الانتقال إلى المحتوى الرئيسي

التحويلات

يشرح هذا الدليل شاشة التحويلات في MyCloudBook: ما هو التحويل، وقائمة التحويلات، وكل حقل من حقول التحويل، والقواعد التي يطبقها النظام، وكيفية تعديل التحويل وحذفه.

نظرة عامة

ينقل التحويل الأموال من حساب واحد من حسابات الشركة إلى حساب آخر أو أكثر من حساباتها. من أمثلة التحويلات المعتادة:

  • من الحساب الجاري إلى صندوق المصروفات النثرية، عند سحب نقدية من البنك لدرج النقدية؛
  • من الحساب الجاري إلى حساب التوفير، أو بين حسابين بنكيين؛
  • من الحساب الجاري إلى حساب بطاقة ائتمان، عند سداد رصيد البطاقة؛
  • من الحساب الجاري إلى حساب قرض، عند سداد قسط من القرض.

يسجّل MyCloudBook التحويل كقيد يومية واحد من النوع Transfer: يُقيَّد الحساب المرسِل دائنًا بالمجموع، ويُقيَّد كل حساب مستلِم مدينًا بمبلغ بنده. يظهر القيد في دفتر اليومية وفي دفتر الأستاذ لكل حساب من حسابات التحويل.

ينقل التحويل الأموال بين الحسابات فقط. تُسجَّل الأموال المقبوضة من العميل بسند قبض، وتُسجَّل الأموال المدفوعة للمورّد بدفعة فاتورة شراء.

كيفية فتح الشاشة

  1. في قائمة التنقل اليسرى، انقر على Accounting.
  2. انقر على تبويب Transfers، وهو التبويب الثالث في صفحة Accounting.

الشاشة

الشاشة قائمة فيها صف لكل تحويل. يعرض الشكل الأول الشاشة وفيها تحويل واحد، مع علامة على كل جزء منها.

شاشة Transfers في MyCloudBook وفي قائمتها تحويل واحد، مع علامات مرقّمة على التبويب، وزر New، والأعمدة، وزر إجراءات الصف، وشريط أدوات التنقل بين الصفحات.
الشكل 1. شاشة التحويلات.
  1. 1تبويب Transfers.
  2. 2New. يفتح تحويلًا جديدًا.
  3. 3No. رقم التحويل.
  4. 4Date. تاريخ التحويل.
  5. 5Reference. المرجع المكتوب في التحويل.
  6. 6Notes.
  7. 7Amount. مجموع التحويل.
  8. 8زر إجراءات الصف. يفتح قائمة تحتوي على Edit وDelete.
  9. 9شريط أدوات التنقل بين الصفحات. يعرض التحويلات الظاهرة، وينتقل بين الصفحات، وفي كل صفحة مئة تحويل.

في الشركة متعددة العملات، يعرض عمود Currency عملة كل تحويل. يؤدي النقر المزدوج على صف إلى فتح التحويل في تبويب من صفحة Accounting باسم Transfer #number.

إضافة تحويل

  1. في قائمة التحويلات، انقر على New. يُفتح تبويب باسم New Transfer.
  2. اترك قيمة Transfer No عند 0 ليعيّن MyCloudBook الرقم التالي. اكتب Ref إذا أردت مرجعًا، وتحقق من Date.
  3. اختر الحساب الذي يرسل الأموال في Transfer From.
  4. في بنود Transfer To، اختر الحساب الذي يستلم الأموال، واكتب وصفًا، ثم اكتب المبلغ. أضف بندًا لكل حساب مستلِم.
  5. انقر على Save لإبقاء التبويب مفتوحًا، أو على Save & Close لإغلاقه.
تبويب New Transfer في MyCloudBook مع علامة على كل حقل وكل زر.
الشكل 2. تحويل جديد قبل إدخال أي قيمة.
  1. 1Save. يتحقق من التحويل ويحفظه. يبقى التبويب مفتوحًا.
  2. 2Save & Close. يحفظ التحويل ويغلق التبويب.
  3. 3Close. يغلق التبويب دون حفظ.
  4. 4Delete. متاح بعد الحفظ الأول.
  5. 5Transfer No. القيمة 0 تعني الرقم المتاح التالي.
  6. 6Ref. مرجع نصي حر.
  7. 7Date. تاريخ التحويل.
  8. 8Transfer From. الحساب الذي يرسل الأموال.
  9. 9مجموع التحويل بأرقام كبيرة تحت التسمية BALANCE.
  10. 10GL Account. الحساب الذي يستلم الأموال، حساب واحد لكل بند.
  11. 11Description. وصف البند.
  12. 12Amount. مبلغ البند.
  13. 13التبويبات Transfer To وRelated Documents وAttachments وNotes.

الحقول

الحقلمطلوبالغرض والقواعد
Transfer No مطلوب رقم التحويل. اترك القيمة 0، وسيعيّن MyCloudBook الرقم التالي عند حفظ التحويل. بعد الحفظ، يظهر الرقم ولا يمكن تغييره.
Ref اختياري مرجع حر، مثل مرجع التحويل البنكي. يظهر في عمود Reference في القائمة.
Date مطلوب تاريخ التحويل. يبدأ الحقل بتاريخ اليوم. يستخدم قيد اليومية ودفاتر الأستاذ هذا التاريخ.
Transfer From مطلوب الحساب الذي يرسل الأموال. تعرض القائمة الحسابات العادية من أنواع الأصول والالتزامات وحقوق الملكية، مع رقم كل حساب واسمه ونوعه ورصيده. لا تُعرض حسابات النظام، مثل حساب Accounts Receivable وحساب Accounts Payable وحساب Opening Balance Equity، ولا حسابات الإيرادات والمصروفات. لا يمكن استخدام حساب رئيسي.
Currency اختياري عملة المبالغ. لا يظهر الحقل إلا عند تفعيل تعدد العملات في Settings ثم Preferences، وتكون قيمته الأولى العملة الرئيسية. راجع التحويلات متعددة العملات.
GL Account مطلوب الحساب الذي يستلم أموال البند. تُعرض نفس الحسابات المعروضة في Transfer From. يجب أن يختلف الحساب عن الحساب المرسِل. يُتجاهَل البند الذي ليس فيه حساب عند حفظ التحويل، ويحتاج التحويل إلى بند واحد على الأقل فيه حساب.
Description اختياري وصف البند، بحد أقصى 4000 حرف. يظهر في دفتر الأستاذ للحساب المستلِم.
Amount مطلوب المبلغ الذي يستلمه البند، بعملة التحويل. لا يُقبل المبلغ السالب. يظهر مجموع البنود تحت التسمية BALANCE في أعلى التبويب وتحت البنود.

تصبح التبويبات Related Documents وAttachments وNotes قابلة للاستخدام بعد الحفظ الأول. تحتوي هذه التبويبات على المستندات المرتبطة بالتحويل، والملفات المرفقة به، والملاحظات المكتوبة عنه.

مثال: سحب نقدية من البنك لدرج النقدية

  1. انقر على New.
  2. انقر على سهم Transfer From واختر 101 - Checking Account.
  3. في البند 1، انقر على خلية GL Account واختر 103 - Petty Cash. اكتب الوصف Cash for the register والمبلغ 200.
  4. يعرض المجموع 200.00. انقر على Save.
قائمة Transfer From في تحويل جديد، وفيها الحسابات مع نوع كل حساب ورصيده.
الشكل 3. قائمة Transfer From.
  1. 1Transfer From.
  2. 2الحسابات التي يمكنها إرسال الأموال، مع رقم كل حساب واسمه ونوعه ورصيده. تؤدي كتابة جزء من الرقم أو من الاسم إلى تصفية القائمة.
تحويل بمبلغ 200.00 من حساب Checking Account إلى حساب Petty Cash، جاهز للحفظ.
الشكل 4. تحويل المثال، جاهز للحفظ.
  1. 1الحساب الذي يرسل الأموال.
  2. 2الحساب الذي يستلم الأموال.
  3. 3مبلغ البند.
  4. 4مجموع البنود.

بعد الحفظ، يصبح اسم التبويب Transfer #number، ويعرض حقل Transfer No الرقم الذي عيّنه MyCloudBook، ويصبح زر Delete متاحًا. يظهر التحويل في قائمة التحويلات وفي دفتر اليومية، ويتغير رصيدا حساب Checking Account وحساب Petty Cash فورًا.

التحويل بعد الحفظ: اسم التبويب Transfer #1، وحقل Transfer No يعرض 1، وزر Delete مفعّل، والمجموع يعرض $200.00.
الشكل 5. التحويل بعد الحفظ.
  1. 1يعرض التبويب رقم التحويل.
  2. 2Transfer No، الذي يعيّنه MyCloudBook.
  3. 3أصبح زر Delete متاحًا الآن.
  4. 4مجموع التحويل.

عدة حسابات مستلِمة

يمكن أن يرسل التحويل أموالًا إلى عدة حسابات في وقت واحد. أضف بندًا لكل حساب مستلِم مع مبلغه. مجموع البنود هو المبلغ الذي يُسحب من الحساب المرسِل. يسحب المثال التالي 200.00 من حساب Checking Account: مبلغ 150.00 لدرج النقدية، ومبلغ 50.00 لحساب التوفير.

تحويل من حساب Checking Account ببندين: 150.00 إلى حساب Petty Cash و50.00 إلى حساب Savings Account، والمجموع 200.00.
الشكل 6. تحويل بحسابين مستلِمين.
  1. 1الحساب الذي يرسل الأموال.
  2. 2الحساب المستلِم الأول ومبلغه.
  3. 3الحساب المستلِم الثاني ومبلغه.
  4. 4مجموع البندين.

تعديل تحويل

انقر نقرًا مزدوجًا على صف التحويل في القائمة، أو انقر على Edit في قائمة إجراءات الصف الخاصة به. يُفتح التحويل في تبويب باسم Transfer #number. يمكن تغيير كل الحقول ما عدا الرقم: التاريخ، والمرجع، والحساب المرسِل، والبنود. ويمكن إضافة بنود وحذفها. انقر على Save، وسيحدّث MyCloudBook قيد اليومية الخاص بالتحويل وأرصدة الحسابات.

قائمة إجراءات الصف لتحويل، وفيها العنصران Edit وDelete.
الشكل 7. قائمة إجراءات الصف لتحويل.
  1. 1Edit. يفتح التحويل.
  2. 2Delete. يحذف التحويل بعد التأكيد.

عندما تكون حركة من حركات التحويل قد تمت تسويتها بنكيًا مع معاملة بنكية في وحدة Banking، يجب أن تحتفظ الحركة بحسابها وبمبلغها. يُرفض تغيير أي منهما حتى تُلغى التسوية البنكية للمعاملة.

حذف تحويل

  1. في القائمة، انقر على زر إجراءات الصف الخاص بالتحويل، ثم على Delete. يؤدي زر Delete في التحويل المفتوح نفس الوظيفة.
  2. تظهر رسالة تأكيد تعرض رقم التحويل. انقر على Yes لحذفه، أو على No للاحتفاظ به.
رسالة تأكيد حذف تحويل: Are you sure you want to delete the Transfer Entry No#:1، مع الزرين Yes وNo.
الشكل 8. رسالة تأكيد حذف تحويل.
  1. 1تذكر رسالة التأكيد رقم التحويل. يحذفه الزر Yes، ويحتفظ به الزر No.

يؤدي الحذف إلى إزالة التحويل وقيد اليومية الخاص به، وتتغير أرصدة الحسابات فورًا. لا يمكن حذف تحويل تمت تسوية إحدى حركاته بنكيًا مع معاملة بنكية في وحدة Banking. ألغِ التسوية البنكية للمعاملة أولًا.

التحويلات وكشف الحساب البنكي

يمكن أيضًا إنشاء تحويل من وحدة Banking. في شاشة التسوية البنكية لحساب بنكي، اختر المعاملات البنكية الخاصة بتحويل، ثم اختر Create Transfer من قائمة زر Reconcile. يُفتح تحويل جديد، وقد عُبّئت فيه مسبقًا بيانات الحساب البنكي والتاريخ والمبلغ والوصف والمرجع من المعاملات. ويؤدي حفظ هذا التحويل أيضًا إلى التسوية البنكية لهذه المعاملات. ويمكن لقاعدة بنكية أيضًا أن تختار Transfer كمستند تنشئه للمعاملات البنكية التي تطابق شروطها.

التحويلات متعددة العملات

عند تفعيل تعدد العملات في Settings ثم Preferences، تعرض نافذة التحويل حقل Currency. تُكتب مبالغ البنود بهذه العملة.

  • عندما تكون العملة عملة أجنبية، يظهر بجانبها حقل لسعر الصرف، ويمكن تغيير السعر لهذا التحويل.
  • يجب أن يكون كل حساب من حسابات التحويل بالعملة الرئيسية أو بعملة التحويل. يُرفض الحساب الذي يكون بعملة ثالثة.
  • يعرض مجموع ثانٍ تحت البنود المبلغ بالعملة الأخرى.
  • عندما لا تتوازن حركات التحويل تمامًا بالعملة الرئيسية بسبب سعر الصرف، يضيف MyCloudBook حركة إلى حساب Exchange Gain or Loss.

الرسائل ومعانيها

الرسالةالسببالإجراء
Some fields are not valid!حقل مطلوب فارغ: Transfer No، أو Date، أو حساب Transfer From، أو Currency في الشركة متعددة العملات.املأ الحقل المميَّز باللون الأحمر.
To Accounts must content at least One Lineلا يوجد حساب في أي بند.اختر الحساب المستلِم في بند واحد على الأقل.
'From Account' can not be in the list of 'To Accounts'يستخدم أحد البنود الحساب المرسِل كحساب مستلِم.اختر حسابًا مستلِمًا آخر.
The Account 'X' Is Main Account. You cannot use main accounts in the transaction.الحساب المرسِل أو أحد الحسابات المستلِمة حساب رئيسي.اختر حسابًا فرعيًا.
Line description can not be more than 4000 characters.أحد الأوصاف أطول من 4000 حرف.اختصر الوصف.
Error, Transfer No : [N] already in use.الرقم المكتوب في Transfer No مستخدم في تحويل آخر.اضبط Transfer No على 0 للحصول على رقم تلقائي.
The currency of all accounts must either match the transaction currency or be your system main currency.أحد حسابات التحويل بعملة ليست العملة الرئيسية ولا عملة التحويل.غيّر عملة التحويل، أو اختر حسابًا آخر.
Transaction Currency must match Main currency or Foreign Currencyعملة التحويل ليست العملة الرئيسية وليست العملة الأجنبية للحسابات.اختر العملة الرئيسية أو عملة الحسابات.
The Transfer #N is reconciled with a bank transaction. Unreconcile the bank transaction first.يجري حذف التحويل، وإحدى حركاته تمت تسويتها بنكيًا في وحدة Banking.ألغِ التسوية البنكية للمعاملة في Banking، ثم احذف التحويل.
The Transfer #N is reconciled with a bank transaction on the account 'X'. Unreconcile the bank transaction before you change the amount on this account.يجري تغيير مبلغ حركة تمت تسويتها بنكيًا. وعند نقل الحركة إلى حساب آخر، تنتهي الرسالة بالعبارة before you remove the post from this account.أبقِ حساب الحركة التي تمت تسويتها بنكيًا ومبلغها دون تغيير، أو ألغِ التسوية البنكية للمعاملة أولًا.

يعرض الشكل التالي رسالة تحويل حسابه المستلِم هو نفس الحساب المرسِل.

تحويل من حساب Checking Account إلى حساب Checking Account، والرسالة التي تفيد بأن حساب From لا يمكن أن يكون في قائمة حسابات To.
الشكل 9. يجب أن يختلف الحساب المستلِم عن الحساب المرسِل.
  1. 1رسالة الخادم.

أسئلة وأجوبة

ما هو التحويل في MyCloudBook؟

ينقل التحويل الأموال من حساب واحد إلى حساب أو أكثر من حسابات الشركة، مثلًا من الحساب الجاري إلى صندوق المصروفات النثرية، أو من الحساب الجاري إلى حساب بطاقة ائتمان لسداد البطاقة. ينشئ MyCloudBook قيد يومية واحدًا للتحويل: يُقيَّد الحساب المرسِل دائنًا، ويُقيَّد كل حساب مستلِم مدينًا.

ما الحسابات التي يمكن استخدامها في التحويل؟

الحسابات العادية من أنواع الأصول والالتزامات وحقوق الملكية، مثل الحسابات البنكية والحسابات النقدية وبطاقات الائتمان والقروض. لا تُعرض حسابات النظام، مثل حساب Accounts Receivable، ولا حسابات الإيرادات والمصروفات. لا يمكن استخدام حساب رئيسي. يجب أن يختلف الحساب المستلِم عن الحساب المرسِل.

كيف أسجّل تحويلًا بين حسابين بنكيين؟

افتح Accounting ثم Transfers، وانقر على New. اختر الحساب المرسِل في Transfer From، وأضف بندًا واحدًا بالحساب المستلِم والمبلغ، وتحقق من التاريخ، ثم انقر على Save.

هل يمكن أن يكون للتحويل أكثر من حساب مستلِم؟

نعم. أضف بندًا لكل حساب مستلِم مع مبلغه. مجموع البنود هو المبلغ الذي يُسحب من الحساب المرسِل.

هل يمكنني تحويل أموال إلى عميل أو مورّد؟

لا. ينقل التحويل الأموال بين حسابات الشركة فقط. تُسجَّل الأموال المقبوضة من العميل بسند قبض، وتُسجَّل الأموال المدفوعة للمورّد بدفعة فاتورة شراء.

أين أرى قيد اليومية الخاص بالتحويل؟

في دفتر اليومية، بالنوع Transfer ورقم التحويل، وفي دفتر الأستاذ لكل حساب من حسابات التحويل.