Un proyecto puede parecer ocupado, bien financiado y exitoso hasta que los números cuentan una historia diferente. Si la mano de obra se excede, los materiales aumentan o una solicitud de cambio nunca llega a una factura, los ingresos por sí solos no mostrarán el panorama completo. Saber cómo calcular la rentabilidad de un proyecto le brinda una respuesta clara: qué trabajos están generando dinero, cuáles necesitan atención y qué tipos de trabajo vale la pena volver a realizar.
Para las pequeñas y medianas empresas, la rentabilidad de los proyectos debe ser una medida operativa regular, no una sorpresa de fin de año. El objetivo es simple: conectar los ingresos de cada proyecto con los costos necesarios para entregarlo.
Cómo calcular la rentabilidad de un proyecto
La fórmula básica de rentabilidad del proyecto es:
Rentabilidad del Proyecto = Ingresos del Proyecto - Costos Totales del Proyecto
Los ingresos del proyecto son la cantidad que ganó del cliente por ese trabajo específico. Los costos totales del proyecto incluyen todos los gastos directos e indirectos que pertenecen al trabajo.
Por ejemplo, imagine que un contratista completa una renovación de oficina y factura al cliente $40,000. Los materiales cuestan $12,000, los subcontratistas cuestan $8,000, la mano de obra del proyecto cuesta $10,000 y los gastos generales asignados son $3,000.
$40,000 de ingresos - $33,000 de costos totales = $7,000 de rentabilidad del proyecto
Ese proyecto generó una ganancia de $7,000. Por sí solo, ese número es útil. Pero compararlo con los ingresos le da una mejor manera de juzgar el desempeño del trabajo.
Margen de Rentabilidad del Proyecto = (Rentabilidad del Proyecto / Ingresos del Proyecto) x 100
En este ejemplo:
($7,000 / $40,000) x 100 = 17.5% de margen de rentabilidad
Un margen del 17.5% puede ser saludable para un tipo de negocio y demasiado bajo para otro. El objetivo correcto depende de su industria, modelo de precios, gastos generales, riesgo y planes de crecimiento. Lo que más importa es realizar un seguimiento de la misma medida de forma coherente para que pueda detectar cambios a tiempo.
Empiece con ingresos precisos del proyecto
Los ingresos deben incluir cada monto que el cliente adeuda por el proyecto, no solo la cotización original. Eso a menudo significa combinar el monto del contrato inicial, las órdenes de cambio aprobadas, el trabajo facturable adicional, los gastos reembolsables y cualquier otro cargo relacionado con el proyecto.
Utilice los ingresos facturados cuando desee medir lo que se ha facturado. Utilice los ingresos recaudados cuando desee comprender el efectivo realmente recibido. Ambas visiones son importantes, pero responden a preguntas diferentes.
Un proyecto puede parecer rentable según las facturas y, aun así, crear un problema de flujo de caja si el cliente no ha pagado. Mantenga el estado de la factura visible junto con la rentabilidad para que su equipo pueda hacer un seguimiento de los saldos vencidos antes de que se conviertan en un problema mayor.
Si un proyecto aún está abierto, reconozca solo los ingresos que su empresa ha obtenido según su método de facturación o contabilidad. Contar el valor total del contrato demasiado pronto puede hacer que un trabajo inacabado parezca más rentable de lo que realmente es.
Identifique cada costo que pertenece al trabajo
La calidad del cálculo de rentabilidad de su proyecto depende de qué tan completamente capture los costos. La falta de algunos recibos, horas de empleado no registradas o inventario tomado del stock pueden cambiar el resultado significativamente.
Costos directos
Los costos directos son gastos que puede conectar claramente con un proyecto específico. Por lo general, incluyen materiales, artículos de inventario, facturas de subcontratistas, viajes relacionados con el proyecto, alquiler de equipos, permisos, envíos y mano de obra de los empleados.
La mano de obra merece una atención especial. El salario por hora de un empleado no siempre es su costo laboral total. Dependiendo de qué tan detallado necesite que sea su reporte, incluya impuestos sobre la nómina, beneficios, horas extras y otros costos laborales. Un empleado de $25 por hora puede costarle a la empresa mucho más de $25 por hora una vez que se consideran esos gastos adicionales.
Para empresas basadas en inventario, registre el costo del inventario cuando se utiliza o se vende en un proyecto. Usar el precio de compra de una factura reciente de un proveedor puede ser conveniente, pero puede ser inexacto si el artículo se compró a un costo diferente o ha estado en stock durante meses.
Costos indirectos y gastos generales
Los costos indirectos respaldan el proyecto pero no siempre pueden vincularse a una sola tarea o compra. Los ejemplos incluyen alquiler de oficinas, suscripciones de software, seguros, salarios administrativos, servicios públicos, costos de vehículos y tiempo de gestión.
No necesita asignar cada gasto general a cada proyecto para comenzar a realizar un seguimiento de la rentabilidad. Muchas empresas comienzan calculando la utilidad bruta a partir de los costos directos, y luego agregan una asignación de gastos generales a medida que sus informes se vuelven más detallados.
Un método de asignación simple puede basarse en horas de trabajo, costo laboral, ingresos u horas de máquina. Por ejemplo, si un proyecto utiliza el 20% de las horas de mano de obra facturables de su equipo durante el mes, podría asignar el 20% de los gastos generales mensuales seleccionados a ese proyecto.
Hay un intercambio. Una asignación detallada brinda una visión más completa de la rentabilidad neta del proyecto, pero requiere disciplina y un método consistente. Elija un enfoque que su equipo pueda mantener cada mes en lugar de construir un proceso complicado que se abandone después de unos pocos proyectos.
Utilice un proceso de costeo de trabajos, no una estimación en hoja de cálculo
Una hoja de cálculo puede funcionar para un pequeño número de trabajos simples. Pero a medida que los proyectos se superponen, las facturas llegan tarde, los empleados dividen su tiempo entre trabajos y el inventario entra y sale, el seguimiento manual se vuelve más difícil de confiar.
Un proceso confiable de costeo de trabajos asigna un proyecto a cada transacción relacionada a medida que sucede. Cuando cree una factura, ingrese un gasto, registre una factura, registre la mano de obra o ajuste el inventario, seleccione el proyecto correcto. Eso crea un registro conectado en lugar de pedirle a alguien que reconstruya el trabajo al final.
MyCloudBook ayuda a los equipos a mantener los ingresos del proyecto, los gastos, las facturas, los pagos y la actividad de inventario en un solo sistema de contabilidad en la nube, por lo que las ganancias del proyecto son más fáciles de revisar sin perseguir el papeleo en herramientas separadas.
La clave es mantener la configuración práctica. Cree nombres de proyectos claros, déle a su equipo una lista corta de categorías de gastos y haga que la asignación de proyectos sea parte del flujo de trabajo normal. Si un cargo no se puede asignar de inmediato, utilice un proceso de revisión para resolverlo antes del fin de mes.
Compare la rentabilidad estimada con la rentabilidad real
Calcular la rentabilidad real le dice lo que sucedió. Compararlo con su estimación le dice por qué sucedió y cómo mejorar la próxima oferta.
Antes de que comience el trabajo, estime los ingresos esperados, materiales, horas de mano de obra, costos de subcontratistas, equipos y un margen razonable para gastos generales. Eso le da una rentabilidad estimada y un margen esperado.
A medida que avanza el trabajo, compare la estimación con los resultados reales. Si la mano de obra supera el plan en un 25%, puede investigar mientras aún hay tiempo para ajustar el personal, gestionar el alcance o discutir una orden de cambio con el cliente. Esperar hasta que se cierre el proyecto elimina la mayoría de sus opciones.
Cuando la rentabilidad real es menor a la esperada, mire más allá del número final. ¿El precio original era demasiado bajo? ¿Aumentaron los costos de los materiales? ¿Hubo solicitudes de clientes no aprobadas? ¿El retrabajo, los retrasos o el seguimiento de tiempo inexacto crearon el exceso? Un reporte útil apunta a una decisión, no solo a un resultado decepcionante.
Revise la rentabilidad en los momentos adecuados
La rentabilidad del proyecto no debe revisarse solo después de que se pague la factura final. Establezca un ritmo que se adapte a la duración y complejidad de su trabajo.
Para trabajos cortos, revise los costos cuando se complete el trabajo y antes de cerrar el proyecto. Para proyectos que duran varias semanas o meses, revise semanal o mensualmente. Los proyectos de alto valor pueden necesitar una revisión cada vez que ocurra una compra importante, una finalización de fase o una solicitud de cambio.
Durante cada revisión, verifique cuatro áreas: ingresos facturados, ingresos recaudados, costos registrados y costos estimados restantes. Un proyecto puede tener un margen positivo hoy, pero aún estar en riesgo si el trabajo restante costará más que el monto no facturado.
Errores comunes que hacen que los proyectos parezcan más rentables
El error más común es omitir la mano de obra porque los empleados ya están en la nómina. La nómina sigue siendo un costo empresarial, y el tiempo del proyecto tiene valor incluso cuando no llega una factura por separado.
Otro problema es tratar las solicitudes de cambio como trabajo gratuito. Si el cliente solicita entregables adicionales, documente el alcance, póngale precio y factúrelo. De lo contrario, su equipo puede completar un trabajo que parece rentable pero que reduce silenciosamente el margen del trabajo.
Las empresas también omiten costos cuando los recibos se quedan en vehículos, bandejas de entrada de empleados o carpetas de papel. Capture los gastos rápidamente y adjunte los documentos de respaldo a la transacción cuando sea posible. Esto hace que los reportes de proyectos sean más precisos y facilita las revisiones posteriores.
Finalmente, no confunda rentabilidad con efectivo. Un proyecto rentable puede afectar el flujo de caja cuando las facturas de los proveedores vencen antes de que el cliente pague. Realice un seguimiento del momento del pago junto con el margen para que pueda planificar las necesidades de capital de trabajo.
Haga de la rentabilidad del proyecto una mejor herramienta de precios
Con el tiempo, la rentabilidad del proyecto se convierte en algo más que un número de reporte. Se convierte en evidencia para mejores decisiones. Puede identificar qué clientes, servicios, gerentes de proyectos, tipos de trabajo y estructuras de precios producen los retornos más sólidos.
Si una categoría de trabajo genera márgenes bajos repetidamente, es posible que deba aumentar los precios, mejorar la estimación, limitar su alcance o dejar de ofrecerlo. Si un servicio tiene un desempeño consistentemente bueno, tiene un argumento más sólido para comercializarlo, contratar personal para él o crear un proceso repetible a su alrededor.
El reporte de rentabilidad de proyectos más útil es el que su equipo revisa mientras aún se pueden tomar decisiones. Mantenga los ingresos y los costos actualizados, asigne las transacciones al trabajo correcto y deje que los números guíen la próxima conversación antes de que un problema manejable se convierta en una sorpresa costosa.