قد يتركك شهر مربح بنقص في السيولة النقدية. ربما أتممت العمل، وشحنت المنتجات، وأرسلت الفواتير، ولكن يجب سداد الرواتب والإيجار وفواتير الموردين والضرائب قبل أن يقوم العملاء بالدفع. إن تعلم كيفية إدارة التدفق النقدي للشركات الصغيرة يعني تتبع توقيت الأموال، وليس فقط مقدار الإيرادات في تقاريرك.
لا تتعلق إدارة التدفق النقدي بالتنبؤ بكل دولار بشكل مثالي. بل تتعلق بمعرفة ما هو محتمل دخوله، وما يجب خروجه، والمكان الذي تملك فيه متسعاً من الوقت للتحرك قبل أن تصبح حالة النقص عاجلة. بفضل روتين بسيط وسجلات محدثة، يمكنك اتخاذ القرارات بثقة أكبر.
ابدأ بنظرة بسيطة على التدفق النقدي
ابدأ بالنقد المتاح لديك اليوم. يتضمن ذلك أرصدة حساباتك المصرفية وأي أموال يمكنك استخدامها فوراً للعمليات التجارية. ثم قم بإدراج النقد المتوقع دخوله والنقد المطلوب خروجه خلال الأسابيع الثمانية إلى الثلاثة عشر القادمة.
قد يشمل النقد الوارد فواتير العملاء المفتوحة، والمدفوعات المتكررة، والودائع، وإيصالات المبيعات، ومراحل المشاريع المعتمدة. أما النقد الخارج فيشمل الرواتب، والإيجار، ومدفوعات القروض، والاشتراكات، والضرائب، وفواتير الموردين، ومشتريات المخزون، ومدفوعات المقاولين.
المفتاح هو استخدام تواريخ الدفع المتوقعة، وليس فقط تواريخ الفواتير أو تواريخ استحقاق الدفع. الفاتورة الصادرة في 1 يونيو قد لا يتم دفعها حتى 30 يونيو. وقد تحتاج إلى دفع فاتورة مورد مستحقة خلال 30 يوماً في وقت أبكر لتجنب تأخير المخزون. يجب أن تعكس نظرتك للتدفق النقدي تواريخ التشغيل الحقيقية تلك.
راجع هذا التوقيت أسبوعياً. بالنسبة لشركة مستقرة ذات مبيعات يمكن التنبؤ بها، قد تكون المراجعة الأسبوعية كافية. إذا كانت لديك مبيعات موسمية، أو هوامش ربح ضيقة، أو طلبيات مخزون كبيرة، أو عدد قليل من العملاء الرئيسيين، فراجعها بشكل متكرر.
افصل الربح عن النقد المتاح
يجيب الربح على سؤال ما إذا كانت شركتك قد كسبت أكثر مما أنفقت خلال فترة زمنية. ويجيب النقد على سؤال ما إذا كان بإمكانك دفع المستحقات الآن. كلاهما مهم، لكنهما يحلان مشاكل مختلفة.
على سبيل المثال، يمكن لمشروع بقيمة 20,000 دولار أن يبدو مربحاً على الورق بينما يخلق فجوة نقدية إذا قمت بدفع تكاليف العمالة والمواد مقدماً وحصلت على الدفعة النهائية بعد 60 يوماً. تتبع تكاليف المشروع ومراحل الدفع معاً حتى تتمكن من معرفة ما إذا كان العمل يدعم وضعك النقدي أثناء تنفيذه.
أصدر الفواتير بسرعة واجعل الدفع سهلاً
الفواتير البطيئة تؤدي إلى تدفق نقدي بطيء. أرسل الفواتير بمجرد اكتمال العمل، أو تسليم المنتجات، أو الوصول إلى مرحلة تعاقدية. قد يبدو الانتظار حتى نهاية الأسبوع أو الشهر غير ضار، لكنه يعطي العملاء سبباً آخر لتأخير الدفع.
استخدم أوصافاً واضحة للفواتير، وكميات دقيقة، وشروط دفع متفق عليها، وتاريخ استحقاق واضح. إذا كان العملاء يحتاجون إلى رقم أمر شراء، أو مرجع وظيفة، أو حقل مخصص في مستنداتهم، فأدرجه من البداية. التفاصيل الصغيرة تمنع تأخير الموافقة داخل مؤسسة عميلك.
بالنسبة للوظائف الأكبر، تجنب تحمل التكلفة بالكامل حتى النهاية. فكر في طلب وديعة قبل بدء العمل، أو إصدار فواتير مرحلية للمشاريع الطويلة، أو مدفوعات مجزأة مرتبطة بمراحل التسليم. تعتمد الهيكلية الصحيحة على مجال عملك وعلاقتك بالعميل، لكن الهدف ثابت: طابق تحصيلاتك النقدية مع التكاليف التي يجب عليك تغطيتها.
تابع الأمر قبل أن تتجاوز الفاتورة تاريخ استحقاقها. غالباً ما يكون التذكير الوجيز قبل أيام قليلة من تاريخ الاستحقاق أكثر فاعلية من رسالة قوية بعد 30 يوماً. أنشئ عملية واضحة للمتابعة، بما في ذلك من يتصل بالعميل ومتى تحدث الخطوة التالية.
تحكم في النقد الخارج دون الإضرار بالعمليات
يمكن أن يساعد تقليل النفقات، لكن التحكم في التدفق النقدي لا يتعلق ببساطة بإنفاق القليل. فقد يؤدي خفض التكلفة الخاطئة إلى إبطاء المبيعات، أو تقليل جودة الخدمة، أو خلق اضطرابات مكلفة لاحقاً. ركز أولاً على التوقيت، والرؤية، والتسرب غير الضروري.
راجع الفواتير قبل تواريخ الدفع وقم بتجميعها حسب الأهمية. عادة ما تستحق الرواتب، والضرائب، والإيجار الأساسي، والموردون الأساسيون، والتزامات الديون الأولوية. أما المشتريات الأخرى فقد تكون قابلة للتفاوض، أو التأجيل، أو غير ضرورية.
اسأل الموردين عن شروط الدفع عندما ينمو حجم طلباتك. الانتقال من الدفع عند التسليم إلى صافي 15 أو صافي 30 يوماً يمكن أن يوفر متنفساً، خاصة عندما تبيع المخزون أو تكمل المشاريع قبل التحصيل من العملاء. ومع ذلك، لا تمدد شروط الدفع دون تواصل. علاقات الموردين الموثوقة تكون قيمة عندما يكون المخزون محدوداً أو عند الحاجة إلى طلب عاجل.
احتفظ بالنفقات الشخصية والتجارية منفصلة. عندما يقوم المالكون بانتظام بدفع تكاليف العمل من حسابات شخصية أو يستخدمون أموال العمل للنفقات الشخصية، يصبح من الصعب رؤية الوضع النقدي الفعلي. السجلات النظيفة تجعل اتخاذ قرارات أفضل ممكناً وتقلل من أعمال التنظيف عند وقت دفع الضرائب.
تتبع المخزون كنقد على الرف
بالنسبة للشركات القائمة على المنتجات، لا يعد المخزون مجرد رقم تشغيلي. إنه نقد تم تحويله إلى بضائع تنتظر البيع.
القليل جداً من المخزون يمكن أن يؤدي إلى ضياع المبيعات وإحباط العملاء. والكثير من المخزون يربط الأموال، ويزيد من تكاليف التخزين، ويرفع خطر التلف، أو التقادم، أو التخفيضات. يعتمد المستوى الصحيح على سرعة المبيعات، وفترات انتظار الموردين، والحد الأدنى لكميات الطلب، والموسمية.
راجع المنتجات التي تتحرك باستمرار وتلك التي تظل لعدة أشهر. قد تحتاج المخزونات بطيئة الحركة إلى ترويج، أو تجميع، أو جدول شراء مُعاد تنظيمه، أو قرار بالتوقف عن تداولها. تتبع تعديلات المخزون بعناية أيضاً. فالتلف غير المسجل، والمرتجعات، والنقص قد تجعل سجلاتك المالية تبدو أكثر صحة من وضعك النقدي الحقيقي.
ابنِ روتيناً مالياً أسبوعياً
يتحسن التدفق النقدي عندما تكون المهام المالية جزءاً من الروتين التشغيلي، وليس استجابة في اللحظة الأخيرة لرصيد بنكي منخفض. يمكن لمراجعة أسبوعية قصيرة أن تبقي الفريق متناغماً.
خلال تلك المراجعة، تحقق من نشاط البنك، وسجل النفقات، وطابق الإيصالات، وراجع الفواتير المفتوحة، وتأكد من الفواتير المستحقة قريباً، وحدث تواريخ الدفع المتوقعة. انظر إلى المشاريع الحالية لتحديد تكاليف العمالة أو المواد أو المقاولين من الباطن القادمة. إذا كانت شركتك تستخدم عملات متعددة، فراجع التعرض لسعر الصرف قبل الالتزام بمدفوعات كبيرة أو تسعير عمل طويل الأجل.
يمكن لـ برنامج المحاسبة السحابية جعل هذه العملية أسهل من خلال الاحتفاظ بالفواتير، والمصاريف، والمدفوعات، وحركات المخزون، ونشاط المشروع، والمستندات في مكان واحد. يساعد MyCloudBook الفرق في تنظيم هذه السجلات اليومية حتى يتمكن المالكون ومحاسبو الدفاتر وموظفو العمليات من العمل من نفس المعلومات الحالية بدلاً من جداول البيانات وصناديق البريد الوارد المنفصلة.
امنح الأشخاص المناسبين حق الوصول
نادراً ما يتم إدارة التدفق النقدي بواسطة شخص واحد بمفرده. تحتاج فرق المبيعات إلى معرفة تفاصيل العملاء المطلوبة لإصدار الفواتير في الوقت المناسب. يحتاج مديرو المشاريع إلى رؤية تكاليف الوظائف ومراحل الفوترة. يحتاج موظفو المشتريات إلى فهم مستويات المخزون والتزامات الموردين. يحتاج المالكون إلى رؤية واضحة للالتزامات القادمة.
امنح كل شخص حق الوصول إلى المعلومات التي يحتاجها، مع ضوابط مناسبة. الهدف ليس إشراك الجميع في كل قرار مالي. بل هو منع المعلومات المهمة من أن تظل محتجزة مع شخص واحد حتى تصبح مشكلة.
احتفظ باحتياطي نقدي وخطط للضرائب
يمنحك الاحتياطي النقدي خيارات عندما يدفع العميل متأخراً، أو تتعطل المعدات، أو تنخفض المبيعات، أو تتطلب فرصة كبيرة شراءً مقدماً. يختلف مقدار الاحتياطي الصحيح. قد تحتاج الشركة ذات الإيرادات المتكررة والتكاليف الثابتة المنخفضة إلى أقل مما تحتاجه شركة موسمية لديها رواتب ومخزون وفترات انتظار طويلة للموردين.
ابدأ بهدف واقعي، مثل شهر واحد من نفقات التشغيل الأساسية، ثم ابنِ نحو احتياطي أكبر بمرور الوقت. احتفظ بأموال الضرائب منفصلة عن النقد التشغيلي. يمكن أن تخلق التزامات ضريبة المبيعات، وضريبة الرواتب، وضريبة الدخل ضغطاً شديداً عندما يتم إنفاق تلك الأموال على نفقات يومية.
إذا كنت بحاجة إلى تمويل، فابحث عنه قبل أن تكون في أزمة. يمكن أن يكون خط الائتمان مفيداً لفجوات التوقيت قصيرة الأجل، ولكن يجب أن يدعم عملية تحصيل وإنفاق سليمة، وليس تغطية خسارة متكررة. إذا أظهر توقعك نفس النقص كل شهر، فأعد النظر في التسعير، أو الهوامش، أو شروط الدفع، أو التكاليف الثابتة.
استخدم توقعاتك لاتخاذ القرارات في وقت مبكر
توقعات التدفق النقدي الأكثر فائدة هي تلك التي تتصرف بناءً عليها. إذا أظهرت عجزاً بعد ستة أسابيع، فقد يكون لديك متسع من الوقت لتسريع التحصيلات، أو تأخير شراء غير ضروري، أو التفاوض على شروط الموردين، أو تعديل طلب مخزون، أو طلب وديعة من عميل. إذا انتظرت حتى يصبح الحساب فارغاً تقريباً، فخياراتك ستكون أقل وأكثر تكلفة.
حافظ على بساطة العملية بما يكفي للحفاظ عليها. الفواتير الدقيقة، والنفقات الحالية، والفواتير المرئية، والمخزون المنظم، والمراجعة المنتظمة ستفعل للتدفق النقدي الخاص بك أكثر مما يفعله جدول بيانات معقد لا يقوم أحد بتحديثه. عندما تتمكن من رؤية الأسابيع القليلة القادمة بوضوح، يمكنك إدارة الشركة بحدس أقل وتحكم أكبر.