ما هي المحاسبة على أساس الاستحقاق للشركات الصغيرة؟

يوقع العميل على عرضك في مارس، لكنه يسدد الفاتورة في أبريل. يتلقى فريقك المواد في مارس، لكن فاتورة المورد لا تستحق السداد حتى مايو. إذا كنت تنظر فقط إلى الأموال التي تدخل وتخرج من الحساب البنكي، فقد يبدو شهر مارس أقوى أو أضعف بكثير مما كان عليه في الواقع. وهنا يصبح سؤال ما هي المحاسبة على أساس الاستحقاق سؤالاً تجارياً مفيداً.

تسجل المحاسبة على أساس الاستحقاق الدخل عندما تكتسبه شركتك والمصروفات عندما تتكبدها، بدلاً من وقت تبادل النقد. وهي تمنح المالكين وفرق المالية رؤية أوضح للعمل المكتمل، والتكاليف المرتبطة بذلك العمل، والالتزامات التي لا تزال في انتظار السداد.

ما هي المحاسبة على أساس الاستحقاق؟

بموجب المحاسبة على أساس الاستحقاق، يتم تسجيل النشاط المالي عند حدوث الحدث التجاري الأساسي. عندما تقدم خدمة مكتملة أو تشحن منتجاً، فإنك تسجل الإيرادات، حتى لو كان العميل سيدفع لاحقاً. عندما تتلقى فاتورة مورد مقابل خدمات أو مخزون، فإنك تسجل المصروف أو التكلفة، حتى لو كان السداد مجدولاً لتاريخ مستقبلي.

يختلف هذا عن المحاسبة على أساس نقدي، والتي تسجل الدخل فقط عند وصول الدفع والمصروفات فقط عندما تغادر الأموال البنك. المحاسبة على أساس نقدي بسيطة ويمكن أن تكون مفيدة للشركات الصغيرة جداً التي لديها عدد قليل من الفواتير أو المطالبات غير المسددة. لكنها قد تخفي توقيت العمل، والديون، والاحتياجات النقدية المستقبلية.

تفصل المحاسبة على أساس الاستحقاق سؤالين يحتاج المالكون إلى الإجابة عليهما: كيف يعمل النشاط التجاري؟ وكم يبلغ النقد المتاح الآن؟ كلاهما مهم، لكنهما ليسا نفس السؤال.

كيف تعمل المحاسبة على أساس الاستحقاق في العمليات اليومية

الفكرة العملية هي المقابلة. يجب أن تظهر الإيرادات في نفس الفترة التي تظهر فيها التكاليف المطلوبة لاكتسابها. وهذا يخلق تقارير مالية تعكس الأداء التشغيلي الفعلي بدلاً من توقيت التحصيلات والمدفوعات.

تسجيل الإيرادات قبل وصول الدفع

افترض أن شركة استشارات أكملت مشروعاً بقيمة 12,000 دولار في يونيو وأرسلت فاتورة بشروط دفع لمدة 30 يوماً. في يونيو، تسجل الشركة 12,000 دولار في الإيرادات و12,000 دولار في حسابات الذمم المدينة. تمثل الذمم المدينة الأموال التي يدين بها العملاء للشركة.

عندما يدفع العميل في يوليو، تسجل الشركة النقد المستلم وتصفي الذمم المدينة. يرتفع رصيد البنك في يوليو، لكن يوليو لا يحصل على رصيد للإيرادات المكتسبة من مشروع يونيو المكتمل.

هذا التمييز مفيد بشكل خاص للشركات القائمة على المشاريع. فهو يساعد المديرين على حساب أرباح المشروع بناءً على العمل المكتمل والتكاليف ذات الصلة، بدلاً من توقيت دفع كل عميل.

تسجيل المصروفات قبل إجراء الدفع

الآن لننظر إلى بائع تجزئة يتلقى مخزوناً بقيمة 4,000 دولار في سبتمبر ويتلقى فاتورة المورد مع استحقاق الدفع في أكتوبر. تسجل الشركة المشتريات أو نشاط المخزون ذي الصلة في سبتمبر لأن هذا هو الوقت الذي استلمت فيه البضائع. كما أنها تسجل حسابات دائنة، وهي الأموال التي تدين بها الشركة لمورد.

عند إرسال الدفع في أكتوبر، يتم تخفيض الحسابات الدائنة وتنخفض النقدية. لا يتم إنشاء المصروف أو تكلفة المخزون فجأة في أكتوبر لمجرد حدوث الدفع في ذلك الوقت.

ينطبق نفس النهج على رسوم المقاولين، واشتراكات البرامج، والمرافق، والإيجار، والمصروفات الأخرى. تنتمي الفاتورة إلى الفترة التي تلقت فيها الشركة المنتج أو الخدمة، مع مراعاة المعالجة المحاسبية المحددة لذلك البند.

مثال بسيط على الأساس النقدي مقابل أساس الاستحقاق

تخيل أن وكالة تسويق لديها أنشطة مارس التالية: أكملت عمل عميل بقيمة 20,000 دولار، وحصلت 8,000 دولار من فواتير قديمة، وتلقت خدمات مقاول بقيمة 6,000 دولار، ودفعت 2,000 دولار لفاتورة مورد من فبراير.

بموجب المحاسبة على الأساس النقدي، قد يظهر في مارس دخل قدره 8,000 دولار ومصروف قدره 2,000 دولار لأن تلك هي التحركات النقدية خلال الشهر. هذه النتيجة لا توضح مقدار العمل الذي أكملته الوكالة أو تكلفة تقديمه.

بموجب المحاسبة على أساس الاستحقاق، يظهر في مارس 20,000 دولار في الإيرادات من العمل المكتمل و6,000 دولار في مصروفات المقاول المرتبطة بعمليات ذلك الشهر. يمكن للوكالة رؤية هامش تشغيلي أكثر فائدة لشهر مارس، مع الاستمرار في تتبع الـ 8,000 دولار المحصلة والـ 2,000 دولار المدفوعة من خلال تدفقاتها النقدية وسجلاتها البنكية.

لا ينبغي تجاهل أي من الرؤيتين. تساعدك تقارير الاستحقاق على إدارة الربحية. تساعدك التقارير النقدية على التأكد من إمكانية تغطية الرواتب والفواتير والالتزامات القادمة.

لماذا تعد المحاسبة على أساس الاستحقاق مهمة للشركات المتنامية

مع زيادة حجم المعاملات، يصبح رصيد البنك وحده بديلاً سيئاً للرؤية المالية. قد يتضمن رصيد البنك الصحي ودائع العملاء عن عمل لم تكمله، في حين أن فواتير الموردين غير المسددة والتزامات الرواتب قد لا تكون مرئية في لمحة سريعة.

تساعد المحاسبة على أساس الاستحقاق الفرق على فهم العديد من الحقائق اليومية:

• ما هي الفواتير التي لا تزال معلقة وما هي المبالغ التي يدين بها العملاء
• ما هي فواتير الموردين المستحقة وكيف تؤثر على الاحتياجات النقدية القادمة
• ما إذا كان المشروع أو خط الإنتاج أو الشهر مربحاً بالفعل
• كيف تؤثر مشتريات المخزون وحركاته على تكلفة البضاعة المباعة
• ما إذا كان نمو الإيرادات يواكب تكاليف خدمة العملاء

بالنسبة لشركة تعتمد على المخزون، يعد هذا قيماً بشكل خاص. شراء المخزون ليس دائماً مصروفاً فورياً. يتم تسجيل المخزون بشكل عام كأصل أولاً، ثم يصبح تكلفة بضاعة مباعة عند بيع العناصر. تتبع تلك الحركة بشكل صحيح يجعل تقارير إجمالي الربح أكثر فائدة بكثير.

بالنسبة للشركات الخدمية، غالباً ما تأتي القيمة من حالة الفواتير الأكثر وضوحاً، والعمل غير المفوتر، وتكاليف المشروع، والذمم المدينة. يمكن أن تكون الشركة مربحة على الورق ومع ذلك تواجه مشكلة نقدية إذا كان العملاء متأخرين باستمرار. تجعل سجلات الاستحقاق اكتشاف تلك المشكلة أسهل في وقت مبكر.

المقايضات التي يجب فهمها

توفر المحاسبة على أساس الاستحقاق رؤية تشغيلية أفضل، لكنها تتطلب انضباطاً أكثر من مجرد تصنيف المعاملات البنكية. تحتاج إلى إدخال الفواتير عند إصدارها، وتسجيل الفواتير عند استلامها، وتطبيق مدفوعات العملاء، وتسوية الأرصدة بانتظام.

يمكن أن تبدو أيضاً غير بديهية في البداية. رؤية الإيرادات في تقرير قبل وصول النقد لا يعني أن الأموال متاحة للإنفاق. وبالمثل، فإن تسجيل فاتورة قبل دفعها لا يعني أن النقد قد غادر الحساب بالفعل. تحتاج عمليتك المالية إلى تقارير لكل من الربح والمركز النقدي.

المعاملة الضريبية هي اعتبار آخر. قد تستخدم بعض الشركات الصغيرة المؤهلة الطريقة النقدية للأغراض الضريبية، بينما لا تزال تستخدم تقارير قائمة على الاستحقاق داخلياً لإدارة العمليات. يعتمد أفضل نهج على هيكل عملك، ونشاط المخزون، واحتياجات التمويل، ومتطلبات التقارير، وتوجيهات متخصص ضريبي مؤهل.

إعداد عملية استحقاق تظل قابلة للإدارة

الهدف ليس جعل مسك الدفاتر أكثر تعقيداً. الهدف هو إنشاء روتين موثوق يحافظ على تحديث الأرقام بما يكفي لدعم القرارات.

ابدأ بإرسال الفواتير بمجرد اكتمال العمل أو شحن البضائع. سجل فواتير الموردين عند استلامها، بدلاً من الانتظار حتى يوم السداد. طبق المدفوعات على الفواتير الصحيحة لتبقى الذمم المدينة والذمم الدائنة دقيقة.

ثم قم بتسوية نشاط البنك وبطاقات الائتمان بجدول ثابت. هذا يؤكد أن المعاملات المسجلة تطابق ما تم تسويته فعلياً ويساعد في تحديد الإدخالات المكررة، أو المدفوعات الفائتة، أو الفواتير التي تحتاج إلى متابعة.

إذا كنت تدير مشاريع، فخصص الدخل والتكاليف لـ المشروع ذي الصلة كلما أمكن ذلك. إذا كنت تدير مخزوناً، فسجل المشتريات والمبيعات والتعديلات والتحويلات على الفور. تحول هذه التفاصيل بيان الأرباح والخسائر العام إلى معلومات يمكنك استخدامها لتسعير العمل، وإدارة المخزون، وحماية الهوامش.

يمكن لبرامج المحاسبة السحابية جعل سير العمل هذا أسهل من خلال الاحتفاظ بالفواتير والمطالبات والمدفوعات والإيصالات ونشاط المخزون والتقارير في مكان واحد. يساعد MyCloudBook، على سبيل المثال، الفرق على تتبع السجلات وراء أرقامهم مع منح مستخدمين متعددين إمكانية الوصول إلى نفس المعلومات المالية المحدثة.

تقارير تصبح أكثر فائدة في ظل المحاسبة على أساس الاستحقاق

بمجرد الاحتفاظ بالسجلات على أساس الاستحقاق، يُظهر بيان الأرباح والخسائر الإيرادات المكتسبة والمصروفات المتكبدة خلال الفترة المحددة. وهذا يجعل المقارنات من شهر لآخر أكثر موثوقية، خاصة عندما يتغير توقيت الدفع.

تصبح الميزانية العمومية أكثر قيمة أيضاً. فهي تُظهر الذمم المدينة، والذمم الدائنة، والمخزون، والنقدية، والقروض، والأرصدة الأخرى التي توضح المركز المالي للشركة. يمكن لـ تقرير أعمار الذمم المدينة إظهار العملاء المتأخرين. يمكن أن يساعدك تقرير الذمم الدائنة في التخطيط للمدفوعات القادمة دون مفاجآت.

استخدم هذه التقارير معاً. الشهر المربح لا يضمن تدفقاً نقدياً قوياً، والشهر ذو النقد الضيق لا يعني دائماً أن العمل غير مربح. تخبرك التفاصيل بالإجراء المطلوب: متابعة الفواتير، أو تعديل شروط الدفع، أو خفض التكاليف، أو مراجعة الأسعار، أو التخطيط للتمويل قبل تراكم الضغوط.

تكون المحاسبة على أساس الاستحقاق أكثر فائدة عندما تصبح جزءاً من إيقاع تشغيلي منتظم. حافظ على تحديث الفواتير، والمطالبات، والإيصالات، وسجلات المخزون، وتكاليف المشروع، ويمكن لتقاريرك المالية أن تصبح دليلاً عملياً للقرار التالي بدلاً من سجل لما فاتك بالفعل.