Un mes rentable puede verse muy diferente una vez que se incluyen las facturas vencidas, las facturas de proveedores, las devoluciones y los costos de los proyectos. Por eso, aprender a crear informes de ganancias no es solo una tarea contable. Ofrece a los propietarios de negocios una forma clara de ver si sus ventas están produciendo suficiente dinero para cubrir el costo real de operar la empresa.
Un informe de ganancias útil debe ser fácil de leer, basarse en registros completos y ser lo suficientemente detallado como para respaldar la acción. Debería poder utilizarlo para responder preguntas prácticas: ¿Qué productos generan más dinero? ¿Qué proyectos tienen precios demasiado bajos? ¿Están aumentando los costos operativos más rápido que las ventas? ¿Dónde debería reducir el gasto antes de que comience el próximo mes?
Comience con el informe de ganancias correcto
La mayoría de las empresas comienzan con un informe de pérdidas y ganancias, también llamado estado de resultados. Este informe muestra los ingresos obtenidos durante un período seleccionado, los costos directamente relacionados con la generación de esos ingresos y los gastos operativos necesarios para administrar la empresa.
El cálculo básico es simple:
Ingresos - costo de bienes vendidos - gastos operativos = beneficio neto
Para una empresa de servicios, los costos directos pueden incluir subcontratistas, materiales específicos del proyecto, viajes o mano de obra asignada a un trabajo de un cliente. Para una empresa comercial o basada en inventario, los costos directos generalmente incluyen el costo de compra de los artículos vendidos, fletes, embalaje y otros costos necesarios para preparar los productos para la venta.
Un informe mensual de pérdidas y ganancias es el mejor punto de partida para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas. Es lo suficientemente frecuente como para detectar problemas a tiempo sin crear trabajo administrativo innecesario. Algunas empresas también necesitan una visión semanal del beneficio bruto, especialmente si el inventario, la mano de obra o los volúmenes de ventas cambian rápidamente.
Cómo crear informes de ganancias a partir de registros completos
Un informe es tan útil como las transacciones que lo respaldan. Antes de revisar las ganancias, asegúrese de que sus registros contables incluyan todos los ingresos, gastos, facturas, pagos, movimientos de inventario y ajustes para el período del informe.
Establezca un período de informe y mantenga la coherencia
Elija un período que coincida con la forma en que administra el negocio. Los informes mensuales funcionan bien para la mayoría de los equipos porque se alinean con los gastos recurrentes, los ciclos de nómina, los estados de cuenta de los proveedores y las reuniones de gestión. Compare cada mes con el mes anterior y con el mismo mes del año anterior siempre que sea posible.
La coherencia es más importante que crear un formato perfecto en el primer intento. Si cambia la forma en que se clasifican los gastos cada mes, las tendencias se vuelven difíciles de confiar. Establezca categorías claras y utilícelas de la misma manera cada vez.
Registre los ingresos cuando se obtienen
Su informe debe mostrar las ventas por el trabajo completado o los bienes entregados durante el período, no solo los pagos que llegaron a su cuenta bancaria. Si factura a un cliente en marzo por el trabajo completado en marzo, ese ingreso pertenece a marzo, incluso si el cliente paga en abril.
Esta distinción le ayuda a separar la rentabilidad del flujo de caja. Una empresa puede declarar una ganancia y aun así enfrentar una escasez de efectivo porque los clientes aún no han pagado. También puede recibir un gran pago de un cliente en un mes por un trabajo realizado anteriormente. Ambas visiones son importantes, pero responden a preguntas diferentes.
Capture cada costo en la categoría correcta
La falta de gastos hace que las ganancias parezcan mejores de lo que son. Introduzca las facturas de proveedores cuando se reciban, cargue los recibos rápidamente y asigne cada transacción a la cuenta de gastos correcta. Una compra de suministros para restaurantes no debe agruparse con los suministros de oficina. Las suscripciones de software no deben desaparecer dentro de una categoría miscelánea general.
Utilice categorías que reflejen cómo toma las decisiones. Las categorías comunes incluyen ingresos por ventas, ventas de productos, costos de subcontratistas, materiales, fletes, nómina, alquiler, marketing, seguros, software, servicios públicos y servicios profesionales. Mantenga la lista práctica. Muy pocas categorías ocultan cambios de costos significativos, mientras que demasiadas hacen que la entrada rutinaria sea lenta e inconsistente.
Para las empresas que manejan bienes físicos, actualice los registros de inventario antes de revisar las ganancias. Cuando se recibe, ajusta, devuelve o vende stock, esos movimientos afectan el costo de los bienes vendidos y el margen que se muestra en su informe.
Haga coincidir los costos directos con las ventas relacionadas
Aquí es donde muchos informes de ganancias pierden su valor. Los costos directos deben registrarse en el mismo período que los ingresos que ayudaron a generar. Si un proyecto se factura en junio pero su factura de subcontratista se ingresa en julio, junio puede parecer más rentable de lo que realmente fue.
Para las empresas basadas en proyectos, asigne ingresos y costos al proyecto siempre que sea posible. Eso le da un informe de rentabilidad del proyecto además de su informe de pérdidas y ganancias de toda la empresa. Un proyecto puede generar ingresos sustanciales pero aun así producir un margen débil debido a la mano de obra adicional, materiales, descuentos o retrabajos.
Cree un informe que muestre de dónde provienen las ganancias
Una cifra básica de beneficio neto es útil, pero no debería ser el único número que revise. Organice el informe de modo que el camino desde los ingresos hasta el beneficio sea visible.
Comience con los ingresos totales, luego reste los costos directos para calcular el beneficio bruto. El beneficio bruto muestra lo que queda después de entregar el producto o servicio. A continuación, reste los gastos operativos como alquiler, nómina administrativa, marketing, seguros y software para calcular el beneficio neto.
Agregue porcentajes de margen bruto y margen neto junto a los importes en dólares. El margen bruto es el beneficio bruto dividido por los ingresos. El margen neto es el beneficio neto dividido por los ingresos. Los porcentajes facilitan las comparaciones cuando las ventas suben o bajan. Un beneficio de $10,000 puede parecer fuerte hasta que ve que representa solo un margen del 3%.
Desglose los ingresos por línea de productos, tipo de servicio, ubicación, canal de ventas o proyecto cuando esos detalles afecten las decisiones. No necesita todos los filtros posibles. Céntrese en las categorías que le ayuden a fijar el precio del trabajo, gestionar el inventario o decidir dónde invertir tiempo y dinero.
Por ejemplo, un contratista puede comparar trabajos de renovación, mantenimiento y reparación de emergencia. Un minorista puede comparar categorías de productos y canales de ventas. Una empresa de consultoría puede comparar tipos de proyectos, clientes o equipos. El objetivo es identificar trabajos rentables que valga la pena repetir y trabajos de bajo margen que necesiten un cambio de precio, proceso o compra.
Revise el informe antes de confiar en él
Antes de compartir un informe de ganancias, verifique si hay resultados inusuales. Compare el mes actual con el mes anterior y pregunte por qué ocurrieron cambios importantes. Se puede esperar un beneficio menor después de un pago anual de seguro, una compra de inventario al por mayor o una campaña de marketing planificada. También puede revelar un error de codificación, una factura no registrada, un gasto duplicado o un ajuste de inventario que necesita atención.
Preste mucha atención a estas señales de advertencia: ingresos en aumento mientras el margen bruto cae, gastos que crecen más rápido que las ventas, márgenes de proyecto consistentemente bajos o una categoría grande de gastos misceláneos. Cada uno merece una mirada más cercana, no una suposición automática de que el negocio es menos saludable.
También ayuda revisar las facturas de clientes no pagadas y las facturas de proveedores no pagadas junto al informe de ganancias. El beneficio le dice si el negocio ganó dinero. Las cuentas por cobrar y por pagar le ayudan a entender cuándo puede llegar el efectivo y qué se debe pagar pronto.
Convierta los informes de ganancias en decisiones operativas
El valor de los informes proviene de lo que sucede después. Programe una breve revisión mensual con el propietario, el gerente de finanzas, el contador o el jefe de departamento. Mantenga la conversación centrada en unas pocas decisiones en lugar de convertirla en una revisión de cada transacción.
Si el margen bruto está cayendo, investigue los precios, descuentos, costos de proveedores, desperdicios, horas de mano de obra o cargos de envío. Si un tipo de proyecto es consistentemente rentable, considere darle más atención de ventas. Si los gastos generales están aumentando, decida si el gasto respalda el crecimiento o necesita un límite.
Establezca un pequeño número de objetivos para el próximo período. Podría intentar mejorar el margen bruto en dos puntos, reducir los costos de proyectos no facturados, cobrar facturas vencidas o mover inventario de baja rotación antes de pedir más. Luego use el siguiente informe para medir si el cambio funcionó.
El software de contabilidad en la nube puede facilitar este proceso al integrar facturas, gastos, cuentas, inventario, actividad de proyectos y documentos en un solo sistema. En MyCloudBook, los equipos pueden realizar un seguimiento de las ganancias y los costos de los proyectos, gestionar los movimientos de inventario, capturar gastos de recibos y generar informes sin tener que juntar hojas de cálculo separadas. La configuración correcta depende de su flujo de trabajo, así que personalice las categorías y las vistas de los informes en torno a las decisiones que su equipo toma con más frecuencia.
Mantenga el proceso lo suficientemente simple como para repetirlo
No espere hasta la temporada de impuestos para averiguar si su negocio fue rentable. Cierre cada mes verificando las transacciones bancarias, ingresando las facturas pendientes, emitiendo facturas, actualizando el inventario y revisando su informe de ganancias. Una rutina confiable es más valiosa que un informe complicado que solo se completa una o dos veces al año.
A medida que su negocio crezca, puede agregar comparaciones presupuestarias, vistas departamentales, informes por ubicación o análisis de proyectos más detallados. Comience con registros limpios y un informe mensual de pérdidas y ganancias claro. Cuando todos pueden ver cómo los ingresos, los costos directos y los gastos operativos afectan el resultado final, las mejores decisiones son mucho más fáciles de tomar.