Un cliente le pide que añada un número de orden de compra a una factura. Su director de operaciones necesita realizar un seguimiento de una obra en cada gasto. Su equipo de ventas quiere registrar el origen de cada nuevo cliente. Estos detalles importan, pero es posible que no encajen en los campos estándar del software de contabilidad. Ahí es donde ayudan los campos personalizados.
¿Qué son los campos personalizados?
Los campos personalizados son espacios definidos por el usuario que le permiten capturar información comercial específica de su empresa. En lugar de cambiar la forma en que funciona su sistema de contabilidad, añaden las etiquetas y los puntos de datos que necesita junto a la información estándar como el nombre del cliente, la fecha de la factura, el artículo, el importe y el estado del pago.
Por ejemplo, un contratista puede añadir campos personalizados para el número de proyecto, la dirección de la obra y el supervisor del sitio. Un mayorista puede utilizarlos para el lote del producto, la ubicación en el almacén o la referencia de la orden de compra. Una empresa de consultoría puede registrar un departamento del cliente, tipo de compromiso o gestor de cuenta.
El objetivo es sencillo: mantener los detalles de los que depende su equipo vinculados a la transacción, cliente, artículo o proyecto al que pertenecen. En lugar de buscar entre correos electrónicos, hojas de cálculo, notas y nombres de archivo, su equipo puede ver la información relevante mientras realiza su trabajo diario.
Los campos personalizados son especialmente útiles para las pequeñas y medianas empresas porque las necesidades operativas rara vez son idénticas. Dos empresas pueden enviar facturas y realizar un seguimiento de los gastos, pero una necesita realizar un seguimiento de las rutas de entrega mientras que la otra necesita realizar un seguimiento de las fases del proyecto. Los campos contables estándar cubren los aspectos financieros básicos. Los campos personalizados hacen que el sistema se ajuste a su flujo de trabajo.
Donde los campos personalizados marcan la mayor diferencia
Los campos personalizados pueden añadirse en diferentes áreas de un sistema empresarial, dependiendo de lo que necesite rastrear. El mejor lugar para un campo suele ser el registro donde alguien necesitará buscar, actualizar o informar sobre esa información más adelante.
Facturas y presupuestos
Los campos personalizados de las facturas le ayudan a incluir las referencias que los clientes y los equipos internos esperan ver. Los ejemplos comunes incluyen un número de orden de compra del cliente, número de orden de trabajo, periodo de servicio, fecha de entrega o persona de contacto.
Esto puede reducir los retrasos en las facturas. Si un cliente requiere un número de PO antes de aprobar el pago, colocar ese número directamente en la factura ayuda a su equipo de cuentas por pagar a procesarla sin pedir aclaraciones. También ofrece a su propio equipo una forma rápida de buscar la transacción más adelante.
Si utiliza diseños de documentos imprimibles con marca, los campos personalizados también pueden ayudar a crear documentos que parezcan organizados y cumplan con los requisitos del cliente. Un campo solo es útil si aparece donde la gente lo necesita, ya sea en pantalla, en un informe o en una factura orientada al cliente.
Clientes, proveedores y contactos
Los registros de clientes a menudo necesitan más contexto que un nombre, dirección de correo electrónico y dirección de facturación. Una empresa puede querer clasificar a los clientes por sector, territorio, responsable de cuenta, método de pago preferido, estado fiscal o nivel de servicio.
Los campos personalizados de proveedores pueden apoyar la gestión de compras y gastos. Puede realizar un seguimiento de un número de cuenta del proveedor, fecha de vencimiento del seguro, fecha de renovación del contrato o condiciones de entrega preferidas. Estos detalles no sustituyen a los registros financieros, pero facilitan su gestión.
Evite crear un campo solo porque la información podría ser útil algún día. Empiece con detalles que su equipo necesite regularmente para tomar decisiones, completar transacciones o hacer un seguimiento con un cliente o proveedor.
Inventario y artículos
Las empresas basadas en inventario a menudo necesitan más detalles del producto de los que puede proporcionar una descripción de artículo estándar. Los campos personalizados pueden ayudar a realizar un seguimiento de los números de pieza del fabricante, ubicaciones en estanterías, estado del artículo, clase de reorden, color, tamaño o categoría interna del producto.
Para una empresa comercial, un campo de artículo para el país de origen o la línea de productos puede apoyar mejores revisiones de compras y ventas. Para una empresa con múltiples ubicaciones de almacenamiento, una referencia de almacén o contenedor puede facilitar la comprensión de los ajustes de inventario.
Existe una compensación. Demasiados campos de artículo obligatorios pueden ralentizar la configuración del producto y crear datos inconsistentes. Utilice campos que apoyen el movimiento de inventario, las compras, las ventas o la elaboración de informes. Mantenga los detalles opcionales como tales cuando no sean necesarios para cada artículo.
Proyectos y trabajos
Los proyectos reúnen ingresos, costes, tiempo, materiales y comunicación con el cliente. Los campos personalizados pueden añadir el detalle operativo que hace que la rentabilidad del proyecto sea más fácil de revisar.
Una empresa basada en proyectos podría registrar a un jefe de proyecto, departamento, tipo de contrato, código de trabajo, fuente de financiación o fase del proyecto. Cuando cada factura, cuenta y gasto relacionado incluye una referencia de proyecto consistente, se vuelve más fácil calcular los beneficios y costes de su proyecto sin reconstruir la historia en una hoja de cálculo separada.
El campo correcto depende de cómo gane dinero su empresa. Una agencia de marketing puede realizar un seguimiento del nombre de la campaña y el canal. Una empresa de construcción puede realizar un seguimiento de la ubicación del trabajo y el número de permiso. Una empresa de servicios profesionales puede realizar un seguimiento del tipo de compromiso y el acuerdo de facturación.
Cómo los campos personalizados mejoran el trabajo diario
El valor de los campos personalizados no es el campo en sí mismo. Es el tiempo y la visibilidad que siguen cuando las personas pueden introducir información una vez y utilizarla de forma consistente.
En primer lugar, reducen las preguntas repetidas. Cuando el número de trabajo, el responsable de la cuenta o la referencia de PO están en el registro, el personal no necesita preguntar por ello cada vez que se revisa una factura o se asigna un gasto.
En segundo lugar, mejoran la búsqueda y la elaboración de informes. Un campo personalizado claro y utilizado de forma consistente puede ayudarle a filtrar registros, agrupar transacciones y responder a preguntas prácticas. ¿Qué facturas pertenecen a una ubicación específica? ¿Qué gastos se relacionan con un evento determinado? ¿Qué proyectos están financiados por un programa en particular?
En tercer lugar, crean transferencias más limpias entre equipos. Ventas puede pasar detalles de cuenta a operaciones. Operaciones puede dar a finanzas el contexto de proyecto o centro de costes necesario para registrar las facturas correctamente. Los directivos pueden revisar los resultados con menos suposiciones.
MyCloudBook admite campos personalizados como parte de un enfoque práctico para las operaciones contables: su sistema debe capturar la información que su empresa realmente utiliza, no forzar a cada equipo a una plantilla genérica.
Cómo configurar campos personalizados sin crear más trabajo
Empiece con una pregunta de negocio real. Por ejemplo: "¿Por qué tardan más las aprobaciones de facturas?" Si la respuesta es que faltan números de PO, cree un campo de orden de compra. O pregunte: "¿Qué información seguimos buscando en los correos electrónicos?" Eso puede revelar un campo útil para un cliente, proveedor, proyecto o transacción.
A continuación, utilice un nombre claro. "N.º de trabajo" es mejor que "Referencia 2". Su equipo debe entender el campo sin necesidad de una guía separada. Si es posible, elija un formato consistente para la información que será filtrada o reportada, como un código de proyecto o nombre de región.
Luego decida si el campo debe ser obligatorio. Los campos obligatorios protejan la calidad de los datos, pero demasiados frustran a los usuarios y ralentizan la entrada rutinaria. Haga que un campo sea obligatorio solo cuando un registro esté incompleto o inutilizable sin él.
Finalmente, decida quién es el propietario de los datos. Alguien debe ser responsable de mantener las listas de opciones, corregir valores obsoletos y comprobar que el campo sigue siendo útil. Un campo personalizado que nadie revisa puede convertirse rápidamente en desorden.
Errores comunes que debe evitar
Un error común es utilizar un campo personalizado como sustituto de una categoría contable adecuada. Si necesita clasificar ingresos o gastos para estados financieros, el plan de cuentas u otra configuración contable central puede ser la mejor herramienta. Los campos personalizados añaden contexto. No deben debilitar la estructura de sus libros.
Otro error es almacenar información sensible innecesariamente. Evite añadir datos personales, bancarios o confidenciales a menos que su sistema, controles de acceso y políticas empresariales estén diseñados para ello. Mantenga solo lo que su equipo necesita para operar.
También es fácil crear campos duplicados. "ID de proyecto", "Número de trabajo" y "Orden de trabajo" pueden significar lo mismo para diferentes equipos. Elija una definición, una etiqueta y un lugar para introducirlo. La consistencia es lo que hace que los datos personalizados sean útiles en los informes.
Cuando los campos personalizados no son suficientes
Los campos personalizados funcionan bien para capturar información adicional dentro de un flujo de trabajo establecido. Pueden no ser suficientes cuando su empresa necesita nuevas reglas de aprobación, cálculos complejos, integraciones especializadas o un proceso de transacción completamente diferente.
Eso no significa que los campos personalizados hayan fallado. Significa que el requisito ha pasado de recopilar información a cambiar cómo se realiza el trabajo. En ese caso, mire la configuración del flujo de trabajo, informes personalizados, integraciones u opciones de desarrollo a medida.
Empiece poco a poco. Añada el campo que resuelve un problema repetido, asegúrese de que el equipo lo utilice de forma consistente y compruebe si mejora el informe o proceso que provocó el cambio. Un campo personalizado bien elegido puede convertir detalles operativos dispersos en información sobre la que su equipo puede actuar.