الانتقال إلى المحتوى الرئيسي

دفتر الأستاذ

يشرح هذا الدليل دفتر أستاذ الحساب في MyCloudBook: طريقة فتحه، وما يعرضه كل عمود، وطريقة حساب الرصيد الجاري، وطريقة التنقل بين صفحات دفتر الأستاذ الطويل، وطريقة فتح المستند الذي أنشأ المعاملة.

نظرة عامة

يحتفظ MyCloudBook بدفتر أستاذ عام واحد للشركة. وكل مستند، مثل فاتورة المبيعات أو فاتورة الشراء أو سند القبض أو قيد اليومية أو التحويل، يرحّل حركة واحدة أو أكثر إلى دفتر الأستاذ العام. وتحدد كل حركة حسابًا، ومبلغًا مدينًا أو دائنًا، والمستند الذي أنشأها. ويعرض دفتر أستاذ الحساب حركات دفتر الأستاذ العام التي تخص هذا الحساب، من الأحدث إلى الأقدم، مع الرصيد الجاري للحساب.

يجيب دفتر أستاذ الحساب عن ثلاثة أسئلة شائعة:

  • ما المعاملات التي غيّرت رصيد الحساب، ومتى؟
  • ما المستند الذي أنشأ المعاملة، ومن كان العميل أو المورّد أو الجهة الضريبية؟
  • كم كان رصيد الحساب بعد كل معاملة؟

يُفتح كل دفتر أستاذ في تبويب خاص به في صفحة Accounting، بجانب تبويبات Chart of Accounts وJournal وTransfers. ويمكن فتح عدة دفاتر أستاذ في نفس الوقت.

طريقة فتح دفتر الأستاذ

  1. في قائمة التنقل اليسرى، انقر على Accounting. يكون تبويب Chart of Accounts هو التبويب النشط.
  2. ابحث عن الحساب في الشجرة. يصفّي مربع البحث في شريط الأدوات الشجرة حسب الاسم أو الرقم.
  3. انقر على زر إجراءات الصف في نهاية صف الحساب، ثم انقر على View Ledger. ويؤدي النقر المزدوج على صف الحساب نفس الوظيفة.
  4. يُفتح دفتر الأستاذ في تبويب جديد باسم Ledger #number (name)، مثل Ledger #101 (Checking Account). وتظهر أحدث معاملة في الأعلى.
شاشة Chart of Accounts وقد فُتحت فيها قائمة إجراءات الصف لحساب Checking Account، مع تمييز العنصر View Ledger.
الشكل 1. عنصر View Ledger في قائمة إجراءات الصف.
  1. 1زر إجراءات الصف للحساب.
  2. 2View Ledger. يفتح دفتر أستاذ الحساب في تبويب جديد.

تنطبق القواعد التالية:

  • لا يكون دفتر الأستاذ إلا للحساب الذي تُسجَّل عليه المعاملات. والحساب الرئيسي يجمع حسابات فرعية ولا تُسجَّل عليه معاملات. وعند طلب دفتر أستاذ حساب رئيسي، تظهر الرسالة The ledger book is available only for Journal Accounts.
  • صفوف أنواع الحسابات الخمسة، مثل الأصول، ليس لها زر إجراءات صف ولا دفتر أستاذ.
  • إذا كان دفتر أستاذ الحساب مفتوحًا من قبل، ينشّط MyCloudBook تبويبه بدلًا من فتح تبويب ثانٍ لنفس الحساب.
  • يبقى تبويب دفتر الأستاذ مفتوحًا حتى تغلقه بعلامة الإغلاق على التبويب. وتُغلق التبويبات عند تسجيل الخروج أو عند إعادة تحميل التطبيق.

الشاشة

دفتر الأستاذ قائمة فيها صف واحد لكل حركة. ويعرض الشكل 2 دفتر أستاذ حساب Checking Account لشركة المثال، مع تمييز كل جزء منه.

دفتر أستاذ حساب Checking Account مع علامات مرقّمة على التبويب والأعمدة وشريط أدوات التنقل بين الصفحات.
الشكل 2. دفتر أستاذ حساب.
  1. 1تبويب دفتر الأستاذ. يتضمن اسمه رقم الحساب واسمه.
  2. 2تُغلق علامة الإغلاق التبويب.
  3. 3Date. تاريخ المعاملة.
  4. 4Journal #. رقم قيد اليومية الذي يتضمن المعاملة.
  5. 5Document Type #. نوع المستند الذي أنشأ المعاملة ورقمه.
  6. 6Description. وصف سطر المعاملة.
  7. 7Debit. المبلغ المدين، بعملة الحساب.
  8. 8Credit. المبلغ الدائن، بعملة الحساب.
  9. 9Balance. رصيد الحساب بعد المعاملة.
  10. 10شريط أدوات التنقل بين الصفحات. يعرض الصفوف المعروضة، ويُستخدم للتنقل بين صفحات دفتر الأستاذ الطويل.

الأعمدة

تظهر بعض الأعمدة لبعض الحسابات فقط. ويعرض الجدول كل عمود، ومحتواه، والحسابات التي يظهر فيها.

العمودالمحتوىيظهر في
Dateتاريخ المعاملة، بتنسيق التاريخ الخاص بالشركة (Settings ثم Preferences).جميع الحسابات.
Journal #رقم قيد اليومية الذي يتضمن المعاملة. وكل مستند ينشئ قيد يومية واحدًا. وتعرض شاشة دفتر اليومية القيود بهذا الرقم.جميع الحسابات.
Document Type #نوع المستند الذي أنشأ المعاملة ورقمه، مثل Receipt #12 أو Expense #9 أو Receipt Voucher #1 أو Journal Entry #5.جميع الحسابات.
Contact Display Nameالعميل أو المورّد أو الضريبة الخاصة بالمعاملة.حسابات Accounts Receivable وAccounts Payable وTax Payable، بما فيها الحسابات التي ينشئها MyCloudBook لعملة أجنبية.
Projectمشروع الحركة، إذا رُبطت الحركة بمشروع.حسابات الإيرادات والمصروفات، عند تفعيل خيار Projects في Settings ثم Preferences.
Descriptionوصف الحركة: نص بند المستند، أو الوصف المكتوب في بند قيد اليومية.جميع الحسابات.
Foreign Currencyالمبلغ بعملة المستند، مع سعر الصرف في سطر ثانٍ. ويكون العمود فارغًا للمعاملة التي بالعملة الرئيسية.الشركات التي تستخدم تعدد العملات: الحسابات التي بالعملة الرئيسية.
Main Currencyالمبلغ بالعملة الرئيسية للشركة، مع سعر الصرف في سطر ثانٍ.الشركات التي تستخدم تعدد العملات: الحسابات التي بعملة أجنبية.
Debitالمبلغ المدين للحركة، بعملة الحساب.جميع الحسابات.
Creditالمبلغ الدائن للحركة، بعملة الحساب.جميع الحسابات.
Balanceرصيد الحساب بعد المعاملة، بعملة الحساب. راجع الرصيد الجاري.حسابات الأصول والالتزامات وحقوق الملكية.

تُعرض الصفوف من الأحدث إلى الأقدم حسب تاريخ المعاملة. وتُعرض معاملات نفس التاريخ بحيث يأتي أولًا رقم قيد اليومية الأعلى. وقد يظهر المستند الواحد أكثر من مرة في نفس دفتر الأستاذ، إذا كان للمستند عدة بنود تُرحَّل إلى الحساب، مثل فاتورة مبيعات ببندين يستخدمان نفس حساب الإيرادات.

الرصيد الجاري

يعرض عمود Balance رصيد الحساب بعد كل معاملة. ويحسبه MyCloudBook بدءًا من أقدم معاملة صعودًا، لذلك فإن رصيد الصف الأعلى هو الرصيد الحالي للحساب. وهو نفس المبلغ الظاهر في عمود Balance في دليل الحسابات.

  • في حساب من نوع الأصول، يزيد كل مبلغ مدين الرصيد، وينقصه كل مبلغ دائن.
  • في حساب من نوع الالتزامات أو حقوق الملكية، يزيد كل مبلغ دائن الرصيد، وينقصه كل مبلغ مدين.
  • يشمل الرصيد كل معاملات الحساب منذ اليوم الأول للشركة. ويُعرض الرصيد السالب بإشارة السالب، مثل -55.00.
  • يُحسب الرصيد بعملة الحساب.
  • لا يظهر هذا العمود لحسابات الإيرادات والمصروفات، لأن مبالغها تخص فترة محددة. وتعرض قائمة الدخل إجماليات هذه الحسابات للفترة المختارة.

صفحات القائمة

يعرض شريط الأدوات أسفل دفتر الأستاذ الصفوف المعروضة والعدد الإجمالي للصفوف. وعندما يحتوي دفتر الأستاذ على صفوف أكثر مما تتسع له صفحة واحدة، تُستخدم الأسهم للتنقل بين الصفحات.

دفتر أستاذ حساب Checking Account مع علامات مرقّمة على أزرار شريط أدوات التنقل بين الصفحات.
الشكل 3. شريط أدوات التنقل بين الصفحات.
  1. 1الصفحة الأولى.
  2. 2الصفحة السابقة.
  3. 3رقم الصفحة الحالية. اكتب رقمًا واضغط Enter لفتح تلك الصفحة.
  4. 4الصفحة التالية.
  5. 5الصفحة الأخيرة.
  6. 6Refresh. يعيد قراءة دفتر الأستاذ من الخادم، مثلًا بعد تغيير مستند في تبويب آخر.
  7. 7الصفوف المعروضة والعدد الإجمالي للصفوف، مثل Displaying Items 1 - 11 of 11.

إذا لم تكن للحساب أي معاملة، تكون القائمة فارغة.

حسابات الذمم المدينة والذمم الدائنة والضرائب

تعرض دفاتر أستاذ حسابات Accounts Receivable وAccounts Payable وTax Payable عمودًا إضافيًا هو Contact Display Name. ويبيّن هذا العمود العميل أو المورّد أو الضريبة لكل معاملة. وفي حساب Tax Payable، يعرض العمود الضريبة، مثل State Sales Tax، وليس الجهة الضريبية. ويعرض الشكل 4 دفتر أستاذ حساب Accounts Receivable، مفتوحًا في تبويب ثانٍ بجانب دفتر أستاذ حساب Checking Account.

دفتر أستاذ حساب Accounts Receivable مع تمييز عمود Contact Display Name وعمود Balance.
الشكل 4. دفتر أستاذ حساب Accounts Receivable.
  1. 1تبويب ثانٍ لدفتر أستاذ. يُفتح كل دفتر أستاذ في تبويب خاص به.
  2. 2Contact Display Name. عميل كل معاملة. يظهر هذا العمود لحسابات Accounts Receivable وAccounts Payable وTax Payable.
  3. 3Balance. إجمالي ما يدين به جميع العملاء للشركة بعد كل معاملة.

يجمع دفتر أستاذ حساب Accounts Receivable معاملات جميع العملاء معًا. ولمتابعة عميل واحد، افتح كشف حساب العميل في Sales ثم Customers. وبنفس الطريقة، يتابع كشف حساب المورّد في Expenses ثم Suppliers موردًا واحدًا، ويتابع مركز ضريبة المبيعات جهة ضريبية واحدة.

حسابات الإيرادات والمصروفات

يعرض دفتر أستاذ حساب الإيرادات أو المصروفات المعاملات بنفس الطريقة، مع فرقين. لا يظهر عمود Balance، ويظهر عمود Project عند تفعيل خيار Projects في Settings ثم Preferences. ويعرض الشكل 5 دفتر أستاذ حساب Cost of Sales.

دفتر أستاذ حساب Cost of Sales مع تمييز الأعمدة Project وDebit وCredit، ومن دون عمود Balance.
الشكل 5. دفتر أستاذ حساب من نوع المصروفات.
  1. 1Project. مشروع سطر المعاملة. يظهر هذا العمود لحسابات الإيرادات والمصروفات عند تفعيل المشاريع.
  2. 2Debit.
  3. 3Credit. لا يظهر عمود Balance لحسابات الإيرادات والمصروفات.

توجد إجماليات حساب الإيرادات أو المصروفات لفترة محددة في قائمة الدخل. ويساعد عمود Project على معرفة المشروع الذي تخصه التكلفة أو الإيراد. ويظهر ربح المشروع في وحدة Projects.

فتح مستند المعاملة

يؤدي النقر المزدوج على صف إلى فتح المستند الذي أنشأ المعاملة. يُفتح المستند في وحدته الخاصة، وتنتقل قائمة التنقل اليسرى إلى تلك الوحدة. فمثلًا، يؤدي النقر المزدوج على صف Receipt Voucher #1 إلى فتح سند القبض في وحدة Sales، كما يبيّن الشكل 6. ويبقى تبويب دفتر الأستاذ مفتوحًا في وحدة Accounting.

وحدة Sales وقد فُتح فيها Receipt Voucher #1، بعد النقر المزدوج على صفه في دفتر أستاذ حساب Checking Account.
الشكل 6. سند القبض الذي فُتح من دفتر الأستاذ بالنقر المزدوج.

يبيّن الجدول أين يُفتح كل نوع من المستندات.

نوع المستنديُفتح في
Journal Entryنافذة قيد اليومية في Accounting ثم Journal.
Transferنافذة التحويل في Accounting ثم Transfers.
Invoice, Receipt, Estimate, Project Estimate, Sales Order, Draft Invoice, Draft Receiptتبويب مستند في Sales ثم Invoices and Receipts.
Receipt Voucher, Credit Note, Refund Voucherتبويب مستند في Sales ثم Payments and Refunds.
Bill, Expense, Purchase Order, Draft Bill, Draft Expenseتبويب مستند في Expenses ثم Bills and Expenses.
Bill Paymentتبويب مستند في Expenses ثم Bill Payments.
Inventory Adjustment, Inventory Initنافذة تسوية المخزون في Sales ثم Products and Services.

افتح الدفعة الضريبية أو الاسترداد الضريبي أو التسوية الضريبية من Tax ثم Sales Tax Center.

عند حفظ تغيير في المستند المفتوح، يعيد دفتر الأستاذ قراءة صفوفه، فتبقى المبالغ والرصيد الجاري صحيحة.

أعمدة تعدد العملات

عند تفعيل تعدد العملات في Settings ثم Preferences، يعرض دفتر الأستاذ عمودًا إضافيًا. ويتوقف هذا العمود على عملة الحساب.

  • في الحساب الذي بالعملة الرئيسية للشركة، يعرض عمود Foreign Currency مبلغ المعاملة التي تمت بعملة أخرى، مع سعر الصرف في سطر ثانٍ، مثل 1 USD = 0.87 EUR. ويكون العمود فارغًا للمعاملة التي بالعملة الرئيسية.
  • في الحساب الذي بعملة أجنبية، مثل حساب بنكي باليورو، يعرض عمود Main Currency المبلغ بالعملة الرئيسية للشركة، مع سعر الصرف في سطر ثانٍ.
  • تكون أعمدة Debit وCredit وBalance دائمًا بعملة الحساب.
دفتر أستاذ حساب Checking Account في شركة تستخدم تعدد العملات، مع تمييز عمود Foreign Currency.
الشكل 7. عمود Foreign Currency لحساب بالعملة الرئيسية.
  1. 1Foreign Currency. المبلغ بعملة المستند، للمعاملات التي تمت بعملة أخرى.
  2. 2Debit، بعملة الحساب.

الرسائل ومعانيها

الرسالةالسببالإجراء
The ledger book is available only for Journal Accounts.طُلب دفتر أستاذ حساب رئيسي. والحساب الرئيسي لا تُسجَّل عليه معاملات.افتح دفتر أستاذ أحد حساباته الفرعية.
Error in AccountId: Xالحساب لم يعد موجودًا، مثلًا بعد أن حذفه مستخدم آخر.انقر على Reload في دليل الحسابات، ثم افتح دفتر الأستاذ مرة أخرى.

أسئلة وأجوبة

كيف أفتح دفتر أستاذ حساب؟

افتح Accounting ثم Chart of Accounts، وانقر على زر إجراءات الصف للحساب ثم على View Ledger، أو انقر نقرًا مزدوجًا على صف الحساب. يُفتح دفتر الأستاذ في تبويب جديد من صفحة Accounting.

بأي ترتيب يعرض دفتر الأستاذ المعاملات؟

من الأحدث إلى الأقدم حسب تاريخ المعاملة. وتُعرض معاملات نفس التاريخ بحيث يأتي أولًا رقم قيد اليومية الأعلى. ويُحسب الرصيد الجاري بدءًا من أقدم معاملة، لذلك فإن رصيد الصف الأعلى هو الرصيد الحالي للحساب.

لماذا يكون عمود Balance فارغًا لحساب إيرادات أو مصروفات؟

يعرض دفتر الأستاذ الرصيد الجاري لحسابات الأصول والالتزامات وحقوق الملكية فقط. أما مبالغ حسابات الإيرادات والمصروفات فتخص فترة محددة، لذلك لا يظهر لها عمود Balance. وتعرض قائمة الدخل إجمالياتها لفترة محددة.

كيف أرى المستند الذي أنشأ المعاملة؟

انقر نقرًا مزدوجًا على الصف. يُفتح المستند في وحدته الخاصة، فمثلًا يُفتح سند القبض في وحدة Sales، ويُفتح قيد اليومية في تبويب Journal. وبعد حفظ أي تغيير في المستند، يعيد دفتر الأستاذ قراءة صفوفه.

لماذا يعرض دفتر الأستاذ الرسالة "The ledger book is available only for Journal Accounts"؟

الحساب حساب رئيسي. والحساب الرئيسي يجمع حسابات فرعية ولا تُسجَّل عليه معاملات، لذلك ليس له دفتر أستاذ. افتح دفتر أستاذ أحد حساباته الفرعية.

ما الأعمدة التي يعرضها دفتر الأستاذ في شركة تستخدم تعدد العملات؟

تكون أعمدة Debit وCredit وBalance دائمًا بعملة الحساب. وفي الحساب الذي بالعملة الرئيسية، يعرض عمود Foreign Currency مبلغ المعاملة التي تمت بعملة أخرى، مع سعر الصرف. وفي الحساب الذي بعملة أجنبية، يعرض عمود Main Currency المبلغ بالعملة الرئيسية للشركة، مع سعر الصرف.

أين أرى إجماليات فترة محددة؟

استخدم تقرير ميزان المراجعة لمعرفة إجماليات الحسابات في فترة محددة. واستخدم كشف حساب العميل أو المورّد لمعرفة نشاط عميل واحد أو مورّد واحد في فترة محددة.