أدوات التقارير للمشاريع الصغيرة التي توفر وقتك

يسأل أحد العملاء متى سيتم شحن طلبه. فاتورة المورد تستحق الدفع يوم الجمعة. فريقك يريد الموافقة على شراء المزيد من المخزون. قبل الإجابة على أي منهم، تحتاج إلى معرفة ما هو موجود في البنك، وما الذي لا يزال مدينًا به العملاء، وما إذا كان شراء ذلك المخزون مبررًا. يجب أن تمنحك أدوات التقارير للمشاريع الصغيرة تلك الإجابات بسرعة، دون تحويل كل سؤال إلى مشروع جداول بيانات.

الإعداد الصحيح للتقارير لا يتعلق بإنتاج المزيد من المستندات المالية. بل يتعلق باتخاذ القرارات اليومية بمعلومات حالية ومنظمة. عندما تكون الفواتير، والمصروفات، والمدفوعات، وحركات المخزون، وتكاليف المشاريع في أماكن منفصلة، تصبح التقارير مهمة تنظيف. عندما يتم تسجيل تلك السجلات في نظام واحد، تصبح التقارير جزءًا من كيفية إدارتك للعمل.

ما الذي يجب أن تجيب عليه أدوات التقارير للمشاريع الصغيرة

يبدأ التقرير المفيد بسؤال عملي. هل يمكننا تغطية الرواتب وفواتير هذا الشهر؟ أي العملاء متأخرون في السداد؟ هل حقق هذا المشروع ربحًا بالفعل؟ هل نحتفظ بمخزون لا يتحرك؟ التقارير التي يحتاجها عملك تعتمد على كيفية تشغيلك له، لكن الهدف ثابت: منح المالكين والفرق رؤية واضحة لما يحتاج إلى الاهتمام.

التدفق النقدي عادة ما يكون الأولوية الأولى. يمكن لتقرير الأرباح والخسائر أن يظهر أن المبيعات تنمو، ومع ذلك قد يظل رصيد البنك ضيقًا لأن العملاء لم يدفعوا أو أن فاتورة كبيرة قد حان موعد سدادها. يجب أن تجعل أداة التقارير الخاصة بك من السهل مراجعة الأموال المستلمة، والأموال المنفقة، والفواتير المفتوحة، والفواتير غير المدفوعة، والالتزامات القادمة معًا. هذه هي المعلومات اللازمة لتقرير ما إذا كنت ستتابع التحصيلات، أو تؤجل عملية شراء، أو تنقل الأموال بين الحسابات.

تساعد تقارير الفواتير في حماية الإيرادات بعد البيع. القائمة البسيطة للفواتير غير المدفوعة مفيدة، لكن التفاصيل تهم أيضًا. يجب أن تكون قادرًا على رؤية تواريخ الاستحقاق، والأرصدة المتأخرة، وحالة الدفع، والعملاء الذين يدفعون متأخرًا بشكل روتيني. قد يستخدم مدير العمليات هذه المعلومات للمتابعة. قد يستخدمها صاحب العمل لتغيير شروط الدفع أو طلب وديعة على العمل المستقبلي.

يجب أن تقوم تقارير المصروفات بأكثر من مجرد جمع المعاملات. يجب أن تظهر أين تذهب الأموال حسب الفئة، أو المورد، أو القسم، أو المشروع، أو الحقول الأخرى التي تتناسب مع عملك. قد يحتاج المقاول إلى فصل مواد العمل عن النفقات العامة. قد تحتاج شركة تجارية إلى مراجعة الشحن، ورسوم الاستيراد، وتكاليف المنتج. يمكن للحقول المخصصة تحويل تقرير مصروفات عام إلى عرض تشغيلي مفيد.

ابدأ بالقرارات، لا بكتالوج التقارير

تقدم العديد من منصات المحاسبة العشرات من التقارير القياسية. يبدو ذلك مفيدًا حتى لا يتمكن فريقك من العثور على التقارير القليلة التي تتناسب مع الطريقة التي تعمل بها. بدلاً من اختيار البرنامج بناءً على أطول قائمة تقارير، ابدأ بالقرارات التي تتخذها كل أسبوع وشهر.

اسأل عن المعلومات التي يحتاجها كل شخص. غالبًا ما يحتاج المالكون إلى نظرة سريعة على النقد، والدخل، والمصروفات، والذمم المدينة المستحقة. يحتاج المحاسبون إلى تفاصيل المعاملات، ودعم التسوية، وسجلات نظيفة لعمل نهاية الشهر. يحتاج مديرو المشاريع إلى مقارنة دخل المشروع مقابل العمالة والمواد والتكاليف الأخرى. يحتاج مديرو المخزون إلى معرفة ما تم نقله، وما هو متاح، وما يحتاج إلى تعديل.

ثم فكر في عدد المرات التي تحتاج فيها إلى كل إجابة. تقرير الأرباح والخسائر الشهري قيم، لكنه لا يمكن أن يحل محل نظرة يومية على الفواتير غير المدفوعة عندما يكون النقد ضيقًا. وبالمثل، لن يساعد تقرير المصروفات السنوي مدير المشروع في تصحيح وظيفة تخسر المال بالفعل. تتيح لك أدوات التقارير الجيدة التحقق من الحالة الحالية أولاً، ثم الانتقال إلى التفاصيل عندما يحتاج شيء ما إلى التحقيق.

يجب أن تربط تقارير النقد النشاط بالتوقيت

رصيد البنك وحده ليس خطة للتدفق النقدي. ابحث عن تقارير تربط بين المدفوعات المستلمة، والمصروفات المدفوعة، والفواتير المفتوحة، والفواتير المستحقة، والتحويلات بين الحسابات. هذا يمنحك صورة أكثر واقعية للنقد المتاح من إجمالي المبيعات وحدها.

على سبيل المثال، قد يكون لدى الشركة 40,000 دولار في فواتير مفتوحة ولكن 8,000 دولار فقط متاحة في البنك. إذا كانت 15,000 دولار من فواتير الموردين مستحقة قبل تحصيل معظم الفواتير، فإن الشركة لديها مشكلة توقيت، وليس بالضرورة مشكلة مبيعات. يجب أن تجعل التقارير هذا التمييز مرئيًا قبل ضياع موعد الدفع.

يجب أن تظهر تقارير المشاريع الأرباح، وليس النشاط فقط

يمكن أن تبدو المشاريع مشغولة بينما تنتج هوامش مخيبة للآمال. إذا قمت بفوترة مبلغ ثابت ولكنك لم تتتبع المواد، وفواتير المقاولين من الباطن، والسفر، وتكاليف الوظائف الأخرى، فقد لا تعرف النتيجة الحقيقية إلا بعد فترة طويلة من اكتمال العمل.

تجلب تقارير ربحية المشروع الإيرادات والتكاليف إلى نفس العرض. فهي تساعد الفرق في تحديد المشاريع التي تؤدي أداءً جيدًا، والوظائف التي تحتاج إلى مراجعة الفوترة، والخدمات التي قد تحتاج إلى تسعير مختلف. المقايضة هي أن هذه التقارير تكون دقيقة بقدر دقة السجلات المخصصة لكل مشروع. تحتاج عمليتك إلى جعل اختيار المشروع بسيطًا عند إنشاء الفواتير، أو إدخال الفواتير، أو تسجيل المصروفات.

تحتاج تقارير المخزون إلى مرونة واقعية

أرقام المخزون مفيدة فقط عندما تتطابق مع ما هو موجود بالفعل على الرف. استلام المنتجات، وبيع العناصر، والمرتجعات، والمخزون التالف، وتصحيحات العد كلها تؤثر على النتيجة. التقرير الذي يوضح الكمية الموجودة دون طريقة لتسجيل التعديلات سيصبح في النهاية غير موثوق به.

بالنسبة للشركات القائمة على المخزون، اختر الأدوات التي تتبع الحركات وتسمح بتعديلات محكومة عندما تختلف الأعداد الفعلية. تحتاج أيضًا إلى تحديد مقدار التفاصيل المناسبة. قد يحتاج الموزع الصغير فقط إلى كميات العناصر وتكاليف الشراء، بينما قد تحتاج العملية الأكبر إلى المواقع، أو حقول المنتج المخصصة، أو التقارير عبر كيانات متعددة.

كيفية اختيار أدوات التقارير للمشاريع الصغيرة

يعتمد الخيار الأفضل على سير عملك، وليس على حجم قائمة ميزات البرنامج. ابدأ بالتحقق مما إذا كان النظام يمكنه التقاط المعلومات التي تتطلبها تقاريرك. إذا كان عملك يحتاج إلى إعداد تقارير حسب المشروع، أو الموقع، أو مندوب المبيعات، أو نوع الوظيفة، أو القسم، فيجب أن تكون تلك الحقول متاحة عند إدخال المعاملات. محاولة إضافتها لاحقًا من خلال الملاحظات أو جداول البيانات المنفصلة تخلق عملًا إضافيًا وبيانات غير متسقة.

تستحق سهولة الاستخدام نفس الاهتمام الذي يستحقه عمق التقارير. التقرير التفصيلي ليس ذا قيمة إذا كان شخص واحد فقط يعرف كيفية إنشائه. ابحث عن لوحات معلومات واضحة، وإدخال مباشر للمعاملات، وتخطيطات تقارير يمكن لأعضاء الفريق من غير المحاسبين فهمها. الوصول عبر السحابة مهم أيضًا عندما يحتاج المالكون والمحاسبون والمديرون إلى التحقق من السجلات من مواقع مختلفة.

التخصيص هو مطلب عملي آخر. قد يحتاج عملك إلى فواتير ذات علامة تجارية، أو تخطيطات مستندات مختلفة لعملاء مختلفين، أو حقول مخصصة تظهر في التقارير. هذه ليست إضافات تجميلية عندما تدعم عملية متسقة. قد تستخدم شركة خدمات حقلًا مخصصًا لتحديد أمر عمل. قد يستخدم تاجر الجملة واحدًا لتتبع مرجع شراء. يصبح التقرير أكثر فائدة لأن المستند المصدر تم تنظيمه بشكل صحيح.

يمكن للأتمتة تحسين جودة التقارير من خلال تقليل الوقت بين حدوث المصروف وتسجيله. يساعد التقاط الإيصالات، على سبيل المثال، الفرق على تحويل الإيصال إلى سجل مصروفات بدلاً من حفظ الورق لجلسة إدخال بيانات لاحقة. لا تزال الأتمتة بحاجة إلى مراجعة. يجب التحقق من اقتراحات التصنيف والتفاصيل الملتقطة، خاصة بالنسبة للمشتريات غير العادية، أو المصروفات المقسمة، أو التكاليف المتعلقة بالمشروع.

يجدر أيضًا السؤال عن كيفية عمل الدعم عندما لا يناسب التقرير احتياجاتك. يمكن لبعض الشركات العمل بالكامل من التقارير القياسية. يحتاج آخرون إلى المساعدة في إنشاء عرض مخصص، أو تعديل مستند قابل للطباعة، أو إعداد سير عمل لمستخدمين متعددين. تم بناء MyCloudBook للشركات التي تريد وظائف محاسبة وتقارير واسعة دون إعداد معقد للغاية، مع خيارات عملية للتخصيص عندما تتطلب العمليات ذلك.

بناء التقارير في سير العمل اليومي

عادت التقارير الأكثر دقة بسيطة: سجل العمل عندما يحدث. أرسل الفواتير على الفور. أدخل الفواتير عندما تصل. التقط الإيصالات قبل أن تختفي. خصص المعاملات للمشروع الصحيح، أو الفئة، أو الحقل المخصص. سجل تعديلات المخزون عندما تجد فرقًا، وليس في نهاية الربع.

هذا لا يعني أن كل شخص يحتاج إلى تدريب محاسبي. يعني ذلك أن النظام يجب أن يمنح كل عضو في الفريق دورًا يمكن إدارته. قد يقوم المسؤول بتحميل الإيصالات وإنشاء الفواتير. قد يقوم مدير المشروع بمراجعة تكاليف الوظيفة. قد يوافق المحاسب على الفئات ويسوي الحسابات. الوصول الواضح لمستخدمين متعددين يحافظ على تحرك السجلات مع حماية الضوابط التي تهم.

حدد إيقاع مراجعة منتظم أيضًا. يمكن للمراجعة الأسبوعية القصيرة للنقد، والفواتير غير المدفوعة، والفواتير المستحقة، وحالة المشروع منع المشكلات الصغيرة من أن تصبح مفاجآت مكلفة. في نهاية الشهر، راجع الدخل والمصروفات، وقم بتسوية الحسابات، وتحقق من التغييرات غير العادية، وتأكد من اكتمال تكاليف المخزون أو المشروع. الاتساق يهم أكثر من إنشاء تقرير مثالي مرة واحدة في السنة.

التقرير الأفضل هو الذي يساعدك على اتخاذ الإجراء المفيد التالي. إذا كان الرقم لا يمكنه توجيه متابعة، أو قرار شراء، أو تغيير في التسعير، أو محادثة مع فريقك، فقم بتبسيطه. حافظ على تحديث سجلاتك، واختر العروض التي تطابق الطريقة التي يعمل بها عملك، ودع التقارير تمنحك مزيدًا من التحكم في العمل الموجود أمامك بالفعل.