الانتقال إلى المحتوى الرئيسي

قوالب المستندات

يشرح هذا الدليل قوالب المستندات في MyCloudBook: كيف تحصل مستندات PDF على تصميمها، وكيف تضيف قالبًا من المعرض أو من ملف، وكيف تختار القالب الافتراضي لنوع مستند.

نظرة عامة

ينشئ MyCloudBook المستندات المطبوعة، مثل الفواتير والإيصالات، في صورة ملفات بتنسيق المستندات المحمولة (PDF). يُبنى كل ملف PDF من قالب: صفحة بلغة ترميز النص التشعبي (HTML) تحتوي على تصميم المستند وعناصر نائبة للبيانات. ويقدّم MyCloudBook معرضًا من القوالب الجاهزة. ويمكن للشركة إضافة قوالب إلى قائمتها الخاصة من المعرض أو من ملف HTML خاص بها. ويمكنها أيضًا اختيار قالب افتراضي لكل نوع مستند.

عندما يطبع MyCloudBook مستندًا، يستخدم أول قالب متوفر بهذا الترتيب:

  1. القالب المختار في حقل Template في المستند؛
  2. القالب الافتراضي للشركة لنوع المستند؛
  3. القالب القياسي في MyCloudBook لنوع المستند، وهو القالب المعلّم بكلمة DEFAULT في المعرض.

الشركة التي ليس لها قوالب خاصة بها تطبع كل مستند بالقوالب القياسية.

كيفية فتح النافذة

  1. في الشريط العلوي، انقر على Settings. يقع الزر بين اسم الشركة واسم المستخدم.
  2. في القائمة، انقر على Document Templates.

تظهر قائمة Settings للمستخدمين الذين لديهم الدور Admin. ولا يرى المستخدمون الآخرون هذه القائمة.

قائمة Settings في الشريط العلوي في MyCloudBook مع علامة على العنصر Document Templates.
الشكل 1. قائمة Settings.
  1. 1Settings. يفتح قائمة إعدادات الشركة.
  2. 2Document Templates.

نافذة قوالب المستندات

تعرض النافذة قوالب الشركة لنوع مستند واحد. ويكون النوع Sales Invoice مختارًا عند فتح النافذة. ولا تملك شركة المثال أي قالب خاص بها بعد.

نافذة Document Templates مع نوع المستند Sales Invoice، ودون أي قالب للشركة.
الشكل 2. نافذة Document Templates.
  1. 1Document Type. نوع القوالب في القائمة.
  2. 2Add From Gallery. يضيف قوالب من المعرض للنوع المختار.
  3. 3Add From File. يضيف قالبًا من ملف HTML للنوع المختار.
  4. 4قوالب الشركة لهذا النوع. القائمة فارغة في المثال.
قائمة Document Type مع المجموعات Customers Related وSupplier Related وReports.
الشكل 3. قائمة Document Type.
  1. 1Document Type.
  2. 2أنواع المستندات في ثلاث مجموعات.
المجموعةأنواع المستندات
Customers RelatedSales Invoice، وSales Receipt، وEstimate، وSales Order، وReceipt Voucher، وRefund Voucher، وCustomer Statement.
Supplier RelatedBill، وExpense، وPurchase Order.
ReportsSales Tax Liability (Report).

قوالب الشركة

تسرد النافذة قوالب الشركة للنوع المختار. تعرض كل بطاقة صورة للصفحة الأولى والاسم. ويحمل القالب الافتراضي للنوع التسمية DEFAULT.

نافذة Document Templates مع قالب الشركة Invoice-Modern-Blue.
الشكل 8. قالب من قوالب الشركة.
  1. 1القالب، مع صورة للصفحة الأولى.
  2. 2اسم القالب.
  3. 3إجراءات القالب.
قائمة إجراءات قالب الشركة مع PDF Preview وDownload وSet as Default وRename وDelete.
الشكل 9. إجراءات قالب الشركة.
  1. 1PDF Preview. يعرض القالب بصيغة PDF مع بيانات نموذجية.
  2. 2Download. ينزّل ملف HTML. يبدأ اسم الملف بنوع المستند، مثل Invoice-Invoice-Modern-Blue.html.
  3. 3Set as Default. يجعل القالب القالب الافتراضي لنوعه. ويكون معطّلًا للقالب الافتراضي.
  4. 4Rename. يغيّر اسم القالب.
  5. 5Delete. يحذف القالب بعد سؤال للتأكيد.
الإجراءالأثر
Set as Defaultيُستخدم القالب لطباعة كل مستند من نوعه ليس له قالب خاص به. ويفقد القالب الافتراضي السابق لهذا النوع تسميته.
Renameيجب أن يختلف الاسم الجديد عن أسماء القوالب الأخرى من نفس النوع. ولا يتغير تصميم القالب.
Deleteيُزال القالب من القائمة. وعند حذف القالب الافتراضي، تستخدم مستندات هذا النوع القالب القياسي في MyCloudBook.
مربع Rename Document Template مع حقل الاسم الجديد للقالب Invoice-Modern-Blue.
الشكل 10. مربع إعادة التسمية.
  1. 1السؤال مع الاسم الحالي.
  2. 2الاسم الجديد. قيمته الأولية هي الاسم الحالي.
  3. 3OK. يحفظ الاسم الجديد.
  4. 4Cancel. يُبقي الاسم الحالي.
السؤال Are you sure you want to delete the Document Template: Invoice-Modern-Blue.
الشكل 11. السؤال الذي يظهر قبل الحذف.
  1. 1السؤال مع اسم القالب.
  2. 2Yes. يحذف القالب.
  3. 3No. يُبقي القالب.

إضافة قالب من ملف

يمكن للشركة أيضًا رفع تصميمها الخاص في ملف HTML. وأبسط طريقة هي تنزيل قالب من المعرض وتعديل تصميمه في محرر HTML. احتفظ بالعناصر النائبة فيه بين الأقواس المعقوفة، مثل {company-name} أو {document-no}. ويستبدل MyCloudBook العناصر النائبة ببيانات المستند.

  1. اختر نوع المستند للقالب في Document Type.
  2. انقر على Add From File.
  3. انقر على زر Template File (*.html) واختر الملف. إذا كان حقل الاسم فارغًا، يملؤه MyCloudBook من اسم الملف.
  4. تحقق من Template Name وانقر على Upload.
نافذة Add Template From File للنوع Sales Invoice مع الحقلين Template Name وTemplate File.
الشكل 12. نافذة Add Template From File.
  1. 1Template Name. مطلوب.
  2. 2Template File (*.html). مطلوب. ملفات HTML فقط، بحجم يصل إلى 1 MB.
  3. 3Upload. يضيف القالب للنوع المختار.
  4. 4Cancel.
الحقلمطلوبالغرض والقواعد
Template Nameمطلوببحد أقصى 50 حرفًا. يجب أن يختلف الاسم عن أسماء القوالب الأخرى من نفس نوع المستند.
Template File (*.html)مطلوبملف بالامتداد .html أو .htm، بحجم يصل إلى 1 MB.

قالب المستند

تحتوي مستندات المبيعات والمصروفات على حقل Template بجوار Print Preview. وتضم قائمة الحقل قوالب الشركة لنوع المستند. وإذا كان الحقل فارغًا، يستخدم MyCloudBook القالب الافتراضي. راجع الفواتير والإيصالات.

الفاتورة 14 مع قائمة Template مفتوحة، وقالب الشركة Invoice-Modern-Blue.
الشكل 13. حقل Template في الفاتورة.
  1. 1Template.
  2. 2قوالب الفواتير الخاصة بالشركة.

الرسائل ومعانيها

الرسالةالسببالإجراء
Please select at least one template to add to your company templates.لم يُختر أي قالب من المعرض.انقر على قالب واحد أو أكثر، ثم على Add to My Templates.
Templates added successfully.أُضيفت القوالب المختارة.لا يلزم اتخاذ أي إجراء.
Document Template 'X' Set as Default successfully.أصبح القالب الآن القالب الافتراضي لنوعه.لا يلزم اتخاذ أي إجراء.
Template name cannot be empty.مربع إعادة التسمية فارغ.اكتب اسمًا.
A template with name 'X' already exists for this document type.يحمل قالب آخر من نفس النوع هذا الاسم.استخدم اسمًا آخر.
Please select an HTML template file.لم يُختر أي ملف.اختر ملف HTML.
Template File must be an .html file.الملف ليس ملف HTML.اختر ملفًا بالامتداد .html أو .htm.
Template File can not be larger than 1 MB.الملف كبير جدًا.صغّر حجم الملف، مثلًا باستخدام صور أصغر.
Some fields are not valid!حقل مطلوب فارغ، أو قيمة بصيغة غير صحيحة. ويُميَّز الحقل باللون الأحمر.املأ الحقل المميَّز، ثم احفظ مرة أخرى.

أسئلة وأجوبة

ما القالب الذي يستخدمه MyCloudBook لطباعة مستند؟

القالب المختار في المستند. وإذا لم يُختر قالب، فالقالب الافتراضي للشركة لهذا النوع. وإذا لم يكن للشركة قالب افتراضي، فالقالب القياسي في MyCloudBook.

كيف أغيّر تصميم فواتيري؟

افتح Settings ثم Document Templates، واختر Sales Invoice، وانقر على Add From Gallery، ثم اختر قالبًا وأضفه. بعد ذلك افتح قائمته وانقر على Set as Default.

هل يمكنني استخدام تصميمي الخاص؟

نعم. نزّل قالبًا من المعرض، وعدّله في محرر HTML مع الإبقاء على العناصر النائبة بين الأقواس المعقوفة، ثم ارفعه باستخدام Add From File. ويمكن أن يصل حجم الملف إلى 1 MB.

ما البيانات التي تعرضها معاينة القالب؟

تستخدم المعاينة نفس البيانات النموذجية لكل الشركات. أما المستند المطبوع فيعرض بيانات الشركة وبيانات المستند.

هل يمكن أن يصمم MyCloudBook قالبًا لشركتي؟

نعم. انقر على Request Custom Template في المعرض، وصِف التصميم في نافذة الدعم.