متى يجب استخدام أوامر الشراء في عملك التجاري

يرسل مورد فاتورة بمبلغ 4,800 دولار، لكن لا أحد يتذكر الموافقة على الطلب، أو السعر المتفق عليه، أو ما إذا كانت العناصر قد تم استلامها بالفعل. هذه هي اللحظة التي تبدأ فيها الشركات بالتساؤل عن متى يجب استخدام أوامر الشراء. ينشئ أمر الشراء سجلاً واضحاً قبل الالتزام بأي أموال، مما يساعد فريقك على التحكم في الإنفاق دون تحويل كل عملية شراء صغيرة إلى معاملة ورقية.

بالنسبة للشركات النامية، لا تتعلق أوامر الشراء بالشكلية بقدر ما تتعلق بتنظيم العمليات اليومية. فهي تربط بين طلب الشراء، وطلب المورد، والسلع أو الخدمات المستلمة، والفاتورة التي يجب سدادها. عند استخدامها بشكل جيد، فإنها تقلل من المفاجآت، وتحمي التدفق النقدي، وتمنح أصحاب العمل رؤية أفضل لما التزمت الشركة بإنفاقه.

ما الذي يقوم به أمر الشراء

أمر الشراء، والذي غالباً ما يُشار إليه بـ PO، هو مستند يرسله المشتري إلى مورد لطلب سلع أو خدمات. وعادةً ما يتضمن اسم المورد، ووصف الصنف أو الخدمة، والكميات، والأسعار المتفق عليها، وتاريخ التسليم، وشروط الدفع، ورقم أمر شراء فريد.

بمجرد أن يقبله المورد، يصبح أمر الشراء مرجعاً مفيداً لكلا الطرفين. يعرف فريقك ما تم التصريح به. ويعرف المورد ما يجب تسليمه والمبلغ المطلوب تحصيله. وعند وصول الفاتورة، يمكن للشخص المسؤول عن الدفع مقارنتها بالطلب الأصلي بدلاً من الاعتماد على الذاكرة أو سلاسل البريد الإلكتروني المشتتة.

أمر الشراء ليس هو نفسه فاتورة المورد. يسجل أمر الشراء تكلفة مستقبلية متوقعة، بينما تسجل الفاتورة ما يقول المورد أنك مدين به. إن إبقاء هذه الخطوات منفصلة يجعل من السهل رؤية الالتزامات القائمة قبل أن تؤثر على رصيدك البنكي.

متى يجب استخدام أوامر الشراء

القاعدة الصحيحة ليست إنشاء أمر شراء لكل قهوة أو مشتريات مكتبية روتينية. النهج الأفضل هو استخدام أوامر الشراء عندما تجعل التكلفة، أو المخاطر، أو التوقيت، أو تأثير المخزون من الموافقة المسبقة أمراً ذا قيمة.

استخدم أوامر الشراء للمشتريات الكبيرة أو غير الروتينية

جهاز كمبيوتر جديد، أو طلب مواد بالجملة، أو أعمال استشارية خارجية، أو قطعة معدات بديلة يمكن أن تؤثر على ميزانيتك بسرعة. يجعل أمر الشراء التكلفة الإجمالية مرئية قبل تقديم الطلب ويؤكد من هو الشخص الذي صرح به.

حدد حداً أدنى للمشتريات يتناسب مع عملك. قد تطلب شركة صغيرة الموافقة على المشتريات التي تتجاوز 500 دولار. بينما قد تضع عملية أكبر حدوداً مختلفة حسب القسم، أو المشروع، أو دور الموظف. الهدف ليس إبطاء القرارات الجيدة، بل التأكد من أن الإنفاق المهم له مسؤول واضح.

استخدم أوامر الشراء عند شراء المخزون

تستفيد شركات المخزون من أوامر الشراء لأنها تنشئ مساراً مباشراً من طلب المخزون المتوقع إلى المخزون المستلم. يساعد هذا فريقك على التحقق مما إذا كان المورد قد سلم المنتجات والكميات الصحيحة.

على سبيل المثال، إذا طلبت 200 وحدة واستلمت 185، فإن أمر الشراء يمنح فريق الاستلام الخاص بك معياراً واضحاً للمقارنة. يمكنك المتابعة بشأن النقص قبل الموافقة على فاتورة المورد. كما أنه يسهل التخطيط لتوقيت إعادة الطلب وفهم تكاليف المخزون.

استخدم أوامر الشراء للتكاليف المتعلقة بالمشاريع

غالباً ما تشتري شركات الخدمات والمقاولون مواد، أو عمالة من الباطن، أو تأجير معدات، أو سفريات مخصصة لعمل عميل معين. يساعدك إنشاء أمر شراء لهذه التكاليف على تخصيص الإنفاق للمشروع الصحيح منذ البداية.

هذا أمر مهم عندما تحتاج إلى حساب أرباح وتكاليف مشروعك. إذا تم إدخال المصاريف لاحقاً دون إشارة للمشروع، فقد تبدو المهمة مربحة حتى وصول الفواتير النهائية. يمنح أمر الشراء فريق العمليات، ومدير المشروع، ومسك الدفاتر سجلاً مشتركاً واحداً لما تم التخطيط له.

استخدم أوامر الشراء عندما يمكن لعدة أشخاص الشراء

مع إضافة موظفين جدد إلى الشركة، قد يصبح الشراء صعب المراقبة. قد يطلب أحد أعضاء الفريق الإمدادات، ويستلمها آخر، ويعالج الثالث الفاتورة. بدون عملية قياسية، تصبح الطلبات المكررة والفواتير غير المتوقعة أكثر احتمالاً.

يمنح أمر الشراء كل شخص دوراً محدداً. يطلب الموظف الشراء، ويوافق عليه المدير، ويتلقى المورد الطلب، ويطابق قسم المحاسبة الفاتورة قبل الدفع. هذا لا يتطلب قسماً مالياً كبيراً. حتى فريق مكون من ثلاثة أشخاص يمكنه استخدام عملية موافقة بسيطة لتجنب الارتباك.

استخدم أوامر الشراء للموردين ذوي العمل المتكرر أو الشروط المخصصة

إذا كنت تطلب بانتظام من نفس المورد، فإن أوامر الشراء تحافظ على اتساق المعاملات المتكررة. فهي توثق الأسعار المتفاوض عليها، وتوقعات التسليم، وشروط الدفع لكل طلب.

وهي مفيدة بشكل خاص للمنتجات المخصصة، أو المواد المصنعة حسب الطلب، أو الخدمات المفوترة على مراحل. قد تحتوي هذه المشتريات على ودائع، أو عمليات تسليم جزئية، أو متطلبات متغيرة. يقلل أمر الشراء التفصيلي من فرصة الدفع مقابل عمل لم يتم الاتفاق عليه.

متى قد لا يكون أمر الشراء ضرورياً

تضيف أوامر الشراء رقابة، لكنها تستغرق وقتاً. إن طلب واحدة لكل مصروف بسيط يمكن أن يخلق تأخيرات ويشجع الموظفين على التحايل على العملية.

من الأفضل غالباً التعامل مع المشتريات الصغيرة والمتوقعة من خلال سياسة بطاقة الشركة، أو ترتيب مورد متكرر، أو حد إنفاق تمت الموافقة عليه مسبقاً. على سبيل المثال، اشتراكات البرامج الشهرية، وتكاليف الشحن القياسية، والمستلزمات المكتبية منخفضة التكلفة قد لا تحتاج إلى أمر شراء فردي إذا كانت مدرجة بالفعل في الميزانية ويتم مراقبتها.

المفتاح هو الاتساق. حدد ما هو معفى، ومن يمكنه إجراء مشتريات معفاة، وكيف يجب تسجيل الإيصالات أو الفواتير. السياسة التي يسهل اتباعها أكثر فائدة من سياسة مفصلة لا يستخدمها أحد.

بناء عملية أوامر شراء سيتبعها فريقك

حافظ على بساطة سير العمل للاستخدام اليومي. تبدأ العملية الجيدة بطلب شراء يشرح ما هو مطلوب، والتكلفة المتوقعة، والمورد، والقسم أو المشروع ذي الصلة. يوافق الشخص المختص على الطلب قبل إرساله.

بعد ذلك، قم بإصدار أمر الشراء للمورد واحفظه في مكان يمكن لفريقك العثور عليه. عند وصول البضائع أو اكتمال العمل، قم بتأكيد الكمية والحالة. أخيراً، قارن فاتورة المورد مع أمر الشراء وسجل الاستلام قبل جدولة الدفع.

تُعرف هذه المقارنة غالباً بالمطابقة الثلاثية: أمر الشراء، وإيصال البضائع أو الخدمات، وفاتورة المورد. وهي الأكثر قيمة للمخزون عالي القيمة، والمعدات، ومشتريات المشاريع. بالنسبة لشراء خدمة صغيرة، قد يكفي فحص ثنائي بين أمر الشراء والفاتورة.

يجب أن تعكس قواعد الموافقة الخاصة بك كيفية عمل عملك في الواقع. قد يوافق المالكون على جميع المشتريات الأكبر في البداية. ومع نمو الشركة، يمكن لمديري الأقسام الموافقة على الإنفاق ضمن حدود محددة، بينما تراجع المالية الاستثناءات. احتفظ بسجل للتغييرات حتى يعرف الموظفون القواعد المطبقة.

ما الذي يجب تضمينه في كل أمر شراء

يمنع أمر الشراء الكامل أسئلة المتابعة لاحقاً. قم بتضمين رقم أمر شراء فريد، واسم المورد، وتاريخ الطلب، ومعلومات الاتصال، وتفاصيل الصنف أو الخدمة، والكميات، وأسعار الوحدات، والضرائب أو رسوم الشحن، والمبلغ الإجمالي، وشروط الدفع، وتاريخ التسليم المتوقع.

لأعمال المشاريع، قم بتضمين اسم المشروع أو رقم المهمة. بالنسبة للمخزون، قم بتضمين رموز الأصناف ذات الصلة أو أوصاف المنتج. إذا قدم المورد سعراً محدداً، فقم بالإشارة إلى رقم عرض السعر. تجعل هذه التفاصيل مطابقة الفواتير، والتحقيق في التناقضات، ومراجعة الإنفاق حسب المورد أو المشروع أسهل بكثير.

يمكن لبرامج المحاسبة السحابية الاحتفاظ بأوامر الشراء، والفواتير، وحركات المخزون، والإيصالات، وتكاليف المشاريع في مكان واحد بدلاً من توزيعها عبر جداول البيانات وصناديق البريد الوارد. في MyCloudBook، يمكن للفرق تنظيم المستندات الداعمة وتتبع النشاط المالي جنباً إلى جنب مع السجلات التشغيلية التي تشرح كل معاملة.

مشاكل أوامر الشراء الشائعة التي يجب تجنبها

المشكلة الأكثر شيوعاً هي إنشاء أمر شراء بعد إتمام عملية الشراء بالفعل. في هذه المرحلة، قد يساعد ذلك في حفظ السجلات، لكنه لا يمكنه توفير موافقة مسبقة أو منع التزام غير مخطط له.

مشكلة أخرى هي ترك أوامر الشراء مفتوحة إلى أجل غير مسمى. إذا تم إلغاء طلب ما، أو استلامه بالكامل، أو لم يعد متوقعاً، قم بتحديث حالته. يجب أن تمثل أوامر الشراء المفتوحة التزامات حقيقية، وليس سجلات قديمة تجعل الإنفاق المستقبلي يبدو أعلى مما هو عليه.

راقب أيضاً فروق الأسعار. قد تتضمن فاتورة المورد رسوم شحن، أو ضرائب، أو بدائل، أو زيادة في الأسعار لم تكن جزءاً من أمر الشراء. بعض الاختلافات صالحة، ولكن يجب مراجعتها بدلاً من الموافقة عليها تلقائياً. يمكن لهذا التوقف البسيط حماية هوامش الربح والحفاظ على محادثات الموردين واضحة.

تعمل عملية أمر الشراء بشكل أفضل عندما تمنح فريقك رقابة كافية لمنع المفاجآت مع السماح للعمل الروتيني بالتحرك بسرعة. ابدأ بالمشتريات التي تخلق أكبر مخاطر مالية، واجعل مسار الموافقة واضحاً، وقم بتعديل القواعد مع نمو عملك.