كيفية حساب تكاليف عمالة المشروع بدقة

قد يبدو المشروع مربحًا عند إرسال التقدير، ولكنه قد يتكبد خسارة بمجرد تضمين الرواتب، والعمل الإضافي، ووقت العمل الإداري غير المتعقب. لكي تحسب تكاليف عمالة المشروع بدقة، فأنت بحاجة إلى أكثر من مجرد أجر الساعة للموظف. أنت بحاجة إلى معدل يعكس التكلفة الفعلية لكل ساعة عمل على شركتك.

يساعدك هذا الرقم على تسعير العمل بثقة، ومقارنة العمالة التقديرية بالعمالة الفعلية، ومعرفة أي المشاريع تتحمل نصيبها من التكاليف العامة. سواء كنت تدير فريق خدمات، أو تشرف على تركيبات، أو تصنع منتجات، أو تتعامل مع مشاريع عملاء، فإن رؤية تكاليف العمالة تحول ربحية المشروع إلى شيء يمكنك إدارته بدلاً من التخمين بشأنه.

ابدأ بالأجر المباشر للموظف

الأجر المباشر هو الجزء الأبسط من حساب العمالة. بالنسبة للموظفين الذين يتقاضون أجرًا بالساعة، استخدم أجرهم بالساعة. أما بالنسبة للموظفين الذين يتقاضون راتبًا، فقم بتحويل الراتب السنوي إلى رقم بالساعة.

على سبيل المثال، موظف يتقاضى 26 دولارًا في الساعة ويقضي 18 ساعة في مشروع لعميل، تكون تكلفة العمالة المباشرة له 468 دولارًا:

26 دولارًا أجر الساعة × 18 ساعة عمل = 468 دولارًا عمالة مباشرة

بالنسبة للموظف الذي يتقاضى راتبًا، اقسم الراتب السنوي على ساعات العمل السنوية المتوقعة. راتب سنوي قدره 62,400 دولار مقسومًا على 2,080 ساعة يساوي 30 دولارًا في الساعة. يفترض رقم 2,080 العمل 40 ساعة في الأسبوع لمدة 52 أسبوعًا، ولكنه مجرد نقطة بداية. الإجازات المدفوعة، والعطلات، والتدريب، والاجتماعات غير القابلة للفوترة تقلل الساعات التي يمكنك تخصيصها للمشاريع.

استخدام حساب قياسي بـ 2,080 ساعة مقبول لتقدير سريع. لمزيد من الدقة في تسعير المشاريع، استخدم ساعات العمل الإنتاجية الواقعية بدلاً من ذلك.

أضف التكاليف المرتبطة بالرواتب

أجر الموظف ليس تكلفته الكاملة على الشركة. ضرائب الرواتب، والتأمين، والمزايا، والإجازات المدفوعة كلها تزيد من المبلغ الذي يجب عليك استرداده من خلال إيرادات المشروع.

معدل العمالة المحمل الخاص بك يتضمن الأجر المباشر بالإضافة إلى هذه التكاليف التي يتحملها صاحب العمل. اعتمادًا على عملك وموقعك، قد يشمل ذلك ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية، وضرائب البطالة الفيدرالية وعلى مستوى الولاية، وتعويضات العمال، والتأمين الصحي، ومساهمات التقاعد، والإجازات المدفوعة، ومزايا الموظفين الأخرى.

افترض أن الموظف الذي يتقاضى 26 دولارًا في الساعة لديه عبء رواتب ومزايا إضافي بنسبة 28%. معدله المحمل هو:

26 دولارًا × 1.28 = 33.28 دولارًا معدل العمالة المحمل في الساعة

لمدة 18 ساعة عمل، تكون تكلفة العمالة 599.04 دولارًا بدلاً من 468 دولارًا:

33.28 دولارًا × 18 ساعة = 599.04 دولارًا

هذا الفارق البالغ 131.04 دولارًا مهم. إذا قمت بتقديم عطاءات للمشاريع بناءً على الأجور فقط، فمن المحتمل أن يكون الهامش الموضح في تقديرك مبالغًا فيه قبل حتى النظر في المواد، أو المقاولين من الباطن، أو المعدات، أو التكاليف العامة.

استخدم نسب التكلفة الفعلية الخاصة بك

عبء بنسبة 28% هو مثال، وليس رقمًا عالميًا. الشركة التي تقدم تغطية صحية وإجازات مدفوعة قد يكون لديها معدل أعلى. الفريق الصغير ذو المزايا المحدودة قد يكون لديه معدل أقل. راجع تقارير الرواتب، وتكاليف التأمين، ونفقات المزايا سنويًا على الأقل، وقم بتحديث النسب المئوية المستخدمة في تقديراتك.

يمكنك حساب عبء الرواتب كنسبة مئوية باستخدام هذه الصيغة:

إجمالي تكاليف العمالة السنوية التي يتحملها صاحب العمل ÷ إجمالي الأجور الإجمالية السنوية × 100

إذا كانت شركتك تدفع 180,000 دولار في ضرائب صاحب العمل، والمزايا، وتعويضات العمال على 600,000 دولار كأجور إجمالية، فإن نسبة العبء الخاصة بك هي 30%.

احسب ساعات العمل الإنتاجية، وليس فقط الساعات المدفوعة

قد يتم دفع أجر للفني مقابل 40 ساعة في الأسبوع، ولكن ليست كل الساعات الأربعين متاحة لمشاريع العملاء. السفر بين المواقع، وتقديم عروض الأسعار، وإعادة تخزين الإمدادات، واجتماعات الفريق، والتدريب، والأعمال الورقية الداخلية، والإجازات المدفوعة كلها تقلل من وقت الإنتاج.

هنا حيث تفشل العديد من حسابات العمالة. إذا قمت بتوزيع التكلفة السنوية للموظف على كل ساعة مدفوعة، فإنك تنشئ معدلًا بالساعة أقل مما يمكن للشركة استرداده فعليًا من خلال العمل القابل للفوترة.

ضع في اعتبارك موظفًا بتكلفة سنوية إجمالية قدرها 69,222 دولارًا، بما في ذلك الأجور وعبء الرواتب. إذا قمت بتقسيم ذلك على 2,080 ساعة مدفوعة، فإن المعدل المحمل للساعة هو 33.28 دولارًا. ولكن إذا كان الموظف ينتج بشكل واقعي 1,650 ساعة عمل بعد العطلات، والتدريب، والسفر، والمهام الداخلية، فإن تكلفة العمالة الإنتاجية تقترب من 41.95 دولارًا في الساعة.

69,222 دولارًا ÷ 1,650 ساعة إنتاجية = 41.95 دولارًا

هذا هو المعدل الذي يجب أن يؤثر على تقدير مشروعك. لا يعني ذلك أنه يجب عليك فوترة العملاء بالضبط 41.95 دولارًا في الساعة. يحتاج سعر البيع الخاص بك أيضًا إلى تغطية التكاليف العامة للعمل والربح. هذا يعني أن سجلات التكاليف الداخلية الخاصة بك تحتاج إلى عكس الواقع.

قم بتضمين نفقات العمالة الخاصة بالمشروع

تنتمي بعض تكاليف العمالة إلى مشروع معين بدلاً من عبء الرواتب العام الخاص بك. أضف هذه التكاليف مباشرة إلى المشروع عند حدوثها.

تشمل الأمثلة أقساط العمل الإضافي، ووقت السفر المدفوع ولكن غير المفوتر، وبدل المعيشة، ومكافآت المشروع، والعمالة المؤقتة، ورسوم النقابات المرتبطة بمشروع، والتدريب المطلوب في الموقع، والإقامة التي يدفعها صاحب العمل. إذا كان المشروع يتطلب عملًا ليليًا أو موعدًا نهائيًا ضيقًا، يمكن أن تتغير تكلفة العمالة بسرعة حتى عندما يظل عدد الساعات كما هو.

احتفظ بهذه النفقات منفصلة عن العمالة القياسية عندما يكون ذلك ممكنًا. هذا يمنحك إجابة أكثر وضوحًا على سؤال مهم: هل تجاوز المشروع الميزانية لأن الفريق استغرق وقتًا طويلًا، أم لأن الظروف تطلبت عمالة أكثر تكلفة؟

تتبع الوقت حسب المشروع والمهمة

معدل العمالة الموثوق يكون مفيدًا فقط عندما تكون سجلات وقتك موثوقة. يجب على الموظفين تسجيل الوقت مقابل العميل والمشروع والمهمة الصحيحة أثناء حدوث العمل، وليس في نهاية أسبوع مزدحم.

بالنسبة للفريق الأصغر، قد يعني ذلك عملية يومية بسيطة: اختر المشروع، وأدخل الساعات، وأضف ملاحظة قصيرة، وأرسل الإدخال للمراجعة. بالنسبة للفرق الأكبر، استخدم أسماء مهام ثابتة مثل التركيب، والتصميم، والتسليم، ومراقبة الجودة، أو إعادة العمل. الاتساق يجعل التقارير أسهل في القراءة ويساعدك على تحديد الأنماط عبر المشاريع المماثلة.

تجنب وضع كل الساعات في فئة عامة واحدة مثل "العمل الميداني". هذا النهج يظهر إجمالي الرواتب ولكنه يجعل من الصعب فهم المشاريع التي استهلكت العمالة والأنشطة التي تسببت في التأخير. إذا عمل موظف في ثلاثة مشاريع عملاء في يوم واحد، فقم بتقسيم الساعات وفقًا لذلك.

كما يساعد تتبع الوقت غير الخاص بالمشروع. العمل الإداري، ودعم المبيعات، والاجتماعات الداخلية، والتدريب هي أنشطة تجارية صالحة. تسجيلها بشكل منفصل يمنع تخصيصها بشكل غير صحيح لمشروع عميل مع إظهار أين تذهب القدرة الإنتاجية.

مقارنة العمالة التقديرية بالعمالة الفعلية

تظهر القيمة الحقيقية لتكلفة العمالة بعد بدء العمل في المشروع. قبل بدء العمل، قم بتقدير الساعات التي يجب أن تتطلبها كل مهمة واضرب تلك الساعات في معدل العمالة المحمل المناسب. أثناء المشروع وبعده، قارن هذا التقدير بالساعات الفعلية وتكلفة العمالة المسجلة.

على سبيل المثال، قد تقدر 30 ساعة بمعدل محمل قدره 42 دولارًا، أو 1,260 دولارًا في العمالة. إذا استغرق المشروع 38 ساعة، فإن العمالة الفعلية هي 1,596 دولارًا. قد يكون التباين البالغ 336 دولارًا مقبولًا إذا وافق العميل على عمل إضافي. إذا لم يكن الأمر كذلك، فإنه يقلل الهامش الذي توقعته.

لا تتعامل مع كل تباين على أنه مشكلة. موقع معقد، أو طلب تغيير من العميل، أو تعطل المعدات، أو موظف جديد يتعلم العملية، كلها يمكن أن تؤثر على النتيجة. الهدف هو تحديد السبب وتوثيقه وتحسين التقدير التالي.

مع مرور الوقت، تصبح مشاريعك المكتملة أفضل مرجع تسعير لك. يمكنك رؤية أنواع المشاريع التي تستغرق وقتًا أطول باستمرار، والفرق التي تعمل بكفاءة، وأين تحتاج التقديرات إلى مزيد من الطوارئ.

أضف التكاليف العامة قبل تحديد سعر العميل

تغطي العمالة المحملة تكلفة توظيف واستخدام عامل. وهي لا تغطي تلقائيًا جميع تكاليف العمل. لا تزال الإيجارات، والبرمجيات، والمركبات، واستهلاك المعدات، ورواتب الإدارة، والتسويق، والمرافق، ونفقات المكتب بحاجة إلى الاسترداد.

هناك عدة طرق لتطبيق التكاليف العامة. تستخدم بعض الشركات نسبة مئوية للتكاليف العامة على إجمالي تكاليف المشروع. ويحسب آخرون مبلغًا للنفقات العامة لكل ساعة عمل إنتاجية. تعتمد الطريقة الصحيحة على كيفية عمل شركتك. قد تستفيد شركة خدمات كثيفة العمالة من تخصيص النفقات العامة بالساعة، بينما قد تستخدم شركة ذات تكاليف مواد أو مخزون كبيرة طريقة ترميز أوسع.

بمجرد معرفة العمالة المباشرة، ونفقات العمالة الخاصة بالمشروع، والمواد، والمقاولين من الباطن، والتكاليف العامة، يمكنك تحديد سعر يتضمن هامش ربح مدروس. التكلفة هي ما يتطلبه المشروع من عملك. السعر هو ما يدفعه العميل. احتفظ بهذه الأرقام منفصلة.

حافظ على تحديث تكاليف العمالة في نظام المحاسبة الخاص بك

حسابات تكلفة العمالة ليست تمرينًا لمرة واحدة في جدول بيانات. تغيرات الأجور، وتجديد المزايا، والعمل الإضافي، والتوظيف الجديد، وأعباء العمل المتغيرة يمكن أن تجعل المعدلات القديمة غير دقيقة. راجع افتراضات العمالة بانتظام، خاصة قبل موسم مزدحم أو تحديث رئيسي للتسعير.

النظام الذي يربط الوقت، والنفقات، والفواتير، وتقارير المشاريع يجعل هذه المراجعة أسهل بكثير. تساعد MyCloudBook الفرق على تنظيم دخل وتكاليف المشاريع في مكان واحد، بحيث يمكن للمديرين مقارنة أرباح المشاريع مقابل العمالة والنفقات المسجلة للعمل.

تكلفة العمالة الأكثر فائدة ليست تلك التي تبدو دقيقة على الورق. إنها تلك التي يمكن لفريقك الحفاظ عليها، وتطبيقها باستمرار، واستخدامها لاتخاذ قرارات أفضل قبل صدور عرض السعر التالي.