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Reglas bancarias

Esta guía explica las reglas bancarias en MyCloudBook: cómo manejar automáticamente las líneas repetidas del estado de cuenta, cómo escribir las condiciones y cómo elegir entre Auto y Suggest.

Descripción general

Una regla bancaria maneja una línea que se repite una y otra vez, por ejemplo la comisión mensual del banco. La regla revisa la línea y crea un nuevo gasto, recibo o transferencia para ella. El nuevo documento se concilia con la línea, por lo que no tienes que escribirlo cada mes.

Una regla funciona de una de estas dos formas:

FormaQué ocurre
SuggestAparece una etiqueta azul en la línea. No ocurre nada hasta que haces clic en Apply Rules y confirmas.
AutoLa regla crea el documento durante la importación de un archivo del estado de cuenta. El panel Messages del archivo indica el número de líneas.

La pestaña Bank Rules

  1. En la navegación izquierda, haz clic en Banking.
  2. En la pestaña Banks, haz clic en Bank Rules. Se abre la pestaña Bank Rules.
La pestaña Bank Rules con cuatro reglas, sus condiciones, bancos, direcciones, documentos y la columna Apply.
Figura 1. La pestaña Bank Rules.
  1. 1Add Rule.
  2. 2Refresh.
  3. 3El filtro de bancos. Muestra las reglas de un banco y las reglas de todos los bancos.
  4. 4Show inactive rules.
  5. 5Order. Las reglas se ejecutan en este orden.
  6. 6Rule. El nombre y las condiciones.
  7. 7Bank. Un banco, o All banks.
  8. 8Direction. Money in o Money out.
  9. 9Creates. El documento y su cuenta.
  10. 10Apply. Auto o Suggest.
  11. 11Active. El estado de la regla.

Un doble clic en una regla la abre. El menú de la fila contiene Edit y Delete. Para una línea se usa la primera regla que se ajusta según el orden.

Agregar una regla

  1. Haz clic en Add Rule. También puedes hacer clic en Create Rule… en el menú de la fila de una línea del estado de cuenta, para que la ventana comience con el texto de la línea.
  2. Selecciona Apply to y escribe Rule Name.
  3. Agrega las condiciones.
  4. Selecciona el documento y su cuenta.
  5. Haz clic en Save.
La ventana New Bank Rule de la regla Monthly bank service fee, con una condición y la cuenta 506 Bank and Credit Card Fees.
Figura 2. La ventana New Bank Rule.
  1. 1Apply to. Money out o Money in.
  2. 2Rule Name.
  3. 3Order. Vacío coloca la regla al final.
  4. 4Bank. Vacío significa todos los bancos.
  5. 5Auto apply during the import. Sin esta opción, la regla solo sugiere.
  6. 6Add Condition.
  7. 7Any conditions match o All conditions match.
  8. 8Conditions. Haz clic en una celda para cambiarla.
  9. 9Document. El documento que crea la regla.
  10. 10Supplier, o Customer para un recibo. Opcional.
  11. 11Payment Method. Opcional.
  12. 12Account. La cuenta del documento.
  13. 13El estado: Active o Inactive.
  14. 14Save.

Los campos

CampoObligatorioPropósito y reglas
Apply toObligatorioMoney out para un pago, una comisión o un retiro. Money in para un depósito, un reembolso o un pago recibido.
Rule NameObligatorioHasta 100 caracteres. Debe ser único.
OrderOpcionalUn número entero de 1 o más.
BankOpcionalUn banco activo, o vacío para todos los bancos.
DocumentObligatorioMoney out: Expense o Transfer. Money in: Receipt o Transfer.
Supplier or CustomerOpcionalEl contacto del documento. No se usa para una transferencia.
AccountObligatorioLa cuenta de gastos, de ingresos u otra cuenta del documento. Una transferencia usa una cuenta de activo o de pasivo.
TaxOpcionalSolo para un recibo.

Las condiciones

CampoOperadores
Description, Payee, Reference, Transaction typecontains, does not contain, is equal to, starts with, ends with. Las mayúsculas y las minúsculas cuentan igual.
Amountis equal to, is greater than, is less than, is between. Aquí el importe no tiene signo.

Usa un texto corto que aparezca todos los meses, por ejemplo MONTHLY SERVICE FEE. Evita las fechas y los números que cambian. Con dos o más condiciones, elige Any conditions match o All conditions match.

Comienza con Suggest. Revisa las sugerencias durante un mes y luego activa Auto apply.

Qué crea una regla

El documento de una regla tiene una línea con el importe de la línea del estado de cuenta. Su fecha, su referencia y su descripción vienen de la línea del estado de cuenta. Después de que la regla se ejecuta, la línea queda conciliada y un texto pequeño debajo de su etiqueta indica el nombre de la regla.

  • Una regla nunca cambia un documento existente. Siempre crea uno nuevo.
  • Unreconcile elimina el vínculo. El documento permanece en los libros.
  • Cuando eliminas una regla, sus documentos permanecen en los libros.
  • Auto apply funciona en las líneas de una importación. Para otras líneas, usa Apply Rules.

Mensajes y su significado

MensajeCausaQué hacer
The rule is saved successfully.Se guardó la regla.No se requiere ninguna acción.
Add at least one condition.La regla no tiene ninguna condición.Haz clic en Add Condition.
A rule named '...' exists already.Otra regla tiene ese nombre.Elige otro nombre.
The direction Money in can not create an expense. An expense rule needs the direction Money out.La dirección no corresponde al documento.Cambia la dirección o el documento.
The direction Money out can not create a receipt. A receipt rule needs the direction Money in.La dirección no corresponde al documento.Cambia la dirección o el documento.
The account '...' is a main account. Choose a sub account.La cuenta tiene subcuentas.Selecciona una subcuenta.
The account of a transfer rule must differ from the account of the bank.La transferencia tiene la misma cuenta en los dos lados.Selecciona otra cuenta.
... transaction(s) reconciled by the rules.Las reglas conciliaron las líneas.No se requiere ninguna acción.
The transaction does not satisfy the conditions of the rule '...'.La línea ya no cumple la regla.Revisa la línea y la regla.

Preguntas y respuestas

¿Qué es una regla bancaria?

Una regla que crea un nuevo gasto, recibo o transferencia para una línea del estado de cuenta que cumple sus condiciones, y concilia la línea con ese documento.

¿Cuál es la diferencia entre Auto y Suggest?

Suggest muestra una etiqueta y espera tu decisión. Auto crea el documento durante la importación de un estado de cuenta.

¿En qué orden se ejecutan las reglas?

En el orden de la columna Order. Se usa la primera regla que se ajusta a una línea.

¿Qué pasa con los documentos cuando elimino una regla?

Permanecen en los libros.

¿Cómo inicio una regla desde una línea del estado de cuenta?

Haz clic en Create Rule en el menú de la fila de la línea. Acorta el texto de la condición para que se ajuste a todos los meses.