يمكن للعنصر المرتجع أن يخلق ثلاث مشكلات في وقت واحد: يتغير رصيد مخزونك، وقد يتغير رصيد عميلك، وقد تؤثر حالة المنتج على قيمته. إن معرفة كيفية تتبع مرتجعات المخزون تعني التعامل مع كل عملية إرجاع كحركة مخزون موثقة، وليس مجرد استرداد أموال أو صندوق موضوع على رف.
بالنسبة للشركات الصغيرة، يمنع هذا الانضباط المشكلات المألوفة: ظهور المخزون كمتوفر بينما هو تالف، وإصدار أرصدة دون استلام المنتج، وهوامش ربح تبدو أفضل مما هي عليه في الواقع. توفر عملية الإرجاع الواضحة لفرق المبيعات والمستودعات والمحاسبة نفس الإجابة حول ما حدث لكل عنصر.
ابدأ بسجل إرجاع قبل تحريك المخزون
أنشئ سجل إرجاع بمجرد أن يطلب العميل إرسال عنصر ما مرة أخرى أو يوافق فريقك على قبوله. يجب أن يرتبط السجل بفاتورة المبيعات الأصلية أو الطلب أو الشحنة كلما أمكن ذلك. يمنح هذا فريقك نقطة انطلاق موثوقة لتأكيد العنصر والكمية وسعر البيع والعميل وتاريخ البيع.
لا تنتظر حتى يصل العنصر لبدء الأعمال الورقية. يساعد تفويض الإرجاع أو رقم الإرجاع الداخلي فريقك في التعرف على الطرود الواردة ويمنع إرجاع شحنة غير متوقعة إلى المخزون دون مراجعة. كما يمنح العميل مرجعاً إذا اتصل بشأن رصيده أو استبداله.
في هذه المرحلة، سجل الكمية المتوقعة وسبب الإرجاع. تشمل الأسباب الشائعة تغيير العميل لرأيه، شحن صنف خاطئ، تلف أثناء النقل، عيب في المنتج، طلب مكرر، أو مطالبة بالضمان. تصبح هذه التفاصيل مفيدة عندما تراجع المشكلات المتكررة مع المنتجات أو الموردين أو التعبئة أو التنفيذ.
تعمل العملية البسيطة بشكل جيد للعديد من الشركات: تفويض الإرجاع، استلامه وفحصه، تحديد حالة المخزون الخاصة به، ثم إصدار رصيد العميل المناسب أو الاستبدال. الترتيب مهم. إذا أصدرت رصيداً كاملاً قبل استلام العنصر، اجعل ذلك القرار مرئياً في السجل حتى لا يبدو كإرجاع لم يتم تحصيله.
افحص كل مرتجع عند الاستلام
عند وصول العنصر، قارنه بسجل الإرجاع بدلاً من الاعتماد فقط على ملصق الشحن. احسب الوحدات، وتحقق من رمز المنتج (SKU) أو رمز المنتج، وسجل تاريخ الاستلام. إذا كان المرتجع يتضمن منتجات متعددة، فافحص وسجل كل سطر على حدة.
السؤال الرئيسي ليس ببساطة ما إذا كان العنصر قد عاد. بل هو ما إذا كان يمكن بيعه مرة أخرى بقيمته العادية. قد يذهب العنصر المختوم وغير التالف مباشرة إلى المخزون المتاح. قد يحتاج العنصر المفتوح إلى موقع أو حالة منفصلة. يجب الاحتفاظ بالعنصر التالف أو المعيب بعيداً عن المخزون القابل للبيع حتى يقرر فريقك ما إذا كان سيتم إصلاحه أو إعادته إلى مورد أو بيعه بخصم أو شطبه.
استخدم ملاحظة فحص قصيرة للاستثناءات. على سبيل المثال، "تم استلام وحدتين، واحدة غير مفتوحة والأخرى ذات هيكل متصدع" تعطي معلومات مفيدة أكثر بكثير من وضع علامة على كلتا الوحدتين كمرتجعات. قد تساعد الصور أيضاً في المنتجات ذات القيمة العالية أو نزاعات الضمان أو مطالبات الناقل.
إذا كانت شركتك تتلقى مرتجعات في أكثر من موقع، فاطلب من الموظفين استخدام نفس الحالات ورموز الأسباب في كل مكان. الصياغة المختلفة لنفس المشكلة تجعل إعداد التقارير أكثر صعوبة وتخفي الأنماط التي قد تقلل من المرتجعات المستقبلية.
افصل المخزون القابل للبيع، وغير القابل للبيع، والمعلق
لا ينبغي للعنصر المرتجع أن يزيد المخزون المتاح تلقائياً. بدلاً من ذلك، انقله إلى الحالة التي تعكس حالته. المخزون القابل للبيع جاهز لعميل جديد. المخزون غير القابل للبيع لا يمكن بيعه بالقيمة العادية. مخزون الفحص المعلق موجود فعلياً في المتناول ولكنه غير متاح حتى يوافق شخص ما على خطوته التالية.
هذا الفصل مفيد بشكل خاص عندما يتمكن فريق المبيعات من رؤية كميات المخزون. فهو يمنعهم من وعد العميل بعنصر لا يزال قيد الفحص أو ينتظر الإصلاح. كما أنه يحمي دقة قرارات إعادة الطلب. إذا كان نظامك يقول أن لديك 20 وحدة ولكن خمس منها مرتجعات تالفة، فإن مخزونك القابل للاستخدام هو في الواقع 15.
حدث سجلات المخزون والسجلات المالية معاً
تؤثر مرتجعات المخزون على أكثر من مجرد الكمية. فهي يمكن أن تؤثر على الإيرادات، وضريبة المبيعات، وتكلفة البضائع المباعة، وقيمة المخزون، وتكاليف الشحن، وحسابات العملاء. يعتمد المعالجة المحاسبية الدقيقة على إعداد عملك وسبب الإرجاع، ولكن يجب أن يظهر السجل التشغيلي دائماً هذا الاتصال.
بالنسبة لمرتجع عميل قياسي، قد تزداد كمية المخزون بمجرد الموافقة على العنصر لإعادة البيع. في الوقت نفسه، يجب أن تشير مذكرة الائتمان أو استرداد الأموال أو معاملة الاستبدال إلى البيع الأصلي. هذا يحافظ على دقة رصيد العميل وينشئ مسار تدقيق لمحاسبك.
بالنسبة لعنصر تالف لن يتم إعادة بيعه، لا تتعامل معه كمخزون مرتجع عادي. سجله كمخزون تالف، أو شطب، أو تعديل معتمد آخر بناءً على سياستك المحاسبية. إذا كان الناقل أو المورد أو الشركة المصنعة ستعوض عملك، فاجعل تلك المطالبة مرتبطة بسجل الإرجاع. وإلا، فمن السهل فقدان تتبع التكاليف التي يجب استردادها.
كن حذراً مع طلبات الاستبدال. يمكن أن يبدو الاستبدال كعملية بيع ثانية إذا تم إدخاله كفاتورة جديدة بدون سياق. حدده كاستبدال بدون تكلفة أو اربطه بالمرتجع الأصلي حتى لا تبالغ تقارير إيراداتك في تقدير المبيعات.
برامج المحاسبة السحابية مع تعديلات المخزون يمكن أن تجعل هذه العملية أسهل لأن فريقك يمكنه تسجيل حركة المخزون والاحتفاظ بمستند العميل ذي الصلة في مكان واحد. في MyCloudBook، يمكن للشركات استخدام حركات المخزون، والحقول المخصصة، وتخزين المستندات، والتقارير لإنشاء سير عمل للإرجاع يتناسب مع كيفية استلام ومراجعة فريقهم للعناصر فعلياً.
استخدم رموز الأسباب للعثور على التكلفة الحقيقية للمرتجعات
معدل الإرجاع وحده لا يفسر ما يحتاج إلى إصلاح. تحول رموز الأسباب بيانات الإرجاع إلى معلومات تشغيلية مفيدة. إذا ارتفعت مرتجعات "شحن صنف خاطئ"، فقد تحتاج عملية الالتقاط أو تصنيف المنتج إلى اهتمام. إذا كان رمز منتج معين (SKU) يُرجع غالباً كمعيب، فقد تحتاج إلى التحدث مع المورد أو مراجعة دفعة المنتج.
حافظ على قائمة الرموز الخاصة بك قصيرة بما يكفي ليستخدمها الموظفون باستمرار. تؤدي كثرة الخيارات إلى اختيارات غامضة وتقارير غير موثوقة. ابدأ بأسباب الإرجاع التي تراها شركتك في أغلب الأحيان، ثم أضف حقل ملاحظات للتفاصيل التي لا تناسب فئة قياسية.
راجع أسباب الإرجاع شهرياً على الأقل. انظر إلى كمية الإرجاع والقيمة الدولارية، وليس فقط عدد المعاملات. قد تستحق عشر مرتجعات منخفضة التكلفة اهتماماً أقل من مرتجعتين لمنتج عالي الهامش أو عالي تكلفة الشحن. بالنسبة للشركات القائمة على المشاريع، ضع في اعتبارك ما إذا كان يجب أيضاً تخصيص المواد المرتجعة لـ المشروع ذي الصلة حتى يعكس هامش المشروع التكلفة الحقيقية للعمل.
حدد المسؤولية والتوقيت بوضوح
غالباً ما تقع المرتجعات بين الإدارات. توافق خدمة العملاء على الإرجاع، ويستلمه موظفو المستودع، وتصدر المحاسبة الرصيد. بدون مسؤولية واضحة، قد يفترض كل شخص أن شخصاً آخر قد حدث النظام.
خصص المسؤولية لكل مرحلة. يمكن للموظفين الذين يتعاملون مع العملاء إنشاء طلب الإرجاع وشرح السياسة. يمكن لموظفي الاستلام التحقق من الحالة وإكمال حركة المخزون. قد يوافق المدير على الشطب أو استرداد الأموال الكبير بشكل غير عادي. يمكن لفريقك المالي مراجعة الأرصدة والمبالغ المستردة والتعديلات المتعلقة بالإرجاع أثناء التسوية الدورية.
حدد جدولاً زمنياً مستهدفاً أيضاً. على سبيل المثال، افحص المرتجعات في غضون يومي عمل من الوصول وأصدر الأرصدة المعتمدة في غضون يوم عمل واحد بعد الفحص. يعتمد التوقيت المناسب على حجمك وسياسة الإرجاع الخاصة بك، ولكن المعيار المعلن يساعد فريقك في إبقاء العملاء على اطلاع ويمنع المنتجات المرتجعة من الجلوس في غرفة خلفية لأسابيع.
سوية المرتجعات قبل أن تصبح انكماشاً
في نهاية كل شهر، قارن المرتجعات الفعلية بسجلات الإرجاع ومذكرات الائتمان وتعديلات المخزون. حقق في العناصر التي تم تقييدها ولكن لم يتم استلامها أبداً، أو التي تم استلامها ولكن لم تتم معالجتها، أو التي تم نقلها خارج المخزون دون سبب موثق.
هذا الفحص لا يحتاج إلى أن يكون معقداً. راجع تقريراً عن المرتجعات حسب الحالة، ثم ابحث عن العناصر التي ظلت قيد الفحص لفترة طويلة جداً. راجع العناصر غير القابلة للبيع للتأكد من إصلاحها أو شطبها أو إعادتها إلى المورد أو حلها بطريقة أخرى. يمكن لتراكم صغير أن يشوه بسرعة المخزون المتاح وقيمة المخزون.
يجب أن تأخذ عمليتك في الاعتبار أيضاً استثناءات السياسة. تقوم بعض الشركات برد أموال السلع منخفضة القيمة دون الحاجة إلى إرجاع لأن تكاليف شحن الإرجاع تزيد عن تكلفة المنتج. يمكن أن يكون ذلك قراراً ذكياً لخدمة العملاء، ولكن يجب ترميزه كاسترداد بدون إرجاع بدلاً من إرجاع مخزون. يحمي هذا التمييز عدد مخزونك ويساعدك على قياس التكلفة الحقيقية للسياسة.
اجعل العملية سهلة بما يكفي للمتابعة
أفضل سير عمل للإرجاع ليس هو الذي يحتوي على أكبر عدد من الحقول. إنه الذي يمكن لفريقك إكماله بدقة خلال يوم عمل مزدحم. استخدم الحقول المطلوبة فقط للمعلومات اللازمة لاتخاذ قرار: العنصر، الكمية، السبب، الحالة، والحل. أضف حقولاً مخصصة عندما تدعم عمليتك، مثل رقم مطالبة الناقل، تفويض المورد، موظف الفحص، أو رسوم إعادة التخزين.
درب الموظفين بأمثلة حقيقية من عملك. أظهر لهم ما يجب فعله مع مرتجع مختوم، ومرتجع تالف، ومرتجع جزئي، واسترداد أموال صادر بدون إرجاع مادي. تقلل الأمثلة الواضحة من القرارات الشخصية وتحافظ على اتساق السجلات.
عندما يكون لكل مرتجع مستند مصدر، ونتيجة فحص، وحالة مخزون، وحل مالي، يصبح مخزونك أسهل في الثقة به. يساعدك هذا التحكم في خدمة العملاء بإنصاف مع حماية التدفق النقدي، والهوامش، والمنتجات المتاحة لديك للبيع لاحقاً.
","tags":["إدارة المخزون","المحاسبة المالية","تخطيط موارد المؤسسات","إدارة العمليات التجارية","تسوية الحسابات"]}