Un mes de ventas rentables puede producir resultados financieros decepcionantes si el costo del inventario vendido es incorrecto. Cuando los precios de compra cambian, se omiten los gastos de envío o los ajustes de existencias se registran tarde, su beneficio bruto puede parecer mejor o peor de lo que realmente es. Esta guía de valoración de inventarios explica cómo valorar las existencias de forma coherente para que pueda tomar decisiones basadas en números fiables.
Para una pequeña empresa, la valoración de inventarios no es solo una tarea contable que se completa a fin de año. Afecta al costo de los bienes vendidos en su estado de resultados, al activo de inventario en su balance general, a su situación fiscal y a los márgenes que utiliza para fijar el precio de los productos. El método correcto es aquel que su empresa puede aplicar de forma coherente y respaldar con registros claros.
Qué significa la valoración de inventarios
La valoración de inventarios es el proceso de asignar un valor monetario a los bienes que su empresa aún no ha vendido. Ese valor incluye el costo de compra o fabricación de dichos bienes, no simplemente el precio de venta mostrado a los clientes.
Cada vez que vende un artículo, su costo pasa del inventario al costo de los bienes vendidos, a menudo llamado COGS. Lo que queda en existencias permanece en el balance general como un activo. Si el valor de su inventario está sobreestimado, el COGS puede estar subestimado y el beneficio puede parecer artificialmente alto. Si el inventario está subestimado, puede ocurrir lo contrario.
Un ejemplo sencillo aclara la conexión. Si compra 100 unidades a $10 cada una, tiene $1.000 en inventario. Cuando vende 30 unidades, el costo asignado a esas 30 unidades se convierte en COGS. Las 70 unidades restantes permanecen en el inventario. El método de valoración determina exactamente qué costo se asigna cuando las unidades se compraron a precios diferentes.
Los costos que pertenecen al inventario
El costo de su inventario debe reflejar lo que costó preparar un artículo para la venta. Para una empresa comercial, esto incluye habitualmente el precio del proveedor, el envío o flete, los derechos de aduana y otros costos directos de adquisición. Para un fabricante, también puede incluir materiales directos, mano de obra directa y una parte apropiada de los gastos generales de producción.
No mezcle los gastos de venta y administrativos en el costo del inventario. La publicidad, las comisiones de ventas, el alquiler de oficinas y la mayoría de los costos administrativos generales son normalmente gastos del periodo en lugar de costos vinculados a cada unidad de existencias.
Esta distinción es importante cuando los márgenes son ajustados. Si el flete se registra como un gasto general en lugar de incluirse en el costo del artículo, los informes de margen a nivel de producto pueden hacer que un producto parezca más rentable de lo que es. Si un proveedor le otorga un crédito, devolución o descuento por volumen, actualice los registros de costo de inventario para que el efecto financiero sea visible.
Los tres métodos comunes de valoración de inventarios
Las pequeñas empresas suelen elegir entre FIFO, LIFO y el costo promedio ponderado. Cada método puede ser apropiado en las circunstancias adecuadas, pero cambiar de método de forma casual hace que los informes sean difíciles de comparar. Consulte las opciones de declaración fiscal y financiera con su contador antes de realizar un cambio.
FIFO: primero en entrar, primero en salir
FIFO asume que los costos de inventario más antiguos se venden primero. Esto a menudo coincide con la forma en que las empresas mueven físicamente los bienes perecederos, los productos estacionales y los artículos en los que las existencias más antiguas deben salir del estante antes que las más nuevas.
Suponga que compra 50 unidades a $10 cada una y más tarde compra 50 más a $12 cada una. Bajo el sistema FIFO, a las primeras 50 unidades vendidas se les asigna generalmente el costo de $10. Si los precios están subiendo, FIFO suele producir un COGS más bajo y un beneficio reportado más alto porque se venden primero las compras más antiguas y menos costosas. El inventario final tiende a reflejar precios más recientes.
FIFO es sencillo para muchas empresas en crecimiento, especialmente aquellas que desean que el valor del inventario esté cerca del costo de reposición actual. El inconveniente es que los ingresos imponibles pueden ser más altos durante los períodos de costos crecientes.
LIFO: último en entrar, primero en salir
LIFO asume que las unidades compradas más recientemente se venden primero. Usando el mismo ejemplo, las primeras 50 unidades vendidas llevarían el costo de $12 bajo el sistema LIFO.
Cuando los costos suben, LIFO generalmente crea un COGS más alto y un beneficio reportado más bajo que FIFO. En Estados Unidos, LIFO puede ofrecer ventajas fiscales para algunas empresas, pero conlleva más complejidad. No está permitido bajo las NIIF, lo que puede ser importante para empresas con necesidades de información internacional, inversores u operaciones en el extranjero.
LIFO también tiene un requisito de conformidad para muchas empresas estadounidenses: si se utiliza para informes fiscales, puede ser necesario utilizarlo en ciertos estados financieros. Esta es una decisión que debe tomarse con orientación profesional, no una configuración que activar simplemente porque los precios de los proveedores aumentaron este mes.
Costo promedio ponderado
El costo promedio ponderado combina el costo de las unidades disponibles y lo distribuye entre todas las unidades. Si compra 50 unidades a $10 y 50 a $12, su costo promedio es de $11 por unidad. A cada unidad vendida se le asigna entonces un costo de $11 hasta que el promedio cambia con otra compra.
Este método es a menudo práctico para empresas que venden bienes similares e intercambiables, como ferretería, materiales a granel, bebidas o productos tipo *commodity*. Reduce la necesidad de realizar un seguimiento de la capa de compra para cada unidad individual. Sin embargo, puede no reflejar el costo exacto de un envío específico, lo cual puede ser menos útil cuando los artículos varían ampliamente en el precio de compra o tienen números de serie únicos.
Cómo elegir un método de valoración de inventarios
Comience por cómo se mueve realmente su inventario. FIFO suele adaptarse a empresas donde las existencias más antiguas deben venderse primero. El promedio ponderado puede ser más fácil cuando las unidades son idénticas y las compras ocurren con frecuencia. LIFO puede valer la pena evaluarlo para situaciones fiscales específicas en EE. UU., pero las implicaciones para los informes y el mantenimiento de registros requieren una revisión cuidadosa.
Luego, considere la información que necesita de sus informes. Un minorista que ajusta los precios en función de los costos de reposición actuales puede preferir FIFO. Un distribuidor que maneja miles de unidades similares puede priorizar la simplicidad del promedio ponderado. Una empresa con varias ubicaciones también debe confirmar que su proceso pueda realizar un seguimiento de las transferencias y los costos de los artículos de forma coherente en todos los almacenes.
La coherencia importa más que perseguir la cifra de beneficio más atractiva. Una vez que seleccione un método, aplíquelo de la misma manera de un período contable al siguiente. Los cambios pueden ser posibles, pero deben documentarse y revisarse con su profesional fiscal para que los informes anteriores, las declaraciones de impuestos y las decisiones de gestión sigan siendo comprensibles.
Mantenga los registros de inventario precisos entre recuentos
La valoración es tan fiable como las cantidades y costos en su sistema. Un método perfecto no puede arreglar el inventario que se recibió pero nunca se ingresó, que se vendió pero no se registró, o que se dañó sin un ajuste.
Utilice un flujo de trabajo claro cada vez que se muevan existencias. Registre las compras cuando se reciban los bienes, no semanas después cuando se revisa la factura del proveedor. Registre las ventas a medida que se cumplen los pedidos. Realice un seguimiento de las transferencias entre ubicaciones, las devoluciones de clientes, las devoluciones a proveedores y los ajustes de inventario por separado para que pueda ver por qué cambiaron las cantidades.
Un sistema de contabilidad en la nube puede ayudar conectando los movimientos de inventario con los registros financieros que los respaldan. En MyCloudBook, los ajustes de inventario y los movimientos de artículos se pueden registrar junto con las facturas, los gastos y los informes, lo que brinda a su equipo una visión más clara del valor de las existencias y los costos relacionados con las ventas.
Una rutina mensual de valoración de inventarios
Una revisión mensual detecta problemas mientras aún son fáciles de investigar. La siguiente rutina funciona bien para muchas pequeñas y medianas empresas:
- Revise los registros de recepción y las facturas de los proveedores para confirmar que las nuevas cantidades de existencias, los costos unitarios, los fletes, los descuentos y las devoluciones se ingresen correctamente.
- Compare los recuentos físicos o los recuentos cíclicos con las cantidades del sistema. Investigue las diferencias significativas en lugar de publicar un solo ajuste sin explicación.
- Revise los artículos de baja rotación, dañados, caducados u obsoletos. El inventario que no se puede vender a su costo registrado puede necesitar una amortización.
- Ejecute un informe de valoración de inventarios y compárelo con el saldo de inventario en su libro mayor. Las dos cifras deben conciliarse después de los ajustes aprobados.
No necesita contar cada artículo todos los meses. Muchas empresas utilizan recuentos cíclicos, verificando los artículos de alto valor o de rápida rotación con más frecuencia y contando el inventario completo al menos anualmente. El cronograma correcto depende del volumen de ventas, el riesgo de robo, la variedad de productos y el costo de interrupción durante un recuento completo.
Esté atento a los errores comunes de valoración
El problema más común es tratar el valor del inventario como un número estático. Los costos de los proveedores se mueven, los tipos de cambio pueden afectar a los bienes importados y los cargos por flete pueden llegar después del inventario mismo. Cree un proceso para actualizar los costos de entrega y revisar cambios de precios inesperados.
Otro error es ignorar la merma. El robo, la rotura, el deterioro y los errores de conteo reducen el inventario que puede vender. Registrar la merma rápidamente le brinda un margen más honesto y ayuda a las operaciones a identificar dónde ocurren las pérdidas.
También esté atento al inventario negativo. Cuando un sistema muestra unidades vendidas antes de que fueran recibidas, los cálculos de costos pueden distorsionarse. Investigue el problema de tiempo, corrija el orden de la transacción y capacite al equipo en el proceso de recepción y cumplimiento.
Utilice la valoración para tomar mejores decisiones operativas
Una vez que el valor del inventario es fiable, resulta útil más allá de la preparación de impuestos. Puede comparar el margen por artículo, identificar productos que inmovilizan efectivo sin venderse y planificar las compras basándose en la inversión real en existencias en lugar de conjeturas.
Un saldo de inventario alto no es automáticamente una señal de crecimiento. Puede significar que está preparado para la demanda, pero también puede significar que el efectivo está estancado en productos de baja rotación. Revise el valor del inventario junto con la velocidad de ventas, las órdenes de compra abiertas y la demanda de los clientes. Eso le brinda una imagen más práctica de qué reordenar, qué descontar o qué dejar de comprar.
Mantenga el proceso lo suficientemente simple para que su equipo lo siga todos los días. Una recepción precisa, ajustes oportunos, costos coherentes y una revisión periódica harán más por sus informes de inventario que un método complicado utilizado de forma incoherente. Cuando el valor de sus existencias coincide con la realidad, puede fijar precios con mayor confianza y mantener un control más estrecho sobre el efectivo.