إن تكلفة شراء مستلزمات بقيمة 42 دولاراً، أو وجبة غداء عمل، أو اشتراك في برنامج، أو تعويض عن الأميال، كلها يمكن أن تظهر في كشف حسابك البنكي بنفس الطريقة. لكن لا ينبغي لها أن تقع في نفس فئة النفقات. فعندما تقوم بتصنيف نفقات الأعمال القابلة للخصم بشكل متسق، يمكنك معرفة أوجه إنفاق أموال عملك، وإعداد تقارير مالية أكثر دقة، وجعل فترة الإقرارات الضريبية أقل توتراً بكثير.
الهدف ليس إجبار كل معاملة على الدخول في دليل حسابات معقد. بل هو إنشاء نظام عملي يمكن لفريقك استخدامه كل يوم، نظام يمنح محاسبك والمتخصص الضريبي التفاصيل التي يحتاجونها دون تحويل إدخال الإيصالات إلى مشروع بحثي.
ابدأ بغرض العمل، وليس اسم المورد
نادراً ما يروي اسم المورد القصة الكاملة. فقد تكون التكلفة من متجر كبير عبارة عن مستلزمات مكتبية، أو مخزون، أو مواد تنظيف، أو معدات، أو عملية شراء شخصية لا ينبغي أن تكون في دفاتر الأعمال على الإطلاق. وبالمثل، قد يقوم بائع تجزئة عبر الإنترنت بفوترتك مقابل برامج، أو قطع غيار، أو مواد ترويجية، أو مخزون لإعادة البيع.
قبل تعيين فئة، اطرح سؤالاً مباشراً واحداً: ما الذي حصلت عليه الشركة، ولماذا كانت هناك حاجة إليه؟ يجب أن تصف الإجابة المعاملة بمصطلحات تشغيلية. "حبر طابعة للمكتب" أوضح من "شراء من متجر". و"مواد مستخدمة لإتمام مشروع جونسون" أفضل من "مستلزمات".
هذا التمييز مهم لأن فئات المحاسبة تخدم وظيفتين. فهي تساعدك على إدارة عملك خلال العام، وتساعدك في تنظيم المعلومات لإعداد الضرائب. لذلك، يجب أن تكون الفئة محددة بما يكفي لشرح الإنفاق، ولكن عامة بما يكفي ليتمكن الموظفون من اختيارها بشكل صحيح دون تخمين.
أنشئ فئات يمكن لفريقك استخدامها باستمرار
معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم لا تحتاج إلى عشرات حسابات النفقات. ابدأ بالتكاليف المتكررة التي تؤثر بشكل ملموس على تدفقك النقدي، أو تكاليف الوظائف، أو قيمة المخزون، أو التقارير الضريبية. اجعل أسماء الفئات واضحة وسهلة التعرف عليها.
تشمل فئات التشغيل الشائعة ما يلي:
- الإعلانات والتسويق، بما في ذلك الإعلانات المدفوعة، والمطبوعات الترويجية، والرعاية، وحملات المواقع الإلكترونية
- نفقات المكتب، مثل المستلزمات الصغيرة، والبريد، وحبر الطابعة، والمشتريات الإدارية الروتينية
- البرامج والاشتراكات، بما في ذلك أدوات المحاسبة، والتخزين السحابي، ومنصات الجدولة، وتطبيقات الأعمال
- الرسوم المهنية، بما في ذلك الخدمات القانونية، والمحاسبية، والاستشارية، والخدمات الخارجية المتخصصة
- الإيجار، والمرافق، والتأمين، والرسوم البنكية، والهاتف، والإنترنت، والإصلاحات، والصيانة
- السفر، والوجبات، وتكاليف المركبات، وأجور الموظفين، ومدفوعات المقاولين، ومزايا الموظفين
يعتمد مستوى التفاصيل المناسب على كيفية إدارتك لعملك. قد ترغب شركة استشارات في تخصيص فئات منفصلة للمقاولين من الباطن، وسفر المشاريع، والبرامج لأن هذه التكاليف تؤثر على هوامش ربح المشروع. قد تحتاج شركة تجارية إلى فصل تكاليف الشحن الداخلي، وتكاليف المستودعات، ومشتريات المخزون. وقد يكون مكتب صغير مكتفياً بفئة واحدة لنفقات المكتب بدلاً من حسابات منفصلة لكل نوع من القرطاسية.
تجنب الفئات المتداخلة. على سبيل المثال، إذا أنشأت كلاً من "مستلزمات مكتبية" و"مستلزمات عامة"، فسيختار أعضاء الفريق فئات مختلفة لنفس المشتريات. اختر تسمية واحدة، وعرفها في ملاحظة داخلية قصيرة، واستخدمها في كل مرة.
افصل نفقات التشغيل عن المخزون والأصول
هذا واحد من أكثر التمييزات فائدة. ليست كل عملية شراء تجارية هي نفقة تشغيلية فورية.
يتم تتبع المخزون المشتري لإعادة البيع عادةً كمخزون بدلاً من تسجيله مباشرة في حساب مصروفات عند شرائه. وتتحول تكلفته عادةً إلى تكلفة البضاعة المباعة عندما يتم بيع العنصر. وهذا يمنحك رقم ربح إجمالي أكثر دقة ويساعد في منع عملية شراء كبيرة للمخزون من جعل شهر واحد يبدو غير مربح بشكل مصطنع.
تتطلب المشتريات طويلة الأجل معاملة مختلفة أيضاً. فقد يكون الكمبيوتر، أو المركبة، أو الآلة، أو مجموعة الأثاث، أو أي عنصر مهم آخر أصلاً ثابتاً بدلاً من مصروف روتيني. يمكن أن تختلف المعالجة الضريبية بناءً على العنصر، والتكلفة، والاستخدام التجاري، والقواعد الضريبية الحالية. سجل عملية الشراء بوضوح، واحتفظ بالفاتورة، ودع متخصص الضرائب لديك يقدم المشورة بشأن الإهلاك أو خيارات الخصم المتاحة.
بالنسبة للشركات التي تستخدم المشاريع، قد تحتاج المواد والعمالة الخارجية أيضاً إلى تخصيصها للمشروع ذي الصلة. تتيح لك هذه الخطوة حساب أرباح وتكاليف كل مشروع بدلاً من رؤية الإنفاق على مستوى الشركة ككل فقط.
عملية عملية لتصنيف نفقات الأعمال القابلة للخصم
استخدم نفس عملية المراجعة القصيرة لكل معاملة. فهي تحافظ على استمرارية مسك الدفاتر اليومية مع تقليل أخطاء التصنيف.
أولاً، تأكد من أن المعاملة كانت للعمل وليس للاستخدام الشخصي. لا ينبغي معاملة المصاريف الشخصية كنفقات أعمال قابلة للخصم لمجرد سدادها من بطاقة عمل. إذا كان للشراء استخدام تجاري وشخصي، فوثق الجزء الخاص بالعمل وناقش المعالجة الصحيحة مع متخصص الضرائب لديك.
بعد ذلك، قرر ما إذا كان الشراء عبارة عن تكلفة تشغيل حالية، أو مخزون، أو تكلفة مشروع، أو أصلاً، أو دفعة لسداد فاتورة قائمة أو التزام. تعد مدفوعات بطاقات الائتمان، وسداد القروض، والتحويلات بين حسابات العمل، وسحوبات المالك أمثلة على المعاملات التي غالباً لا ينبغي تسجيلها كمصروف جديد.
ثم قم بتعيين أوضح فئة متاحة وأرفق الإيصال أو الفاتورة. أدرج ملاحظة موجزة عندما لا يكون غرض العمل واضحاً من الوثيقة. بالنسبة للوجبة، سجل من حضر وموضوع النقاش التجاري. بالنسبة للسفر، حدد الغرض من الرحلة. بالنسبة لفاتورة مقاول، أدرج المشروع أو الخدمة المقدمة.
أخيراً، راجع المعاملات غير المصنفة أسبوعياً. فانتظار نهاية العام يجعل من الصعب تذكر الغرض من التكلفة، خاصة عندما يكون وصف البنك غامضاً.
تعامل مع المناطق الرمادية بعناية إضافية
بعض النفقات شائعة ولكنها تتطلب مزيداً من التوثيق أو التقدير. وهنا تحميك السجلات الدقيقة وتجعل المشورة الضريبية المهنية أكثر فائدة.
الوجبات، والترفيه، والهدايا
يمكن خصم وجبات العمل في بعض الظروف، ولكن القواعد وحدود الخصم تعتمد على الحقائق. غالباً ما يعامل الترفيه بشكل مختلف عن الوجبات. احتفظ بالإيصال المفصل وسجل غرض العمل، والحضور، والتاريخ. لا تعتمد على كشف حساب بطاقة الائتمان وحده عندما يوفر الإيصال التفاصيل اللازمة لدعم المعاملة.
قد تخضع هدايا العمل أيضاً للحدود. أنشئ فئة منفصلة إذا كانت الهدايا جزءاً منتظماً من عملية المبيعات أو علاقة العملاء، بدلاً من خلطها في التسويق العام.
تكاليف المركبات والأميال
إذا كنت تستخدم مركبة للعمل، فإن التتبع الدقيق للأميال غالباً ما يكون أكثر قيمة من محاولة إعادة بناء الرحلات لاحقاً. سجل التاريخ، والوجهة، والغرض التجاري، والأميال المقطوعة. اعتماداً على وضعك، قد تستخدم طريقة الأميال أو تتبع تكاليف المركبة الفعلية، ولكن أفضل نهج يعتمد على المركبة، والملكية، ونسبة الاستخدام التجاري، والقواعد الضريبية.
افصل التنقل بين المنزل والعمل عن رحلات العمل. القيادة من المنزل إلى موقع عمل منتظم لا تعتبر تلقائياً أميال عمل. قد يتم التعامل مع الرحلات بين مواقع العمل، وزيارات العملاء، وجولات شراء المستلزمات، وغيرها من رحلات العمل المؤهلة بشكل مختلف.
المكتب المنزلي وتكاليف الاستخدام المختلط
تتمتع خصومات المكتب المنزلي بمتطلبات محددة، وقد يكون لفاتورة الإنترنت أو الهاتف في المنزل استخدام شخصي وتجاري. لا تسجل فاتورة المنزل بالكامل كنفقة تجارية كإجراء افتراضي. تتبع الجزء التجاري، واحتفظ بسجلاتك الداعمة، واسأل متخصص الضرائب لديك عن كيفية التعامل مع الخصم.
ينطبق نفس المبدأ على المعدات المستخدمة جزئياً في المنزل، والاشتراكات المشتركة مع أفراد العائلة، والمركبات الشخصية. التخصيص الواضح أكثر قابلية للدفاع عنه من التقدير الذي يتم بعد وقوع الحدث.
اجعل الإيصالات جزءاً من سير العمل
المعاملة المصنفة بدون مستندات داعمة تظل غير مكتملة. تحكي الإيصالات، والفواتير، والعقود، وسجلات الأميال، وتأكيدات الدفع القصة وراء الأرقام. كما أنها تقلل من أسئلة المتابعة عندما يقوم محاسبك بإغلاق الشهر أو يقوم مُعد الضرائب بمراجعة العام.
أنشئ معياراً بسيطاً: قدم الإيصال عند إجراء الشراء، واختر فئة، وأضف ملاحظة إذا لزم الأمر، وعين مشروعاً أو عميلاً عند الحاجة. إذا كان بإمكان العديد من الأشخاص الشراء نيابة عن الشركة، فامنحهم إمكانية الوصول إلى نفس العملية وقائمة الفئات.
يمكن لـ MyCloudBook المساعدة في مركزية هذا العمل من خلال التقاط الإيصالات كنفقات، وتخزين المستندات مع المعاملات، والسماح للفرق باستخدام حقول مخصصة لتفاصيل مثل المشروع، أو القسم، أو الموقع، أو حالة الموافقة. الهدف ليس إضافة المزيد من الخطوات. الهدف هو الحفاظ على الإيصال، والفئة، وسياق العمل معاً بينما لا تزال التفاصيل حديثة.
راجع فئاتك قبل موسم الضرائب
المراجعة الشهرية أكثر فائدة من التنظيف مرة واحدة في السنة. قارن فئات النفقات بالأشهر السابقة، وتحقق من الإجماليات المرتفعة بشكل غير عادي، وابحث عن المعاملات الموجودة في "غير مصنف" أو حساب متنوع عام. راجع نشاط المورد أيضاً. فقد تكشف الرسوم المتكررة لنفس المورد عن اشتراك لم تعد تستخدمه أو تكلفة تستحق فئتها الخاصة.
قبل إرسال السجلات إلى متخصص الضرائب لديك، تأكد من فصل المعاملات الشخصية، وإرفاق الإيصالات حيثما دعت الحاجة، واكتمال سجلات الأميال، وعدم خلط مشتريات المخزون والأصول بنفقات التشغيل الروتينية. يمكن حينئذٍ للمتخصص الضريبي التركيز على تطبيق القواعد الضريبية الحالية بدلاً من محاولة فك تشفير تاريخ المعاملات غير المكتمل.
يجب أن يجعل نظام النفقات المفيد العمل العادي أسهل: ادفع فاتورة، والتقط الإيصال، واختر الفئة، واستمر في عملك. عندما تعكس فئاتك كيفية عمل شركتك فعلياً، تصبح تقاريرك أكثر وضوحاً، وتصبح مشاريعك أسهل في التقييم، ويكون لكل سؤال في موسم الضرائب نقطة بداية.