يقول أحد الموردين إن السعر قد تغير. يقوم أحد أعضاء الفريق بطلب إمدادات دون التحقق من الميزانية. ثم تصل الفاتورة بعد إغلاق الشهر. هذه مشكلات يومية تواجه الشركات النامية، وتوفر لك أوامر الشراء طريقة عملية لمنعها قبل خروج الأموال من الشركة.
يُنشئ أمر الشراء، الذي يُطلق عليه غالبًا PO، سجلاً واضحًا لما وافقت شركتك على شرائه، وممن، وبأي سعر، وبأي شروط. إنه ليس مجرد عمل ورقي إضافي من أجل الأوراق. عند استخدامه باستمرار، فإنه يساعد الملاك وفرق المالية في التحكم في الإنفاق، واستلام البضائع الصحيحة، ودفع فواتير الموردين بثقة.
ما تقدمه أوامر الشراء لشركتك
أمر الشراء هو مستند يرسله المشتري إلى المورد قبل إتمام عملية الشراء. وهو ينص على العناصر أو الخدمات المطلوب شراؤها، والكميات، والأسعار المتفق عليها، وتفاصيل التسليم، وشروط الدفع، ورقم أمر شراء فريد. بمجرد أن يقبله المورد، يمكن أن يكون المستند بمثابة اتفاقية رسمية بين الطرفين.
بالنسبة للشركات الصغيرة، القيمة المباشرة هي الرؤية. بدلاً من معرفة عملية الشراء عند استحقاق الفاتورة، فأنت تعرف الالتزام بمجرد الموافقة على الطلب. هذا مهم عندما يكون النقد شحيحًا، أو يتحرك المخزون بسرعة، أو عندما يمكن للعديد من الموظفين تقديم الطلبات.
تنشئ أوامر الشراء أيضًا مسارًا موثوقًا لسجلاتك. إذا كانت فاتورة المورد تتضمن سعر وحدة أعلى، أو رسوم شحن لم تتم الموافقة عليها، أو عناصر لم تستلمها مطلقًا، فإن أمر الشراء يمنح فريقك شيئًا محددًا للتحقق منه. النتيجة هي مفاجآت دفع أقل ووقت أقل في البحث عبر سلاسل البريد الإلكتروني.
عملية بسيطة لأمر الشراء
أفضل عملية هي التي سيتبعها فريقك بالفعل. قد يكون من المنطقي وجود سلسلة موافقة من خمس طبقات لشركة كبيرة ذات قواعد شراء صارمة، ولكنها قد تؤدي إلى إبطاء عمل شركة مكونة من 10 موظفين. تحتاج معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم إلى عملية واضحة تحدد المسؤولية دون تحويل الطلبات الروتينية إلى عنق زجاجة.
ابدأ بالطلب
يحدد الموظف أو القسم ما هو مطلوب: مخزون لإعادة البيع، مواد لوظيفة ما، برمجيات، معدات، أو خدمة خارجية. يجب أن يذكر الطلب المورد، والعناصر، والكميات، والتكلفة المتوقعة، والسبب التجاري للشراء. بالنسبة لأعمال المشاريع، قم بتضمين اسم المشروع أو رقم الوظيفة حتى يمكن تتبع التكلفة مقابل الأرباح المتوقعة.
المراجعة قبل إرسال أمر الشراء
يتحقق الشخص المسؤول عن الموافقة من الطلب مقابل الميزانية، والنقد المتاح، والمخزون الحالي، وشروط المورد. قد يؤكدون أيضًا أن المورد هو الخيار الصحيح. بالنسبة للمشتريات المتكررة، يمكن أن يكون هذا سريعًا. بالنسبة للطلبات الكبيرة أو غير العادية، قد يتطلب الأمر مقارنة الأسعار أو موافقة ثانية.
إصدار أمر شراء مرقم
قم بإنشاء أمر الشراء برقم مرجعي فريد وأرسله إلى المورد. الرقم أساسي لحفظ السجلات الجيد. يجب أن يظهر على إقرار المورد، وقسيمة التعبئة، وإيصال التسليم، والفاتورة كلما أمكن ذلك. هذا يسمح لفريقك بربط كل مرحلة من مراحل الشراء دون تخمين.
تسجيل ما تم استلامه
عند وصول البضائع، قارن التسليم مقابل أمر الشراء. تحقق من الكميات، والحالة، والعناصر المطلوبة التي لم تتوفر (backordered). إذا كنت تشتري مخزونًا، فقم بتحديث المخزون فقط للعناصر التي تم استلامها فعليًا. بالنسبة للخدمات، تأكد من إتمام العمل وفقًا للنطاق المتفق عليه قبل الموافقة على الدفع.
مطابقة الفاتورة قبل الدفع
قبل الدفع، قارن فاتورة المورد بأمر الشراء وسجل الاستلام. يُطلق على هذا عادةً المطابقة الثلاثية. يساعد هذا في اكتشاف الفواتير المكررة، والكميات غير الصحيحة، والرسوم غير المعتمدة، وتغيرات الأسعار قبل أن تؤثر على التدفق النقدي.
ما يجب تضمينه في أمر الشراء
يجب أن يكون أمر الشراء مفصلاً بما يكفي ليتوصل موردك وفريقك الداخلي إلى نفس الفهم. كحد أدنى، قم بتضمين اسم شركتك وتفاصيل الاتصال، واسم المورد وعنوانه، ورقم أمر الشراء، وتاريخ الإصدار، وموقع التسليم، وشروط الدفع.
لكل بند، اذكر وصفًا واضحًا، والكمية، وسعر الوحدة، والمعاملة الضريبية عند الاقتضاء، والمبلغ الإجمالي. أضف تاريخ التسليم المتوقع وتعليمات الشحن عندما تكون مهمة. إذا كان الشراء يدعم مشروع عميل معين، أو قسمًا، أو موقعًا، أو فئة تكلفة، فسجل هذه المعلومات أيضًا.
يمكن للحقول المخصصة أن تحدث فرقًا حقيقيًا هنا. قد تحتاج شركة إنشاءات إلى تفاصيل الوظيفة والموقع. قد يحتاج الموزع إلى موقع المستودع وتعليمات الشحن. قد تحتاج شركة الخدمات المهنية إلى رقم تفويض العميل. استخدم الحقول التي تساعد الأشخاص على العمل بناءً على المستند، وليس الحقول التي تنشئ المزيد من البيانات للحفاظ عليها.
كيف تحمي أوامر الشراء التدفق النقدي والمخزون
لا يعني أمر الشراء أنه تم دفع النقد، لكنه يعني أن شركتك قد التزمت بتكلفة مستقبلية. يمنحك تسجيل هذا الالتزام نظرة أكثر صدقًا على احتياجات النقد القادمة. إذا كان من المقرر وصول العديد من الطلبات الكبيرة في الشهر المقبل، فيمكن لفريقك التخطيط للمدفوعات بدلاً من رد الفعل عند ظهور الفواتير.
بالنسبة للشركات القائمة على المخزون، تساعد أوامر الشراء أيضًا في فصل المخزون المطلوب عن المخزون المتاح. يمنع هذا التمييز خطأً شائعًا: افتراض أن العناصر جاهزة للبيع لمجرد أنه تم طلبها، على الرغم من أنها لم تصل. من خلال مقارنة أوامر الشراء المفتوحة بمستويات المخزون الحالية، تصبح قرارات الشراء أكثر دقة.
ينطبق نفس المبدأ على شركات الخدمات. يجعل أمر الشراء للمقاول من الباطن، أو حملة التسويق، أو تجديد البرمجيات التكاليف المخطط لها مرئية قبل ظهورها في تقارير المصروفات. عندما يتم تخصيص التكاليف لمشروع ما في وقت مبكر، يمكن للمديرين معرفة ما إذا كان الهامش المتوقع لا يزال منطقيًا.
متى يمكن لأوامر الشراء إبطاء الأمور
لا تتطلب كل نفقة أمر شراء. قد يؤدي طلب واحد للرسوم المتكررة الصغيرة، أو مشتريات الطوارئ، أو لوازم المكاتب الروتينية إلى تأخيرات غير ضرورية. الهدف هو الإنفاق المتحكم فيه، وليس نظامًا يشجع الموظفين على التحايل عليه.
حدد حدًا معقولاً بناءً على عملك. قد تحتاج إلى أوامر شراء لمشتريات المخزون، وتكاليف مشاريع العملاء، والمعدات، وأي التزام تجاه مورد يتجاوز مبلغًا معينًا. يمكن التعامل مع الاشتراكات منخفضة القيمة المعتمدة أو المرافق المتوقعة بشكل مختلف. وثّق القاعدة حتى يعرف الموظفون متى يجب طلب الموافقة.
هناك أيضًا مقايضة تتعلق بعلاقات الموردين. سيقبل بعض الموردين أمر الشراء كترخيص رسمي لبدء العمل، بينما يستخدم البعض الآخر نماذج الطلبات أو العقود الخاصة بهم. في هذه الحالات، لا يزال يتعين عليك إنشاء أمر شراء داخلي أو سجل موافقة يشير إلى مستند المورد. لا ينبغي أن تعتمد ضوابطك الداخلية على استخدام كل مورد لنفس العملية.
إعداد أوامر الشراء التي يستخدمها الأشخاص
ابدأ بتحديد من يمكنه إنشاء أوامر الشراء، ومن يمكنه الموافقة عليها، وما هي حدود الإنفاق التي تنطبق. قد يوافق المدير على مشتريات القسم الروتينية، بينما يوافق المالك أو مدير المالية على الالتزامات الأكبر. اجعل الأدوار واضحة وبسيطة.
بعد ذلك، قم بتوحيد تخطيط مستندك. يجب أن يكون موردوك قادرين على العثور على رقم أمر الشراء، والبنود، وعنوان التسليم، وشروط الدفع دون طلب توضيح. كما أن التخطيط الموحد الذي يحمل علامتك التجارية يجعل شركتك تبدو منظمة عند التعامل مع موردين جدد.
ثم اربط أمر الشراء ببقية سير عملك المالي. يجب أن يتبع نفس المرجع المعاملة من الطلب إلى الشراء، والاستلام، وفاتورة المورد، والدفع، وحركة المخزون، وتكلفة المشروع. في MyCloudBook، يمكن للفرق الاحتفاظ بسجلات الشراء جنبًا إلى جنب مع الفواتير، والمصروفات، ونشاط المخزون، والمستندات، وربحية المشروع، مما يقلل الحاجة إلى تسوية التفاصيل عبر أدوات منفصلة.
أخيرًا، راجع أوامر الشراء المفتوحة بانتظام. ابحث عن الطلبات المتأخرة، أو المستلمة جزئيًا، أو الملغاة، أو المفوترة بمبلغ مختلف. يمكن أن تكشف مراجعة أوامر الشراء المفتوحة عن مخزون متأخر، وميزانية غير منفقة، ومشكلات الموردين قبل أن تتحول إلى مشكلات في نهاية الشهر.
أسئلة شائعة حول أوامر الشراء
هل أمر الشراء هو نفسه الفاتورة؟
لا. يتم إنشاء أمر الشراء من قبل المشتري قبل تلبية الطلب. يتم إنشاء الفاتورة أو فاتورة المورد من قبل المورد لطلب الدفع بعد تسليم البضائع أو الخدمات، اعتمادًا على الشروط المتفق عليها.
هل تحتاج الشركات الصغيرة إلى أوامر شراء؟
تكون مفيدة بشكل خاص عندما يمكن لأكثر من شخص إنفاق أموال الشركة، أو عندما يتم شراء المخزون بانتظام، أو عندما تحتاج تكاليف مشاريع العملاء إلى تتبع دقيق. قد تستخدم الشركة الفردية التي لديها عدد قليل فقط من الموردين الروتينيين عملية موافقة أخف، لكن المشتريات الأكبر لا تزال تستفيد من التفويض الكتابي.
ماذا يحدث إذا كانت فاتورة المورد لا تتطابق مع أمر الشراء؟
أوقف الدفع وحقق في الاختلاف. قد يكون تغييرًا صالحًا، مثل شحن معتمد أو كمية معدلة، ولكن يجب توثيقه قبل دفع الفاتورة. قم بتحديث أمر الشراء أو الحصول على موافقة على الاستثناء حتى تظل سجلاتك دقيقة.
تمنح عملية أمر الشراء الجيدة فريقك مساحة للتحرك بسرعة مع الحفاظ على الإنفاق مرئيًا. ابدأ بالمشتريات التي تخلق أكبر قدر من المخاطر أو الارتباك، ثم ابدأ في بناء العادة من هناك.