شرح الفرق بين أوامر الشراء وفواتير الموردين

تصل فاتورة مورد بقيمة 4,800 دولار، ولكن لا أحد يتذكر الموافقة على عملية الشراء. هل تم الاتفاق على السعر؟ هل وصلت الشحنة؟ هل هي لمهمة هذا الشهر أم لمشروع أُغلق قبل أسابيع؟ إن وضوح سير عمل أوامر الشراء مقابل فواتير الموردين يجيب على هذه الأسئلة قبل أن تتحول إلى مشكلات مكلفة.

بالنسبة للشركات النامية، هذه المستندات ليست أوراقاً قابلة للتبديل. أمر الشراء يتحكم فيما ينوي فريقك شراؤه. بينما تسجل فاتورة المورد ما يقول المورد إنك مدين به الآن. عند استخدامهما معاً، فإنهما يمنحان المالكين ومسؤولي مسك الدفاتر وفرق العمليات رؤية موثوقة للإنفاق الملتزم به، والسلع المستلمة، والمتطلبات النقدية المستقبلية.

ما هو أمر الشراء؟

أمر الشراء، والذي غالباً ما يشار إليه بـ PO، هو مستند ترسل شركتك إلى المورد قبل إتمام عملية الشراء. يوضح ما تريد شراءه، والكمية، والسعر المتفق عليه، وشروط التسليم، وشروط الدفع، والشخص أو القسم الذي يطلبه.

فكر في أمر الشراء كترخيص للإنفاق وسجل للمشتريات. بمجرد أن يقبله المورد، يمكن أن يعمل المستند أيضاً كاتفاقية ملزمة، اعتماداً على شروطه والقانون المعمول به. لا ينبغي لفريقك التعامل مع كل أمر شراء كعقد قانوني تلقائياً، ولكنه يظل التزاماً تشغيلياً مهماً.

يحتوي أمر الشراء المُعد جيداً عادةً على رقم أمر الشراء، واسم المورد، وتاريخ الطلب، وأوصاف العناصر، والكميات، وأسعار الوحدات، والضرائب أو الشحن حيثما ينطبق ذلك، وتاريخ التسليم المتوقع. يمكنه أيضاً تحديد مشروع أو موقع أو وظيفة عميل أو مركز تكلفة. تجعل تلك التفاصيل من السهل جداً فهم أين تذهب الأموال لاحقاً.

ما الذي يساعدك أمر الشراء في التحكم فيه

يجيب أمر الشراء على السؤال: "هل نحن مخولون لإجراء هذا الشراء؟" إنه يمنح المدير الفرصة للموافقة على الإنفاق قبل أن يقوم الموظف بطلب الشراء. هذا مهم عندما يقوم العديد من الأشخاص بشراء الإمدادات أو المخزون أو خدمات المقاولين من الباطن أو المعدات نيابة عن الشركة.

بالنسبة للشركات القائمة على المخزون، تساعد أوامر الشراء أيضاً في توقع وصول المخزون والالتزامات المفتوحة. بالنسبة للشركات الخدمية، يمكنها ربط مشتريات المواد، والعمالة الخارجية، وتكاليف الوظائف بالمشروع الصحيح قبل ظهور الفاتورة. والنتيجة هي رؤية أفضل لربحية المشروع، وليس مجرد نظام حفظ سجلات أكثر نظافة.

ما هي فاتورة المورد؟

فاتورة المورد هي المطالبة التي يرسلها المورد بعد تقديم السلع أو الخدمات، أو وفقاً لجدول الفوترة الذي اتفقتما عليه. إنها تخبر شركتك بالمبلغ المستحق، وموعد استحقاقه، وما تغطيه التكلفة.

عندما تدخل فاتورة مورد في نظام المحاسبة الخاص بك، فإنك تنشئ سجلاً للدائنين (الحسابات الدائنة). هذا السجل يزيد من المبلغ الذي تدين به شركتك ويضع المصروف، أو قيمة المخزون، أو تكلفة الأصل، أو تكلفة المشروع في الفترة المناسبة. دفع الفاتورة لاحقاً يقلل من الحسابات الدائنة والنقدية.

يجب أن تتضمن فاتورة المورد رقم فاتورة المورد، وتاريخ الفاتورة، وتاريخ الاستحقاق، وبنود الفاتورة، والكميات، والأسعار، والضرائب، وتعليمات الدفع، وأي إشارة إلى أمر الشراء ذي الصلة. رقم فاتورة المورد مهم بشكل خاص لأنه يساعد في منع المدفوعات المكررة.

الفاتورة ليست دليلاً على الموافقة على الشراء أو استلام كل عنصر بشكل صحيح. إنها طلب للدفع. قبل الموافقة عليها، يجب على فريقك التحقق من أن التكلفة مشروعة ودقيقة ومدعومة بالعمل أو البضائع المستلمة.

أوامر الشراء مقابل فواتير الموردين: الفرق العملي

أبسط فرق هو التوقيت. يأتي أمر الشراء أولاً، قبل تنفيذ عملية الشراء. تأتي فاتورة المورد لاحقاً، بعد أن يقوم المورد بإصدار فاتورة لشركتك.

التأثير المحاسبي مختلف أيضاً. لا يؤدي إنشاء أمر الشراء عموماً إلى ترحيل مصروف أو زيادة الحسابات الدائنة لأنه لا توجد فاتورة مستحقة بعد. إنه يسجل التزاماً متوقعاً. تسجيل فاتورة مورد يؤثر على دفاترك لأنه يعترف بمبلغ مستحق.

كما أنها تخدم قرارات مختلفة. يساعد أمر الشراء المدير في تقرير ما إذا كان يجب أن يتم الإنفاق. تساعد الفاتورة فريق المحاسبة أو الحسابات الدائنة في تقرير ما إذا كان يجب دفع مستحقات المورد. مستند واحد يتطلع إلى الأمام؛ والآخر يؤكد التزاماً يجب مراجعته وجدولته.

ضع في اعتبارك موزع جملة يطلب 200 وحدة من منتج بسعر 25 دولاراً للواحدة. ينشئ مدير المشتريات أمر شراء بقيمة 5,000 دولار. عندما يشحن المورد 150 وحدة، يؤكد فريق الاستلام الكمية. ثم يطالب المورد بـ 150 وحدة، بالإضافة إلى الشحن المعتمد. يجب فحص الفاتورة مقابل أمر الشراء ومعلومات الاستلام قبل الدفع. قد تتم فوترة الـ 50 وحدة المتبقية لاحقاً، اعتماداً على الترتيب.

تحمي هذه العملية الشركة من الدفع مقابل 200 وحدة بينما لم يصل سوى 150. كما أنها تظهر أن مبلغ أمر الشراء ومبلغ الفاتورة لا يتطابقان دائماً تماماً لأسباب وجيهة، مثل الشحنات الجزئية، والشحن، والضريبة، وتغيرات الأسعار المعتمدة مسبقاً، أو تعديلات الكمية.

لماذا يهم المطابقة قبل الدفع

غالباً ما يسمى أقوى إجراء للرقابة "المطابقة الثلاثية": مقارنة أمر الشراء، وسجل الاستلام، وفاتورة المورد. يؤكد أمر الشراء ما تم التصريح به. يؤكد سجل الاستلام ما وصل أو ما تم إنجازه من عمل. تؤكد الفاتورة ما يطلبه المورد.

لا تحتاج الشركات الصغيرة إلى إنشاء عملية موافقة معقدة لكل عملية شراء. اشتراك برمجيات متكرر بقيمة 35 دولاراً لا يحتاج إلى نفس مراجعة طلب معدات بقيمة 20,000 دولار. الهدف هو تطبيق المستوى الصحيح من الرقابة على مستوى المخاطر.

بالنسبة للمشتريات ذات القيمة الأعلى، وطلبات المخزون، ومواد المشاريع، والموردين الجدد، يمكن للمطابقة منع المشكلات الشائعة: الفواتير المكررة، وأسعار الوحدات غير الصحيحة، والبضائع المفقودة، والمشتريات غير المصرح بها، والدفع مقابل عمل لم يكتمل. كما أنه يمنح فريقك سبباً واضحاً لحجز فاتورة عندما يكون هناك خطأ ما بدلاً من الإسراع بالدفع لأن تاريخ الاستحقاق قريب.

إذا كان موردك لا يقدم مستند استلام رسمياً، استخدم تأكيداً داخلياً بسيطاً. يمكن لموظف المستودع تأكيد الكميات المستلمة، بينما يمكن لمدير المشروع تأكيد أن عمل المقاول من الباطن استوفى النطاق المتفق عليه. قم بتخزين هذا التأكيد مع المستندات ذات الصلة حتى لا يضطر فريق المحاسبة للبحث في رسائل البريد الإلكتروني لاحقاً.

متى قد لا تحتاج إلى أمر شراء

لا تتطلب كل نفقة أمر شراء. إنشاء أمر شراء لكل فنجان قهوة، أو دفع فاتورة مرافق، أو اشتراك شهري يمكن التنبؤ به يمكن أن يضيف عملاً دون تحسين الرقابة. في هذه الحالات، قد تكون فاتورة المورد أو المعاملة البنكية كافية، بشرط مراجعة المصروف وتصنيفه بشكل صحيح.

تكون أوامر الشراء أكثر فائدة عندما يكون الإنفاق مخططاً له، أو جوهرياً، أو متغيراً، أو يتم التعامل معه من قبل أشخاص خارج الفريق المالي. كما أنها قيمة عندما تحتاج إلى تتبع المخزون، أو تحميل التكاليف على مشروع عميل، أو مقارنة عروض الأسعار، أو إدارة مواقع متعددة.

تضع العديد من الشركات سياسة لأوامر الشراء بناءً على حدود الدولار والفئات. على سبيل المثال، قد يطلبون أوامر شراء لمشتريات المخزون، والمعدات الرأسمالية، والمقاولين من الباطن، وأي عملية شراء غير متكررة تزيد عن مبلغ معين. يعتمد الحد الصحيح على حجم مشترياتك، وحجم فريقك، ووضعك النقدي.

بناء سير عمل سيتبعه فريقك بالفعل

يجب أن تكون العملية الجيدة واضحة بما يكفي ليتمكن الموظفون من استخدامها دون سؤال المحاسب عما يجب فعله في كل مرة. ابدأ بطلب الشراء. يحدد مقدم الطلب المورد، والعناصر، والتكلفة، والغرض التجاري، والمشروع أو القسم إن وجد. يراجع شخص مخول الطلب ويوافق على أمر الشراء قبل إرسال الطلب.

عند وصول السلع أو الخدمات، سجل ما تم استلامه. ثم أدخل فاتورة المورد وأرفق الفاتورة، وأمر الشراء، والإيصال، أو المستند الداعم في مكان واحد. قارن التفاصيل الرئيسية، وقم بحل الاستثناءات، وجدول الدفع بناءً على تاريخ الاستحقاق وخطة التدفق النقدي الخاصة بك.

حدد المسؤولية في كل خطوة. قد تقوم العمليات بإنشاء أوامر الشراء وتأكيد التسليم. قد يوافق مديرو المشاريع على التكاليف المتعلقة بالوظيفة. قد يقوم المحاسب بإدخال الفواتير وإدارة التصنيف. قد يوافق مالك الشركة أو المدير المالي على المدفوعات الأكبر. فصل هذه الواجبات مفيد، لكن الفرق الصغيرة لا تزال قادرة على إنشاء عملية مراجعة عملية بحدود موافقة واضحة.

استخدم أرقام مستندات وأسماء موردين متسقة. إذا أدخل أحد الموظفين "ABC Supply Co." واستخدم آخر "A.B.C. Supplies"، تصبح التقارير وفحوصات التكرار أكثر صعوبة. ينطبق الشيء نفسه على أسماء المشاريع وعناصر المخزون. القليل من الاتساق عند الإدخال يوفر الكثير من التنظيف في نهاية الشهر.

حافظ على ترابط التدفق النقدي والتقارير

تُظهر أوامر الشراء المفتوحة الإنفاق المتوقع. تُظهر فواتير الموردين غير المدفوعة الالتزامات الفعلية. النظر إلى كليهما يعطي صورة نقدية أكثر فائدة من مراجعة رصيد البنك وحده.

على سبيل المثال، قد يكون لدى الشركة 30,000 دولار في البنك و8,000 دولار فقط من الفواتير غير المدفوعة. يبدو ذلك مريحاً حتى يرى الفريق 18,000 دولار في أوامر شراء مخزون معتمدة مجدولة للتسليم الأسبوع المقبل. أمر الشراء ليس بعد رصيداً دائنياً، لكنه لا يزال التزاماً يجب أن يوجه قرارات الشراء والدفع.

هذه الرؤية قيمة بشكل خاص للشركات القائمة على المشاريع. إذا تم ربط أوامر شراء المواد وفواتير الموردين بالمشروع الصحيح، يمكن للمديرين مقارنة التكاليف المقدرة بالتكاليف الفعلية بينما لا يزال العمل قيد التنفيذ. يمكنهم معالجة مشكلة الهامش قبل إصدار فاتورة العميل النهائية.

يمكن لبرامج المحاسبة السحابية تسهيل هذه العملية من خلال الاحتفاظ بأوامر الشراء، وفواتير الموردين، ومرفقات المستندات، وحركات المخزون، وسجلات المشاريع معاً. في MyCloudBook، يمكن للفرق تتبع النفقات والفواتير جنباً إلى جنب مع المخزون وأرباح المشروع، مما يساعد الأشخاص المناسبين على مراجعة السجلات المناسبة دون تمرير الملفات الورقية بين الإدارات.

أخطاء شائعة يجب تجنبها

أكبر خطأ هو التعامل مع فاتورة المورد كموافقة تلقائية للدفع. يمكن أن تكون الفاتورة دقيقة ومع ذلك تتطلب فحصاً مقابل ما تم طلبه واستلامه. مشكلة شائعة أخرى هي تسجيل فاتورة فقط عندما تخرج السيولة من البنك. يمكن أن يخفي ذلك الالتزامات المستحقة ويجعل تقارير نهاية الشهر أقل موثوقية.

تفقد الشركات أيضاً السيطرة عندما يقوم الموظفون بإنشاء أوامر شراء بأثر رجعي فقط لاستيفاء العملية. لا يمكن لأمر شراء تم إنشاؤه بعد تقديم الطلب منع الإنفاق غير المصرح به. قد يحسن ذلك حفظ السجلات، لكنه لا يوفر رقابة الموافقة الأصلية.

أخيراً، لا تدع عدم التطابق الصغير يبقى دون حل. قد يكون فرق التقريب بسنت واحد غير ضار. لكن تكلفة شحن بقيمة 400 دولار، أو سعراً متغيراً، أو بنداً لم يتم استلامه يستحق الاهتمام. ضع قواعد للاختلافات المقبولة حتى يعرف الفريق متى يدفع، ومتى يطلب ائتماناً، ومتى يصعد المشكلة.

أفضل عملية شراء ليست هي التي تحتوي على أكبر عدد من الخطوات. بل هي التي تسمح لفريقك بالموافقة على الإنفاق مبكراً، وتأكيد ما وصل، ودفع الفواتير الدقيقة في الوقت المحدد، ورؤية ما تعنيه تلك القرارات للتدفق النقدي والربحية.