قد تبدو فاتورة المورد روتينية إلى أن يتم دفعها مرتين، أو اعتمادها من قبل الشخص الخطأ، أو اكتشافها بعد تاريخ الاستحقاق. بالنسبة للشركات النامية، تتراكم تلك الأخطاء الصغيرة لتؤدي إلى توتر علاقات الموردين، والقيام بتحويلات بنكية متسرعة، وضعف الثقة في رصيد النقدية. إن تعلم كيفية إدارة فواتير الموردين يتعلق في الواقع بإنشاء مسار موثوق بدءاً من استلام الفاتورة وحتى تسجيلها واعتمادها ودفعها ومراجعتها.
الهدف ليس جعل الحسابات الدائنة معقدة. بل جعل كل فاتورة سهلة العثور عليها، وسهلة التحقق منها، ويصعب فقدانها.
ابدأ بمكان واحد لكل فاتورة مورد
غالباً ما تصل الفواتير عبر قنوات متعددة: مرفقات البريد الإلكتروني، أو البريد الورقي، أو بوابات الموردين، أو الرسائل النصية، أو صندوق بريد أحد الموظفين. عندما يقوم كل شخص بحفظ المستندات بشكل مختلف، تضيع الشركة الوقت في البحث عن الأوراق وتخاطر بإدخال نفس الفاتورة أكثر من مرة.
ضع قاعدة واحدة: تنتمي كل فاتورة مورد إلى نظام مشترك واحد بمجرد استلامها. أرفق ملف PDF الأصلي أو الصورة أو المسح الضوئي بسجل المعاملة. بهذه الطريقة، يمكن للشخص الذي يعتمد الدفع رؤية رقم الفاتورة، والمبلغ، وتاريخ الاستحقاق، وبنود الفاتورة، والمستند الداعم دون الحاجة إلى مطالبة شخص آخر بإعادة توجيه بريد إلكتروني.
كما يساعد السجل المركزي عندما يسأل مورد عن دفعة بعد مرور أشهر. بدلاً من البحث في المجلدات، يمكنك استخراج الفاتورة، وحالة الدفع، والملاحظات، وتاريخ المستند من نفس المكان.
بالنسبة للشركات التي تتعامل مع الإيصالات إلى جانب فواتير الموردين، احتفظ بسير عمل منفصل لكل منهما. عادة ما يوثق الإيصال مصروفاً تم دفعه بالفعل. بينما تمثل فاتورة المورد أموالاً لا تزال مديناً بها. إن خلطهما قد يؤدي إلى تضخيم المصروفات أو إنشاء إدخالات مكررة.
كيفية إدارة فواتير الموردين باستخدام سير عمل ثابت
يتمتع سير عمل الفواتير الجيد بمسؤولية واضحة في كل مرحلة. يمكن أن تظل الخطوات بسيطة، ولكن يجب أن تحدث بنفس الترتيب في كل مرة:
- استلام الفاتورة وتسجيلها. أدخل المورد، وتاريخ الفاتورة، وتاريخ الاستحقاق، ورقم الفاتورة، والمبلغ، والضريبة، وشروط الدفع. أرفق المستند الأصلي فوراً.
- مطابقة الفاتورة بما تم طلبه أو استلامه. تأكد من صحة السعر والكمية والخدمات والشروط. بالنسبة لمشتريات المخزون، قارن الفاتورة بالمخزون المستلم. بالنسبة لأعمال المشاريع، تأكد من أن التكلفة تنتمي للمشروع الصحيح.
- تصنيف المصروف بشكل صحيح. قم بتعيين المصروف المناسب، أو الأصل، أو تكلفة البضاعة المباعة، أو المخزون، أو فئة المشروع. هذا هو ما يجعل التقارير اللاحقة مفيدة.
- اعتماد الفاتورة. يجب أن يؤكد الشخص الأقرب لعملية الشراء أنها صحيحة. قد يعتمد المدير أو المالك المبالغ الكبيرة، أو المشتريات غير العادية، أو الفواتير الخارجة عن الميزانية المتفق عليها.
- جدولة الدفع. ادفع بناءً على تاريخ الاستحقاق، والنقد المتاح، وخصومات الدفع المبكر، وأهمية علاقة المورد.
- تسجيل الدفع وإجراء التسوية. حدد الفاتورة كمدفوعة فقط عند إرسال الدفع فعلياً أو خصمه، اعتماداً على إجراءاتك المحاسبية. ثم طابقها مع نشاط البنك أو البطاقة أثناء التسوية.
لا تحتاج كل شركة إلى سلسلة اعتماد طويلة. قد تحتاج شركة خدمات مكونة من شخصين فقط إلى مراجعة المالك للفواتير التي تتجاوز مبلغاً محدداً. قد تحتاج شركة تجارية ذات مشتريات مخزون متكررة إلى قيام فرق المشتريات والمستودعات والمالية بتأكيد تفاصيل مختلفة. يعتمد مستوى التحكم الصحيح على حجم المعاملات، وحجم الفريق، وتكلفة الخطأ.
التقط التفاصيل التي تمنع المدفوعات المكررة
يعد رقم الفاتورة أحد أكثر عناصر التحكم فائدة في الحسابات الدائنة. أدخله تماماً كما يظهر في الفاتورة واستخدمه للتحقق من التكرارات من نفس المورد. يعيد بعض الموردين استخدام تنسيقات فواتير متشابهة أو يرسلون نسخاً للتذكير، لذا فإن التحقق السريع من التكرار قبل الاعتماد يمكن أن يمنع دفع مبلغ غير ضروري.
سجل أيضاً شروط الدفع بدلاً من الاعتماد فقط على تاريخ الاستحقاق. تخبرك شروط مثل صافي 15، أو صافي 30، أو الدفع عند الاستلام بكيفية توقع المورد للدفع وتجعل من الأسهل التخطيط لاحتياجات النقد القادمة. إذا كانت الفاتورة تقدم خصماً للدفع المبكر، فسجل تلك المعلومات أيضاً. قد يكون خصم 2% مستحقاً، ولكن فقط إذا كان الدفع المبكر لا يؤدي إلى نقص في النقد في مكان آخر.
استخدم الملاحظات أو الحقول المخصصة للتفاصيل التي تحتاجها شركتك بشكل متكرر. قد ترغب في تخزين رقم أمر الشراء، أو القسم، أو الموقع، أو كود المشروع، أو مرجع العقد، أو الموظف الذي طلب الشراء. تحول هذه الحقول قائمة الفواتير إلى سجل تشغيلي بدلاً من مجرد قائمة دفع بسيطة.
راجع الفواتير قبل الدفع، وليس بعده
تكون الاعتمادات أكثر فاعلية عندما تجيب على أسئلة محددة. هل تم التصريح بهذا الشراء؟ هل استلمت الشركة البضائع أو الخدمات؟ هل السعر هو ما تم الاتفاق عليه؟ هل تم إدخال هذه الفاتورة بالفعل؟ هل ينتمي المصروف إلى هذه الفترة وهذه الفئة؟
بالنسبة للفواتير المتكررة، مثل الإيجار، واشتراكات البرامج، والمرافق، أو رسوم المقاولين المنتظمة، يمكن أن تكون المراجعة أخف بمجرد أن تكون المبالغ والشروط متوقعة. ومع ذلك، يجب على شخص ما التحقق من تغيرات الأسعار، ورسوم الاستخدام غير المتوقعة، والفواتير المكررة. التكرار لا يعني الاعتماد التلقائي إلى الأبد.
حدد حدود اعتماد تتناسب مع فريقك. على سبيل المثال، قد يعتمد مدير المكتب فواتير التشغيل الروتينية التي تقل عن 500 دولار، بينما يعتمد مدير المالية الفواتير التي تزيد عن ذلك المبلغ ويراجع المالك مشتريات الأصول أو التكاليف غير المدرجة في الميزانية. الهدف هو المساءلة، وليس التأخير.
تجنب الدفع بناءً على طلب شفوي فقط. إذا قال مورد إن الدفع متأخر، فحدد سجل الفاتورة وتحقق من التفاصيل المصرفية قبل إرسال الأموال. غالباً ما يبدأ الاحتيال في الدفع برسالة بريد إلكتروني عاجلة تطلب من الشركة تحديث معلومات بنك المورد. أكد التغييرات باستخدام رقم هاتف معروف أو جهة اتصال مورد ثابتة، وليس معلومات الاتصال الموجودة في الطلب.
ادفع في الوقت المحدد مع حماية التدفق النقدي
الدفع الأسرع ليس هو الدفع الأفضل دائماً. إن دفع كل فاتورة في يوم وصولها يمكن أن يقلل النقد المتاح للرواتب، والمخزون، والالتزامات الضريبية، أو تكاليف التشغيل غير المتوقعة. دفع كل شيء في آخر لحظة ممكنة يمكن أن يضر بثقة المورد ويؤدي إلى رسوم تأخير.
نهج عملي هو مراجعة جدول دفع الفواتير مرة واحدة على الأقل في الأسبوع. انظر إلى الفواتير المستحقة في الأيام السبعة، والـ 14، والـ 30 القادمة، ثم قارن تلك الالتزامات بـ مدفوعات العملاء المتوقعة ورصيد البنك الحالي. هذا يمنحك الوقت لطلب التوضيح، أو جدولة الأموال، أو مناقشة الشروط مع مورد قبل أن تصبح الفاتورة عاجلة.
رتب أولويات الفواتير التي تؤثر على قدرتك على العمل: موردي المخزون الرئيسيين، والمقاولين الأساسيين، والإيجار، والمرافق، والموردين الذين لديهم شروط ائتمان صارمة. ثم ضع في اعتبارك خصومات الدفع المبكر وتواريخ الاستحقاق. إذا كان النقد محدوداً، تحدث مع المورد مبكراً. العديد من الموردين أكثر مرونة عندما يسمعون منك قبل أن يتأخر الدفع.
بالنسبة للشركات التي لديها حسابات بنكية أو بطاقات أو عملات أو كيانات متعددة، سجل أي حساب يتم استخدامه لكل دفعة. هذا يجعل التسوية أنظف ويمنح فرق المالية رؤية أكثر دقة للنقد المتاح.
استخدم التقارير لاكتشاف المشاكل مبكراً
توضح تقارير أعمار الذمم الدائنة ما تدين به الآن وما هو مستحق السداد. راجعها بانتظام، وليس فقط في نهاية الشهر. يمكن أن تكشف الأرصدة الكبيرة مع مورد واحد، أو الفواتير التي لم يتم اعتمادها، أو الفواتير المتأخرة عن مشكلة في العمليات قبل أن تؤثر على الأداء.
كما يساعد ذلك في مقارنة إنفاق الموردين بمرور الوقت. إذا كانت تكاليف الشحن، أو المواد، أو البرامج، أو رسوم المقاولين من الباطن ترتفع، يمكنك التحقيق في الأمر بينما لا يزال هناك وقت لتعديل الأسعار، أو إعادة التفاوض على الشروط، أو تغيير قرارات الشراء. عندما ترتبط الفواتير بالمشاريع، يمكنك معرفة ما إذا كانت تكاليف الموردين تقلل من ربحية وظائف محددة.
تسوية نهاية الشهر هي الفحص النهائي. طابق مدفوعات الفواتير المسجلة مقابل معاملات البنك والبطاقات، وحقق في أي شيء غير مطابق، وتأكد من بقاء الفواتير غير المدفوعة مفتوحة. تدعم سجلات الذمم الدائنة الدقيقة تقارير التدفق النقدي الدقيقة، وتقارير المصروفات، وقيم المخزون، وهوامش المشاريع.
امنح فريقك الوصول والدعم الصحيح
تعمل إدارة فواتير الموردين بشكل أفضل عندما يتمكن الأشخاص المعنيون من القيام بدورهم دون الحصول على وصول غير ضروري إلى المناطق المالية الحساسة. قد يحتاج موظف العمليات إلى رفع الفواتير وإدخال تفاصيل الشراء. قد يحتاج المدير إلى صلاحية اعتماد. قد يحتاج المحاسب إلى تصنيف المصروفات، وجدولة المدفوعات، وتسوية المعاملات.
يمكن لبرامج المحاسبة السحابية الحفاظ على تلك الأنشطة في مكان واحد مع السماح لأعضاء الفريق المصرح لهم بالعمل من مواقع مختلفة. يساعد MyCloudBook الشركات على تتبع الفواتير، وإرفاق المستندات، وتخصيص الحقول لسير عملهم، ومنح عدة مستخدمين حق الوصول إلى السجلات التي يحتاجونها.
ابدأ بعملية يمكن لفريقك اتباعها في يوم عمل مزدحم: التقط الفاتورة، وتحقق منها، واعتمدها، وجدولها، واحتفظ بالمستند مع السجل. يمنحك هذا الروتين رؤية أوضح لما تدين به ويسمح لك باتخاذ قرارات الدفع قبل أن يجبرك التدفق النقدي على اتخاذها.