إدارة المخزون التي تحافظ على حركة السيولة النقدية

يمكن للمستودع أو الغرف الخلفية أو أرفف التخزين المزدحمة أن تخفي مشكلة في التدفق النقدي. قد تكون المنتجات في حالة بيع مستمر، ولكن إذا كنت لا تعرف ما هو متاح فعلياً، وما تم تخصيصه للعملاء، وما يحتاج إلى إعادة طلب، فإن إدارة المخزون تصبح مجرد تخمين. هذا التخمين يؤدي إلى ضياع المبيعات، وعمليات الشراء المتسرعة، وتكدس المخزون، وتقارير لا تعكس ما تمتلكه الشركة بالفعل.

بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة، الهدف ليس بناء عملية سلسلة توريد معقدة، بل الاحتفاظ بسجلات دقيقة، واتخاذ قرارات شراء أفضل، ومعرفة تكلفة الأصناف المباعة. تمنح العملية الواضحة المالكين وفرق المالية وموظفي العمليات المعلومات التي يحتاجونها للتحرك قبل أن تؤثر مشكلة المخزون على العميل أو تستنزف رأس المال العامل.

ما الذي يجب أن توضحه لك إدارة المخزون الجيدة

المخزون هو أكثر من مجرد عد صناديق على رف. إنه أموال تم إنفاقها بالفعل ولم تتحول بعد إلى إيرادات. عندما تكون السجلات غير مكتملة، قد تبدو الشركة مربحة بينما يتم تجميد الكثير من السيولة النقدية في منتجات بطيئة الحركة.

يجب أن توضح عملية المخزون المفيدة الكمية الحالية لكل صنف، والتكلفة المرتبطة بذلك المخزون، وحركة الأصناف خلف تلك الأرقام. يجب أن تكون قادراً على رؤية متى تم استلام المخزون أو بيعه أو إرجاعه أو تحويله أو تعديله. هذا ينشئ سجلاً عملياً يربط العمليات اليومية بتقاريرك المالية.

على سبيل المثال، قد يكون لدى موزع 200 وحدة مدرجة في نظامه ولكن 165 وحدة فقط متاحة للبيع لأن 20 محجوزة لطلبات مفتوحة و15 تالفة. قد يكون لدى شركة تجزئة الكثير من المخزون بشكل عام ولكنها لا تزال تنفد من مقاسها أو لونها الأكثر مبيعاً. إجمالي قيمة المخزون وحدها لا تجيب على هذه الأسئلة التشغيلية.

يعتمد مستوى التفاصيل المناسب على عملك. قد تحتاج شركة تبيع بضعة أجزاء عالية القيمة إلى أرقام تسلسلية وتكاليف شراء وموافقة واضحة على كل تعديل. قد تحتاج شركة بها العديد من المستلزمات منخفضة التكلفة إلى مجموعات أصناف أبسط وجرد دوري. في كلتا الحالتين، يجب أن تتطابق السجلات مع عمليات الواقع بما يكفي لضمان التزام الموظفين بصيانتها.

ابدأ بسجلات أصناف نظيفة

تبدأ مراقبة المخزون الموثوقة قبل البيع الأول. يجب أن يكون لكل صنف اسم ثابت، ورمز داخلي، ووحدة قياس، ومعلومات تسعير. سجلات الأصناف المكررة تخلق ارتباكاً سريعاً. إذا أدخل موظف "كابل أزرق 10 أقدام" وأدخل آخر "10 أقدام كابل أزرق"، فقد يظهر النظام كميتين لنفس المنتج.

قم بإعداد سجلات الأصناف بحيث تتطابق اللغة مع كيفية شراء فريقك للمنتجات وتخزينها وبيعها. إذا كنت تشتري بالصندوق وتبيع بالوحدة، فحدد التحويل بوضوح. إذا كان نفس المنتج يأتي في عدة أحجام أو تنويعات، فقرر ما إذا كان كل تنويع يحتاج إلى سجل صنف خاص به. عادة ما تكون السجلات المنفصلة منطقية عندما يكون للصنف مستوى مخزون أو تكلفة أو سعر بيع خاص به.

تستحق معلومات التكلفة نفس القدر من الاهتمام. عندما يتغير سعر الشراء، يجب أن يفهم فريقك كيف يؤثر هذا التغيير على هوامش الربح. إذا كانت تكاليف الشحن، والرسوم الجمركية، والتغليف، أو غيرها من التكاليف المباشرة مهمة لعملك، فقرر كيف سيتم تسجيلها. لست بحاجة إلى تعقيد كل معاملة، ولكن تجاهل التكاليف المادية يمكن أن يجعل المبيعات التي تبدو مربحة أقل ربحية مما تظهر.

الحقول المخصصة يمكن أن تساعد الشركات أيضاً في تتبع المعلومات التي تهم سير عملهم، مثل أرقام أجزاء المورد، ومواقع الرفوف، ونقاط إعادة الطلب، أو فئات المنتجات. استخدمها بهدف. فالحقل الذي لا يقوم أحد بتحديثه أو مراجعته يضيف عملاً إضافياً فقط.

سجّل كل حركة مخزون عند حدوثها

أكثر مشاكل المخزون شيوعاً ليست سوى عد سيء، بل هي حركة غير مسجلة. يأخذ شخص ما أصنافاً لطلب عميل، أو ينقل مخزوناً إلى موقع آخر، أو يتلقى شحنة جزئية، أو يجد بضائع تالفة، ويتم التعامل مع المعاملة مادياً ولكن لا يتم إدخالها أبداً في النظام.

اجعل تحديثات المخزون جزءاً من العمل نفسه. يجب أن ينشئ استلام المخزون إيصالاً أو سجل شراء. يجب أن يقلل شحن الطلب من المخزون المتاح من خلال عملية المبيعات. يجب أن يكون للمرتجعات والتحويلات والأصناف التالفة أنواع معاملات واضحة بدلاً من التعامل معها بملاحظات غير رسمية أو تصحيحات متأخرة.

تعديلات المخزون ضرورية، ولكن يجب استخدامها بحذر. يمكن للتعديل تصحيح فرق في العدد، أو شطب بضائع تالفة، أو حساب عينة منتج. لا ينبغي أن تصبح الطريقة الروتينية لجعل أرقام المخزون تبدو صحيحة. إذا كانت التعديلات تحدث بشكل متكرر لنفس الأصناف، فابحث عن السبب. قد تكون المشكلة في أخطاء الاستلام، أو مواقع التخزين غير الواضحة، أو السرقة، أو وحدات القياس غير الصحيحة، أو المبيعات التي تتم معالجتها خارج النظام.

امنح أعضاء الفريق صلاحية الوصول بناءً على دورهم. قد يحتاج موظف المستودع إلى استلام المخزون وتسجيل تحويل. قد يوافق المدير على التعديلات الكبيرة. قد يحتاج المحاسب إلى مراجعة الأثر المالي دون تغيير الكميات الفعلية. تساعد صلاحية وصول المستخدم الواضحة على حماية السجلات مع السماح للعمل بالمضي قدماً دون تأخير.

استخدم نقاط إعادة الطلب دون خلق مخزون زائد

إعادة الطلب في وقت متأخر يخلق نفاداً في المخزون وعملاء غير راضين. إعادة الطلب في وقت مبكر جداً يمكن أن يترك السيولة النقدية مخزنة على الأرفف. تمنح نقطة إعادة الطلب فريقك محفزاً عملياً بين هاتين المخاطرتين.

ابدأ بمتوسط الطلب خلال فترة توريد المورد. إذا كنت تبيع 10 وحدات في الأسبوع وعادة ما يستغرق موردك ثلاثة أسابيع للتسليم، فأنت بحاجة إلى 30 وحدة على الأقل لتغطية الطلب المتوقع. ثم أضف مقدار أمان معقول للشحنات المتأخرة أو تغيرات الطلب. يعتمد مستوى الأمان الأفضل على مدى قابلية التنبؤ بالمبيعات، ومدى سرعة إعادة التخزين، ومدى تكلفة نفاد المخزون.

لا تعامل نقاط إعادة الطلب كأرقام دائمة. راجعها عندما تتغير أنماط المبيعات، أو يغير المورد فترات التوريد، أو يصبح المنتج موسمياً. نقطة إعادة الطلب التي نجحت العام الماضي قد تسبب مخزوناً زائداً هذا العام.

يساعد أيضاً فصل الأصناف سريعة الحركة عن بطيئة الحركة. قد تستحق منتجاتك الأكثر شعبية مراجعة متكررة ومراقبة مخزون أكثر صرامة. قد تحتاج الأصناف بطيئة الحركة إلى كميات شراء أصغر، أو معالجة خاصة للطلبات، أو قرار بإيقافها. الهدف ليس تخزين كل شيء في جميع الأوقات، بل تخزين الأصناف الصحيحة بمستويات تدعم المبيعات المربحة.

جرد المخزون وفق جدول زمني يناسب عملك

حتى مع إدخال المعاملات المنضبط، تظل عمليات الجرد الفعلية مهمة. فهي تؤكد أن سجلات النظام تطابق ما هو متاح بالفعل. انتظار عملية جرد سنوية كبيرة واحدة يمكن أن يخلق اضطراباً مؤلماً ويترك الأخطاء دون معالجة لفترة طويلة جداً.

غالباً ما يكون الجرد الدوري خياراً أفضل للشركات النامية. بدلاً من جرد كل صنف في يوم واحد، قم بجرد أصناف مختارة بانتظام. يمكن جرد المنتجات عالية القيمة وسريعة الحركة بشكل متكرر، بينما يمكن جرد الأصناف المستقرة منخفضة القيمة بشكل أقل تكراراً. يجد هذا النهج المشكلات في وقت أبكر ويوزع عبء العمل على مدار العام.

عندما يظهر فرق في الجرد، تجنب تغيير الرقم فوراً والمضي قدماً. تحقق من الاستلامات والمبيعات والمرتجعات والتحويلات الأخيرة أولاً. تأكد من كود الصنف ووحدة القياس. ثم سجل تعديلاً مع سبب واضح إذا كان الفرق حقيقياً. بمرور الوقت، يمكن أن تكشف أسباب التعديلات هذه عن الأماكن التي تحتاج إلى تحسينات في العملية.

اربط قرارات المخزون بالمبيعات والربحية

تكون سجلات المخزون أكثر قيمة عندما تساعدك في اتخاذ القرارات، وليس عندما تنتج تقريراً عن الكمية فقط. راجع المبيعات حسب الصنف جنباً إلى جنب مع المخزون المتاح، وتاريخ الشراء، وإجمالي الربح. يساعد هذا في تحديد الأصناف التي تستحق المزيد من رأس المال وتلك التي تستهلك مساحة دون إنتاج عائد كافٍ.

بالنسبة للشركات التي تستخدم المخزون في المشاريع، فإن الرؤية على مستوى المشروع مهمة أيضاً. يمكن للمشروع أن يحقق إيرادات قوية ولكنه يظل ضعيف الأداء إذا كانت التكاليف المادية أعلى من المتوقع أو لم يتم تسجيل الإمدادات بدقة. يمنح تتبع حركات المخزون جنباً إلى جنب مع دخل المشروع ومصاريفه المديرين رؤية أوضح لأرباح المشروع الفعلية.

يساعد MyCloudBook الشركات في الاحتفاظ بحركات المخزون، والفواتير، والمصاريف، والمدفوعات، والتقارير في نظام سحابي واحد. عندما تدعم نفس السجلات كلاً من العمل التشغيلي والتقارير المالية، تقضي الفرق وقتاً أقل في تسوية جداول البيانات المنفصلة ومزيداً من الوقت في معالجة الاستثناءات التي تحتاج إلى اهتمام.

ابنِ عملية يمكن لفريقك اتباعها

أفضل عملية مخزون هي تلك التي يمكن لفريقك تكرارها في يوم مزدحم. وثّق من يستلم المنتجات، ومن ينشئ سجلات الأصناف، ومن يوافق على التعديلات، ومتى يتم إكمال عمليات الجرد. اجعل التعليمات قصيرة وعملية. العملية الواضحة أكثر فائدة من سياسة مفصلة لا يراجعها أحد.

راجع تقاريرك بانتظام، ولكن ركز على الإجراءات. ابحث عن الأصناف منخفضة المخزون، والكميات السالبة، والتعديلات غير العادية، والمخزون المتقادم، والمنتجات ذات الهوامش المتناقصة. يمكن لمراجعة أسبوعية قصيرة أن تمنع العديد من المفاجآت المكلفة التي تظهر بخلاف ذلك في نهاية الشهر.

إدارة المخزون لا تحتاج إلى أن تشعر وكأنها عبء إداري آخر. عندما يتم تسجيل نشاط المخزون أثناء حدوث العمل وتكون التقارير سهلة الفهم، يصبح المخزون مصدراً للسيطرة. يمكن أن تستند عملية الشراء التالية ووعد العميل وقرار التدفق النقدي إلى ما يحدث بالفعل في العمل.