لا فائدة من إيصال محشور في محفظة أو متروك على لوحة قيادة شاحنة عندما تحتاج إلى إقفال الدفاتر المحاسبية. يجب أن يتحول الإيصال إلى سجل مصروفات قابل للبحث يتضمن التاريخ، والمورد، والمبلغ، والضريبة، وصورة داعمة. إذًا، كيف تعمل تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) للإيصالات؟ إنها تقرأ النص الموجود في صورة الإيصال، وتحدد التفاصيل المالية المهمة، وترسلها إلى سير عمل حيث يمكن لأحد الموظفين مراجعة المصروف والموافقة عليه.
بالنسبة للشركات الصغيرة، القيمة عملية: تقليل الكتابة اليدوية، وتقليل فقدان المستندات، والحصول على رؤية أوضح لما تنفقه الشركة. يمكن لتقنية OCR تسريع إدخال المصروفات، لكنها ليست بديلاً عن عملية المراجعة. تأتي أفضل النتائج من الجمع بين الأتمتة وفئات المصروفات الواضحة وخطوات الموافقة البسيطة.
ما الذي تفعله تقنية OCR للإيصالات فعلياً؟
يرمز مصطلح OCR إلى التعرف الضوئي على الحروف. وهي التقنية التي تحول الكلمات والأرقام الموجودة في صورة ما إلى نص قابل للقراءة آلياً. عندما يلتقط شخص ما صورة لإيصال أو يرفع ملف PDF، تبحث تقنية OCR في البكسلات الموجودة على الصفحة وتتعرف على الأنماط التي تشكل الحروف والأرقام والتواريخ ومبالغ العملة.
تذهب تقنية OCR للإيصالات خطوة أبعد من التعرف الأساسي على النص. الإيصال ليس مستنداً نظيفاً بتنسيق واضح. يضع الموردون الإجماليات، والضرائب، والعناوين، وبنود الفاتورة، وتفاصيل الدفع في أماكن مختلفة. بعض الإيصالات ضيقة وباهتة. والبعض الآخر يتضمن خصومات، أو مرتجعات، أو خطوط ضريبية متعددة. صُممت تقنية OCR للإيصالات للعثور على الحقول المالية المحتملة ضمن هذا التباين.
عادة ما تكون النتيجة مسودة لسجل مصروفات، وليست قراراً محاسبياً نهائياً. قد يحدد النظام أن الإيصال جاء من متجر معدات، وبلغ إجماليه 86.42 دولاراً، وتم دفعه في 18 أكتوبر. لا يزال فريقك بحاجة إلى تأكيد الحساب أو المشروع أو العميل أو القسم أو المهمة التي يجب أن تتحمل تلك التكلفة.
كيف تعمل تقنية OCR للإيصالات خطوة بخطوة؟
تبدأ العملية بالتقاط الصورة. يلتقط المستخدم صورة في تطبيق جوال، أو يمسح إيصالاً ورقياً ضوئياً، أو يعيد توجيه مرفق بريد إلكتروني، أو يرفع مستنداً من جهاز كمبيوتر. جودة الصورة مهمة في هذه المرحلة. الصورة المسطحة والمضاءة جيداً مع ظهور الزوايا الأربع تمنح البرنامج الكثير ليعمل به مقارنة بصورة مظلمة أو مطوية أو ضبابية.
تجهيز الصورة للقراءة
قبل تحديد أي نص، يقوم البرنامج بتحسين الصورة قدر الإمكان. قد يقوم بتدوير صورة جانبية، أو تقويم إيصال مائل، أو زيادة التباين، أو تقليل الظلال، أو فصل الإيصال عن الخلفية. يعد هذا التحضير مفيداً بشكل خاص للإيصالات المطبوعة على ورق حراري رقيق، حيث يمكن أن يبهت النص بسرعة.
لا يمكن للنظام استعادة التفاصيل غير المرئية. إذا تم قطع الإجمالي، أو حجبه بإبهام، أو تلاشى بسبب الوهج، فقد تحتاج إلى إدخال المصروف يدوياً. ولهذا السبب، فإن إجراء فحص سريع قبل إرسال الإيصال يمكن أن يمنع بذل المزيد من الجهد لاحقاً.
تقنية OCR تتعرف على الكلمات والأرقام
بعد ذلك، يقوم محرك OCR بمسح الصورة المُجهزة وتحويل الأحرف المرئية إلى نص. يقرأ أسماء الموردين المحتملة، وعناوين الشوارع، والتواريخ، وأرقام الإيصالات، والكميات، والضرائب، والإكراميات، والمبالغ. يمكن لتقنية OCR الحديثة التعرف على العديد من الخطوط والتنسيقات، لكن الأحرف المتشابهة لا تزال تسبب أخطاءً. على سبيل المثال، قد يبدو الرقم 8 الباهت مثل 3، أو قد يتم الخلط بين حرف O والصفر.
يخصص المحرك أيضاً درجات ثقة لما يقرؤه. إذا كان الإجمالي واضحاً ويظهر بجانب كلمات مثل "الإجمالي" أو "المبلغ المستحق"، فقد تكون الثقة عالية. إذا كان الإيصال متجعداً أو يتضمن عدة إجماليات متنافسة، تنخفض الثقة ويجب مراجعة الحقل بشكل أدق.
النظام يحدد حقول الإيصال
قراءة كل النص هي جزء فقط من الوظيفة. يستخدم البرنامج بعد ذلك قواعد المستندات وأنماط البيانات لتحديد معنى كل قيمة. يتم التعامل مع الرقم القريب من "المجموع الفرعي" بشكل مختلف عن الرقم القريب من "الإجمالي". تنسيق التاريخ يختلف عن معرف المعاملة. من المحتمل أن يكون العنوان في الأعلى معلومات المورد، بينما من المرجح أن يكون المبلغ في الأسفل هو الرسوم النهائية.
هذا هو المكان الذي يمكن أن تساعد فيه معالجة الإيصالات بمساعدة الذكاء الاصطناعي. إنها تبحث عن هياكل الإيصالات الشائعة والعلاقات بين الحقول بدلاً من الاعتماد فقط على نموذج ثابت. هذا مهم لأن إيصال المطعم، وإيصال الوقود، وفاتورة المورد يمكن أن تبدو مختلفة تماماً.
يتم مطابقة المصروف وتكويده
بمجرد استخراج التفاصيل الرئيسية، ينشئ البرنامج مسودة للمعاملة. اعتماداً على الإعداد المحاسبي، قد يقترح فئة مصروفات بناءً على المورد، أو المعاملات السابقة، أو قواعد المستخدم، أو محتويات الإيصال. قد يتم اقتراح عملية شراء متكررة من شركة شحن كمصروفات شحن، بينما قد يتم تعيين شراء مواد للمخزون أو لمشروع معين.
توفر الاقتراحات الوقت، لكنها تتطلب قواعد محاسبية منطقية. قد تكون عملية شراء من نفس بائع التجزئة لوازم مكتبية في شهر ومواد عمل في الشهر التالي. تعتمد الفئة الصحيحة على سبب قيام الشركة بعملية الشراء، وليس فقط على المكان الذي تم فيه الشراء.
يقوم شخص ما بمراجعة السجل والموافقة عليه
الخطوة الأخيرة هي التي تحمي دفاتر حساباتك. يتحقق المستخدم من المورد، والتاريخ، والإجمالي، ومعالجة الضريبة، وحساب الدفع، وفئة المصروفات، وأي تخصيص لوظيفة أو مشروع. يمكنهم تصحيح حقل ما، وإضافة ملاحظة، وإبقاء الإيصال الأصلي مرفقاً بالمعاملة.
بعد الموافقة، يصبح المصروف جزءاً من السجلات المالية للشركة. يظل المستند متاحاً عندما يريد المدير التحقق من رسوم ما، أو يقوم محاسب بتسوية حساب بنكي، أو تحتاج الشركة إلى دعم لخصم ضريبي.
ما هي المعلومات التي يمكن لتقنية OCR للإيصالات استخراجها؟
تعتمد النتائج الدقيقة على جودة الإيصال والبرنامج، لكن تهدف معظم أدوات OCR للإيصالات إلى التقاط اسم المورد، وتاريخ المعاملة، والمجموع الفرعي، وضريبة المبيعات، وإجمالي المبلغ، وطريقة الدفع، ورقم الإيصال أو المعاملة. يمكن للبعض أيضاً تحديد بنود الفاتورة الفردية، والكميات، والخصومات، والإكراميات، والعملة.
يعد استخراج بنود الفاتورة مفيداً، ولكن يجب التعامل معه بحذر. يمكن أن يساعد الشركة القائمة على المخزون في فهم ما تم شراؤه أو تسهيل تقسيم التكاليف عبر المشاريع. ومع ذلك، فإن بنود الفاتورة على إيصال طويل ومتجعد أصعب في القراءة من إجمالي مطبوع بوضوح. إذا كانت هذه التفاصيل تؤثر على تقييم المخزون أو فواتير العملاء، تحقق منها قبل الترحيل.
أين يمكن أن تخطئ تقنية OCR للإيصالات؟
تقنية OCR للإيصالات سريعة، لكنها تعمل بمستندات مصدر غير كاملة. الورق الحراري الباهت، والكتابة اليدوية، والعملات الأجنبية، والتحميلات المكررة، وضعف تركيز الكاميرا، وتخطيطات الموردين غير المعتادة، كلها يمكن أن تقلل من الدقة. قد تظهر إيصالات المطاعم مبلغ بطاقة معتمد، وإكرامية مكتوبة بخط اليد، وإجمالياً نهائياً، مما يخلق مصدراً شائعاً للارتباك.
هناك أيضاً مشكلة محاسبية لا تستطيع تقنية OCR حلها بمفردها. يمكنها التعرف على أن الرسوم كانت 250 دولاراً لدى بائع تجزئة، لكنها لا تستطيع دائماً معرفة ما إذا كانت الرسوم مصروفات تشغيل قابلة للخصم، أو عملية شراء شخصية، أو بند مخزون، أو تكلفة يجب تحميلها على العميل. يوفر دليل الحسابات الخاص بك، وهيكل المشروع، وسياسات الشركة هذا السياق.
ضع قاعدة واضحة لفريقك: ارفع الإيصال في أسرع وقت ممكن، وراجع الحقول المستخرجة، وعين الفئة الصحيحة قبل الانتهاء من المعاملة. بالنسبة للمشتريات الكبيرة، اطلب ملاحظة توضح الغرض التجاري. هذا يخلق مساراً نظيفاً دون تحويل إدارة الإيصالات إلى عملية معقدة.
كيف تحصل على نتائج OCR أفضل في العمليات اليومية؟
عادة الالتقاط المتسقة توفر قيمة أكبر من أي ميزة بمفردها. اطلب من الموظفين تصوير الإيصالات فور الشراء، قبل أن يبهت الورق أو يضيع. استخدم خلفية سادية وإضاءة كافية، وتأكد من أن الإيصال بأكمله مرئي. إذا كان الإيصال طويلاً بشكل غير عادي، التقطه في صور متعددة قابلة للقراءة عندما تسمح عمليتك بذلك.
بعد ذلك، قم بإنشاء روتين موافقة قصير. يمكن للمدير أو مستخدم التمويل أو المحاسب مراجعة الإيصالات الواردة يومياً أو أسبوعياً بدلاً من الانتظار حتى نهاية الشهر. تجعل المراجعة المنتظمة من الأسهل اكتشاف التكرارات، وتأكيد رسوم المشاريع، وتصحيح الفئات بينما لا تزال عملية الشراء مألوفة.
بالنسبة للشركات التي تتبع الوظائف أو المخزون أو كيانات متعددة، استخدم الحقول التي تجعل المصروفات مفيدة لاحقاً. خصص مشروعاً عند الاقتضاء، وحدد الشركة المناسبة، وأرفق أي مستندات داعمة. يمكن لتقنية الالتقاط المدعومة بالذكاء الاصطناعي من MyCloudBook تحويل الإيصالات إلى مصروفات والمساعدة في مركزة هذا العمل جنباً إلى جنب مع الفواتير، والمدفوعات، وحركات المخزون، وربحية المشروع، بحيث لا ينفصل الإيصال عن السجل المالي الذي يدعمه.
تقنية OCR للإيصالات تكون أكثر فائدة عندما تدعم الرقابة
الهدف ليس معالجة الإيصالات دون النظر إليها. الهدف هو قضاء وقت أقل في إدخال تفاصيل يمكن التنبؤ بها والمزيد من الوقت في فحص المعلومات التي تؤثر على التدفق النقدي، والأرباح، والتقارير. تتعامل تقنية OCR مع القراءة المتكررة؛ ويوفر فريقك الحكم التجاري.
ابدأ بالإيصالات التي تسبب أكبر قدر من الأعمال الورقية، وقم بتعيين مسؤول مراجعة بسيط، واحتفظ بالصورة الأصلية مرفقة بكل مصروف تمت الموافقة عليه. يمكن لهذا الروتين الصغير أن يجعل نهاية الشهر أقل توتراً ويمنحك صورة أكثر موثوقية حول أين تذهب أموالك.