يمكن أن يؤدي شهر المبيعات المربح إلى نتائج مالية مخيبة للآمال إذا كانت تكلفة المخزون المباع غير دقيقة. فعند تغير أسعار الشراء، أو نسيان تكاليف الشحن، أو تسجيل تعديلات المخزون في وقت متأخر، قد يبدو إجمالي ربحك أفضل أو أسوأ مما هو عليه في الواقع. يوضح دليل تقييم المخزون هذا كيفية تقييم المخزون باستمرار حتى تتمكن من اتخاذ قرارات بناءً على أرقام موثوقة.
بالنسبة للشركات الصغيرة، لا يعد تقييم المخزون مجرد مهمة محاسبية تكتمل في نهاية العام. فهو يؤثر على تكلفة البضائع المباعة في بيان الدخل، وأصل المخزون في الميزانية العمومية، ووضعك الضريبي، والهوامش التي تستخدمها لتسعير المنتجات. الطريقة الصحيحة هي التي يمكن لشركتك تطبيقها باستمرار ودعمها بسجلات واضحة.
ماذا يعني تقييم المخزون
تقييم المخزون هو عملية تحديد قيمة نقدية للبضائع التي لم تبعها شركتك بعد. تتضمن تلك القيمة تكلفة شراء أو تصنيع تلك البضائع، وليس مجرد سعر البيع المعروض للعملاء.
في كل مرة تبيع فيها سلعة، تنتقل تكلفتها من المخزون إلى تكلفة البضائع المباعة، والتي غالباً ما تسمى COGS. أما ما يتبقى في المخزون فيظل في الميزانية العمومية كأصل. إذا كانت قيمة مخزونك مبالغاً فيها، فقد تكون تكلفة البضائع المباعة أقل من قيمتها الحقيقية، وقد يبدو الربح مرتفعاً بشكل مصطنع. وإذا كان المخزون أقل من قيمته، فقد يحدث العكس.
مثال بسيط يوضح هذا الارتباط. إذا اشتريت 100 وحدة بسعر 10 دولارات لكل منها، فلديك 1000 دولار في المخزون. عندما تبيع 30 وحدة، تصبح التكلفة المخصصة لتلك الـ 30 وحدة هي تكلفة البضائع المباعة. تبقى الوحدات الـ 70 المتبقية في المخزون. تحدد طريقة التقييم بالضبط التكلفة التي يتم تخصيصها عندما يتم شراء الوحدات بأسعار مختلفة.
التكاليف التي تندرج ضمن المخزون
يجب أن تعكس تكلفة مخزونك ما تطلبه الأمر لجعل السلعة جاهزة للبيع. بالنسبة للشركات التجارية، يشمل هذا عادةً سعر المورد، والشحن أو تكاليف النقل للداخل، والرسوم الجمركية، وتكاليف الاستحواذ المباشرة الأخرى. بالنسبة للمصنعين، يمكن أن يشمل أيضاً المواد المباشرة، والعمالة المباشرة، وحصة مناسبة من النفقات العامة للإنتاج.
لا تخلط بين مصاريف البيع والإدارة وتكلفة المخزون. الإعلانات، وعمولات المبيعات، وإيجار المكتب، ومعظم المصاريف الإدارية العامة هي عادة مصاريف للفترة بدلاً من كونها تكاليف مرتبطة بكل وحدة من المخزون.
هذا التمييز مهم عندما تكون الهوامش ضيقة. إذا تم تسجيل الشحن كمصروف عام بدلاً من إدراجه في تكلفة السلعة، فقد تجعل تقارير هوامش الربح على مستوى المنتج المنتج يبدو أكثر ربحية مما هو عليه. إذا قدم لك المورد خصماً أو مرتجعات أو خصماً على الكمية، فقم بتحديث سجلات تكلفة المخزون حتى يظهر التأثير المالي.
طرق تقييم المخزون الثلاث الشائعة
تختار الشركات الصغيرة عادةً بين طرق ما يرد أولاً يصرف أولاً (FIFO)، وما يرد أخيراً يصرف أولاً (LIFO)، ومتوسط التكلفة المرجح. يمكن أن تكون كل طريقة مناسبة في ظروف معينة، لكن تغيير الطرق بشكل عشوائي يجعل مقارنة التقارير أمراً صعباً. ناقش خيارات التقارير الضريبية والمالية مع محاسبك قبل إجراء أي تغيير.
طريقة ما يرد أولاً يصرف أولاً (FIFO)
تفترض طريقة FIFO أن تكاليف المخزون الأقدم هي التي تُباع أولاً. غالباً ما يتطابق هذا مع كيفية حركة البضائع القابلة للتلف فعلياً، والمنتجات الموسمية، والسلع التي يجب أن تخرج من الرفوف قبل المخزون الأحدث.
لنفترض أنك اشتريت 50 وحدة بسعر 10 دولارات للواحدة، واشتريت لاحقاً 50 وحدة أخرى بسعر 12 دولاراً للواحدة. بموجب طريقة FIFO، تُخصص للـ 50 وحدة الأولى المباعة تكلفة الـ 10 دولارات. إذا كانت الأسعار في ارتفاع، فإن طريقة FIFO عادةً ما تنتج تكلفة بضائع مباعة أقل وأرباحاً معلنة أعلى لأن المشتريات الأقدم والأقل تكلفة تُباع أولاً. ويميل المخزون المتبقي إلى عكس الأسعار الأحدث.
تعد طريقة FIFO مباشرة للعديد من الشركات النامية، خاصة تلك التي تريد أن تكون قيمة المخزون قريبة من تكلفة الاستبدال الحالية. العيب هو أن الدخل الخاضع للضريبة قد يكون أعلى خلال فترات ارتفاع التكاليف.
طريقة ما يرد أخيراً يصرف أولاً (LIFO)
تفترض طريقة LIFO أن الوحدات المشتراة مؤخراً هي التي تُباع أولاً. باستخدام نفس المثال، ستحمل أول 50 وحدة مباعة تكلفة الـ 12 دولاراً بموجب طريقة LIFO.
عندما ترتفع التكاليف، تؤدي طريقة LIFO عموماً إلى تكلفة بضائع مباعة أعلى وأرباح معلنة أقل من طريقة FIFO. في الولايات المتحدة، قد توفر LIFO مزايا ضريبية لبعض الشركات، لكنها تجلب المزيد من التعقيد. وهي غير مسموح بها بموجب المعايير الدولية للتقارير المالية (IFRS)، وهو ما قد يهم الشركات ذات احتياجات التقارير الدولية أو المستثمرين أو العمليات الخارجية.
لدى LIFO أيضاً متطلبات توافق للعديد من الشركات الأمريكية: إذا تم استخدامها للتقارير الضريبية، فقد يلزم استخدامها في بيانات مالية معينة. هذا قرار يجب اتخاذه بتوجيه مهني، وليس إعداداً يتم تشغيله ببساطة لأن أسعار الموردين زادت هذا الشهر.
طريقة متوسط التكلفة المرجح
تجمع طريقة متوسط التكلفة المرجح بين تكلفة الوحدات المتاحة وتوزعها على جميع الوحدات. إذا اشتريت 50 وحدة بسعر 10 دولارات و50 بسعر 12 دولاراً، فإن متوسط تكلفتك هو 11 دولاراً للوحدة. يتم بعد ذلك تخصيص تكلفة قدرها 11 دولاراً لكل وحدة مباعة حتى يتغير المتوسط مع عملية شراء أخرى.
هذه الطريقة عملية غالباً للشركات التي تبيع سلعاً متشابهة وقابلة للتبديل مثل الأجهزة، والمواد السائبة، والمشروبات، أو المنتجات المشابهة للسلع الأساسية. إنها تقلل من الحاجة إلى تتبع طبقة الشراء لكل وحدة على حدة. ومع ذلك، قد لا تعكس التكلفة الدقيقة لشحنة معينة، وهو ما قد يكون أقل فائدة عندما تختلف العناصر اختلافاً كبيراً في سعر الشراء أو يكون لها أرقام تسلسلية فريدة.
كيفية اختيار طريقة تقييم المخزون
ابدأ بكيفية تحرك مخزونك فعلياً. غالباً ما تناسب طريقة FIFO الشركات التي يجب فيها بيع المخزون القديم أولاً. قد تكون طريقة المتوسط المرجح أسهل عندما تكون الوحدات متطابقة وتحدث عمليات الشراء بشكل متكرر. قد تستحق طريقة LIFO التقييم لمواقف ضريبية محددة في الولايات المتحدة، ولكن يجب مراجعة آثار التقارير وحفظ السجلات بعناية.
ثم ضع في اعتبارك المعلومات التي تحتاجها من تقاريرك. قد يفضل بائع التجزئة الذي يعدل الأسعار بناءً على تكاليف الاستبدال الحالية طريقة FIFO. قد يعطي الموزع الذي يتعامل مع آلاف الوحدات المتشابهة الأولوية لبساطة المتوسط المرجح. يجب أن تتأكد الشركة التي لديها عدة مواقع أيضاً من أن عمليتها يمكنها تتبع التحويلات وتكاليف العناصر باستمرار عبر المستودعات.
الاتساق يهم أكثر من مطاردة رقم الربح الأفضل. بمجرد اختيار طريقة، طبقها بنفس الطريقة من فترة محاسبية إلى أخرى. قد تكون التغييرات ممكنة، ولكن يجب توثيقها ومراجعتها مع محترفك الضريبي حتى تظل التقارير السابقة والإقرارات الضريبية وقرارات الإدارة مفهومة.
حافظ على دقة سجلات المخزون بين الجرد
التقييم موثوق فقط بقدر دقة الكميات والتكاليف في نظامك. لا يمكن للطريقة المثالية إصلاح المخزون الذي تم استلامه ولكن لم يتم إدخاله، أو بيعه ولكن لم يتم تسجيله، أو تالفاً بدون تعديل.
استخدم سير عمل واضحاً كلما تحرك المخزون. سجل المشتريات عند استلام البضائع، وليس بعد أسابيع عند مراجعة فاتورة المورد. سجل المبيعات عند تنفيذ الطلبات. تتبع التحويلات بين المواقع، والمرتجعات من العملاء، ومرتجعات الموردين، وتعديلات المخزون بشكل منفصل حتى تتمكن من معرفة سبب تغير الكميات.
يمكن لنظام المحاسبة السحابي المساعدة من خلال ربط حركات المخزون بالسجلات المالية خلفها. في MyCloudBook، يمكن تسجيل تعديلات المخزون وحركات العناصر جنباً إلى جنب مع الفواتير، والمصاريف، والتقارير، مما يمنح فريقك رؤية أوضح لقيمة المخزون والتكاليف المرتبطة بالمبيعات.
روتين تقييم المخزون الشهري
تكشف المراجعة الشهرية المشكلات بينما لا تزال سهلة التحقيق. يعمل الروتين التالي بشكل جيد للعديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة:
- راجع سجلات الاستلام وفواتير الموردين للتأكد من إدخال كميات المخزون الجديدة، وتكاليف الوحدة، والشحن، والخصومات، والمرتجعات بشكل صحيح.
- قارن الجرد الفعلي أو الجرد الدوري بكميات النظام. حقق في الفروق الجوهرية بدلاً من نشر تعديل واحد غير مفسر.
- راجع العناصر بطيئة الحركة، أو التالفة، أو منتهية الصلاحية، أو المتقادمة. المخزون الذي لا يمكن بيعه بتكلفته المسجلة قد يحتاج إلى شطب.
- قم بتشغيل تقرير تقييم المخزون وقارنه برصيد المخزون في دفتر الأستاذ العام الخاص بك. يجب أن تتطابق الأرقام بعد التعديلات المعتمدة.
لا تحتاج إلى عد كل عنصر كل شهر. تستخدم العديد من الشركات الجرد الدوري، حيث تتحقق من العناصر عالية القيمة أو سريعة الحركة بشكل متكرر وتعد المخزون الكامل سنوياً على الأقل. يعتمد الجدول الصحيح على حجم المبيعات، ومخاطر السرقة، وتنوع المنتجات، وتكلفة الاضطراب أثناء الجرد الكامل.
احذر من أخطاء التقييم الشائعة
المشكلة الأكثر شيوعاً هي التعامل مع قيمة المخزون كرقم ثابت. تتحرك تكاليف الموردين، ويمكن أن تؤثر أسعار الصرف على البضائع المستوردة، وقد تصل رسوم الشحن بعد المخزون نفسه. ابنِ عملية لتحديث التكاليف الواصلة ومراجعة تغيرات الأسعار غير المتوقعة.
خطأ آخر هو تجاهل النقص في المخزون. السرقة، والكسر، والتلف، وأخطاء العد تقلل من المخزون الذي يمكنك بيعه. تسجيل النقص على الفور يمنحك هامشاً أكثر صدقاً ويساعد العمليات على تحديد مكان حدوث الخسائر.
احذر أيضاً من المخزون السالب. عندما يظهر النظام وحدات مباعة قبل استلامها، يمكن أن تصبح حسابات التكلفة مشوهة. حقق في مشكلة التوقيت، وصحح ترتيب المعاملات، ودرب الفريق على عملية الاستلام والتنفيذ.
استخدم التقييم لاتخاذ قرارات تشغيلية أفضل
بمجرد أن تصبح قيمة المخزون موثوقة، تصبح مفيدة إلى ما هو أبعد من إعداد الضرائب. يمكنك مقارنة الهامش حسب العنصر، وتحديد المنتجات التي تعطل النقد دون بيع، والتخطيط للشراء بناءً على استثمار المخزون الفعلي بدلاً من التخمين.
رصيد المخزون المرتفع ليس تلقائياً علامة على النمو. قد يعني أنك مستعد للطلب، ولكنه قد يعني أيضاً أن النقد متوقف في منتجات بطيئة الحركة. راجع قيمة المخزون جنباً إلى جنب مع سرعة المبيعات، وأوامر الشراء المفتوحة، وطلب العملاء. هذا يمنحك صورة أكثر عملية لما يجب إعادة طلبه أو خصمه أو التوقف عن شرائه.
حافظ على بساطة العملية بما يكفي ليتبعها فريقك كل يوم. الاستلام الدقيق، والتعديلات في الوقت المناسب، والتكلفة المتسقة، والمراجعة المنتظمة ستفعل لتقارير مخزونك أكثر مما تفعله طريقة معقدة تُستخدم بشكل غير متسق. عندما تتطابق قيمة مخزونك مع الواقع، يمكنك التسعير بثقة أكبر والتحكم بشكل أفضل في النقد.