إن وجود فاتورة مجعدة في وحدة تحكم الشاحنة، أو فاتورة قهوة في جيب الموظف، أو فاتورة مورد مختلطة داخل درج المكتب، كلها أمور قد تؤدي إلى نفس المشكلة في نهاية الشهر: فقدان سجلات المصروفات. تعمل أفضل تطبيقات مسح الفواتير ضوئيًا على تحويل تلك الأوراق إلى سجلات رقمية قابلة للبحث قبل أن تتحول إلى مشروع تنظيف دفاتر الحسابات.
بالنسبة للشركات الصغيرة، يقوم التطبيق المناسب بأكثر من مجرد التقاط صورة. إذ يجب أن يقرأ التاجر، والتاريخ، والمبلغ، والضريبة، وتفاصيل الدفع بدقة، ويضع المصروف في الفئة الصحيحة، ويمنح فريقك عملية واضحة للمراجعة. يعتمد الخيار الأفضل على ما إذا كنت تحتاج إلى أرشيف بسيط للفواتير، أو ضوابط لاسترداد مصروفات الموظفين، أو مسار مباشر من الفاتورة إلى سجلاتك المحاسبية.
ما الذي يجعل تطبيق مسح الفواتير يستحق الاستخدام؟
يعد التعرف الضوئي على الحروف (OCR) نقطة البداية. فهو يستخرج النص من صورة الفاتورة حتى لا يضطر فريقك إلى كتابة كل تفصيلة يدويًا. لكن التعرف الضوئي على الحروف وحده لا يكفي. فالتطبيق المفيد يحتاج أيضًا إلى التقاط موثوق للصور، واكتشاف النسخ المكررة، وتخزين واضح للمستندات، وسير عمل للمصروفات يتناسب مع كيفية عمل شركتك.
على سبيل المثال، قد تحتاج شركة الخدمات الميدانية إلى فنيين لالتقاط فواتير الوقود والمواد من هواتفهم. بينما قد تحتاج شركة تجارية إلى إرفاق مستندات الشراء بالفواتير والمعاملات المتعلقة بالمخزون. وقد تهتم شركة استشارات بتخصيص التكاليف لمشروع العميل الصحيح. شراء التطبيق الذي يحتوي على أكبر عدد من الميزات ليس دائمًا الخيار الأفضل. اختر التطبيق الذي يزيل أكبر قدر من العمل اليدوي من عمليتك الفعلية.
تسهل الأدوات الأقوى الإجابة على الأسئلة العملية: من قام بعملية الشراء هذه؟ هل تمت الموافقة عليها؟ أي مشروع أو قسم يجب أن يتحمل التكلفة؟ هل تم تسجيل هذه الفاتورة من قبل؟ هل يمكننا العثور عليها بسرعة أثناء مراجعة ضريبية أو نزاع مع مورد؟
أفضل 7 تطبيقات لمسح الفواتير لتلبية احتياجات مختلفة
1. MyCloudBook لسير عمل محاسبة الفواتير إلى المصروفات
يعتبر MyCloudBook خيارًا عمليًا للشركات التي تريد ربط التقاط الفواتير بعمليات المحاسبة اليومية الأوسع. يساعد نظام التقاط الفواتير وتحويلها إلى مصروفات المدعوم بالذكاء الاصطناعي في تحويل صورة الفاتورة إلى سجل مصروفات، بينما يمكن لنفس النظام أيضًا إدارة الفواتير، والمطالبات، والمدفوعات، وحركات المخزون، والمشاريع، والمستندات.
يعمل هذا النهج بشكل جيد عندما لا ينبغي الاحتفاظ بالفواتير في تطبيق منفصل يحتاج إلى تسوية لاحقًا. يمكن لصاحب العمل أو المحاسب إبقاء المستندات الأصلية مرفقة بالنشاط المالي، وتتبع التكاليف حسب المشروع، ومنح العديد من أعضاء الفريق حق الوصول بناءً على سير عمل الشركة. يمكن للحقول المخصصة أيضًا مساعدة الشركات في تسجيل التفاصيل التي قد لا تغطيها تطبيقات المصروفات القياسية، مثل أرقام الوظائف، والمواقع، ومعرفات المركبات، أو مراجع الموافقة الداخلية.
إنه مناسب بشكل أفضل للشركات التي تبحث عن مساحة عمل مالية منظمة واحدة بدلاً من الفرد الذي يريد فقط تخزين فواتيره الشخصية.
2. Expensify لتقارير مصروفات الموظفين
يُستخدم Expensify على نطاق واسع من قبل الشركات التي لديها موظفون يقدمون بانتظام مصروفات السفر، والوجبات، والأميال، وغيرها من المصروفات القابلة للاسترداد. تم تصميم التقاط الفواتير فيه حول تقارير المصروفات، وضوابط السياسات، والموافقات، وسير عمل الاسترداد.
يمكن أن يكون خيارًا قويًا لفريق مبيعات أو شركة ذات سفر تجاري متكرر. يمكن للموظفين مسح الفواتير ضوئيًا عند تكبدهم للمصروفات بدلاً من جمعها حتى نهاية الشهر. يمكن للمديرين مراجعة التقارير المقدمة وتحديد المستندات المفقودة قبل معالجة الاسترداد.
المقايضة هنا هي أنه قد يكون أكثر مما تحتاجه شركة صغيرة إذا كان شخص أو شخصان فقط يتعاملان مع المصروفات. يجب على الشركات أيضًا التأكد من أن هيكل الموافقة والتكامل الخاص به يتطابقان مع عملياتها المحاسبية قبل الالتزام.
3. Dext لجمع المستندات ودعم مسك الدفاتر
تم بناء Dext حول جمع واستخراج البيانات من الفواتير، والمطالبات، ومستندات البنوك. إنه مفيد بشكل خاص للمحاسبين والشركات التي تعالج حجمًا كبيرًا من أوراق الموردين.
تكمن قوته في التعامل مع المستندات. يمكن للمستخدمين التقاط الفواتير من خلال تطبيق الهاتف المحمول، أو البريد الإلكتروني، أو طرق جمع أخرى، ثم مراجعة البيانات المستخرجة قبل إرسالها إلى سير العمل المحاسبي. يمكن أن يقلل هذا من الوقت المستغرق في فرز الملفات وإدخال معلومات الموردين.
يعد Dext مناسبًا عندما يكون حجم المستندات هو المشكلة الرئيسية. إذا كانت شركتك تحتاج أيضًا إلى ربحية المشروع، والتحكم في المخزون، والفواتير، والتقارير التشغيلية في نفس المكان، فقد تحتاج إلى منصة محاسبية أوسع بجانبه.
4. Zoho Expense لمصروفات السفر القائمة على السياسات
يركز Zoho Expense على مصروفات الموظفين، ومطالبات السفر، والموافقات، وسياسات مصروفات الشركات. إنه خيار معقول للشركات التي تحتاج إلى أن يتبع الموظفون قواعد إنفاق محددة وأن يقوم المديرون بمراجعة المطالبات باستمرار.
يعد مسح الفواتير ضوئيًا جزءًا واحدًا فقط من قيمته. يمكن للمنصة المساعدة في تنظيم مصروفات الرحلات، وتحديد مسارات الموافقة، والإبلاغ عن مشكلات السياسة. يمكن أن يكون ذلك مفيدًا للمؤسسات ذات الفرق الموزعة أو السفر المتكرر.
بالنسبة لشركة محلية ذات مشتريات موردين مباشرة ومطالبات محدودة، قد تبدو ضوابط السياسات أكثر تفصيلاً مما هو ضروري. إنه مفيد أكثر عندما يكون الاتساق عبر العديد من طلبات الموظفين أمرًا مهمًا.
5. QuickBooks Online للشركات التي تستخدم QuickBooks بالفعل
يوفر QuickBooks Online التقاط الفواتير داخل بيئته المحاسبية، مما يجعله خيارًا طبيعيًا للشركات الملتزمة بالفعل بنظامه. يمكن للمستخدمين تصوير الفواتير، ومراجعة البيانات الملتقطة، ومطابقة المصروفات مع المعاملات البنكية.
الفائدة الرئيسية هي تقليل العمل المزدوج. بدلاً من الاحتفاظ بالفواتير في تطبيق والسجلات المحاسبية في تطبيق آخر، يمكن التعامل مع المستندات ضمن نفس سير العمل المحاسبي. بالنسبة للعديد من الشركات الصغيرة، هذا يكفي لتحسين حفظ السجلات بشكل كبير.
ومع ذلك، يمكن أن تعتمد التجربة على الخطة، وأذونات المستخدم، وتعقيد دفاتر حساباتك. يجب على الشركات ذات التقارير المتخصصة، أو احتياجات المستندات المخصصة، أو سير العمل التشغيلي الأكثر تعقيدًا اختبار ما إذا كان الإعداد القياسي يمنحها المرونة الكافية.
6. Shoeboxed لأرشفة الفواتير وتنظيف الأوراق
تم تصميم Shoeboxed للأشخاص الذين يحتاجون إلى تنظيم مجموعة كبيرة من الفواتير والمستندات. يمكن أن يكون مفيدًا لأصحاب الأعمال الذين يلحقون بشهور من السجلات الورقية أو يجهزون الملفات للمحاسب.
جاذبيته مباشرة: مسح ضوئي، وتنظيم، واسترجاع المستندات دون الحاجة إلى الاحتفاظ بمجلدات فعلية. بالنسبة للشركات التي لا تزال تتلقى العديد من الفواتير الورقية، يمكن أن يخلق هذا أرشيفًا أكثر قابلية للإدارة ويقلل من مخاطر فقدان المستندات.
إنه أقل تركيزًا على العمليات المحاسبية الكاملة. فكر فيه كأداة تنظيم مستندات في المقام الأول. قد تظل بحاجة إلى نظام آخر لتصنيف المعاملات، وتتبع الفواتير، وفهم التدفق النقدي.
7. Microsoft Lens للمسح الضوئي البسيط عبر الهاتف
Microsoft Lens هو خيار مسح ضوئي أساسي للهواتف المحمولة للفرق التي تحتاج إلى صور واضحة للفواتير أو الملاحظات أو المستندات. يمكنه تحسين جودة الصورة وتحويل الفاتورة الورقية إلى ملف يمكن تخزينه أو مشاركته.
إنه مفيد عندما يكون الهدف الفوري هو ببساطة التقاط صورة مقروءة. على سبيل المثال، يمكن للمدير مسح فاتورة في الموقع وإرسالها إلى المكتب دون انتظار النسخة الورقية الأصلية.
القيد هو أنه ليس أداة كاملة لإدارة المصروفات. لن يوفر نفس المستوى من بيانات المصروفات المستخرجة، أو توجيه الموافقة، أو مطابقة المعاملات، أو التقارير مثل حل مخصص للفواتير والمحاسبة.
كيفية الاختيار بين أفضل تطبيقات مسح الفواتير
ابدأ بتتبع فاتورة واحدة عبر عمليتك الحالية. يقوم أحد أعضاء الفريق بعملية شراء، ويقدم إثباتًا، ويقوم شخص ما بمراجعته، ويتم تصنيف المصروف، وتخزين المستند. حدد أين يحدث التأخير. إذا ضاعت الفواتير قبل وصولها إلى المكتب، فإن التقاطها عبر الهاتف المحمول هو الأهم. إذا قدم الموظفون المصروفات متأخرًا، فقد تكون تذكيرات الموافقة وأدوات الاسترداد أكثر أهمية. إذا كان فريق مسك الدفاتر يقضي ساعات في إدخال تفاصيل الموردين، فيجب أن تقود دقة التعرف الضوئي على الحروف وتكامل المحاسبة القرار.
ثم اختبر التطبيق بالفواتير التي تتلقاها شركتك فعليًا. فاتورة التجزئة الواضحة سهلة لأي أداة تقريبًا. لكن فاتورة محطة وقود باهتة، أو فاتورة مطعم بها إكرامية، أو مستند مورد متعدد الصفحات يكشف الكثير عن جودة الصورة واستخراج البيانات. تحقق مما إذا كان التطبيق يقرأ ضريبة المبيعات بشكل صحيح، ويتعامل مع العملات المتعددة عند الحاجة، ويسمح بالتصحيحات دون إنشاء مسار تدقيق مربك.
ضع في اعتبارك أيضًا الملكية. قد يقوم الموظفون بالتقاط الفاتورة، لكن المحاسب يحتاج إلى مراجعتها وقد يحتاج المدير إلى الموافقة عليها. يجب أن يجعل التطبيق عمليات التسليم هذه واضحة. إذا كانت شركتك تعمل بنظام الوظيفة، أو المشروع، أو الموقع، أو القسم، فتأكد من إمكانية تخصيص التكاليف وفقًا لذلك. فالفاتورة التي يتم مسحها ضوئيًا ولكن لا يمكن ربطها بنشاط العمل الصحيح لا تزال تخلق عملًا إضافيًا لاحقًا.
بناء عملية حول التطبيق
حتى أفضل البرامج لن تصلح عملية مصروفات غير واضحة. ضع قاعدة بسيطة: امسح أو ارفع الفواتير في يوم الشراء، وقم بتعيين فئة أو مشروع عند الإمكان، وقدم العناصر للمراجعة في جدول منتظم. احتفظ بالفواتير الورقية الأصلية فقط عندما تتطلب الضرائب أو الموردون أو الضمان أو السياسات الداخلية ذلك.
قرر من يراجع الاستثناءات، مثل الفواتير المفقودة، أو الرسوم الشخصية على بطاقات الشركة، أو الطلبات المكررة، أو المصروفات بدون مشروع أو قسم. مراجعة أسبوعية قصيرة تمنع العشرات من الأسئلة غير المجابة في نهاية الشهر.
يكتسب تطبيق مسح الفواتير مكانه عندما يمنح شركتك سجلات أنظف دون إضافة مهمة أخرى للفريق. اختر الأداة التي تناسب سير عملك المالي الحالي، واجعل الالتقاط عادة يومية، وستكون مصروفاتك أسهل في التحقق منها لفترة طويلة بعد تلاشي الفاتورة الورقية.