Pending first.
الشكل 8. لا يمكن حفظ عرض سعر مغلق.
  1. 1رسالة الخادم.

إنشاء فاتورة أو إيصال

يفتح زر Create Invoice فاتورة جديدة مملوءة ببيانات عرض السعر: العميل، والمرجع، والتاريخ، والمشروع، والبنود، والعناوين. ويعرض سهم الزر الخيار Create Receipt لعملية بيع تُدفع فورًا. لم يُحفَظ المستند الجديد بعد: راجعه، واضبط تاريخ استحقاق الفاتورة، ثم انقر على Save.

زر Create Invoice لعرض سعر، وفي قائمته الخيار Create Receipt.
الشكل 9. زر Create Invoice والخيار Create Receipt.
  1. 1Create Invoice.
  2. 2Create Receipt.
فاتورة جديدة مُنشأة من عرض السعر رقم 3، وفيها العميل والمرجع وبند عرض السعر.
الشكل 10. الفاتورة المُنشأة من عرض السعر.
  1. 1تُفتح فاتورة جديدة.
  2. 2عميل عرض السعر.
  3. 3القيمة الأولية لتاريخ الاستحقاق هي تاريخ اليوم. اضبط تاريخ الاستحقاق الفعلي.
  4. 4بنود عرض السعر.

الرسائل ومعانيها

الرسالةالسببالإجراء
You must provide 'ContactId'.لم يُحدَّد عميل لعرض السعر.اختر العميل.
The Estimate #N is 'Accepted'. You cannot change it. Set the status back to Pending first.حالة عرض السعر ليست Pending.استخدم Change Status لتعيين الحالة Pending، ثم غيّر عرض السعر.
Error, Document No : [N] already in use.الرقم المكتوب مستخدم في عرض سعر آخر.أبقِ الرقم 0.
The Estimate #N is already 'Accepted'.الحالة الجديدة هي نفس الحالة الحالية.اختر حالة أخرى.
The note cannot be more than 1000 characters, it is N charactersملاحظة الحالة طويلة جدًا.اختصر الملاحظة.
The estimate #N expired on DATE. Please ask for a new estimate.رد العميل بعد تاريخ الانتهاء (Expire Date).غيّر تاريخ الانتهاء (Expire Date)، وأرسل عرض السعر مرة أخرى.
The estimate #N is 'Accepted'. You cannot answer it again. Please contact the company.رد العميل على عرض سعر ليست حالته Pending.لا يلزم اتخاذ أي إجراء، أو أعد الحالة إلى Pending.
Please tell us why you decline the estimate.رفض العميل عرض السعر دون ذكر سبب.يكتب العميل سببًا.
Thank you, the estimate is accepted.قبل العميل عرض السعر.لا يلزم اتخاذ أي إجراء.

أسئلة وأجوبة

كيف يقبل العميل عرض سعر في MyCloudBook؟

أرسل عرض السعر بالبريد الإلكتروني. تحتوي الرسالة على رابط إلى صفحة آمنة فيها زر Accept Estimate وزر Decline Estimate. يُسجَّل الرد في تبويب Status لعرض السعر، ويظهر العميل بوصفه صاحب الرد.

كيف أغيّر عرض سعر بعد أن قبله العميل؟

استخدم Change Status في تبويب Status لإعادة حالته إلى Pending، ثم غيّره وأرسله مرة أخرى. يمكن تغيير عرض السعر عندما تكون حالته Pending.

كيف أحوّل عرض سعر إلى فاتورة؟

افتح عرض السعر وانقر على Create Invoice، أو على Create Receipt في قائمته. تُفتح فاتورة جديدة فيها العميل وبنود عرض السعر. اضبط تاريخ الاستحقاق واحفظ الفاتورة.

هل يغيّر عرض السعر الحسابات أو المخزون؟

لا. لا يُنشئ عرض السعر أي قيد يومية ولا أي حركة مخزون. الفاتورة أو الإيصال المُنشأ منه هو وحده الذي يفعل ذلك.

ماذا يحدث عند انقضاء تاريخ الانتهاء؟

لا تتغير الحالة، لكن صفحة العميل ترفض الرد بعد تاريخ الانتهاء (Expire Date). غيّر التاريخ وأرسل عرض السعر مرة أخرى لتمديد العرض.