محاسبة المشاريع التي توضح أين تذهب الأرباح

قد يبدو المشروع مشغولاً، ومجهزاً بالموظفين بالكامل، ومحجوزاً بالكامل بينما يخسر المال في صمت. عادة ما تكون المشكلة ليست في نقص العمل، بل في نقص الرؤية. محاسبة المشاريع تربط الفواتير، والمصروفات، والعمالة، والمواد، والمدفوعات المرتبطة بمهمة ما، حتى تتمكن من رؤية ما تجنيه فعلياً بينما لا يزال هناك وقت للعمل.

بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة، تغير هذه الرؤية القرارات اليومية. يمكنك أن تقرر ما إذا كان طلب التغيير يحتاج إلى إصدار فاتورة، أو ما إذا كان المشروع يستهلك الكثير من المخزون، أو ما إذا كان تأخر دفع العميل يخلق مشكلة في التدفق النقدي. بدلاً من انتظار تقارير نهاية الشهر لشرح ما حدث، يمكن لفريقك إدارة العمل أمامهم.

ما الذي تتعقبه محاسبة المشاريع

محاسبة المشاريع هي ممارسة تنظيم النشاط المالي حسب المشروع الفردي، أو المهمة، أو ارتباط العميل، أو العقد، أو المبادرة الداخلية. تخبرك المحاسبة العامة عن أداء الشركة ككل، بينما تجيب محاسبة المشاريع عن سؤال أكثر تحديداً: هل حقق هذا الجزء المعين من العمل ربحاً؟

سجل المشروع المفيد يجمع بين الدخل والتكاليف التي تنتمي إلى العمل. وقد يشمل ذلك فواتير العملاء، والودائع المستلمة، وفواتير الموردين، والمصروفات القابلة للاسترداد، ووقت الموظفين، ورسوم المقاولين من الباطن، والمواد المأخوذة من المخزون، والائتمانات الصادرة للعميل.

الحساب الأساسي مباشر:

ربح المشروع = دخل المشروع - تكاليف المشروع

يكمن العمل في الحفاظ على اكتمال هذه الأرقام وتحديثها. إذا كانت المصروفات موجودة في فئة عامة دون تخصيصها لمشروع، فسيظهر هامش المشروع أفضل مما هو عليه في الواقع. وإذا أنهى الفريق عملاً إضافياً ولكن لم يصدر فاتورة به، فسيتم التقليل من قيمة الإيرادات. السجلات الجيدة تمنع كلتا المشكلتين.

لماذا لا تكفي التقارير على مستوى الشركة

بيان الربح والخسارة ضروري، لكنه لا يمكن أن يروي القصة الكاملة لكل مهمة. قد تكون الشركة مربحة لأن مشروعاً كبيراً واحداً كان أداؤه جيداً بينما تعادلت عدة مهام أصغر أو خسرت المال. بدون تفاصيل على مستوى المشروع، يسهل تفويت هذه الأنماط.

تخيل مقاولاً يشتري مستلزمات لعدة وظائف نشطة، أو شركة استشارات حيث يعمل الموظفون عبر حسابات عملاء متعددة. إذا تم تصنيف التكاليف فقط حسب نوع المصروفات، يمكن للإدارة رؤية إجمالي المستلزمات أو كشوف المرتبات ولكن ليس المشاريع التي استوعبت الإنفاق. وهذا يجعل التسعير، والتوظيف، والتقديرات المستقبلية أصعب في التحسين.

تساعد محاسبة المشاريع أيضاً في فصل الربح عن النقد. قد يكون للمشروع هامش قوي على الورق ولكنه لا يزال يرهق العمليات إذا لم يدفع العميل فاتورة. إن النظر إلى حالة الفاتورة جنباً إلى جنب مع التكاليف يمنح المالكين صورة أكثر عملية. أنت بحاجة إلى عمل مربح، ولكنك تحتاج أيضاً إلى تدفق نقدي كافٍ لدفع الفواتير، والرواتب، والموردين في الوقت المحدد.

إعداد محاسبة المشاريع قبل بدء العمل

تبدأ سجلات المشاريع الأكثر دقة قبل إدخال أول مصروف. أنشئ مشروعاً بمجرد الموافقة على العمل، ثم استخدم هذا المشروع باستمرار في المستندات ذات الصلة. غالباً ما يعني الانتظار حتى نهاية المهمة ملاحقة الإيصالات، والفواتير، وأعضاء الفريق للحصول على تفاصيل كان ينبغي التقاطها في ذلك الوقت.

ابدأ بهيكل مشروع بسيط

أعطِ كل مشروع اسماً واضحاً وحدد العميل، ومدير المشروع، وتواريخ البدء والانتهاء المتوقعة، والميزانية إن وجدت. بالنسبة للشركات التي لديها العديد من المهام المتشابهة، فإن تنسيق التسمية المتسق يجعل التقارير أسهل في المسح. عادة ما يكون التنسيق مثل اسم العميل، والموقع، ورقم المهمة كافياً.

حافظ على الهيكل عملياً. قد تحتاج شركة خدمات صغيرة إلى مشروع واحد فقط لكل ارتباط عميل. بينما قد تحتاج شركة بناء، أو تجارة، أو تركيبات أكبر إلى مشروع رئيسي بمراحل أو فئات تكلفة منفصلة. لا تكون التفاصيل مفيدة إلا عندما يتمكن الفريق من الحفاظ عليها باستمرار.

أرفق الدخل والتكاليف عند حدوثها

عند إنشاء فاتورة عميل، خصصها للمشروع. عند إدخال فاتورة، أو مصروف، أو إيصال، خصص المشروع ذي الصلة في نفس الوقت. إذا تم استخدام المخزون للمهمة، فسجل الحركة حتى تظهر تكلفة المواد حيث تنتمي.

هذا هو المكان الذي تهم فيه سير العمل البسيطة. لا ينبغي للشخص الذي يدخل المصروفات أن يحتاج إلى خبرة محاسبية لاختيار مشروع وحفظ إيصال. الفرق التي يمكنها التقاط الإيصالات من الميدان، وإرفاق المستندات بالمعاملات، وإدخال التكاليف بسرعة هي الأكثر عرضة للحفاظ على بيانات دقيقة.

قرر ما يعتبر تكلفة مشروع

عادة ما يسهل تحديد التكاليف المباشرة: المواد، والمقاولون من الباطن، والسفر، وتأجير المعدات، والعمالة الخاصة بالمشروع. تتطلب التكاليف غير المباشرة قراراً تجارياً. إيجار المكتب، والتأمين، ورواتب الإدارة تدعم الشركة بأكملها، لكن قد لا يتم تخصيصها لمشاريع فردية.

لا يوجد نهج واحد صحيح. إذا كنت بحاجة إلى تسعير المهام على مستوى مفصل، فقد يساعد تخصيص بعض النفقات العامة. إذا كان فريقك بحاجة إلى رؤية تشغيلية سريعة، فقد يكون تتبع التكاليف المباشرة كافياً. المفتاح هو استخدام نفس الطريقة من مشروع إلى آخر حتى يمكن مقارنة الهوامش بشكل عادل.

استخدم تقارير المشاريع لاتخاذ القرارات في وقت مبكر

لا ينبغي أن يكون تقرير المشروع مستنداً تفتحه فقط بعد إغلاق العمل. راجع المهام النشطة بجدول زمني منتظم، مثل أسبوعياً للعمل سريع الخطى أو شهرياً للارتباطات الأطول. الهدف هو اكتشاف التغييرات بينما لا يزال بإمكانك التحكم في النتيجة.

ابدأ بالدخل، وإجمالي التكاليف، والربح الحالي. ثم انظر إلى الأسباب الكامنة وراء الأرقام. هل الإنفاق أعلى لأن النطاق تغير؟ هل استخدام المخزون فوق التقدير؟ هل وافق العميل على عمل لم يتم إصدار فاتورة به بعد؟ هل هناك فاتورة متأخرة تجعل من الصعب تمويل مشروع ناجح بخلاف ذلك؟

بالنسبة لمعظم الفرق، فإن مقاييس المشاريع الأكثر فائدة هي:

• الدخل المفوتر والمدفوعات المستلمة
• فواتير العملاء المستحقة
• المصروفات وفواتير الموردين المخصصة للمشروع
• المواد أو المخزون المستخدم
• الميزانية مقارنة بالتكاليف الفعلية
• إجمالي الربح الحالي وهامش الربح

لست بحاجة إلى لوحة تحكم معقدة للاستفادة من هذه الأرقام. ما يهم هو أن مديري المشاريع، ومسكي الدفاتر، والمالكين يعملون من نفس المعلومات الحالية. قد يدرك مدير المشروع مشكلة في النطاق، بينما يمكن لفريق المالية تأكيد ما إذا كان العمل ذو الصلة قد تمت فوترته.

الفجوات الشائعة التي تشوه أرباح المشروع

أخطاء محاسبة المشاريع الأكثر شيوعاً صغيرة في البداية. بمرور الوقت، تنشئ تقارير تبدو دقيقة ولكنها لا تعكس المهمة.

المصروفات غير المخصصة مشكلة متكررة. قد يتم إدخال إيصال بشكل صحيح كمصروف ولكن لا يتم ربطه أبداً بالمشروع الذي دعمه. تسجل الشركة التكلفة، ومع ذلك يظل تقرير المشروع غير مكتمل.

فجوة أخرى هي تأخير الفوترة. قد يكمل الفريق معلماً، أو يوافق على تغيير، أو يشحن منتجاً ويخطط لإصدار فاتورة لاحقاً. يمكن أن يصبح "لاحقاً" الأسبوع القادم أو الشهر القادم. تساعد المراجعة المنتظمة للعمل المكتمل مقابل الدخل المفوتر في منع تسرب الإيرادات من العملية.

تحتاج الشركات القائمة على المخزون إلى مراقبة المواد عن كثب بشكل خاص. إذا تم نقل المخزون، أو تعديله، أو إتلافه، أو استخدامه في مهمة دون تسجيله، فقد تكون قيم المخزون وتكاليف المشروع خاطئة. غالباً ما تكون المسؤولية الواضحة عن حركات المخزون أكثر قيمة من إضافة المزيد من التقارير.

أخيراً، تجنب معاملة كل مشروع على أنه متطابق. تتطلب أعمال السعر الثابت، وارتباطات الوقت والمواد، والمبالغ المحتجزة، والمشاريع الداخلية وجهات نظر مختلفة. يحتاج مشروع السعر الثابت إلى رقابة وثيقة على الميزانية. يحتاج مشروع الوقت والمواد إلى فوترة فورية وكاملة. قد لا ينشئ العمل الداخلي إيرادات، ولكن تتبع تكاليفه لا يزال يساعد القيادة في تخطيط الموارد.

اجعل العملية سهلة للفريق بأكمله

تنجح محاسبة المشاريع عندما تناسب العمليات العادية. يجب أن يكون المالك قادراً على التحقق من أرباح المشروع دون فرز جداول البيانات. يجب أن يكون ماسك الدفاتر قادراً على مطابقة الفواتير والمصروفات بالمهمة الصحيحة. يجب أن يكون مديرو المشاريع قادرين على تحديد ما يحتاج إلى فوترة دون طلب تقرير مخصص في كل مرة.

يمكن لبرامج المحاسبة السحابية إبقاء هذا العمل في مكان واحد من خلال ربط الفواتير، والمصروفات، والفواتير، والمدفوعات، والمستندات، ونشاط المخزون، والتقارير بنفس المشروع. في MyCloudBook، يمكن للفرق حساب أرباح وتكاليف المشروع مع إبقاء المستندات المالية ذات الصلة متاحة للمراجعة. هذا مفيد عندما يسأل مدير عن سبب تغير الهامش ويحتاج إلى إجابة مبنية على المعاملات، وليس التخمين.

للتخصيص أيضاً دور عملي. يمكن للحقول المخصصة التقاط أرقام الوظائف، والمواقع، والأقسام، أو مراجع أوامر الشراء التي تهم عملك. يمكن لتخطيطات المستندات المخصصة جعل الفواتير أسهل للعملاء للموافقة عليها ودفعها. يعتمد المستوى الصحيح للإعداد على كيفية عمل فريقك، ولكن يجب أن يكون لكل حقل غرض واضح.

سؤال أفضل من "هل حققنا ربحاً؟"

في نهاية المشروع، رقم الربح النهائي مهم. لكن السؤال الأكثر فائدة هو: ما الذي تسبب في هذه النتيجة؟ قد يظهر مشروع قوي أن تسعيرك، وتوظيفك، وعمليتك تعمل. قد يكشف مشروع ضعيف عن تقدير أغفل تكاليف المواد، أو عملية موافقة أخرت الفوترة، أو علاقة عميل تحتاج إلى تحكم أكثر وضوحاً في النطاق.

استخدم تلك الدروس في عرض الأسعار التالي، وليس فقط المراجعة المالية التالية. عندما يكون لكل مهمة نشطة معلومات حالية عن الدخل والتكلفة، تصبح محاسبة المشاريع أداة إدارة عملية تساعد عملك على حماية الهوامش قراراً واحداً في كل مرة.