يمكن لمشروع مربح أن يتسبب في مشكلة نقدية إذا تم شراء المواد قبل ثلاثة أسابيع، وكانت ساعات العمل متناثرة في الرسائل النصية، ولم يدفع العميل الفاتورة النهائية. تطبيقات المحاسبة الأفضل للمقاولين تفعل أكثر من مجرد تصنيف المعاملات المصرفية؛ فهي تساعدك على معرفة ما يربحه كل مشروع، وما يتكلفه، وما يحتاج إلى اهتمام قبل تشغيل كشوف المرتبات القادمة.
بالنسبة لأعمال التجارة التي يديرها شخص واحد، قد يكون التطبيق المناسب هو البسيط في إعداد الفواتير والتقاط الإيصالات. أما بالنسبة للمقاول المتنامي الذي لديه أطقم عمل، ومقاولون من الباطن، ومعدات، ومشاريع نشطة متعددة، فإن حساب تكاليف المشروع، والموافقات، والوصول المشترك لا يقل أهمية. الهدف ليس شراء أكبر نظام، بل بناء عملية يومية يمكن الاعتماد عليها للتقديرات، والفواتير، والمصروفات، وفواتير المبيعات، وربحية المشروع.
ما يحتاجه المقاولون من تطبيق محاسبي
يمكن لأدوات مسك الدفاتر العامة تتبع الدخل والمصروفات، لكن المقاولين غالباً ما يحتاجون إلى مزيد من السياق حول كل معاملة. فالرسوم في متجر التوريدات لا تعني الكثير ما لم تتمكن من تخصيصها للعميل المناسب، أو المشروع، أو المرحلة، أو فئة التكلفة. وينطبق الشيء نفسه على العمالة، وفواتير المقاولين من الباطن، وتكاليف المعدات، والودائع، وأوامر التغيير.
ابدأ بالأساسيات: التقديرات والفواتير الاحترافية، وإدارة المعاملات المصرفية وبطاقات الائتمان، وتتبع المصروفات، وإدارة الفواتير، والتقارير المالية. ثم ابحث عن عناصر التحكم التي تركز على المقاول مثل ربحية المشروع، وتخزين المستندات، والتقاط الإيصالات، ووصول المستخدم لموظفي المكتب أو محاسبين، والحقول المخصصة التي تطابق كيفية تصنيف عملك للمشاريع.
الوصول عبر الهاتف المحمول هو أيضاً عملي وليس اختيارياً. يجب أن يكون مشرف الموقع قادراً على تقديم إيصال قبل أن يضيع في الشاحنة. ويجب أن يكون المالك قادراً على التحقق من الفواتير غير المدفوعة بين مواقع العمل. ولا ينبغي لمحاسبك الانتظار للحصول على كومة من الأوراق في نهاية الشهر.
أفضل 6 تطبيقات محاسبة للمقاولين
QuickBooks Online: الأفضل من حيث الألفة الواسعة للمحاسبين
غالباً ما يكون QuickBooks Online هو المنصة الأولى التي يفكر فيها المقاولون لأن العديد من المحاسبين والمتخصصين في الضرائب يعرفونها بالفعل. إنه يغطي المهام الأساسية مثل إعداد الفواتير، وتتبع المصروفات، والتدفقات المصرفية، والفواتير، وإعداد التقارير، وأذونات المستخدم. يمكن أن يكون نظامه البيئي الكبير مفيداً أيضاً عندما تحتاج إلى كشوف المرتبات، أو معالجة المدفوعات، أو تتبع الوقت، أو إضافة خاصة بالصناعة.
المقايضة هنا هي التعقيد. إذ يمكن أن تصبح الميزات، والمستويات، والإضافات، والإعدادات صعبة الإدارة مع نمو الشركة. قد يجد المقاولون الذين يحتاجون فقط إلى دخل المشروع وتكاليفه وفواتيره الواضحة أنفسهم يدفعون مقابل أدوات لا يستخدمونها أو يعتمدون على دعم خارجي للحفاظ على تنظيم سير العمل. إنه خيار قوي عندما تكون ألفة المحاسب والتكاملات هي العوامل الحاسمة.
FreshBooks: الأفضل لمقاولي الخدمات والفواتير البسيطة
يعمل FreshBooks بشكل جيد مع المقاولين المستقلين والشركات الخدمية الصغيرة التي ترغب في إرسال تقديرات وفواتير مصقولة بسرعة. واجهته سهلة التعلم بشكل عام، ويمكن لأدوات تتبع الوقت والفواتير الموجهة للعملاء أن تناسب المستشارين، ومتخصصي الإصلاح، والمصممين، والشركات التجارية الصغيرة.
قد يكون أقل ملاءمة عندما تصبح حسابات تكاليف المشروع التفصيلية، أو حركات المخزون، أو تقارير العمليات الأكثر تعقيداً مركزية في عمليتك. إذا كانت معظم الوظائف تعتمد على العمالة وأولويتك هي الحصول على الأموال بشكل أسرع مع عمل إداري أقل، فيمكن أن يكون FreshBooks مناسباً وعملياً. إذا كانت الوظائف كثيفة المواد هي التي تحرك هوامش ربحك، فراجع سير عمل المشروع والمصروفات بعناية قبل الالتزام.
Xero: الأفضل لمسك الدفاتر التعاوني
Xero هو خيار محاسبة سحابي قادر للفرق التي تريد وصولاً تعاونياً وسير عمل مالي نظيف. وهو يدعم إعداد الفواتير، والفواتير المستحقة، وإدارة المصروفات، وإعداد التقارير، والاتصالات مع مجموعة من أدوات الأعمال. يمكن أن يكون جذاباً بشكل خاص للمقاولين الذين يعملون مع محاسب خارجي يحتاج إلى وصول منتظم إلى السجلات الحالية.
غالباً ما يعتمد سير عمل المقاول فيه على كيفية تهيئة فئات التتبع أو التطبيقات المتصلة التي تضيفها للتقديرات، أو إدارة المشاريع، أو كشوف المرتبات، أو العمل الميداني. هذه المرونة يمكن أن تكون قيمة، لكنها تعني أيضاً المزيد من القرارات واحتمالية المزيد من الاشتراكات. Xero هو الأفضل لشركة مرتاحة في تجميع مجموعة البرامج الخاصة بها.
Jobber: الأفضل لجدولة الخدمات الميدانية وعمل العملاء
تم بناء Jobber حول الجانب التشغيلي لشركات الخدمات الميدانية. يمكن للمقاولين استخدامه لإدارة العملاء المحتملين، وعروض الأسعار، والوظائف، والجدولة، واتصالات العملاء، والمدفوعات. بالنسبة لفرق التكييف، والسباكة، وتنسيق الحدائق، والتنظيف، والكهرباء، والخدمات المنزلية، يمكن أن يحل الحفاظ على تنظيم الجدول الزمني وخط أنابيب العملاء مشكلة يومية كبيرة.
ومع ذلك، فإن Jobber ليس بديلاً كاملاً عن برامج المحاسبة لكل شركة. يقوم العديد من المقاولين بإقرانه بمنصة مسك الدفاتر لإدارة الفواتير والتقارير المالية وسجلات نهاية العام. ضع في اعتبارك استخدامه عندما تكون الجدولة، والإرسال، وتنفيذ الوظيفة هي نقاط الألم الرئيسية لديك، وخطط لكيفية انتقال البيانات المالية إلى عمليتك المحاسبية.
Buildertrend: الأفضل لسير عمل البناء السكني الأكبر
تم تصميم Buildertrend للبنائين السكنيين، ومجددي المنازل، والمقاولين المتخصصين الذين يديرون مشاريع مفصلة. إنه يؤكد على اتصالات المشروع، والجدولة، والاختيارات، وأوامر التغيير، والميزانية، وتعاون العملاء. قد تقدر الشركات ذات دورات المشروع الطويلة والأجزاء المتحركة الكثيرة الرؤية التي يوفرها عبر البناء.
المقايضة هي أن منصة إدارة البناء المتخصصة قد تتطلب إعداداً وتدريباً أكثر من تطبيق محاسبة مباشر. قد يكون أيضاً أكثر مما يحتاجه المقاول الصغير. يكون Buildertrend منطقياً عندما تكون عمليات المشروع معقدة بما يكفي لتبرير نظام بناء مخصص، وغالباً ما يكون جنباً إلى جنب مع برامج المحاسبة بدلاً من بديل لها.
MyCloudBook: الأفضل للتحكم المالي الشامل والمرن
MyCloudBook هو خيار عملي للمقاولين الذين يرغبون في الفواتير، والمصروفات، والفواتير المستحقة، والمدفوعات، والتحويلات، وتخزين المستندات، وحركات المخزون، وربحية المشروع في نظام واحد قائم على السحابة. إنه مفيد بشكل خاص عندما تحتاج إلى حساب أرباح وتكاليف كل مشروع دون إجبار سير عملك على قالب جامد.
يمكن أن تساعدك الحقول المخصصة في تتبع أرقام الوظائف، وعناوين العقارات، وقادة طاقم العمل، أو مراحل العمل. يعمل التقاط الإيصالات إلى المصروفات المدعوم بالذكاء الاصطناعي على تقليل الإدخال اليدوي، بينما تحافظ تخطيطات المستندات ذات العلامات التجارية المخصصة على اتساق التقديرات والفواتير مع عملك. يمنح وصول المستخدمين المتعددين المالكين، وموظفي المكتب، ومديري المشاريع، والمحاسبين الرؤية التي يحتاجونها دون الحاجة إلى تمرير جداول البيانات ذهاباً وإياباً.
بالنسبة للمقاولين ذوي سير العمل المحددين، فإن القدرة على طلب تقارير مخصصة، أو مستندات قابلة للطباعة، أو دعم مخصص يمكن أن تهم أكثر من قائمة طويلة من الميزات العامة. الخيار الأفضل هو عمل تجاري يريد تحكماً مالياً واضحاً ومساحة لتنظيم السجلات بطريقته الخاصة.
كيفية الاختيار بين تطبيقات المحاسبة للمقاولين
قبل مقارنة صفحات التسعير، ارسم مشروعاً حقيقياً واحداً من البداية إلى النهاية. اكتب كيف تنشئ تقديراً، وتجمع وديعة، وتشتري مواد، وتسجل العمالة، وتوافق على فواتير المقاولين من الباطن، وترسل فواتير مرحلية، وتراجع الهامش النهائي. أي نظام يجعل هذه العملية أكثر صعوبة لن يتم استخدامه باستمرار.
اسأل عما إذا كان بإمكان كل تطبيق الإجابة على بعض الأسئلة الأساسية دون عمل جدول بيانات يدوي: ما هي الفواتير المتأخرة؟ كم أنفقنا على هذا المشروع؟ هل ترتفع تكاليف المواد؟ ما هي المشاريع المربحة؟ ما هي الفواتير المستحقة هذا الأسبوع؟ هل يمكن لمحاسبي رؤية السجلات التي يحتاجها؟
ضع في اعتبارك أيضاً من سيستخدم البرنامج. قد يحتاج المالك إلى لوحات معلومات وموافقات، بينما يحتاج مدير المكتب إلى إعداد الفواتير وإدخال الفواتير المستحقة. قد يحتاج الموظفون الميدانيون فقط إلى تقديم الإيصالات. ادفع مقابل وصول المستخدم وعناصر التحكم التي تتطابق مع المسؤوليات الحقيقية، بدلاً من منح كل عضو في الفريق حق الوصول إلى كل سجل مالي.
بناء روتين بسيط لحساب تكاليف المشاريع
حتى أفضل البرامج لا يمكنها إصلاح المعلومات غير الكاملة. ضع قاعدة تنص على تخصيص كل فاتورة، وإيصال، وشراء بالبطاقة لمشروع ما قبل نهاية الأسبوع. استخدم فئات تكلفة متسقة، مثل المواد، والعمالة المباشرة، والمقاولين من الباطن، والتصاريح، والمعدات، والسفر. اجعل الفئات بسيطة بما يكفي ليتمكن الفريق من استخدامها بشكل صحيح.
راجع المشاريع النشطة أسبوعياً، وليس بعد اكتمالها. قارن التكاليف المقدرة بالتكاليف الفعلية، وتابع الفواتير المستحقة، وتحقق مما إذا كانت أوامر التغيير قد تم توثيقها وفوترتها. يمنحك هذا الروتين الوقت للتعديل بينما لا يزال المشروع نشطاً.
يجب أن يجعل تطبيق المحاسبة المناسب سجلاتك المالية أسهل في الثقة، وليس أصعب في الصيانة. اختر النظام الذي يمكن لفريقك استخدامه كل يوم، ثم امنحه هيكلاً كافياً لإظهار أين يحقق عملك أرباحاً حقيقية.