الانتقال إلى المحتوى الرئيسي

إشعارات دائنة

يشرح هذا الدليل الإشعارات الدائنة في MyCloudBook: منح رصيد دائن مقابل بضائع مرتجعة أو تصحيح، مع مستند أو دون مستند، وتخصيص الرصيد الدائن لفاتورة، وقواعد تغيير الإشعار الدائن وحذفه.

نظرة عامة

يسجل الإشعار الدائن مبلغًا يجب على الشركة رده إلى العميل: بضائع مرتجعة، أو سعرًا مصحَّحًا، أو خدمة لم تُقدَّم. ويخفض الإشعار الدائن رصيد العميل فورًا. بعد ذلك يمكن تخصيص الرصيد الدائن لفاتورة مفتوحة للعميل، أو رده إليه بموجب سند رد مبلغ.

يمكن إنشاء الإشعار الدائن بطريقتين:

  • لفاتورة أو إيصال. يأخذ الإشعار الدائن بنود المستند، ولا تُكتب إلا الكميات المرتجعة. ولا يجوز أن تتجاوز كمية البند الكمية الواردة في المستند.
  • دون مستند. تُكتب البنود بحرية، كما في الفاتورة.
الحركةالحساب والمبلغ
دائنحساب Accounts Receivable، بإجمالي الإشعار الدائن، مع العميل بوصفه جهة الاتصال للحركة.
مدينحساب المبيعات لكل بند (حساب المبيعات الخاص بالمنتج، أو حساب البند)، بإجمالي البند.
مدينحساب Tax Payable، لكل ضريبة.
المخزونلكل منتج مخزني مرتجع: يُجعل حساب أصل المخزون مدينًا، ويُجعل حساب تكلفة البضاعة المباعة دائنًا، بتكلفة البيع الأصلي. وتعود الكمية إلى المخزون.

للإشعارات الدائنة تسلسل ترقيم خاص بها.

كيفية فتح الشاشة

  1. في قائمة التنقل اليسرى، انقر على Sales، ثم على تبويب Payments & Refunds.
  2. انقر على New Credit Note، أو افتح إشعارًا دائنًا بالنقر المزدوج عليه.

لإنشاء إشعار دائن لمستند، افتح الفاتورة أو الإيصال، ثم انقر على تبويب Credit Notes فيه، ثم انقر على New Credit Note. يصف دليل سندات القبض قائمة Payments & Refunds.

تبويب Credit Notes في الإيصال 15، مع الزر New Credit Note.
الشكل 1. تبويب Credit Notes في إيصال.
  1. 1New Credit Note. يفتح إشعارًا دائنًا لهذا المستند.
  2. 2الإشعارات الدائنة لهذا المستند.

شاشة الإشعار الدائن

إشعار دائن جديد مع تمييز كل زر وحقل وعمود وإجمالي.
الشكل 2. إشعار دائن جديد دون مستند.
  1. 1Save.
  2. 2Save & Close.
  3. 3Close.
  4. 4Delete. متاح بعد الحفظ.
  5. 5رقم الإشعار الدائن. تعني القيمة 0 الرقم التالي.
  6. 6Ref.
  7. 7Date.
  8. 8Customer. مطلوب.
  9. 9Invoice to Refund. الفاتورة أو الإيصال الذي يصححه الإشعار الدائن. اختياري.
  10. 10الإجمالي، بأرقام كبيرة.
  11. 11التبويبات Items وAddresses وCredit Applied To وRelated Documents وAttachments وNotes.
  12. 12UPC/SKU search & add.
  13. 13Show Expenses Accounts. يعرض عمود الحساب في البنود.
  14. 14Product / Service.
  15. 15Description.
  16. 16Tax.
  17. 17QTY.
  18. 18Unit Price.
  19. 19Line Total.
  20. 20الإجماليات، ومعها Applied Amount وUnapplied Amount.

الحقول

الحقلمطلوبالغرض والقواعد
Noمطلوباترك القيمة 0 ليأخذ الإشعار الدائن الرقم التالي في تسلسل ترقيم الإشعارات الدائنة.
Refاختياريمرجع حر، على سبيل المثال سبب منح الرصيد الدائن.
Dateمطلوبتاريخ الإشعار الدائن. قيمته الأولية هي تاريخ اليوم. تستخدم الضرائب النسب السارية في هذا التاريخ.
Customerمطلوبعميل نشط. يخفض الرصيد الدائن رصيد هذا العميل.
Invoice to Refundاختياريالفاتورة أو الإيصال الذي يصححه الإشعار الدائن. يؤدي اختيار المستند إلى تحميل بنوده بالكمية 0. يجب أن يخص المستند نفس العميل وأن يستخدم نفس العملة.
Product / Serviceاختياريدون فاتورة في Invoice to Refund: منتج مُعلَّم للبيع، كما في الفاتورة. مع فاتورة في Invoice to Refund: تأتي البنود من المستند ولا يمكن تغييرها.
QTYمطلوبالكمية التي يشملها الإشعار الدائن. لا يُحفظ البند الذي كميته 0. مع فاتورة في Invoice to Refund، لا يجوز أن تتجاوز الكمية كمية بند المستند.
Unit Price
Tax
Description		اختياريكما في الفاتورة. الحد الأقصى للوصف 4000 حرف.
Expenses Accountاختيارييظهر عند تحديد Show Expenses Accounts. حساب البند الذي لا يحتوي على منتج. تعرض القائمة جميع الحسابات.

إشعار دائن لمستند

يمنح المثال رصيدًا دائنًا مقابل مجموعتين من الأكواب أرجعهما العميل Harbor View Catering من الإيصال 15.

  1. افتح الإيصال 15، ثم انقر على تبويب Credit Notes، ثم انقر على New Credit Note. يُفتح الإشعار الدائن وفيه العميل، والإيصال في Invoice to Refund، وبنود الإيصال بالكمية 0.
  2. اكتب 2 في QTY لبند الأكواب، واكتب مرجعًا مثل Two sets returned.
  3. انقر على Save. يحصل الإشعار الدائن بمبلغ 72.00 على رقمه. تعود الأكواب إلى المخزون، ويعرض الإيصال الإشعار الدائن في تبويب Credit Notes الخاص به.
إشعار دائن جديد أُنشئ من الإيصال 15، وفيه بند الإيصال محمَّلًا بالكمية 0.
الشكل 3. الإشعار الدائن الذي أُنشئ من الإيصال.
  1. 1عميل الإيصال.
  2. 2Invoice to Refund: الإيصال.
  3. 3Load All Items from Receipt #15. يحمّل بنود المستند مرة أخرى.
  4. 4Open Receipt #15. يفتح المستند.
  5. 5تُتجاهل البنود التي كميتها صفر.
  6. 6تبدأ قيمة QTY بالرقم 0. اكتب الكمية المرتجعة.
الإشعار الدائن بالكمية 2 والإجمالي 72.00.
الشكل 4. الكمية المرتجعة.
  1. 1الكمية المرتجعة.
  2. 2إجمالي الإشعار الدائن.

يُقفَل المستند الذي صدر عنه الإشعار الدائن. لا يمكن تغيير الفاتورة التي صدر عنها إشعار دائن أو حذفها ما دام الإشعار الدائن موجودًا. لتصحيح الفاتورة، احذف الإشعار الدائن، ثم غيّر الفاتورة، ثم أنشئ الإشعار الدائن مرة أخرى. تعرض قائمة الفواتير تسمية حمراء تحت حالة المستند، على سبيل المثال Credit Note #2: 72.00.

تخصيص الرصيد الدائن لفاتورة

يخفض الرصيد الدائن رصيد العميل، لكنه لا يخفض المبلغ المستحق لفاتورة معينة إلا بعد تخصيصه لتلك الفاتورة.

  1. افتح الإشعار الدائن المحفوظ، ثم انقر على تبويب Credit Applied To.
  2. انقر على Apply to Invoice. تعرض النافذة فواتير العميل.
  3. اختر الفاتورة في Apply to Invoice، وتحقق من Apply Date، واكتب المبلغ في Amount to Apply، ثم انقر على Save.

يجب أن يكون المبلغ أكبر من صفر، وألا يتجاوز الرصيد الدائن غير المخصص، وألا يتجاوز المبلغ المستحق للفاتورة. بعد ذلك تحتسب الفاتورة الرصيد الدائن ضمن المبلغ المستلم، وتعرضه في تبويب Payments الخاص بها.

نافذة Apply Credit to Invoice، وفيها العميل، والفاتورة 14، وتاريخ التخصيص، والمبلغ 36.
الشكل 5. نافذة Apply Credit to Invoice.
  1. 1عنوان النافذة.
  2. 2Customer.
  3. 3Apply to Invoice: فواتير العميل، مع المبلغ المستحق لكل منها.
  4. 4Apply Date.
  5. 5Amount to Apply.
  6. 6Save.
تبويب Credit Applied To، وفيه الفاتورة 14 بمبلغ 36.00، وApplied Amount بقيمة 36.00، وUnapplied Amount بقيمة 36.00.
الشكل 6. الرصيد الدائن مخصصًا للفاتورة 14.
  1. 1Apply to Invoice، والفواتير التي خُصِّص لها الرصيد الدائن.
  2. 2Applied Amount.
  3. 3Unapplied Amount: الرصيد الدائن الذي لا يزال من الممكن تخصيصه أو رده.

تتيح قائمة إجراءات الصف للفاتورة التي خُصِّص لها الرصيد الدائن الأمرين Edit وRemove. يلغي Remove تخصيص الرصيد الدائن للفاتورة. ويظهر في هذا التبويب أيضًا سند رد المبلغ الذي يستخدم الرصيد الدائن؛ ولا يمكن تغييره إلا من خلال سند رد المبلغ نفسه.

تبويب Credit Applied To، وفيه الفاتورة 14 وسند رد المبلغ 1.
الشكل 7. إشعار دائن استخدمته فاتورة وسند رد مبلغ.
  1. 1الفاتورة وسند رد المبلغ اللذان استخدما الرصيد الدائن.

التعديل والحذف

يمكن تغيير الإشعار الدائن بعد حفظه، مع هذه القيود: لا يمكن تغيير العملة ما دام جزء من الرصيد الدائن مخصصًا، ولا يجوز أن يقل الإجمالي عن المبلغ المخصص، ويجب أن يبقى العميل هو عميل المستندات التي خُصِّص لها الرصيد. ولا يمكن حفظ أو حذف إشعار دائن لفاتورة في مشروع مكتمل.

لا يمكن حذف إشعار دائن خُصِّص رصيده الدائن أو رُدَّ إلى العميل. ألغِ التخصيصات أولًا في تبويب Credit Applied To، واحذف سندات رد المبالغ. يؤدي حذف الإشعار الدائن إلى حذف قيد اليومية الخاص به وعمليات إرجاع المخزون الخاصة به.

الرسالة Cannot delete credit note that has been used.
الشكل 8. لا يمكن حذف إشعار دائن مستخدَم.
  1. 1رسالة الخادم.

الرسائل ومعانيها

الرسالةالسببالإجراء
Some fields are not valid!أحد الحقول المطلوبة فارغ، وهو عادةً حقل العميل.املأ الحقل المميَّز باللون الأحمر.
Credit note must contain at least one lineلا يحتوي أي بند على كمية.اكتب كمية في بند واحد على الأقل.
The quantity being returned for item 'X' exceeds the original quantity 'N'الكمية أكبر من كمية بند المستند.خفّض الكمية.
The 'Credit Note' and 'Refund invoice' must belong to the same customer.المستند المختار في Invoice to Refund يخص عميلًا آخر.امسح قيمة Invoice to Refund، أو اختر عميل المستند.
The credit note must use the same currency as the original invoiceالعملة تختلف عن عملة المستند.اختر عملة المستند.
The applied amount can not exceeds the remaining credit amount.المبلغ المراد تخصيصه أكبر من الرصيد الدائن غير المخصص.خفّض المبلغ.
The applied amount can not exceeds the unpaid amount.المبلغ المراد تخصيصه أكبر من المبلغ المستحق للفاتورة.خفّض المبلغ.
The invoice #N is already applied to the credit note #M. Please update the existing oneللفاتورة تخصيص سابق من هذا الإشعار الدائن.استخدم Edit في الصف الموجود.
Cannot delete credit note that has been used. ...خُصِّص الرصيد الدائن أو رُدَّ إلى العميل.ألغِ التخصيصات واحذف سندات رد المبالغ أولًا.
This credit is consumed by Refund Voucher #N. Delete the refund voucher to release the credit.النقر على Remove في صف سند رد مبلغ.احذف سند رد المبلغ.

أسئلة وأجوبة

كيف أمنح العميل رصيدًا دائنًا مقابل البضائع المرتجعة؟

افتح الفاتورة أو الإيصال، ثم انقر على تبويب Credit Notes ثم على New Credit Note. اكتب الكمية المرتجعة في كل بند، ثم احفظ. تعود البضائع إلى المخزون، وينخفض رصيد العميل.

هل يخفض الإشعار الدائن المبلغ المستحق للفاتورة؟

يخفض الإشعار الدائن رصيد العميل فورًا. أما المبلغ المستحق لفاتورة معينة فينخفض عندما يُخصَّص الرصيد الدائن لتلك الفاتورة في تبويب Credit Applied To.

كيف أرد الرصيد الدائن إلى العميل؟

أنشئ سند رد مبلغ للعميل. يعرض الزر Load Available Credits الإشعارات الدائنة التي لها رصيد دائن غير مخصص.

لماذا لا أستطيع تغيير فاتورة بعد إنشاء إشعار دائن لها؟

الفاتورة التي صدر عنها إشعار دائن تكون مقفلة. احذف الإشعار الدائن، ثم غيّر الفاتورة، ثم أنشئ الإشعار الدائن مرة أخرى.