يطلب منك أحد العملاء إضافة رقم أمر شراء إلى فاتورة. يحتاج مدير العمليات لديك إلى تتبع موقع العمل في كل مصروف. يرغب فريق المبيعات لديك في تسجيل مصدر كل عميل جديد. هذه التفاصيل مهمة، لكنها قد لا تتناسب مع الحقول القياسية في برنامج المحاسبة. وهنا يأتي دور الحقول المخصصة.
ما هي الحقول المخصصة؟
الحقول المخصصة هي مساحات محددة من قبل المستخدم تتيح لك التقاط معلومات تجارية خاصة بشركتك. بدلاً من تغيير طريقة عمل نظام المحاسبة الخاص بك، فإنها تضيف التسميات ونقاط البيانات التي تحتاجها بجانب المعلومات القياسية مثل اسم العميل، وتاريخ الفاتورة، والصنف، والمبلغ، وحالة الدفع.
على سبيل المثال، قد يضيف المقاول حقولاً مخصصة لرقم المشروع، وعنوان العمل، ومشرف الموقع. وقد يستخدمها تاجر الجملة لدفعة المنتج، أو موقع المستودع، أو مرجع أمر الشراء. وقد تسجل شركة استشارية قسم العميل، أو نوع التعاقد، أو مدير الحساب.
الهدف بسيط: الاحتفاظ بالتفاصيل التي يعتمد عليها فريقك مرفقة بالمعاملة أو العميل أو الصنف أو المشروع الذي تنتمي إليه. بدلاً من البحث في رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات والملاحظات وأسماء الملفات، يمكن لفريقك رؤية المعلومات ذات الصلة أثناء القيام بالعمل اليومي.
تعتبر الحقول المخصصة مفيدة بشكل خاص للشركات الصغيرة والمتوسطة لأن الاحتياجات التشغيلية نادراً ما تكون متطابقة. يمكن لشركتين إرسال فواتير وتتبع مصاريف، ومع ذلك تحتاج إحداهما إلى تتبع مسارات التسليم بينما تحتاج الأخرى إلى تتبع مراحل المشروع. تغطي حقول المحاسبة القياسية الأساسيات المالية، بينما تجعل الحقول المخصصة النظام مناسباً لسير عملك.
أين تُحدث الحقول المخصصة أكبر فرق
يمكن إضافة الحقول المخصصة في مجالات مختلفة من نظام العمل، اعتماداً على ما تحتاج إلى تتبعه. عادة ما يكون أفضل مكان للحقل هو السجل حيث سيحتاج شخص ما إلى العثور على تلك المعلومات أو تحديثها أو إعداد تقارير عنها لاحقاً.
الفواتير وعروض الأسعار
تساعدك الحقول المخصصة في الفواتير على تضمين المراجع التي يتوقع العملاء والفرق الداخلية رؤيتها. تشمل الأمثلة الشائعة رقم أمر شراء العميل، ورقم أمر العمل، وفترة الخدمة، وتاريخ التسليم، أو الشخص المسؤول عن الاتصال.
يمكن أن يقلل هذا من تأخيرات الفواتير. إذا كان العميل يتطلب رقم أمر شراء قبل الموافقة على الدفع، فإن وضع هذا الرقم مباشرة على الفاتورة يساعد فريق الحسابات الدائنة لديهم على معالجتها دون طلب توضيح. كما أنه يمنح فريقك طريقة سريعة للبحث عن المعاملة لاحقاً.
إذا كنت تستخدم تخطيطات مستندات مطبوعة ذات علامة تجارية، يمكن للحقول المخصصة أيضاً المساعدة في إنشاء مستندات تبدو منظمة وتلبي متطلبات العملاء. يكون الحقل مفيداً فقط إذا ظهر حيث يحتاجه الأشخاص، سواء كان ذلك على الشاشة، أو في تقرير، أو في فاتورة موجهة للعميل.
العملاء والموردون وجهات الاتصال
غالباً ما تحتاج سجلات العملاء إلى سياق أكثر من مجرد الاسم وعنوان البريد الإلكتروني وعنوان الفواتير. قد ترغب الشركة في تصنيف العملاء حسب الصناعة، أو المنطقة، أو مالك الحساب، أو طريقة الدفع المفضلة، أو الحالة الضريبية، أو مستوى الخدمة.
يمكن للحقول المخصصة للموردين دعم إدارة المشتريات والمصروفات. قد ترغب في تتبع رقم حساب المورد، أو تاريخ انتهاء التأمين، أو تاريخ تجديد العقد، أو شروط التسليم المفضلة. هذه التفاصيل لا تحل محل السجلات المالية، لكنها تجعل إدارتها أسهل.
تجنب إنشاء حقل لمجرد أن المعلومات قد تكون مفيدة في يوم من الأيام. ابدأ بالتفاصيل التي يحتاجها فريقك بانتظام لاتخاذ القرارات، أو إكمال المعاملات، أو المتابعة مع عميل أو مورد.
المخزون والأصناف
تحتاج الشركات القائمة على المخزون بشكل متكرر إلى تفاصيل منتج أكثر مما يمكن أن يقدمه وصف الصنف القياسي. قد تساعد الحقول المخصصة في تتبع أرقام قطع المصنّع، ومواقع الأرفف، وحالة الصنف، وفئة إعادة الطلب، واللون، والحجم، أو فئة المنتج الداخلية.
بالنسبة لشركة تجارية، يمكن لحقل صنف لبلد المنشأ أو خط الإنتاج أن يدعم مراجعات أفضل للمشتريات والمبيعات. بالنسبة لشركة لديها مواقع تخزين متعددة، يمكن لمرجع المستودع أو الصندوق أن يجعل تعديلات المخزون أسهل في الفهم.
هناك مقايضة، فالكثير من حقول الأصناف الإلزامية يمكن أن يبطئ إعداد المنتج ويخلق بيانات غير متسقة. استخدم الحقول التي تدعم حركة المخزون، أو المشتريات، أو المبيعات، أو إعداد التقارير. واجعل التفاصيل الاختيارية اختيارية عندما لا تكون مطلوبة لكل صنف.
المشاريع والوظائف
تجمع المشاريع بين الإيرادات والتكاليف والوقت والمواد والتواصل مع العملاء. يمكن للحقول المخصصة إضافة التفاصيل التشغيلية التي تجعل ربحية المشروع أسهل في المراجعة.
قد تسجل شركة قائمة على المشاريع مدير المشروع، أو القسم، أو نوع العقد، أو كود الوظيفة، أو مصدر التمويل، أو مرحلة المشروع. عندما تتضمن كل فاتورة وطلب دفع ومصروف ذات صلة مرجعاً متسقاً للمشروع، يصبح من الأسهل حساب أرباح وتكاليف مشروعك دون إعادة بناء القصة في جدول بيانات منفصل.
يعتمد الحقل الصحيح على كيفية كسب عملك للمال. قد تتتبع وكالة تسويق اسم الحملة والقناة، وقد تتتبع شركة إنشاءات موقع الوظيفة ورقم التصريح، وقد تتتبع شركة خدمات مهنية نوع التعاقد وترتيبات الفوترة.
كيف تحسن الحقول المخصصة العمل اليومي
قيمة الحقول المخصصة ليست في الحقل نفسه، بل في الوقت والرؤية التي تتبع ذلك عندما يتمكن الأشخاص من إدخال المعلومات مرة واحدة واستخدامها بشكل متسق.
أولاً، إنها تقلل من الأسئلة المتكررة. عندما يكون رقم الوظيفة، أو مالك الحساب، أو مرجع أمر الشراء موجوداً في السجل، لا يحتاج الموظفون إلى السؤال عنه في كل مرة تتم فيها مراجعة فاتورة أو تخصيص مصروف.
ثانياً، إنها تحسن البحث وإعداد التقارير. يمكن لحقل مخصص واضح ومستخدم باستمرار مساعدتك في تصفية السجلات، وتجميع المعاملات، والإجابة على الأسئلة العملية. ما هي الفواتير التي تنتمي إلى موقع معين؟ ما هي المصروفات المتعلقة بحدث معين؟ ما هي المشاريع التي يتم تمويلها من قبل برنامج معين؟
ثالثاً، إنها تخلق عمليات تسليم أكثر سلاسة بين الفرق. يمكن للمبيعات تمرير تفاصيل الحساب إلى العمليات. يمكن للعمليات إعطاء المالية سياق المشروع أو مركز التكلفة المطلوب لتسجيل الفواتير بشكل صحيح. يمكن للمديرين مراجعة النتائج بافتراضات أقل.
يدعم MyCloudBook الحقول المخصصة كجزء من نهج عملي للعمليات المحاسبية: يجب أن يلتقط نظامك المعلومات التي يستخدمها عملك فعلياً، لا أن يجبر كل فريق على استخدام قالب عام.
كيفية إعداد الحقول المخصصة دون خلق المزيد من العمل
ابدأ بسؤال تجاري حقيقي. على سبيل المثال: "لماذا تستغرق موافقات الفواتير وقتاً أطول؟" إذا كانت الإجابة هي فقدان أرقام أوامر الشراء، فقم بإنشاء حقل لأمر الشراء. أو اسأل: "ما هي المعلومات التي نستمر في البحث عنها في رسائل البريد الإلكتروني؟" قد يكشف ذلك عن حقل مفيد لعميل أو مورد أو مشروع أو معاملة.
بعد ذلك، استخدم اسماً واضحاً. "رقم الوظيفة" أفضل من "مرجع 2". يجب أن يفهم فريقك الحقل دون الحاجة إلى دليل منفصل. إذا أمكن، اختر تنسيقاً متسقاً للمعلومات التي سيتم تصفيتها أو إعداد تقارير عنها، مثل كود المشروع أو اسم المنطقة.
ثم قرر ما إذا كان الحقل يجب أن يكون إلزامياً. تحمي الحقول الإلزامية جودة البيانات، لكن الكثير منها يحبط المستخدمين ويبطئ الإدخال الروتيني. اجعل الحقل إلزامياً فقط عندما يكون السجل غير مكتمل أو غير قابل للاستخدام بدونه.
أخيراً، قرر من يملك البيانات. يجب أن يكون شخص ما مسؤولاً عن صيانة قوائم الخيارات، وتصحيح القيم القديمة، والتحقق من أن الحقل لا يزال مفيداً. الحقل المخصص الذي لا يراجعه أحد يمكن أن يصبح سريعاً مجرد فوضى.
أخطاء شائعة يجب تجنبها
أحد الأخطاء الشائعة هو استخدام حقل مخصص كبديل لفئة محاسبية مناسبة. إذا كنت بحاجة إلى تصنيف الدخل أو المصروفات للقوائم المالية، فقد يكون دليل الحسابات أو إعدادات المحاسبة الأساسية الأخرى هي الأداة الأفضل. تضيف الحقول المخصصة سياقاً، ولا ينبغي أن تضعف هيكل دفاتر حساباتك.
خطأ آخر هو تخزين معلومات حساسة دون داعٍ. تجنب إضافة بيانات شخصية أو مصرفية أو سرية ما لم يكن نظامك وضوابط الوصول وسياسات العمل مصممة لذلك. احتفظ فقط بما يحتاجه فريقك للعمل.
من السهل أيضاً إنشاء حقول مكررة. قد تعني "معرف المشروع" و"رقم الوظيفة" و"أمر العمل" نفس الشيء لفرق مختلفة. اختر تعريفاً واحداً، وتسمية واحدة، ومكاناً واحداً لإدخالها. الاتساق هو ما يجعل البيانات المخصصة مفيدة في التقارير.
متى لا تكون الحقول المخصصة كافية
تعمل الحقول المخصصة بشكل جيد لالتقاط معلومات إضافية ضمن سير عمل ثابت. قد لا تكون كافية عندما يحتاج عملك إلى قواعد موافقة جديدة، أو حسابات معقدة، أو تكاملات متخصصة، أو عملية معاملة مختلفة تماماً.
هذا لا يعني أن الحقول المخصصة قد فشلت. بل يعني أن المتطلبات قد انتقلت من جمع المعلومات إلى تغيير كيفية تنفيذ العمل. في هذه الحالة، ابحث في تكوين سير العمل، والتقارير المخصصة، والتكاملات، أو خيارات التطوير المصممة خصيصاً.
ابدأ صغيراً. أضف الحقل الذي يحل مشكلة متكررة، وتأكد من أن الفريق يستخدمه باستمرار، وتحقق مما إذا كان يحسن التقرير أو العملية التي دفعت إلى التغيير. يمكن لحقل مخصص تم اختياره جيداً تحويل التفاصيل التشغيلية المبعثرة إلى معلومات يمكن لفريقك التصرف بناءً عليها.