Un proyecto puede parecer rentable al enviar el presupuesto y, sin embargo, perder dinero una vez que se incluyen la nómina, las horas extras y el tiempo administrativo no contabilizado. Para calcular los costos de mano de obra de un proyecto con precisión, necesita algo más que el salario por hora de un empleado. Necesita una tasa que refleje lo que realmente le cuesta a su empresa cada hora de trabajo.
Esa cifra le ayuda a fijar precios con confianza, comparar la mano de obra estimada frente a la real y ver qué proyectos están asumiendo su parte de los gastos generales. Ya sea que dirija un equipo de servicio, gestione instalaciones, fabrique productos o maneje proyectos de clientes, la visibilidad de los costos laborales convierte la rentabilidad del proyecto en algo que puede gestionar en lugar de adivinar.
Comience con el pago directo al empleado
El pago directo es la parte más sencilla del cálculo laboral. Para empleados por hora, utilice su salario por hora. Para empleados asalariados, convierta el pago anual en una cifra horaria.
Por ejemplo, un empleado que gana $26 por hora y dedica 18 horas a un proyecto de un cliente tiene un costo de mano de obra directa de $468:
$26 salario por hora × 18 horas de trabajo = $468 mano de obra directa
Para un empleado asalariado, divida el salario anual entre las horas laborales anuales esperadas. Un salario anual de $62,400 dividido por 2,080 horas equivale a $30 por hora. La cifra de 2,080 asume 40 horas por semana durante 52 semanas, pero es solo un punto de partida. Los días festivos pagados, las vacaciones, la capacitación y las reuniones no facturables reducen las horas que puede asignar a los proyectos.
Utilizar un cálculo estándar de 2,080 horas es aceptable para una estimación rápida. Para una fijación de precios de proyectos más precisa, utilice horas productivas reales.
Añada los costos asociados a la nómina
El salario de un empleado no representa su costo total para la empresa. Los impuestos sobre la nómina, los seguros, los beneficios y el tiempo libre remunerado aumentan la cantidad que debe recuperar mediante los ingresos del proyecto.
Su tasa laboral cargada incluye el pago directo más estos costos pagados por el empleador. Dependiendo de su empresa y ubicación, esto puede incluir impuestos de Seguridad Social y Medicare, impuestos federales y estatales de desempleo, compensación laboral, seguro médico, aportes al retiro, licencias pagadas y otros beneficios para empleados.
Suponga que el empleado de $26 por hora tiene una carga social y beneficios adicionales del 28%. Su tasa cargada es:
$26 × 1.28 = $33.28 tasa laboral horaria cargada
Para 18 horas de trabajo, el costo laboral es de $599.04 en lugar de $468:
$33.28 × 18 horas = $599.04
Esa diferencia de $131.04 es importante. Si usted licita trabajos basándose solo en salarios, el margen mostrado en su presupuesto probablemente esté sobreestimado antes incluso de considerar materiales, subcontratistas, equipos o gastos generales.
Utilice sus porcentajes de costo real
Una carga del 28% es un ejemplo, no un número universal. Una empresa que ofrece cobertura de salud y licencias pagadas puede tener una tasa más alta. Un equipo pequeño con beneficios limitados puede tener una más baja. Revise sus informes de nómina, costos de seguros y gastos de beneficios al menos anualmente, y actualice los porcentajes utilizados en sus estimaciones.
Puede calcular la carga de nómina como un porcentaje con esta fórmula:
Total de costos laborales anuales pagados por el empleador ÷ total de salarios brutos anuales × 100
Si su empresa paga $180,000 en impuestos, beneficios y compensación laboral sobre $600,000 en salarios brutos, su porcentaje de carga es del 30%.
Contabilice las horas productivas, no solo las horas pagadas
Un técnico puede recibir pago por 40 horas a la semana, pero no todas las 40 horas están disponibles para los proyectos de los clientes. El traslado entre sitios, la cotización de trabajos, el reabastecimiento de suministros, las reuniones de equipo, la capacitación, el papeleo interno y las licencias pagadas reducen el tiempo productivo.
Aquí es donde fallan muchos cálculos laborales. Si reparte el costo anual de un empleado entre cada hora pagada, crea una tasa horaria más baja de la que la empresa realmente puede recuperar mediante el trabajo facturable.
Considere un empleado con un costo anual total de $69,222, incluyendo salarios y carga de nómina. Si divide eso por 2,080 horas pagadas, la tasa horaria cargada es de $33.28. Pero si el empleado produce realmente 1,650 horas de trabajo después de feriados, capacitación, traslados y tareas internas, el costo de mano de obra productiva está más cerca de $41.95 por hora.
$69,222 ÷ 1,650 horas productivas = $41.95
Esa es la tasa que debería influir en su presupuesto de proyecto. No significa que deba cobrar a los clientes exactamente $41.95 por hora. Su precio de venta también debe cubrir los gastos generales y el margen de utilidad. Significa que sus registros de costos internos deben reflejar la realidad.
Incluya gastos laborales específicos del proyecto
Algunos costos laborales pertenecen a un proyecto específico y no a su carga de nómina general. Agregue estos costos directamente al proyecto cuando ocurran.
Los ejemplos incluyen primas por horas extras, tiempo de traslado pagado pero no facturado, viáticos, bonos por proyecto, mano de obra temporal, cuotas sindicales vinculadas a un proyecto, capacitación requerida en sitio y alojamiento pagado por el empleador. Si un proyecto requiere trabajo nocturno o una fecha límite urgente, el costo laboral puede cambiar rápidamente incluso cuando el número de horas se mantiene igual.
Mantenga estos gastos separados de la mano de obra estándar cuando sea posible. Esto le da una respuesta más clara a una pregunta importante: ¿el proyecto se excedió porque el equipo tardó demasiado o porque las condiciones requerían mano de obra más costosa?
Realice el seguimiento del tiempo por proyecto y tarea
Una tasa laboral confiable solo es útil cuando sus registros de tiempo son confiables. Los empleados deben registrar el tiempo contra el cliente, proyecto y tarea correctos a medida que ocurre el trabajo, no al final de una semana ocupada.
Para un equipo pequeño, eso puede significar un proceso diario sencillo: seleccionar el trabajo, ingresar las horas, agregar una nota breve y enviar la entrada para su revisión. Para equipos más grandes, utilice nombres de tareas consistentes como instalación, diseño, entrega, control de calidad o retrabajo. La consistencia facilita la lectura de los informes y le ayuda a identificar patrones en trabajos similares.
Evite poner todas las horas en una categoría general como "trabajo de campo". Ese enfoque muestra la nómina total, pero hace difícil entender qué proyectos consumieron mano de obra y qué actividades causaron retrasos. Si un empleado trabaja en tres proyectos de clientes en un día, divida las horas en consecuencia.
También ayuda realizar un seguimiento del tiempo no dedicado a proyectos. El trabajo administrativo, el soporte de ventas, las reuniones internas y la capacitación son actividades comerciales válidas. Registrarlas por separado evita que se asignen incorrectamente a un proyecto de cliente mientras muestra hacia dónde va la capacidad productiva.
Compare la mano de obra estimada con la real
El verdadero valor del costeo laboral aparece después de que comienza el trabajo. Antes de comenzar, estime las horas que debería requerir cada tarea y multiplíquelas por la tasa laboral cargada adecuada. Durante y después del proyecto, compare esa estimación con las horas y el costo laboral real registrados.
Por ejemplo, puede estimar 30 horas a una tasa cargada de $42, o $1,260 en mano de obra. Si el proyecto toma 38 horas, la mano de obra real es de $1,596. La variación de $336 puede ser aceptable si el cliente aprobó trabajo adicional. De lo contrario, reduce el margen que esperaba.
No trate cada variación como un problema. Un sitio complicado, una solicitud de cambio del cliente, una falla en el equipo o un nuevo empleado aprendiendo el proceso pueden afectar el resultado. El objetivo es identificar la razón, documentarla y mejorar la próxima estimación.
Con el tiempo, sus proyectos completados se convierten en su mejor referencia de precios. Puede ver qué tipos de trabajo toman consistentemente más tiempo, qué equipos trabajan de manera eficiente y dónde las estimaciones necesitan más contingencia.
Agregue los gastos generales antes de fijar el precio al cliente
La mano de obra cargada cubre el costo de emplear y utilizar a un trabajador. No cubre automáticamente todos los costos de la empresa. El alquiler, el software, los vehículos, la depreciación de equipos, los salarios de la gerencia, el marketing, los servicios públicos y los gastos de oficina aún deben recuperarse.
Existen varias formas de aplicar los gastos generales. Algunas empresas utilizan un porcentaje de gastos generales sobre los costos totales del proyecto. Otras calculan un monto de gastos generales por hora de mano de obra productiva. El método correcto depende de cómo opere su empresa. Una empresa de servicios intensiva en mano de obra puede beneficiarse de una asignación horaria de gastos generales, mientras que una empresa con costos sustanciales de materiales o inventario puede utilizar un método de margen más amplio.
Una vez que conozca la mano de obra directa, los gastos laborales específicos del proyecto, los materiales, los subcontratistas y los gastos generales, puede establecer un precio que incluya un margen de beneficio deliberado. El costo es lo que el proyecto requiere de su empresa. El precio es lo que paga el cliente. Mantenga esos números separados.
Mantenga los costos laborales actualizados en su sistema contable
Los cálculos de costos laborales no son un ejercicio de hoja de cálculo de una sola vez. Los cambios salariales, las renovaciones de beneficios, las horas extras, las nuevas contrataciones y las cargas de trabajo cambiantes pueden hacer que las tasas antiguas sean inexactas. Revise las suposiciones laborales regularmente, especialmente antes de una temporada alta o una actualización importante de precios.
Un sistema que conecta el tiempo, los gastos, las facturas y los informes de proyectos hace que esta revisión sea mucho más sencilla. MyCloudBook ayuda a los equipos a organizar los ingresos y costos del proyecto en un solo lugar, para que los gerentes puedan comparar las ganancias del proyecto frente a la mano de obra y los gastos registrados para el trabajo.
El costo laboral más útil no es el que parece preciso en el papel. Es el que su equipo puede mantener, aplicar de manera consistente y utilizar para tomar mejores decisiones antes de que salga la próxima cotización.