إن إيصال الوقود بقيمة 42 دولارًا، ووجبة الغداء مع المورد، وكومة من قسائم متجر المعدات، كلها أمور يمكن أن تؤثر على تدفقك النقدي وسجلاتك الضريبية. تكمن المشكلة عادةً ليس في إجراء عملية الشراء، بل في إدخال التفاصيل إلى دفاتر حساباتك قبل أن يبهت الورق أو يُفقد أو يتحول إلى مهمة إضافية في نهاية الشهر. إذن، كيف يعمل مسح الإيصالات ضوئيًا؟ إنه يحول صورة الإيصال إلى معلومات مفيدة عن النفقات يمكن لفريقك مراجعتها وتصنيفها وتخزينها مع المستند الأصلي.
بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة، لا يتعلق مسح الإيصالات ضوئيًا باستبدال الورق لذاته، بل يتعلق بمعرفة أين ذهبت الأموال، والاحتفاظ بالمستندات الداعمة مرفقة بالمعاملات، وتقليل إدخال البيانات يدويًا.
كيف يعمل مسح الإيصالات ضوئيًا؟
يبدأ مسح الإيصالات ضوئيًا عندما يلتقط شخص ما صورة لإيصال باستخدام كاميرا هاتف أو ماسح ضوئي أو ملف تم تحميله. يقوم البرنامج بتحسين الصورة حيثما أمكن، وقراءة النص المطبوع، وتحديد الحقول الشائعة مثل اسم التاجر، وتاريخ الشراء، والمبلغ الإجمالي، وضريبة المبيعات، والعملة.
تعتمد التكنولوجيا الكامنة وراء هذه العملية عادةً على التعرف الضوئي على الحروف، وغالبًا ما يُطلق عليها اختصارًا OCR. تقوم تقنية OCR بتحويل الحروف والأرقام المرئية في الصورة إلى نص قابل للقراءة آليًا. وتضيف الأنظمة الأكثر تقدمًا التعرف بمساعدة الذكاء الاصطناعي لتحديد الرقم الذي يمثل الإجمالي، والتمييز بين تاريخ الشراء ورقم الإيصال، واقتراح فئة النفقات.
النتيجة لا يُفترض قبولها بشكل أعمى. فالمسح الضوئي الجيد للإيصالات ينشئ مسودة لسجل النفقات. يقوم المستخدم بمراجعة التفاصيل المستخرجة، وتصحيح أي خطأ، واختيار الحساب أو الفئة الصحيحة، وحفظ الإيصال مع المعاملة. تحافظ خطوة المراجعة هذه على واقعية سير العمل وتمنح الشركة السيطرة على سجلاتها المالية.
من صورة الإيصال إلى سجل النفقات
يمر الإيصال بعدة خطوات قبل أن يصبح جزءًا موثوقًا من سجلاتك المحاسبية.
1. التقاط الإيصال أو تحميله
يمكن للموظف التقاط صورة مباشرة بعد الشراء، أو يمكن لفريق المكتب تحميل ملف PDF أو ملف صورة أو صفحة ممسوحة ضوئيًا في وقت لاحق. تنتج الصور الواضحة نتائج أفضل. يجب أن يكون الإيصال بالكامل مرئيًا وموضوعًا على سطح مستوٍ ومصورًا بإضاءة كافية لتجنب التوهج والظلال.
بالنسبة لمستندات الموردين المتكررة، غالبًا ما تكون النسخ الرقمية أسهل في المعالجة من الورق. قد يحتوي إيصال PDF من عملية شراء عبر الإنترنت بالفعل على نص حاد، بينما قد يتطلب إيصال الورق الحراري المجعد مراجعة أدق.
2. قراءة النص باستخدام تقنية OCR
تكتشف تقنية OCR أنماط النص في الصورة وتحولها إلى بيانات. قد تتعرف على مورد مثل محطة وقود أو متجر مستلزمات مكتبية، ثم تحدد المبالغ المكتوبة كإجمالي فرعي أو ضريبة أو إكرامية أو إجمالي.
هنا يمكن أن تخلق تخطيطات الإيصالات تحديات. لا يستخدم الموردون تنسيقًا قياسيًا واحدًا. يعرض البعض الإجمالي في الأسفل بخط كبير؛ ويضعه آخرون في عمود ضيق. يمكن أن يحتوي الإيصال أيضًا على خصومات أو مرتجعات أو خطوط ضريبية متعددة أو ملاحظات مكتوبة بخط اليد. يقدم البرنامج أفضل تفسير لديه، لكنه لا يستطيع معرفة غرضك التجاري من كل عملية شراء دون إدخال المستخدم.
3. استخراج الحقول المهمة
يقوم النظام بتعيين النص المعترف به إلى حقول مفيدة في سجل النفقات. اعتمادًا على الإيصال والبرنامج، قد يشمل ذلك المورد، والتاريخ، والإجمالي، ومبلغ الضريبة، وطريقة الدفع، والعملة، وعناصر السطر الفردية.
لا تحتاج كل شركة إلى نفس مستوى التفاصيل. قد تحتاج شركة استشارات فقط إلى الإجمالي والمورد والتاريخ ومشروع العميل وفئة النفقات. قد ترغب الشركة التي تعتمد على المخزون في مراجعة العناصر والكميات الفردية بشكل أدق، خاصة عندما تؤثر عملية الشراء على تكاليف المخزون أو تعديلات المخزون.
4. المطابقة والتصنيف والموافقة
بعد استخراج البيانات، يمكن مطابقة الإيصال مع معاملة بنكية أو بطاقة قائمة. عندما يتوافق المورد والتاريخ والمبلغ، تساعد المطابقة في منع الإدخال المزدوج وتؤكد وصول الرسوم إلى الحساب الصحيح.
بعد ذلك، يقوم شخص ما بتعيين النفقة للفئة الصحيحة، مثل المستلزمات المكتبية، أو السفر، أو نفقات المركبات، أو المقاولين من الباطن، أو تكلفة البضائع المباعة. قد يقومون أيضًا بتعيين عميل أو مشروع أو موقع أو قسم أو حقل مخصص. هذا هو الجزء الذي يحول الصورة الممسوحة ضوئيًا إلى بيانات تقارير مفيدة.
أخيرًا، يتم تخزين الإيصال المراجع مع سجل النفقات. لاحقًا، يمكن لمسك الدفاتر أو المدير أو المحترف الضريبي فتح المعاملة ورؤية المستند الداعم بدلاً من البحث في درج أو صندوق بريد إلكتروني مشترك.
ما يمكن للذكاء الاصطناعي فعله وما لا يمكنه فعله
يمكن لالتقاط الإيصالات بمساعدة الذكاء الاصطناعي توفير الوقت من خلال التعرف على الموردين الشائعين، وقراءة الإجماليات، واقتراح فئات بناءً على الإدخالات السابقة. إذا كان فريقك يشتري بشكل متكرر مستلزمات الشحن من نفس المورد، فقد يقترح النظام باستمرار نفس حساب النفقات. وهذا يقلل من العمل المتكرر ويخلق عملية أكثر اتساقًا.
ومع ذلك، فإن للأتمتة حدودًا. قد يكون الإيصال ضبابيًا أو مطويًا أو غير مكتمل أو مكتوبًا بخط اليد أو مطبوعًا بحبر باهت. قد يكون من الصعب تحديد الإجمالي عندما تتضمن المعاملة إكرامية أو مرتجع أو رصيد متجر أو دفع مقسم. قد تتطلب إيصالات العملات الأجنبية أيضًا اهتمامًا إضافيًا لأن مبلغ الإيصال والمبلغ المشحون على بطاقة أمريكية قد يختلفان.
والأهم من ذلك، لا تستطيع البرمجيات دائمًا تحديد الغرض التجاري. يمكن أن يكون إيصال المطعم اجتماعًا مع عميل، أو سفر موظف، أو وجبة جماعية للفريق، أو نفقات شخصية غير تجارية. يجب على فريقك تطبيق الفئة الصحيحة، والمعالجة الضريبية، وتعيين المشروع، وسياسة الموافقة.
أفضل نهج هو الأتمتة مع المراجعة، وليس الأتمتة بدون مساءلة.
لماذا يعد مسح الإيصالات ضوئيًا مهمًا للعمليات اليومية
يفعل الإيصال الممسوح ضوئيًا أكثر من مجرد إنشاء خزانة ملفات أنظف. فهو يساعد الشركات على تسجيل النفقات بينما لا تزال التفاصيل طازجة. يمكن للموظفين إضافة ملاحظة حول الغرض من عملية الشراء، ويمكن للمديرين الموافقة على الإنفاق في وقت أقرب، ويمكن لمحاسبي مسك الدفاتر تسوية المعاملات بمتابعة أقل.
كما أنه يحسن الرؤية. عندما يتم تصنيف النفقات بشكل متسق، يمكنك معرفة تكلفة المشروع، وما إذا كانت نفقات السفر في ارتفاع، أو الموردين الذين يؤثرون على هوامش ربحك. بالنسبة للشركات التي تفرض على العملاء رسومًا مقابل النفقات القابلة للاسترداد، فإن إرفاق الإيصال مباشرة بسجل النفقات يجعل من السهل استرداد التكاليف المؤهلة.
يعد تخزين المستندات مهمًا عندما تثار الأسئلة لاحقًا. إن نزاع المورد، أو استرداد أموال العميل، أو المراجعة الضريبية، أو التحقق من ربحية المشروع، أسهل في التعامل معه عند إرفاق الإيصال الأصلي بالمعاملة. كما تمنح السجلات المستندة إلى السحابة أعضاء الفريق المصرح لهم الوصول دون تمرير الورق بين المواقع.
سير عمل عملي لمسح الإيصالات ضوئيًا
العملية الأكثر فعالية هي بسيطة بما يكفي لكي يتبعها الموظفون بالفعل. ضع قاعدة واضحة بوجوب التقاط الإيصالات في يوم الشراء، خاصة للمشتريات النقدية ونفقات السفر والمواد المتعلقة بالعمل. الانتظار حتى نهاية الأسبوع يزيد من احتمالية ضياع الإيصال أو نسيان الغرض التجاري منه.
استخدم فئات متسقة واطلب ملاحظة قصيرة عندما لا يكون سبب النفقة واضحًا من اسم المورد. على سبيل المثال، "مواد لتجديد شارع أوك" أكثر فائدة من "مستلزمات العمل". إذا كانت شركتك تتتبع المشاريع، فاطلب من المستخدمين تحديد المشروع ذي الصلة قبل إرسال النفقة.
حدد مسؤولية المراجعة بناءً على هيكل فريقك. قد يوافق صاحب العمل على نفقات بطاقة الموظف، بينما يراجع مدير المشروع تكاليف العمل، ويتولى محاسب مسك الدفاتر فئات الحسابات والمطابقة البنكية. لا تحتاج الفرق الصغيرة إلى سلسلة موافقة معقدة، لكنها تحتاج إلى شخص محدد يفحص الاستثناءات.
يدعم MyCloudBook التقاط الإيصالات وتحويلها إلى نفقات بمساعدة الذكاء الاصطناعي حتى تتمكن الشركات من جلب تفاصيل الإيصالات إلى سير عمل نفقاتها، وإرفاق المستندات الداعمة، والاحتفاظ بالسجلات متاحة إلى جانب بقية نشاطها المالي.
أخطاء شائعة في مسح الإيصالات ضوئيًا
الخطأ الأكبر هو افتراض أن الإيصال الممسوح ضوئيًا دقيق تلقائيًا. يمكن لتقنية OCR الخلط بين الإجمالي الفرعي والإجمالي، أو قراءة التاريخ بشكل خاطئ، أو الفشل في التقاط خصم. راجع المبلغ واسم المورد قبل الحفظ، خاصة للمشتريات ذات القيمة العالية.
مشكلة أخرى شائعة هي النفقات المكررة. يمكن أن يحدث هذا عند إدخال إيصال يدويًا ومطابقته لاحقًا مع معاملة بنكية كما لو كانت نفقة جديدة. يجب أن توضح عمليتك ما إذا كان الإيصال ينشئ المعاملة، أو يدعم معاملة بطاقة قائمة، أو ينتظر المطابقة أثناء التسوية.
أخيرًا، لا تعامل كل إيصال كنفقة دون سياق. قد تحتاج مشتريات المالك، وتكاليف الموظفين القابلة للاسترداد، ومشتريات المخزون، والأصول الثابتة، والتكاليف القابلة للفوترة للعملاء إلى معاملة مختلفة. الإيصال هو دليل على الشراء، ولكن يجب أن يعكس القيد المحاسبي ما تعنيه عملية الشراء لشركتك.
اجعل خطوة المراجعة بسيطة
يعمل مسح الإيصالات ضوئيًا بشكل أفضل عندما يزيل إدخال البيانات دون إزالة الحكم البشري. التقط الإيصالات على الفور، ودع تقنية OCR تتعامل مع التفاصيل المتكررة، وراجع المعلومات التي تؤثر على دفاتر حساباتك وضرائبك ومخزونك وتكاليف مشروعك. بضع ثوانٍ من التحقق في وقت الشراء يمكن أن توفر ساعات من التنظيف عندما تحاول إغلاق الشهر.