يحتاج محاسب جديد إلى تسوية المصروفات. يحتاج مدير المشروع إلى التحقق من تكاليف العمل. يحتاج محاسبك الخارجي إلى تقارير نهاية الشهر. غالبًا ما تكون الاستجابة الأسرع هي تسليم تسجيل دخول مشترك واحد، لكن هذا يزيل سجل من قام بماذا. لـ مشاركة الوصول إلى المحاسبة بأمان، امنح كل شخص الوصول الذي يحتاجه فقط واجعل كل إجراء مالي مرتبطاً بمستخدم حقيقي.
لا يتعلق الأمر بجعل العمل اليومي أكثر صعوبة. بل يتعلق بالسماح لفريقك بإصدار فواتير للعملاء، وإدخال الفواتير، وتتبع المخزون، ومراجعة أرباح المشروع دون منح الجميع مفاتيح تفاصيل البنك الخاصة بك، أو إعدادات المحاسبة، أو سجلات الشركة.
ابدأ بالأدوار، وليس بأسماء المستخدمين
قبل دعوة أي شخص إلى نظامك المحاسبي، اكتب العمل الذي يقوم به فعلياً. قد يقوم موظف الاستقبال بإنشاء فواتير العملاء. قد يقوم مدير المستودع بتسجيل حركات المخزون. قد يقوم المحاسب بتصنيف المصروفات وتسوية المعاملات. تتطلب تلك الوظائف وصولاً مختلفاً.
يتبع أفضل إعداد للأذونات مبدأ الامتياز الأقل: يحصل كل مستخدم على أدنى مستوى من الوصول الذي يسمح له بإكمال عمله. يبدو الأمر رسمياً، لكنه طريقة عملية لتقليل الأخطاء. الشخص الذي يحتاج فقط إلى إدخال الفواتير لا ينبغي أن يكون قادراً على تغيير إعدادات الدفع، أو حذف المعاملات التاريخية، أو دعوة المزيد من المستخدمين.
بالنسبة للعديد من الشركات الصغيرة، تكفي أربع مجموعات وصول: الملاك أو المسؤولون، وموظفو المحاسبة، والمديرون التشغيليون، والمستخدمون المحدودون أو مستخدمو التقارير فقط. يعتمد هيكلك الدقيق على كيفية عمل شركتك. قد تمنح شركة الخدمات مديري المشاريع رؤية لتكاليف المشروع وربحيته، بينما قد تحتاج شركة تجارية إلى موظفي المخزون لتعديل الكميات دون الوصول إلى معلومات دفع العملاء.
تجنب إنشاء أدوار بناءً على المسميات الوظيفية فقط. يمكن أن تعني كلمة "مدير" أشياء مختلفة جداً في أقسام مختلفة. ابدأ ببناء الوصول حول مهام مثل إنشاء الفواتير، والموافقة على الفواتير، وعرض التقارير، وتسجيل تعديلات المخزون، أو إدارة المستخدمين.
افصل بين الإدخال المالي والموافقة المالية
يجب ألا تعتمد العملية المحاسبية الآمنة على شخص واحد يقوم بإدخال المعاملة نفسها والموافقة عليها ودفعها. هذا الترتيب مريح حتى يمر خطأ أو فاتورة مكررة أو دفعة غير مصرح بها.
استخدم فصلاً بسيطاً للواجبات حيثما يسمح حجم فريقك بذلك. يمكن لشخص واحد إدخال فاتورة مورد، ويمكن لشخص آخر مراجعة المستند الداعم، ويمكن للمالك أو مدير المالية الموافقة على الدفع. ينطبق نفس التفكير على ائتمانات العملاء، والمبالغ المستردة، وشطب المخزون، والتغييرات في تفاصيل البنك أو الدفع.
قد لا تمتلك الفرق الصغيرة ما يكفي من الأشخاص لسلسلة موافقة رسمية على كل معاملة. في هذه الحالة، ركز على الإجراءات ذات المخاطر العالية. اطلب المراجعة للمدفوعات الكبيرة، والموردين الجدد، والمبالغ المستردة، وقيود اليومية غير العادية، والتغييرات في إعدادات مستوى الشركة. لا تحتاج مصروفات مستلزمات مكتبية بقيمة 35 دولاراً إلى نفس الرقابة التي تحتاجها دفعة بقيمة 12,000 دولار لمورد جديد.
حدد عتبات موافقة تتناسب مع عملك. على سبيل المثال، قد يوافق رئيس القسم على المصروفات الروتينية حتى مبلغ محدد، بينما تتطلب المشتريات الكبيرة موافقة المالك. أعد النظر في تلك العتبات عندما تتغير تدفقاتك النقدية، أو التوظيف، أو حجم المشتريات.
استخدم عمليات تسجيل الدخول الفردية وعناصر تحكم قوية عند تسجيل الدخول
تخلق بيانات الاعتماد المشتركة مشكلتين في آن واحد: فهي تجعل الوصول أقل أماناً وتجعل النشاط أصعب في التتبع. إذا استخدم ثلاثة أشخاص نفس تسجيل الدخول، فلا يمكنك التأكد بسرعة ممن قام بتغيير فاتورة، أو تصدير تقرير، أو إزالة مستند.
امنح كل موظف، ومقاول، ومحاسب، ومستشار حساب مستخدم خاص بهم. ثم قم بإزالة الوصول بمجرد انتهاء عملهم أو تغير مسؤولياتهم. هذا مهم للموظفين المؤقتين بقدر أهميته للموظفين بدوام كامل. لا ينبغي للمقاول السابق الاحتفاظ بالوصول لمجرد أن حسابه كان من السهل نسيانه.
كلمات المرور القوية والفريدة هي الأساس. يضيف التحقق متعدد العوامل فحصاً ثانياً، مثل رمز من تطبيق مصادقة، ويساعد في حماية الحسابات حتى إذا تم كشف كلمة المرور. اجعلها ممارسة مطلوبة للمسؤولين وأي شخص لديه وصول إلى المدفوعات، أو التقارير المالية، أو سجلات العملاء، أو إعدادات المستخدم.
لا ترسل كلمات المرور عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة أو الرسائل النصية. إذا احتاج مستخدم جديد إلى مساعدة للبدء، فأرسل دعوة عبر المنصة المحاسبية ودعه ينشئ بيانات اعتماده الخاصة. هذا يحافظ على عملية الإعداد أكثر نظافة ويقلل من فرصة نسخ بيانات الاعتماد إلى صندوق الوارد أو جهاز شخصي.
احتفظ بالإجراءات الحساسة خلف عناصر تحكم أكثر صرامة
لا يحمل كل جزء من المنصة المحاسبية نفس المخاطر. فالفواتير وإدخالات المصروفات هي جزء من العمليات اليومية. أما تفاصيل البنك، وأذونات الدفع، وإعدادات الضرائب، وإدارة المستخدمين، وتصدير بيانات الشركة فتستحق حماية أكبر.
يجب أن يقتصر المسؤولون على عدد قليل من الأشخاص الموثوق بهم. يمكنهم عادةً إضافة مستخدمين، وتغيير الأذونات، وتحديث معلومات الشركة، والوصول إلى الإعدادات الحساسة. كثرة المسؤولين تجعل من السهل على موظف حسن النية إجراء تغيير يؤثر على الشركة بأكملها.
أولِ اهتماماً وثيقاً لعمليات التصدير. يمكن أن تكون التقارير المالية، وقوائم العملاء، وسجلات الموردين، وبيانات المعاملات مفيدة للعمل المشروع، لكنها يمكن أن تكشف أيضاً معلومات حساسة خارج النظام. إذا كان شخص ما يحتاج فقط إلى مراجعة تقرير، فقد يكون الوصول للعرض فقط أكثر أماناً من إذن تنزيل البيانات أو تعديلها.
قد تتضمن عملية الدفع الخاصة بك أدوات منفصلة للوصول إلى البنك، أو بطاقات الدفع، أو كشوف المرتبات. احتفظ بعمليات تسجيل الدخول تلك منفصلة عن برنامجك المحاسبي كلما أمكن ذلك. لا ينبغي أن يعني الوصول إلى المحاسبة تلقائياً صلاحية تحويل الأموال.
راجع النشاط قبل أن تنمو المشكلات الصغيرة
يجب ألا يتم تعيين الأذونات مرة واحدة ثم نسيانها. تتغير الشركات بسرعة. يتولى أحد الموظفين مسؤوليات جديدة، أو يغادر مدير، أو ينهي محاسب خارجي مشروعاً. المراجعات المنتظمة تبقي الوصول متوافقاً مع العمل الفعلي.
مرة واحدة على الأقل كل ربع سنة، راجع قائمة المستخدمين الخاصة بك واطرح ثلاثة أسئلة: هل لا يزال هذا الشخص بحاجة إلى الوصول؟ هل دوره الحالي أوسع مما هو ضروري؟ هل استخدم حسابه مؤخراً؟ قد تكون المراجعة الشهرية أكثر منطقية إذا كنت تعمل مع مقاولين متكررين، أو موظفين موسميّين، أو مواقع متعددة.
سجلات النشاط مفيدة بشكل خاص عندما لا يبدو شيء ما صحيحاً. إذا تغير إجمالي فاتورة، أو تم حذف مصروف، أو تحركت أرقام المخزون فجأة، فأنت بحاجة إلى معرفة ما تغير ومتى. تجعل حسابات المستخدمين الفردية تلك المراجعة ممكنة دون تحويل العمل الروتيني إلى لعبة تخمين.
استخدم نفس الانضباط للمستندات. يجب تخزين الإيصالات، والفواتير، وأوامر الشراء، ومرفقات العملاء مع المعاملة ذات الصلة كلما أمكن ذلك. هذا يمنح المراجعين السياق الذي يحتاجونه ويقلل من الوقت المستغرق في البحث في مرفقات البريد الإلكتروني خلال نهاية الشهر.
أنشئ عملية وصول بسيطة لفريقك
يعمل الأمان بشكل أفضل عندما يتمكن الأشخاص من اتباعه دون تباطؤ. اكتب عملية داخلية قصيرة لإضافة وتغيير وإزالة الوصول. لا تحتاج إلى أن تكون وثيقة سياسة طويلة. بل تحتاج إلى الإجابة على من يطلب الوصول، ومن يوافق عليه، وما هو الدور المعين، ومن يزيله عندما يغادر الشخص أو يغير وظيفته.
بالنسبة للموظفين الجدد، قدم الحد الأدنى من الدور أولاً. وسّع الوصول بعد إكمالهم للتدريب ووضوح مسؤولياتهم. بالنسبة للمحاسبين الخارجيين، قدم الوصول للارتباط وراجعه عند اكتمال العمل. إذا كانوا يحتاجون إلى تقارير فقط، فلا تمنحهم إذناً لتعديل المعاملات اليومية.
يمكن أن تتضمن قائمة مراجعة الوصول العملية هذه العناصر الأربعة:
- أنشئ حساب مستخدم فردي، ولا تستخدم أبداً تسجيل دخول مشترك.
- حدد الدور بناءً على المهام، وليس على الأقدمية أو المسمى الوظيفي.
- قم بتشغيل التحقق متعدد العوامل للوصول الحساس.
- راجع الوصول وقم بإزالته وفق جدول منتظم وأثناء إنهاء الخدمة.
يمكن لبرامج المحاسبة السحابية أن تجعل هذه العملية أسهل لأن الأشخاص المناسبين يمكنهم العمل من المكتب، أو موقع العمل، أو المنزل دون تبادل الملفات ذهاباً وإياباً. في MyCloudBook، يساعد الوصول متعدد المستخدمين للشركات الفرق على العمل في نظام مالي منظم واحد مع الحفاظ على وضوح المسؤوليات. الجزء المفيد ليس مجرد إضافة المزيد من المستخدمين. بل هو منح كل مستخدم مكاناً محدداً في سير العمل.
درب فريقك على الأخطاء التي تحدث فعلياً
معظم مشاكل الوصول لا تنتج عن هجمات متطورة. بل تبدأ بموظف متسرع يوافق على طلب غير مألوف، أو كلمة مرور أعيد استخدامها عبر الخدمات، أو عضو فريق سابق لم تتم إزالة وصوله أبداً.
امنح المستخدمين إحاطة قصيرة وعملية عندما يحصلون على الوصول. أظهر لهم كيفية التعرف على رسائل إعادة تعيين كلمة المرور المشبوهة، وأين يتم تخزين الإيصالات، وما هي التغييرات التي تتطلب موافقة، ومن يجب الاتصال به إذا طلب مورد تفاصيل دفع جديدة. ذكّر الموظفين بأن الطلبات العاجلة التي تتضمن تغييرات في الدفع يجب التحقق منها من خلال رقم هاتف معروف أو جهة اتصال موجودة، وليس بالرد على الطلب نفسه.
اجعل الإبلاغ سهلاً أيضاً. من المرجح أن يتحدث الموظفون عندما يعرفون أن نقرة خاطئة أو بريداً إلكترونياً مشبوهاً سيتم التعامل معه بسرعة وبدون إلقاء اللوم. يمكن أن يمنع الإبلاغ المبكر مشكلة صغيرة من التحول إلى مشكلة دفع أو مشروع تنظيف لنهاية الشهر.
الوصول الآمن ليس إعداداً يتم لمرة واحدة. بل هو عادة عمل تمنح فريقك مساحة للقيام بوظائفهم مع حماية السجلات التي توجه كل قرار تجاري. ابدأ بمراجعة دور واحدة هذا الأسبوع، وقم بإزالة الوصول الذي لم تعد هناك حاجة إليه، واجعل دعوة المستخدم التالية أكثر مقصودة من سابقتها.