الانتقال إلى المحتوى الرئيسي

المستورد الذكي

يشرح هذا الدليل المستورد الذكي في MyCloudBook: طريقة إنشاء عدد كبير من الحسابات أو العملاء أو الموردين أو المنتجات دفعة واحدة من ملف، وطريقة مراجعة السجلات قبل الاستيراد.

نظرة عامة

ينشئ AI Importer عددًا كبيرًا من السجلات دفعة واحدة من ملف موجود لدى الشركة، مثل قائمة عملاء من برنامج آخر. ويستورد أربعة أنواع من السجلات هي: دليل الحسابات، والعملاء، والموردون، والمنتجات والخدمات. ويتكون العمل من ثلاث خطوات:

  1. الرفع: يختار المستخدم نوع السجلات ويرفع الملف. ويرسل MyCloudBook الملف إلى خدمة ذكاء اصطناعي (AI) خارجية تقرأ السجلات منه. ويستغرق ذلك من دقيقتين إلى ثلاث دقائق تقريبًا.
  2. المراجعة: تظهر السجلات في جدول. ويصحّحها المستخدم، ويحذف الصفوف غير المطلوبة، ثم يحفظ. ويتحقق MyCloudBook من القائمة عند كل حفظ.
  3. الاستيراد: عندما تخلو القائمة من الأخطاء، يستوردها المستخدم. وينشئ MyCloudBook جميع السجلات معًا، أو لا ينشئ أيًّا منها.

لا يُرسل إلى خدمة الذكاء الاصطناعي الخارجية إلا الملف المرفوع. ولا يُنشأ أي شيء في الشركة قبل الاستيراد.

طريقة فتح المستورد الذكي

  1. في الشريط العلوي، انقر على Settings. يقع الزر بين اسم الشركة واسم المستخدم.
  2. في القائمة، انقر على AI Importer. يُفتح تبويب AI Importer في الصفحة الرئيسية.

تظهر قائمة Settings للمستخدمين الذين لديهم الدور Admin. ولا يرى المستخدمون الآخرون هذه القائمة.

قائمة Settings في الشريط العلوي لـ MyCloudBook مع تمييز العنصر AI Importer.
الشكل 1. قائمة Settings.
  1. 1Settings. يفتح قائمة إعدادات الشركة.
  2. 2AI Importer.

رفع ملف

  1. في تبويب AI Importer، انقر على Upload File.
  2. انقر على بطاقة نوع السجلات. تعرض النافذة الأعمدة التي يجب أن يحتويها الملف.
  3. انقر على Browse... واختر الملف.
  4. لرفع ملفات من أنواع أخرى في نفس الوقت، انقر على بطاقاتها واختر ملفًا لكل بطاقة.
  5. انقر على Upload. تُغلق النافذة، وتعرض القائمة الملفات بالحالة Pending.
نافذة Upload a File to Import وقد اختيرت فيها بطاقة Customers، مع متطلبات ملف العملاء، والملف customers-list.csv.
الشكل 2. نافذة Upload a File to Import.
  1. 1Chart of Accounts.
  2. 2Customers، وهي البطاقة المختارة. تبيّن علامة الصح الخضراء أن ملفًا قد اختير لهذه البطاقة.
  3. 3Suppliers.
  4. 4Products & Services.
  5. 5متطلبات الملف للبطاقة المختارة: الأعمدة، وأيها مطلوب.
  6. 6الملف المختار للبطاقة المختارة.
  7. 7Browse.... يختار الملف للبطاقة المختارة.
  8. 8Remove file. يزيل ملف البطاقة المختارة.
  9. 9Upload. يرفع الملفات المختارة.
  10. 10Cancel.
القاعدةالتفاصيل
أنواع الملفاتملف بتنسيق المستندات المحمولة (PDF)، أو صورة (JPEG أو PNG أو GIF أو WebP)، أو ملف قيم مفصولة بفواصل (CSV). احفظ ملف Excel بصيغة CSV أولًا.
حجم الملفحتى 2 MB لكل ملف.
ملف واحد لكل بطاقةيمكن أن يرسل الرفع الواحد ملفًا واحدًا لكل نوع من أنواع السجلات الأربعة.
نفس الملف مرتينلا يمكن رفع ملف له نفس المحتوى مرة أخرى ما دام في انتظار الذكاء الاصطناعي.
الحدود اليومية والشهريةيمكن لكل شركة أن ترسل عددًا محدودًا من الملفات إلى الذكاء الاصطناعي كل يوم وكل شهر. وتعرض رسالة الحد هذا العدد.

متطلبات الملف

تعرض نافذة الرفع متطلبات كل نوع من السجلات. ويجب أن يحتوي الملف على البيانات المطلوبة. أما البيانات الأخرى فاختيارية.

نوع السجلاتالبيانات المطلوبة والقواعد
دليل الحساباتAccount Name (فريد، حتى 50 حرفًا) وType (Assets أو Liabilities أو Equity أو Income أو Expenses). والبيانات الاختيارية: Account No، واسم Parent Account، وIs Main، وDescription، وNote. ويتكون رقم الحساب من أرقام فقط، ويجب أن يكون فريدًا. ويبدأ رقم الحساب الفرعي برقم الحساب الأب. ويبدأ رقم الحساب في المستوى الأعلى برقم النوع: من 1 للنوع Assets إلى 5 للنوع Expenses. ويجب أن يكون الحساب الأب حسابًا رئيسيًا في الملف أو في الشركة.
العملاء والموردونDisplay Name: يجب ألا يتكرر في الملف، ويجب ألا يكون موجودًا في الشركة. والبيانات الاختيارية: Organization، وأسماء الشخص، وJob Title، وEmail، وPhone، وMobile، وFax، وContact No، وعنوانا الفوترة والشحن. ويحصل المورّد على عنوان واحد.
المنتجات والخدماتName (يجب ألا يتكرر في الملف وألا يكون موجودًا في الشركة) وType (Inventory أو NonInventory أو Service). والبيانات الاختيارية: SKU، والأسعار، وFor Sale، وFor Purchase، والأوصاف، والكمية الافتتاحية وتاريخها للأصناف المخزنية، وحسابات المبيعات والمشتريات وأصول المخزون. ويجب أن يطابق الحساب حسابًا في الشركة بالرقم أو بالاسم. وعند ترك عمود الحساب فارغًا، يُستخدم الحساب الافتراضي المحدد في التفضيلات. والأصناف المخزنية مخصصة دائمًا للبيع وللشراء.

قائمة الملفات المرفوعة

تعرض القائمة الملفات المرفوعة في آخر 30 يومًا، الأحدث أولًا. وما دام الملف في الحالة Pending أو Processing، تتحدّث القائمة تلقائيًا كل 30 ثانية، ويعرض عدّاد موعد التحديث التالي.

تبويب AI Importer مع الملف customers-list.csv من النوع Customer بالحالة Pending، وعدّاد التحديث.
الشكل 3. تبويب AI Importer مع ملف في انتظار الذكاء الاصطناعي.
  1. 1تبويب AI Importer.
  2. 2Upload File. يفتح نافذة الرفع.
  3. 3Status. يعرض ملفات حالة واحدة فقط. وتمسح علامة x عامل التصفية.
  4. 4Refresh. يعيد تحميل القائمة.
  5. 5التحديث التلقائي، مع عدد الثواني حتى التحديث التالي.
  6. 6تلميحات التبويب.
  7. 7File Name. اسم الملف المرفوع.
  8. 8Type. نوع السجلات.
  9. 9Size. حجم الملف.
  10. 10Status. حالة الملف.
  11. 11Imported. عدد السجلات التي أُنشئت، بعد الاستيراد.
  12. 12Uploaded On. تاريخ الرفع ووقته.
الحالةالمعنى
Pendingالملف في انتظار معالجة الذكاء الاصطناعي.
Processingيقرأ الذكاء الاصطناعي الملف الآن.
Ready For Reviewتمت قراءة السجلات. انقر نقرًا مزدوجًا على الصف لمراجعتها.
Importedتم إنشاء السجلات. وتُفتح المراجعة في وضع القراءة فقط.
Failedلم يتمكن الذكاء الاصطناعي من قراءة الملف. ارفع الملف مرة أخرى، أو ارفع نسخة أوضح.
File Not Foundالملف المخزَّن غير موجود. ارفع الملف مرة أخرى.
قائمة AI Importer مع الملف customers-list.csv بالحالة Ready For Review.
الشكل 4. ملف جاهز للمراجعة.
  1. 1الملف، بالحالة Ready For Review.
  2. 2التلميح: النقر المزدوج على صف يفتح المراجعة.

مراجعة السجلات

يؤدي النقر المزدوج على صف في الحالة Ready For Review أو Imported إلى فتح المراجعة. والمراجعة تبويب جديد يحمل اسم الملف. ويعرض الجدول السجلات التي قرأها الذكاء الاصطناعي. ويتيح النقر المزدوج على خلية تغيير قيمتها.

تبويب المراجعة للملف customers-list.csv مع أربعة عملاء: Lakeside Book Club وNorthgate Fitness وPine Street Dental وDowntown Cafe LLC.
الشكل 5. تبويب المراجعة لملف عملاء.
  1. 1تبويب المراجعة، ويحمل اسم الملف.
  2. 2Save Changes. يحفظ الجدول كإصدار جديد ويتحقق منه.
  3. 3Download CSV. ينزّل الإصدار المعروض كملف CSV.
  4. 4Upload CSV. يرفع ملف CSV مصحَّحًا كإصدار جديد.
  5. 5سجل الإصدارات. الإصدار الأول هو ما استخرجه الذكاء الاصطناعي.
  6. 6Search all columns.... يعرض فقط الصفوف التي تحتوي على النص.
  7. 7عدد صفوف القائمة.
  8. 8Delete Selected. يحذف الصفوف المحددة بعد سؤال للتأكيد.
  9. 9حالة الملف.
  10. 10Import Customers. يتغير اسم الزر حسب نوع السجلات.
  11. 11مربع اختيار الصف، لاستخدامه مع Delete Selected.
  12. 12Display Name. يتيح النقر المزدوج على خلية تغيير القيمة.
  13. 13Validation Results. اللوحة التي تعرض نتيجة التحقق. والنقر عليها يفتحها أو يغلقها.

التحقق من القائمة وتصحيحها

انقر على Save Changes. يحفظ MyCloudBook الجدول كإصدار جديد إذا تغيّر، ويتحقق من كل صف. وتُفتح لوحة Validation Results بالنتيجة. وفي المثال، يوجد أحد عملاء الملف في الشركة من قبل.

لوحة Validation Results مع الخطأ Downtown Cafe LLC: the contact name already exists in the company.
الشكل 6. نتيجة التحقق، مع خطأ واحد.
  1. 1أخطاء القائمة. تذكر كل رسالة اسم السجل، أو رقم سطر السجل الذي ليس له اسم.
  2. 2صف الخطأ.

لحذف الصف، حدّد مربعه، وانقر على Delete Selected، ثم أجب بـ Yes. بعد ذلك انقر على Save Changes مرة أخرى.

سؤال التأكيد: Delete 1 selected customer(s)?
الشكل 7. السؤال الذي يظهر قبل حذف الصفوف.
  1. 1السؤال مع عدد الصفوف.
  2. 2Yes. يحذف الصفوف من الجدول.
  3. 3No. يُبقي الصفوف كما هي.
تبويب المراجعة مع ثلاثة عملاء، وإصدار محفوظ في السجل، والرسالة No problems found. You can import.
الشكل 8. القائمة بعد التصحيح.
  1. 1تبقّى ثلاثة عملاء.
  2. 2الإصدار المحفوظ، مع تاريخه ووقته.
  3. 3No problems found. You can import.
قائمة سجل الإصدارات مع الإصدار المحفوظ والعنصر AI extraction (original).
الشكل 9. سجل الإصدارات.
  1. 1سجل الإصدارات.
  2. 2الإصدارات المحفوظة، الأحدث أولًا، ثم ما استخرجه الذكاء الاصطناعي. والنقر على إصدار يعرضه في الجدول.
الأداةالاستخدام
سجل الإصداراتكل حفظ يغيّر الجدول يضيف إصدارًا. اختر إصدارًا لعرضه أو تنزيله أو استيراده.
زرّا Download CSV وUpload CSVنزّل الإصدار كملف CSV، وصحّحه في برنامج جداول بيانات، ثم ارفعه مرة أخرى. وحافظ على ترتيب أعمدة الملف المنزَّل كما هو.
مربع البحث Search all columnsيعرض الصفوف المطابقة فقط. ويظل الحفظ والاستيراد يستخدمان جميع الصفوف.

استيراد السجلات

  1. اختر الإصدار المراد استيراده من سجل الإصدارات. ويظهر أحدث إصدار عند فتح التبويب.
  2. انقر على زر الاستيراد، مثل Import Customers.
  3. اقرأ السؤال وانقر على Yes.

يحفظ MyCloudBook الجدول، ويتحقق منه مرة أخرى، ثم ينشئ السجلات. وإذا كان في أي صف خطأ، لا يُنشأ أي شيء، وتعرض لوحة Validation Results الأخطاء. وبعد الاستيراد، تصبح الحالة Imported، ويعرض عمود Imported عدد السجلات، وتصبح المراجعة للقراءة فقط.

سؤال التأكيد: This will create 3 customer(s). This action is final and cannot be undone. Continue?
الشكل 10. السؤال الذي يظهر قبل الاستيراد.
  1. 1السؤال مع عدد السجلات.
  2. 2Yes. يحفظ ويتحقق وينشئ السجلات.
  3. 3No. يعود إلى المراجعة.
نوع السجلاتما ينشئه الاستيراد
دليل الحساباتالحسابات بالعملة الرئيسية. ويُنشأ الحساب الأب قبل حساباته الفرعية. وإذا كان رقم الحساب فارغًا، يعيّنه MyCloudBook.
العملاءعملاء نشطون مع بيانات الشخص، وعنوان الفوترة، وعنوان الشحن.
الموردونموردون نشطون مع بيانات الشخص وعنوان واحد.
المنتجات والخدماتالمنتجات والخدمات بأسعارها وحساباتها. ويحصل الصنف المخزني على كميته الافتتاحية في تاريخها.

الرسائل ومعانيها

الرسالةالسببالإجراء
Unsupported file type: X. Allowed types are PDF, image, and CSV. Please save an Excel file as CSV first.الملف ليس ملف PDF أو صورة أو ملف CSV.احفظ الملف بصيغة CSV أو PDF، ثم ارفعه مرة أخرى.
Maximum allowed file size is 2 MB.حجم الملف أكبر من 2 MB.قسّم الملف إلى ملفات أصغر.
A file with the same content is already uploaded and pending processing.نفس الملف في انتظار الذكاء الاصطناعي.انتظر حتى تصبح الحالة Ready For Review.
Daily AI limit reached. The daily limit is N requests.أرسلت الشركة العدد اليومي المسموح به من الملفات.ارفع الملف في اليوم التالي.
Monthly AI limit reached. The monthly limit is N requests.أرسلت الشركة العدد الشهري المسموح به من الملفات.ارفع الملف في الشهر التالي، أو تواصل مع الدعم الفني.
This file is still being read by the AI. Please wait until the status is "Ready for Review".فُتح صف ملف لا يزال في الانتظار.انتظر التحديث التلقائي.
This import could not be read. Please upload the file again.فُتح صف ملف فشلت قراءته.ارفع الملف مرة أخرى.
X: the contact name already exists in the company.يوجد عميل أو مورّد بنفس الاسم.احذف الصف، أو غيّر الاسم.
X: the account number must start with the parent account number 'N'.رقم الحساب الفرعي لا يبدأ برقم الحساب الأب.صحّح الرقم، أو اتركه فارغًا.
X: the sales account 'A' was not found.حساب المنتج لا يطابق أي حساب في الشركة.صحّح الحساب، أو اترك الخلية فارغة لاستخدام الحساب الافتراضي.
Some contacts have errors. Please fix them before import.وجد الاستيراد أخطاء. ولم يُنشأ أي شيء.صحّح الصفوف الواردة في لوحة Validation Results.
3 contacts were created.أنشأ الاستيراد السجلات.لا يلزم اتخاذ أي إجراء.

أسئلة وأجوبة

ما السجلات التي يستطيع المستورد الذكي إنشاءها؟

حسابات دليل الحسابات، والعملاء، والموردون، والمنتجات والخدمات.

ما الملفات التي يمكنني رفعها؟

ملف PDF، أو صورة، أو ملف CSV، بحجم أقصاه 2 MB لكل ملف. ويجب حفظ ملف Excel بصيغة CSV أولًا.

هل يُرسَل ملفي إلى خارج MyCloudBook؟

نعم. يُرسل الملف المرفوع إلى خدمة ذكاء اصطناعي خارجية تقرأ السجلات منه. ولا يُرسل أي شيء آخر من بيانات الشركة.

كم تستغرق القراءة؟

عادةً من دقيقتين إلى ثلاث دقائق. وتتحدّث القائمة تلقائيًا كل 30 ثانية ما دام هناك ملف في الانتظار.

ماذا يجب أن أراجع قبل الاستيراد؟

راجع نتائج التحقق (Validation Results) والصفوف. فالاستيراد ينشئ جميع السجلات دفعة واحدة. وبعد الاستيراد، يُعدَّل كل سجل في شاشته الخاصة، مثل العميل في شاشة Customers.

ماذا يحدث للصف الذي فيه خطأ؟

لا يبدأ الاستيراد ما دام في أي صف خطأ. صحّح الصف أو احذفه، ثم احفظ مرة أخرى.