قد يبدو المشروع مشغولاً، وممولاً بشكل جيد، ومربحاً حتى تتم مراجعة الأرقام. قد يكون إجمالي الفاتورة مرتفعاً، ولكن العمل الإضافي، والمواد، والمقاولون من الباطن، والسفر، والمشتريات الصغيرة غير المخطط لها يمكن أن تستهلك هامش الربح بهدوء. ولهذا السبب فإن تتبع تكاليف المشاريع بشكل منفصل هو مسألة عملية لأي شركة تقدم خدماتها عن طريق الوظيفة، أو العقد، أو ارتباط العميل، أو المرحلة.
عندما تندرج جميع النفقات في فئة نفقات عامة واحدة، فمن الصعب معرفة أي الوظائف تدعم العمل وأيها تستنزف السيولة النقدية. يمنح تتبع تكاليف المشاريع بشكل منفصل الملاك والمديرين إجابة أوضح بينما لا يزال هناك وقت لاتخاذ قرار أفضل.
لماذا يتم تتبع تكاليف المشاريع بشكل منفصل عن النفقات العامة؟
تخبرك قائمة الأرباح والخسائر ما إذا كانت الشركة قد ربحت أموالاً خلال شهر أو ربع سنة أو عام. لكنها لا تخبرك دائماً بالسبب. إذا كانت هناك ثلاثة مشاريع نشطة في نفس الشهر، فإن إجمالي واحد للعمالة أو الإمدادات أو مدفوعات المقاولين لا يمكنه إظهار المكان الذي تنتمي إليه تلك التكاليف.
إن تخصيص التكاليف لمشاريع فردية يربط الإيرادات بالعمل المطلوب لكسبها. يمكنك رؤية المبلغ المفوتر، والتكاليف المباشرة المتكبدة، وهامش الربح المتبقي لكل وظيفة. هذا يحول سجل محاسبي واسع إلى معلومات تشغيلية مفيدة.
على سبيل المثال، قد يكمل مقاول عمليتي تجديد مطبخ بقيم تعاقدية متشابهة. يسير مشروع واحد بسلاسة مع عمالة ومواد مخططة. ويتطلب الآخر زيارات إضافية، ورسوم توصيل عاجلة، وساعات إضافية للمقاولين من الباطن. بدون تتبع منفصل، قد تبدو كلتا الوظيفتين ناجحتين لأن إجمالي الإيرادات الشهرية يبدو قوياً. مع تكاليف مستوى المشروع، يمكن للفريق رؤية أن الوظيفة الثانية تحتاج إلى اهتمام قبل أن يؤثر نفس النمط على التقدير التالي.
هذا المستوى من التفاصيل مفيد خارج نطاق البناء. يمكن لوكالة تسويق مقارنة تكاليف الحملات حسب العميل. يمكن لشركة استشارات مراجعة وقت الموظفين والسفر حسب الارتباط. يمكن لشركة تجارية تحديد تكاليف الشراء، والشحن، والمناولة المرتبطة بطلب العميل أو مشروع مبيعات خاص.
تقديرات أفضل تبدأ بالتكاليف الفعلية
تنشئ العديد من الشركات عروض أسعار بناءً على الخبرة، وأسعار الموردين، وهامش ربح مستهدف معقول. هذه نقطة بداية ضرورية، ولكن التقديرات تصبح أكثر موثوقية بكثير عند التحقق منها مقابل العمل المنجز.
تظهر سجلات المشاريع المنفصلة ما إذا كانت العمالة تستغرق وقتاً أطول من المخطط له باستمرار، أو ما إذا كانت المواد تُهدر، أو ما إذا كانت طلبات التغيير يتم إكمالها دون فوترة إضافية كافية. بدلاً من التخمين في عرض الأسعار التالي، يمكنك استخدام سجل التكلفة من مشاريع مماثلة لتحديد الأسعار بثقة أكبر.
الهدف ليس جعل كل تقدير متطابقاً. تختلف الوظائف حسب الموقع، ومتطلبات العميل، والجدول الزمني، والنطاق. الهدف هو فهم محركات التكلفة التي تغير هامش ربحك. يمكن للشركة التي تعرف تكاليف العمالة والمواد الفعلية أن تقرر ما إذا كانت سترفع الأسعار، أو تعدل النطاق، أو تتفاوض على شروط الموردين، أو ترفض العمل الذي لا يلبي الحد الأدنى لهامش الربح.
هذا يحسن أيضاً المحادثات بين فرق المبيعات والعمليات والتمويل. يمكن لفرق المبيعات رؤية حدود الخصم. يمكن لمديري المشاريع الإبلاغ عن العمل الخارج عن النطاق المتفق عليه. يمكن لفرق التمويل تحديد ما إذا كانت التكلفة قابلة للفوترة، أو متوقعة، أو استثناءً يحتاج إلى موافقة.
اكتشف مشاكل الميزانية قبل انتهاء المشروع
تقرير المشروع المكتمل ذو قيمة، ولكن من المفيد أكثر رؤية التكاليف بينما لا يزال العمل نشطاً. قد يكون الانتظار حتى إرسال الفاتورة النهائية متأخراً جداً لاسترداد تجاوز التكاليف.
تساعد مقارنة التكاليف المدرجة في الميزانية بالتكاليف الفعلية بانتظام الفرق على اكتشاف علامات التحذير مبكراً. ربما وصلت المواد إلى 80% من الميزانية على الرغم من اكتمال نصف العمل فقط. ربما كانت فاتورة المقاول من الباطن أعلى من المبلغ المعتمد. ربما لم يتم فوترة طلب تغيير وافق عليه العميل بعد.
هذه المشكلات لا تعني دائماً أن المشروع سيخسر المال. أحياناً يتم تبرير تكلفة أعلى بتاريخ إنجاز أسرع، أو تحسين الجودة، أو علاقة عميل طويلة الأمد. النقطة هي اتخاذ هذا الاختيار عمداً. يمنح تتبع التكلفة المنفصل الشخص المسؤول عن المشروع الحقائق اللازمة للتصرف.
يمكن لمراجعة أسبوعية بسيطة أن تركز على ثلاثة أسئلة: ما الذي تمت فوترته؟ ما الذي تم إنفاقه؟ ما هي التكاليف أو الفواتير التي لا تزال متوقعة؟ هذا الإيقاع يجعل ربحية المشروع أسهل في الإدارة من تمرين محاسبي في اللحظة الأخيرة.
فوترة بدقة وحماية التدفق النقدي
ترتبط تكاليف المشروع والفوترة ارتباطاً وثيقاً. إذا لم يسجل الموظفون أو المديرون النفقات مقابل المشروع الصحيح، فقد يتم تفويت البنود القابلة للفوترة. قد يتم دفع إيصال للمواد، أو رسوم الأميال، أو دفعة مقاول من قبل الشركة ولكن لا يتم تمريرها أبداً إلى العميل.
تدعم السجلات المنفصلة أيضاً فواتير أكثر وضوحاً. عندما يسأل العميل عما تغطيه الرسوم، يمكن لفريقك مراجعة وثائق المشروع ذات الصلة، والنفقات، والعمل المنجز بدلاً من البحث عبر المعاملات العامة. هذا يقلل من تأخيرات الفوترة ويساعد في حل الأسئلة مع تقليل الأخذ والرد والرد.
يستفيد التدفق النقدي أيضاً. لا يزال المشروع المربح يمكن أن يخلق ضغطاً إذا تم دفع النفقات قبل أن يدفع العميل الفاتورة بفترة طويلة. من خلال مراجعة تكاليف المشروع جنباً إلى جنب مع حالة الفاتورة، يمكن لأصحاب الأعمال رؤية الوظائف التي تتطلب إيداعاً، أو فوترة مرحلية، أو متابعة أسرع للمدفوعات المتأخرة.
بالنسبة للعمل بسعر ثابت، تحمي هذه الرؤية هامش الربح. بالنسبة للعمل بالوقت والمواد، فهي تحمي اكتمال الفوترة. في كلتا الحالتين، لا ينبغي معاملة التكاليف كفكرة لاحقة بمجرد إنشاء فاتورة العميل.
منح الفرق ملكية أوضح دون جعل المحاسبة أكثر صعوبة
تتبع التكاليف حسب المشروع لا يتطلب من كل موظف أن يصبح محاسباً. إنه يتطلب عملية متسقة تطابق كيفية عمل الشركة.
ابدأ بمنح كل مشروع اسماً أو رمزاً واضحاً. عند إدخال فاتورة، أو نفقة، أو دفعة، أو حركة مخزون، أو استرداد لموظف، قم بتعيينها لذلك المشروع عند الاقتضاء. إذا كانت التكلفة تدعم عدة وظائف، فاستخدم طريقة توزيع عادلة وقم بتوثيقها. قد يتم توزيع العمالة حسب ساعات العمل، بينما قد يتم تعيين المعدات المشتركة أو النفقات العامة باستخدام قاعدة داخلية متسقة.
لا ينبغي إجبار كل نفقة على مشروع. الإيجار، وبرامج المكتب العامة، والتأمين على مستوى الشركة هي عادة تكاليف عامة. لا تزال مهمة عند تحديد التسعير العام وقياس ربحية الشركة، ولكن تعيين كل نفقة مشتركة لوظيفة يمكن أن يخلق عملاً أكثر من البصيرة.
يعتمد المستوى الصحيح من التفاصيل على عملك. قد تحتاج الشركة ذات الوظائف القصيرة والقابلة للتكرار فقط إلى تكاليف العمالة المباشرة والمواد والمقاولين من الباطن. قد تحتاج الشركة التي تدير مشاريع طويلة ومعقدة إلى مراحل، وميزانيات، وأوامر شراء، وأوامر تغيير، وتتبع منفصل للنفقات القابلة للفوترة مقابل غير القابلة للفوترة. ابدأ بالتكاليف التي تؤثر بشكل أكبر على هامش ربحك، ثم أضف تفاصيل عندما تدعم قراراً.
بناء عملية سيستخدمها الناس بالفعل
يعتمد أفضل تقرير للمشاريع على إدخالات دقيقة وفي الوقت المناسب. إذا ظلت الإيصالات في الشاحنات، أو صناديق الوارد، أو أدراج المكتب لأسابيع، فإن المديرين يتخذون قرارات بمعلومات قديمة.
حدد توقعاً بسيطاً لموعد تسجيل التكاليف. على سبيل المثال، يمكن للموظفين تقديم الإيصالات في يوم الشراء، ويمكن للمديرين الموافقة على الفواتير مرتين في الأسبوع، ويمكن لقادة المشاريع مراجعة تقارير وظائفهم كل يوم جمعة. استخدم الحقول المطلوبة أو قواعد التسمية الواضحة بحيث يتم تعيين المعاملات بشكل متسق.
يساعد أيضاً الاحتفاظ بالمستندات الداعمة مع السجل المالي. يمكن لفاتورة المورد، أو موافقة العميل، أو الإيصال، أو أمر التغيير الإجابة على الأسئلة بسرعة عند مراجعة التكلفة لاحقاً. تجعل أدوات المحاسبة السحابية هذا أسهل من خلال إبقاء النفقات، والمستندات، والفواتير، وسجلات المشاريع في متناول أعضاء الفريق المناسبين من أي مكان يعملون فيه.
تساعد MyCloudBook الشركات في تجميع هذه السجلات اليومية معاً، بحيث يمكن للفرق تتبع النفقات وأرباح المشاريع دون التنقل بين جداول البيانات غير المرتبطة وملفات المحاسبة. النتيجة المفيدة ليست المزيد من البيانات. إنها رؤية أسرع لما يربحه كل مشروع وما يكلفه.
استخدم نتائج المشاريع لاتخاذ قرارات عمل أفضل
مع مرور الوقت، تكشف سجلات تكاليف المشاريع عن أنماط لا يمكن لتقرير على مستوى الشركة كشفها. قد تجد أن خدمة معينة لها هامش ربح قوي، أو أن نوع عميل واحد يسبب تغييرات متكررة في النطاق، أو أن السعر المنخفض للمورد يتم تعويضه بمشاكل التسليم والعمالة الإضافية.
يمكن لهذه النتائج تشكيل قرارات حقيقية. قد تقوم بمراجعة شروط العقد، أو طلب ودائع على وظائف معينة، أو توحيد الحزم المربحة، أو تدريب الموظفين على مشكلة متكررة، أو تحديد حد أدنى لقيمة المشروع. يمكنك أيضاً مكافأة مديري المشاريع على حماية الجودة وهامش الربح، بدلاً من التركيز فقط على تواريخ الإكمال.
التتبع المنفصل لا يتعلق بلوم فريق عندما تتجاوز الوظيفة الميزانية. يمكن أن تتغير المشاريع لأسباب وجيهة. يتعلق الأمر بإنشاء سجل موثوق لما حدث، حتى يستند القرار التالي إلى الحقائق بدلاً من الذاكرة.
لا تحتاج الشركة إلى بيانات تكلفة مثالية في اليوم الأول. إنها تحتاج إلى طريقة متسقة لربط الأموال المنفقة بالعمل الذي يتم تقديمه. بمجرد أن يكون هذا الاتصال مرئياً، يصبح كل مشروع مكتمل أكثر من مجرد عمل منتهٍ - بل يصبح نقطة بداية أفضل للوظيفة المربحة التالية.