قد لا يبدو العميل الذي يتأخر في السداد لمدة سبعة أيام مشكلة كبيرة. ولكن عندما تتأخر عدة فواتير في وقت واحد، يصبح التخطيط لكشوف المرتبات، وفواتير الموردين، ومشتريات المخزون، وتكاليف المشاريع أكثر صعوبة. تساعد أفضل أدوات تذكيرات الدفع الشركات الصغيرة على المتابعة بشكل مستمر دون قضاء كل صباح في ملاحقة الفواتير.
يجب أن تقوم الأداة المناسبة بأكثر من مجرد إرسال بريد إلكتروني مهذب. إذ يجب أن توضح الفواتير المستحقة، وجدولة التذكيرات وفقاً لشروطك، وتوفير طريقة بسيطة للعملاء للدفع، وإبقاء فريقك على اطلاع بما تم تحصيله. بالنسبة للعديد من الشركات، الخيار الأفضل هو الذي يتناسب مع عملية إصدار الفواتير الحالية لديهم بدلاً من إضافة نظام آخر لإدارته.
ما الذي يجعل أداة تذكير الدفع مفيدة؟
تعمل تذكيرات الدفع بشكل أفضل عندما تكون جزءاً من عملية واضحة للحسابات المدينة. يتلقى العميل فاتورة دقيقة، ويرى تاريخ الاستحقاق، ويحصل على تذكير في الوقت المناسب، ويمكنه الدفع دون الحاجة للبحث عن تفاصيل البنك أو الاتصال بمكتبك. يمكن لفريقك بعد ذلك رؤية حالة الدفع من نفس المكان الذي ينشئون فيه الفواتير.
ابحث عن مرونة في توقيت التذكير. تحتاج بعض الشركات إلى إشعار ودي قبل استحقاق الفاتورة، وآخر في تاريخ الاستحقاق، ومتابعة أكثر صرامة بعد ذلك. يعمل آخرون مع عملاء دائمين يحتاجون فقط إلى تذكير واحد بعد تاريخ الاستحقاق. القدرة على تعديل الرسالة والجدول الزمني أمر مهم لأن النبرة الخاطئة قد توتر علاقة جيدة مع العميل.
ضع في اعتبارك أيضاً خيارات الدفع، وصلاحيات وصول المستخدمين، والتقارير، وتخصيص الفواتير. إذا كان مدير المشروع بحاجة إلى رؤية فواتير المشروع غير المدفوعة بينما يدير المحاسب إعدادات التذكير، فيجب أن يدعم النظام كلا الدورين. إذا كانت شركتك تستخدم تقديرات وفواتير ذات علامة تجارية، فيجب أن تبدو رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتذكير متسقة مع المستندات التي يتلقاها عملاؤك بالفعل.
أفضل 8 أدوات لتذكيرات الدفع
1. MyCloudBook
يعد MyCloudBook خياراً عملياً للشركات الصغيرة والمتوسطة التي ترغب في ربط متابعة الدفع بعمل المحاسبة اليومي. فهو يجمع بين إصدار الفواتير، وتتبع الدخل والمصروفات، والفواتير، والمدفوعات، وحركات المخزون، وربحية المشروع، وتخزين المستندات، وإعداد التقارير في نظام سحابي واحد.
بالنسبة لتذكيرات الدفع، تكمن الميزة في الرؤية التشغيلية. يمكن للفرق إنشاء فواتير ذات علامة تجارية، ومراقبة حالتها، وتتبع المدفوعات الواردة، والحفاظ على تنظيم السجلات المالية دون نقل البيانات بين أدوات إصدار الفواتير والمحاسبة المنفصلة. يمكن للحقول المخصصة وتخطيطات المستندات أيضاً مساعدة الشركات في تضمين رقم الوظيفة، أو أمر الشراء، أو فترة الخدمة، أو جهة اتصال الحساب التي يحتاجها العميل قبل الموافقة على الدفع.
إنه مفيد بشكل خاص للشركات التي تحتاج إلى أكثر من مجرد فواتير أساسية، مثل الشركات التجارية التي تتتبع المخزون أو فرق الخدمات التي تحسب أرباح وتكاليف المشاريع. قد تقدر الشركات ذات سير العمل المتخصص أيضاً دعم التخصيص العملي والبيئات المخصصة.
2. QuickBooks Online
يستخدم QuickBooks Online على نطاق واسع من قبل الشركات الصغيرة في الولايات المتحدة ويحتوي على تذكيرات بالفواتير ضمن منصته المحاسبية الأوسع. وغالباً ما يكون مناسباً للشركات التي تستخدم QuickBooks بالفعل في مسك الدفاتر، وتسوية البنوك، وضريبة المبيعات، والتقارير المالية.
تتمثل فائدته الرئيسية في الألفة. يعرف العديد من المحاسبين ومسؤولي مسك الدفاتر الخارجيين النظام بالفعل، مما يمكن أن يبسط التعاون. يمكن للشركات أتمتة التذكيرات للفواتير المتأخرة وتقديم طرق دفع عبر الإنترنت، مما يقلل من عدد رسائل المتابعة اليدوية.
المقايضة هنا هي التعقيد والتكلفة. قد تبدو الميزات، والأذونات، وإعدادات الأتمتة مزدحمة لصاحب عمل يريد فقط سير عمل مباشر لإصدار الفواتير. يجب مراجعة حدود الخطط والإضافات بعناية مع نمو فريقك وحجم معاملاتك.
3. Xero
Xero هو منصة محاسبية كاملة أخرى تحتوي على تذكيرات بالفواتير واتصالات الدفع عبر الإنترنت. يمكن أن يعمل بشكل جيد للشركات التي تحتاج إلى وصول مشترك عبر فرق المالية وترغب في إدارة الفواتير إلى جانب المصروفات والمعاملات المصرفية والتقارير.
تدعم إعدادات التذكير الخاصة به التواصل المنتظم بشأن الأرصدة المستحقة، بينما تمنح لوحة التحكم الخاصة به المستخدمين رؤية للمبالغ المستحقة للشركة. غالباً ما يتم اعتبار Xero من قبل الشركات ذات العملاء الدوليين أو متطلبات العملات المتعددة.
ومع ذلك، يمكن أن تؤثر خيارات الإعداد على التجربة. يجب على الشركة تحديد من يملك صلاحية إنشاء الفواتير، ومن يمكنه تعديل قوالب التذكير، وكيفية مطابقة المدفوعات مع الفواتير. بدون أدوار داخلية واضحة، يمكن أن تؤدي التذكيرات الآلية إلى تواصل مكرر أو استثناءات مفقودة.
4. FreshBooks
تم تصميم FreshBooks مع وضع شركات الخدمات، والمستقلين، والاستشاريين، والفرق الصغيرة في الاعتبار. أدوات إصدار الفواتير الخاصة به سهلة الفهم، ويمكن أن تقلل تذكيرات الدفع المتأخر الآلية من الضغط على أصحاب الأعمال الذين يتعاملون مع عمل العملاء والفواتير في آن واحد.
هذا خيار جيد عندما تكون الفواتير ذات المظهر الاحترافي، وتتبع الوقت، وفواتير العملاء المباشرة هي الأولوية. يمكن أن يكون مفيداً بشكل خاص لعمل الخدمات المتكرر حيث يتلقى نفس العملاء فواتير كل شهر.
تكمن محدودية النظام في النطاق. قد تتجاوز الشركة النامية ذات ضوابط المخزون التفصيلية، أو احتياجات الكيانات المتعددة المعقدة، أو التقارير التشغيلية الأعمق إعداد الفواتير الموجه للخدمات. فكر فيما تحتاجه شركتك بعد ستة إلى اثني عشر شهراً من الآن، وليس فقط ما تحتاجه هذا الأسبوع.
5. Zoho Invoice
يوفر Zoho Invoice إنشاء الفواتير، وتذكيرات الدفع، والفواتير المتكررة، وأدوات التواصل مع العملاء. وغالباً ما يكون جذاباً للشركات التي تريد منتج فواتير مركزاً وقد تستخدم بالفعل تطبيقات Zoho الأخرى.
يمكن أن تساعد ميزات التذكير في إنشاء عملية قابلة للتكرار للفواتير التي توشك على الاستحقاق أو المتأخرة بالفعل. يمكن للفرق استخدام قوالب للحفاظ على اتساق الرسائل وتوفير الوقت في المتابعة الروتينية.
قبل اختياره، تحقق من كيفية اتصاله ببقية عمليتك المالية. إذا كانت المصروفات، والمخزون، وتكاليف المشروع، وتقارير الدفع موجودة في أنظمة أخرى، فقد يحتاج الموظفون إلى تسوية المعلومات عبر عدة أماكن. قد يكون ذلك قابلاً للإدارة بالنسبة لعملية صغيرة، ولكنه قد يخلق عملاً إضافياً مع زيادة حجم الفواتير.
6. Wave
يحظى Wave بشعبية كبيرة لدى الشركات الصغيرة جداً التي تبحث عن ميزات فواتير ومحاسبة بسيطة. واجهته سهلة الاستخدام يمكن أن تجعل من الأسهل إصدار الفواتير ومراقبة ما إذا كان العملاء قد دفعوا أم لا.
بالنسبة لأصحاب الأعمال الذين لديهم عدد محدود من العملاء، يمكن أن تكون أداة خفيفة الوزن كافية. المفتاح لا يزال هو تحديد جدول زمني للتذكير واستخدامه باستمرار. حتى الأتمتة البسيطة أفضل من الاعتماد على الذاكرة بعد أسبوع حافل.
قد لا يكون Wave هو الحل الصحيح للشركات ذات الضوابط المتقدمة، أو الفرق الكبيرة، أو المخزون التفصيلي، أو سير عمل الموافقة المخصص. من الأفضل تقييمه كنقطة بداية بسيطة بدلاً من كونه حلاً محاسبياً شاملاً.
7. Stripe Invoicing
Stripe Invoicing خيار قوي للشركات التي تقوم بالفعل بتحصيل المدفوعات من خلال Stripe. فهو يسمح للشركات بإرسال الفواتير، وقبول المدفوعات الرقمية، وأتمتة التواصل المتعلق بالتحصيل ضمن بيئة تركز على الدفع.
الميزة هي الراحة للعملاء. يمكن لفاتورة واضحة بها زر دفع أن تقصر المسافة بين التذكير والدفع المكتمل. هذا ذو قيمة للشركات عبر الإنترنت، والوكالات، والشركات التي تفرض فواتير على العملاء الذين يفضلون خيارات الدفع بالبطاقة أو غرفة المقاصة الآلية (ACH).
ينصب تركيزه على المدفوعات، وليس المحاسبة التجارية الكاملة. قد تظل بحاجة إلى نظام منفصل لتتبع المصروفات، والمخزون، والفواتير، والتقارير المالية الرسمية. تأكد من أن التسليم بين Stripe وسجلاتك المحاسبية موثوق به قبل جعله عملية الفوترة المركزية الخاصة بك.
8. Chaser
Chaser هي أداة مخصصة لأتمتة الحسابات المدينة مبنية حول ملاحقة المدفوعات. يمكن أن تكون مفيدة للشركات ذات أحجام الفواتير الأكبر أو فريق مالي يحتاج إلى تحكم مفصل في تسلسلات المتابعة وتواصل العملاء.
يمكن للأداة المتخصصة توفير مسارات عمل تحصيل أكثر تقدماً من منصة إصدار فواتير للمبتدئين. على سبيل المثال، قد تحتاج الفرق المالية إلى مسارات تذكير مختلفة للحسابات الرئيسية، أو الفواتير المتنازع عليها، أو الفواتير التي وصلت إلى عمر معين.
المقايضة هي اشتراك برمجي آخر وسير عمل آخر يجب صيانته. بالنسبة لشركة ذات حجم فواتير متواضع، قد يكون ميزة التذكير المدمجة داخل منصتها المحاسبية أسهل في الإدارة وبنفس الفعالية.
كيف تختار بين أدوات تذكير الدفع؟
ابدأ بعنق الزجاجة الحالي لديك. إذا كانت الفواتير دقيقة ولكن المتابعة غير متسقة، اختر نظاماً يحتوي على تذكيرات مجدولة وتقارير واضحة عن المتأخرات. إذا قال العملاء إنهم لم يتلقوا فواتير أو لا يعرفون كيفية الدفع، فركز على المستندات ذات العلامات التجارية، وتتبع التسليم، وطرق الدفع المريحة. إذا لم يتمكن فريقك من معرفة ما إذا كانت الدفعة تنتمي إلى وظيفة أو مشروع معين، فامنح الأولوية لسجلات المشاريع والمحاسبة المرتبطة.
ثم اختبر تجربة العميل. أرسل لنفسك فاتورة وتذكيراً تجريبياً. تحقق مما إذا كان تاريخ الاستحقاق واضحاً، وما إذا كانت الرسالة تبدو احترافية، وما إذا كان الدفع لا يستغرق سوى بضع خطوات. يمكن أتمتة التذكير بشكل مثالي ومع ذلك يفشل إذا كانت الفاتورة مربكة.
أخيراً، قم بتعيين عملية استثناء داخلية. يجب أن تتوقف الأتمتة عند الاعتراض على فاتورة، أو عندما يوافق العميل على تاريخ دفع ممدد، أو عندما تتم معالجة دفعة بالفعل. قم بتعيين شخص أو دور واحد لمراجعة الفواتير المتأخرة بانتظام حتى يتلقى العملاء متابعة مفيدة بدلاً من ضغط غير ضروري.
تذكير الدفع ليس مجرد تذكير بالمبالغ المستحقة. إنه جزء صغير من الخدمة التي تقدمها شركتك: توقعات واضحة، سجلات دقيقة، وطريق سهل للعملاء للحفاظ على حساباتهم محدثة.