يمكن أن تشعر بضائقة نقدية حتى في الشهر الذي تحقق فيه أرباحاً إذا كانت فواتير العملاء غير مدفوعة، وهناك فواتير مستحقة الدفع، وتوجد حاجة لإعادة طلب المخزون. تمنحك التقارير المالية رؤية واضحة لما حدث، وما لا يزال معلقاً، والمجالات التي تتطلب اتخاذ إجراء قبل أن تتحول المشكلة الصغيرة إلى مشكلة أكبر.
بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة، لا ينبغي أن تقتصر التقارير على موسم الضرائب أو طلبات البنوك فحسب. بل يجب أن تساعدك في اتخاذ قرارات بشأن متابعة الفواتير، أو تأجيل عملية شراء، أو رفع الأسعار، أو إعادة طلب المخزون، أو مراجعة مشروع يستهلك وقتاً أكثر مما يدره من أرباح.
ما الذي يجب أن توضحه لك التقارير المالية
تُنظّم التقارير المالية الأنشطة اليومية في شركتك داخل بيانات مالية مفيدة ورؤى تشغيلية. لا تكمن القيمة في إنتاج المزيد من الأرقام، بل في رؤية الأرقام الصحيحة في الوقت المناسب، مع تفاصيل كافية لفهم العوامل المحركة لها.
تجيب تقاريرك الأساسية عادةً على ثلاثة أسئلة مختلفة. توضح قائمة الدخل (الأرباح والخسائر) ما إذا كانت شركتك قد حققت أرباحاً أكثر مما أنفقته خلال فترة معينة. وتوضح الميزانية العمومية ما تمتلكه الشركة، وما عليها من التزامات، والقيمة المتبقية للمالك. أما قائمة التدفق النقدي فتشرح كيفية تحرك الأموال داخل وخارج الشركة وعبرها.
تلك التقارير مهمة، لكنها تمثل جزءاً فقط من الصورة الكاملة للشركة. فقد يحتاج مدير المالية إلى تقرير أعمار الذمم المدينة لتحديد الفواتير المتأخرة. وقد يحتاج مدير المخزون إلى مستويات المخزون الحالية وسجل التعديلات. بينما قد يحتاج مدير المشروع إلى مقارنة دخل المشروع مقابل تكاليف العمالة والمواد والتكاليف الأخرى قبل الموافقة على المزيد من العمل.
عندما تكون هذه السجلات مبعثرة في جداول بيانات منفصلة، وسلاسل بريد إلكتروني، ومجلدات، تصبح عملية إعداد التقارير مشروعاً للتنظيف. أما عندما يتم تسجيل المعاملات والمستندات والفواتير والمدفوعات وحركات المخزون وأنشطة المشاريع في نظام واحد، تصبح التقارير أكثر موثوقية وأسرع في الاستخدام.
ابدأ بأسئلة التقارير، وليس بأسماء التقارير
تبدأ العديد من الفرق بالسؤال عن التقارير التي يمكن لبرنامج المحاسبة الخاص بهم إنشاؤها. نقطة الانطلاق الأفضل هي طرح تساؤل حول القرارات التي يحتاجها فريقك لاتخاذها كل أسبوع وكل شهر.
قد تحتاج شركة خدمات إلى معرفة العملاء الذين يحققون أعلى هوامش ربح وأي الفواتير المفتوحة تتطلب اهتماماً. وقد تركز الشركة التجارية على المخزون المتاح، وقيمة المخزون، وفواتير الموردين، والتعرض للعملات. قد تحتاج شركة نامية لديها عدة مديرين إلى صلاحيات وصول منفصلة للفواتير والمصروفات والمشاريع والموافقات دون منح كل مستخدم تحكماً كاملاً في الدفاتر.
بمجرد معرفة الأسئلة، يصبح هيكل التقرير أكثر عملية. على سبيل المثال، إذا كانت ربحية المشروع مصدر قلق، قم بتعيين الدخل والتكاليف لكل مشروع عند إنشاء المعاملات. وإذا كانت المواقع، أو الأقسام، أو قنوات المبيعات، أو أنواع الوظائف مهمة، استخدم حقولاً مخصصة متسقة لالتقاطها. لا يمكنك الحصول على تقارير موثوقة عن معلومات لم يتم تسجيلها قط.
هنا تبرز أهمية البساطة. يمكن أن يكون التقرير صحيحاً من الناحية الفنية ولكنه يظل غير مفيد إذا تجنب الموظفون إدخال المعلومات اللازمة للحفاظ عليه. اختر سير عمل يمكن لفريقك اتباعه خلال العمل اليومي، وليس فقط في نهاية الشهر.
استخدم دليلاً محاسبياً متسقاً
دليل الحسابات (شجرة الحسابات) هو هيكل التصنيف الذي يكمن وراء تقاريرك. يجب أن يكون مفصلاً بما يكفي لإظهار اختلافات ذات مغزى، ولكن ليس مفصلاً لدرجة أن يضطر الموظفون للتخمين حول المكان الذي تنتمي إليه كل عملية شراء.
على سبيل المثال، يمكن لفصل تكاليف الإعلانات عن اشتراكات البرمجيات واللوازم المكتبية أن يجعل اتجاهات الإنفاق أكثر وضوحاً. أما إنشاء عشر فئات متطابقة تقريباً لمصروفات التسويق فعادةً ما يسبب الارتباك. راجع فئاتك بشكل دوري، خاصة عند إضافة خط خدمة جديد، أو موقع جديد، أو نوع جديد من المخزون.
حدد فترات تقارير تتوافق مع إيقاع عملك
تعتبر البيانات المالية الشهرية معياراً قياسياً، لكن بعض القرارات تتطلب جدولاً زمنياً أسرع. الفرق ذات التدفق النقدي الضيق قد تراجع الذمم المدينة والفواتير القادمة أسبوعياً. الشركة ذات المخزون سريع الحركة قد تراجع نشاط المخزون يومياً. الشركات القائمة على المشاريع قد تراجع ربحية العمل في مراحل رئيسية بدلاً من انتظار اكتمال العمل.
يعتمد التكرار الصحيح على الحجم، والمخاطر، ومدى سرعة تغيير شركتك لمسارها. التقارير المتكررة تكون مفيدة فقط عندما يكون هناك شخص مسؤول عن مراجعتها واتخاذ إجراء بناءً عليها.
التقارير التي تدعم الرقابة اليومية
غالباً ما تكون قائمة الأرباح والخسائر هي أول تقرير يراجعه الملاك. وهي توضح الإيرادات، والتكاليف المباشرة، والمصروفات التشغيلية، وصافي الدخل خلال فترة مختارة. قارن الشهر الحالي بالأشهر السابقة، أو بنفس الشهر من العام الماضي، أو بميزانيتك عند توفرها. يمكن أن يكون الشهر الواحد استثنائياً، لذا فالاتجاهات غالباً ما تكون أكثر دلالة.
تستحق الميزانية العمومية اهتماماً متساوياً. فهي يمكن أن تكشف أن الأرباح محتجزة في فواتير غير مدفوعة، أو مخزون زائد، أو أصول لا تدر قيمة كافية. كما أنها تظهر الالتزامات مثل الفواتير غير المدفوعة، والقروض، والتزامات ضريبة المبيعات، وأرصدة بطاقات الائتمان. إذا كانت الميزانية العمومية غير دقيقة، فقد تكون قائمة الأرباح والخسائر غير مكتملة أيضاً.
تقارير أعمار الذمم المدينة مفيدة بشكل خاص للشركات التي تصدر فواتير للعملاء. فهي تجمع الفواتير غير المدفوعة حسب مدة استحقاقها. قد تحتاج فاتورة متأخرة لبضعة أيام إلى تذكير ودي. أما نمط الأرصدة المتأخرة لمدة 60 أو 90 يوماً فقد يتطلب تغييراً في شروط الدفع، أو متطلبات الإيداع، أو إجراءات التحصيل.
تساعدك تقارير الذمم الدائنة في تخطيط النقد الخارج. فهي تعرض الفواتير المستحقة للموردين ويمكن أن تساعدك في تجنب غرامات التأخير أو المدفوعات المكررة. كما أنها تجعل من السهل تحديد الفواتير التي يمكن دفعها الآن وتلك التي يجب جدولتها بناءً على تواريخ الاستحقاق والنقد المتاح.
بالنسبة للشركات التي تعتمد على المخزون، ليست تقارير تقييم المخزون إضافات اختيارية. فهي تساعد في تحديد المنتجات بطيئة الحركة، والتعديلات غير المتوقعة، ونقص المخزون، والأصناف التي تستهلك الكثير من السيولة. يمكن أن تؤثر أخطاء المخزون على خدمة العملاء ودقة بياناتك المالية، لذا يجب تسجيل الحركات والتعديلات فوراً.
تجلب تقارير ربحية المشاريع مستوى مختلفاً من الوضوح. لا تخبرك الإيرادات وحدها ما إذا كان المشروع مجدياً. من خلال ربط دخل المشروع بالتكاليف، يمكنك رؤية الوظائف التي تلبي التوقعات، وأماكن ارتفاع التكاليف، وما إذا كانت عروض الأسعار المستقبلية بحاجة إلى تغيير.
التدفق النقدي يحتاج إلى اهتمام خاص
الأرباح والنقد مرتبطان، لكنهما ليسا الشيء نفسه. يمكنك تحقيق ربح بعد إتمام العمل وإرسال الفواتير، بينما لم يصل النقد بعد. يمكنك أيضاً امتلاك نقد في البنك بسبب قرض، أو مساهمة مالك، أو إيداع عميل، حتى عندما لا تكون الشركة مربحة.
تتبع المدفوعات الواردة المتوقعة، والفواتير المستحقة، والرواتب، ومدفوعات القروض، والالتزامات الضريبية، والمشتريات المخطط لها. هذا يخلق رؤية نقدية قصيرة الأجل غالباً ما تكون أكثر فائدة من مجرد التحقق من رصيد البنك. رصيد البنك الصحي اليوم لا يضمن وجود نقد كافٍ في يوم الجمعة المقبل.
يمكن أن تنتج تقارير الأساس النقدي وأساس الاستحقاق رؤى مختلفة. يسجل الأساس النقدي الدخل والمصروفات عند تبادل الأموال. يسجل أساس الاستحقاق الدخل والمصروفات عند اكتسابها أو تكبدها. يمكن أن يكون الأساس النقدي أسهل لإدارة النقد الفوري، بينما يمكن أن يوفر تقرير الاستحقاق رؤية أفضل لأداء الفترة. قد يؤثر محاسبك، ومقرضك، ومتطلباتك الضريبية، واحتياجات الإدارة على النوع الذي تستخدمه.
اجعل التقارير موثوقة قبل جعلها مفصلة
لا يمكن لأكثر لوحات البيانات تطوراً إصلاح السجلات غير المكتملة. تعتمد التقارير المالية الجيدة على بعض العادات الأساسية: إرسال الفواتير فوراً، وإدخال الفواتير عند استلامها، وإرفاق الإيصالات والمستندات الداعمة، ومطابقة معاملات البنك والبطاقات، وتسجيل حركات المخزون، ومراجعة الأنشطة غير المصنفة قبل إغلاق الفترة.
يمكن للأتمتة تقليل العمل. التقاط الإيصالات وتحويلها لمصروفات، والفواتير المتكررة، ومطابقة المعاملات البنكية، والمرفقات المخزنة يمكن أن توفر الوقت وتقلل من التفاصيل المفقودة. ومع ذلك، تحتاج الأتمتة إلى مراجعة. قد تكون صورة الإيصال غير واضحة، أو قد تُنسب معاملة إلى فئة خاطئة، أو قد يحتاج شحن المورد إلى التقسيم بين المشاريع.
ضع قواعد ملكية بسيطة. قد يقوم شخص بإنشاء الفواتير، وآخر بالموافقة على الفواتير، بينما يقوم محاسب بمطابقة الحسابات ومراجعة الاستثناءات. الأدوار الواضحة تحسن الدقة دون إجبار فريق صغير على عملية معقدة.
ابنِ التقارير المالية حول الأشخاص الذين يستخدمونها
يحتاج أشخاص مختلفون إلى رؤى مختلفة. قد يرغب المالك في معرفة النقد، والأرباح، والذمم المدينة، واتجاهات الإنفاق الرئيسية. قد يحتاج مدير العمليات إلى المخزون والتزامات الموردين. قد يحتاج قائد المشروع إلى أرباح المشروع الحالية وتكاليفه. غالباً ما يؤدي إعطاء الجميع نفس حزمة التقارير الكبيرة إلى تقارير لا يقرؤها أحد.
استخدم المرشحات (الفلاتر)، ونطاقات التواريخ، والحقول المخصصة، والتنسيقات القابلة للطباعة لجعل كل تقرير ملائماً. إذا كانت شركتك تصدر فواتير بعملات متعددة، فراجع كلاً من عملة المعاملة وعملة إعداد التقارير حتى لا تخلق تغيرات أسعار الصرف مفاجآت. إذا كنت تدير كيانات متعددة، فاحتفظ بسجلاتها منفصلة مع الحفاظ على عملية واضحة للتحويلات والتكاليف المشتركة.
يدعم "MyCloudBook" هذا النهج العملي من خلال دمج الفواتير، والمصروفات، والفواتير المستحقة، والمدفوعات، والمخزون، والمشاريع، والمستندات، والتقارير في مساحة عمل سحابية واحدة. الهدف ليس تحويل كل مدير إلى محاسب، بل إعطاء كل شخص رؤية موثوقة للعمل الذي هو مسؤول عنه.
يجب أن يؤدي التقرير المفيد إلى خطوة تالية: الاتصال بعميل، أو الموافقة على فاتورة، أو التحقيق في تكلفة، أو تعديل مخزون، أو مراجعة تقدير مشروع. ابدأ بالقرارات التي تحتاج شركتك إلى اتخاذها هذا الأسبوع، ثم ابنِ عادات تقارير تجعل تلك القرارات أسهل.